某地產(chǎn)集團合同審核簽約管理規(guī)定
地產(chǎn)集團合同審核簽約管理規(guī)定
一、目的
為加強合同管理、規(guī)范合同審核及簽約管理,降低經(jīng)營風險,根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及結(jié)合公司實際,制定本規(guī)定。
二、適用范圍
集團及下屬各公司。
一、合同審核管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同審核的責任部門主要為:業(yè)務部門、財務部門、法務部門。
2)合同審核實行各責任部門及相關(guān)領(lǐng)導審核會簽的責任制原則。
2.業(yè)務部門負責對合同的下列內(nèi)容進行審核
1)簽約對方的主體資格及資信情況:通過背景調(diào)查核實簽約對方的資格、資質(zhì)、資信情況等與合同履行具有重大關(guān)系的事項。審查營業(yè)執(zhí)照、批準文件、許可證明、授權(quán)書等書面材料時,應當核對原件。
2)商務條款、技術(shù)條款等其他非法務條款。
3.財務部門負責對合同的下列內(nèi)容進行審核
1)履行合同資金安排的可行性、合理性。
2)相關(guān)稅費安排的合理性、上市合規(guī)性。
4.法務部門負責對合同的下列內(nèi)容進行審核
1)合同的形式。
2)合同的實質(zhì)性條款。
3)合同的效力。
4)其他法律條款。
5.合同審核后的處理
1)各審核部門在審核合同時發(fā)現(xiàn)重大錯誤或遺漏的,應退回發(fā)起部門;材料不齊全的,通知發(fā)起部門在合理期限內(nèi)一次性補齊。
2)合同發(fā)起部門負責匯總、整理各審核部門的審核意見。部門審核意見相沖突的,一般性問題由合同發(fā)起部門負責協(xié)調(diào),重大問題需報請共同上級決策。
3)倒簽的合同,一般情況下對合同內(nèi)容不予審核。同時,發(fā)起部門需詳細說明合同倒簽的具體原因并確保合同條款與實際履行情況相符。
二、合同簽約管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同簽約實行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準權(quán)相對獨立的原則,經(jīng)辦人、審查人、批準人分工負責。
2)合同簽約過程中,對嚴重損害公司利益的下列行為,將追究有關(guān)人員的法律責任(對涉嫌職務侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機關(guān)追究刑事責任):
*收受賄賂,與他人惡意串通,損害公司利益的;
*嚴重玩忽職守,導致公司遭受巨大經(jīng)濟損失;
*故意違反本管理規(guī)定的其他行為;
*對涉嫌職務侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。
2.簽約文本
1)除能即時清結(jié)的小額經(jīng)濟事務外,嚴禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。
2)對外簽約所使用的合同文本,必須編制合同序列號,以便于查詢。
3)原則上集團有標準文本的,應使用集團標準文本,如確實無法適用集團標準文本,發(fā)起部門應詳細說明原因。
4)合同最終簽署文本應保證是清晰版本,無任何修改痕跡。
5)合同簽約經(jīng)辦人需確保簽約文本與會簽審核后的文本保持一致。否則,經(jīng)辦人需承擔由此產(chǎn)生的全部責任與損失。
3.簽約流程
1)簽約文件經(jīng)審核確認后,由業(yè)務部門根據(jù)合同約定的份數(shù)打印合同文本。
2)合同蓋章前,需根據(jù)公司的印鑒管理規(guī)定提交《印鑒會簽單》。未經(jīng)印鑒會簽審核,不得擅自在任何合同上加蓋公章。否則,印鑒保管人員需承擔由此產(chǎn)生的全部責任與損失。
3)合同簽署份數(shù)原則上根據(jù)簽約方數(shù)量確定。合同簽署后,發(fā)起部門需留存合同原件(至少一份),并根據(jù)公司的檔案管理制度移交給檔案管理人員。業(yè)務部門和財務部門可視情況各保留一份合同復印件。
4)原則上合同由對方公司先行簽字蓋章,如確需我司先行蓋章,經(jīng)辦人應在《印鑒會簽單》上注明,并跟蹤合同相對人簽字蓋章情況,于3日內(nèi)完成合同相對人蓋章及合同回收工作。
4.簽約要求
1)合同的簽署應嚴格按照合同的約定執(zhí)行,并加蓋騎縫章。
2)簽字、蓋章的具體要求:
*如簽約方是公司,應加蓋公章或合同專用章以及騎縫章。
*如簽約方是個人,應由本人親自簽署(應使用黑色水筆或中性筆,杜絕使用圓珠筆、鉛筆或紅筆)并在簽名處加摁指印確認以及在合同文本上加摁騎縫指印。確有特殊情況無法親自簽署的,須由本人出具授權(quán)委托書,由授權(quán)人員代為簽署。
*因特殊情況需要對已經(jīng)簽署的合同進行修改的,應采用補充協(xié)議形式;如確需在原簽署合同中進行修改的,應在修改處由簽署雙方蓋章或簽字并按指印確認。
5.監(jiān)督檢查
1)各公司應指定專人對已簽署合同進行審核,如發(fā)現(xiàn)簽署的合同不符合集團要求的,應及時要求相關(guān)人員予以修正,以保證合同簽署的規(guī)范。
2)集團將不定期對合同審核及簽署情況進行抽查。
3)經(jīng)查實違反本規(guī)定的相關(guān)人員及直接主管,將按下述相關(guān)規(guī)定予以處罰:
*已簽署的合同未及時移交導致遺失的,每發(fā)生一例罰款人民幣1000元,并給予警告處分。
*擅自簽署合同給公司造成損失的,需承擔由此產(chǎn)生的全部損失與責任,并給予開除處分。如涉嫌刑事犯罪的,將移交司法機關(guān)進行處理。
