置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作,是公司的無形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對(duì)檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。
3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理,相互補(bǔ)充。
4、實(shí)行分級(jí)管理制;內(nèi)部按一級(jí)文檔和二級(jí)文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;
所有檔案分類管理的'四分'管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對(duì)象均納入公司檔案管理范圍,并按性質(zhì)暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報(bào)文件、注冊(cè)文件、證照印章、正式文件、正式函件、會(huì)議紀(jì)要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡(jiǎn)報(bào)等。
2、財(cái)務(wù)檔案:包括帳冊(cè)、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審
計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計(jì)劃、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記
臺(tái)帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關(guān)收文、簡(jiǎn)報(bào)、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場(chǎng)信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質(zhì)分為如下:
1、電子檔案:包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實(shí)物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊(cè)、手冊(cè)、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內(nèi)容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程,因此,必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法,則首先應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對(duì)全部檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類,對(duì)其全程實(shí)施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實(shí)物檔案:即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。
(三)管理責(zé)任分類:
1、分級(jí)管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內(nèi)部按一級(jí)檔案和二級(jí)檔案的管理。
(1)一級(jí)檔案:即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。
(2)二級(jí)檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個(gè)人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定'公司檔案分類目錄'進(jìn)行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級(jí)檔案管理程序及說明(如圖示):
2、二級(jí)檔案管理程序及說明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說明:(如圖示)
五、職責(zé)分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。
2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負(fù)責(zé)。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無秘書的由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。
六、管理要求
(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:
1、各級(jí)負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念,帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范,杜絕意識(shí)淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。
2、各級(jí)負(fù)責(zé)人均對(duì)所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),不可推諉。
3、各級(jí)負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動(dòng)接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確,以便存查;時(shí)間、作者、落款要明確,以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對(duì)有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的'公司檔案分類目錄'和'檔案借調(diào)登記表',按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的'檔案分類明細(xì)表'供二級(jí)檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行'外送文件資料簽冊(cè)'。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計(jì)有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊(cè)、檔案借調(diào)登記表。
(3)各公司一級(jí)檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé),特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān),公司副總以下人員復(fù)印資料,必須由檔案管理人員如實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙,應(yīng)及時(shí)銷毀,禁止重復(fù)使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時(shí)更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動(dòng)硬盤,確保文檔安全。
(6)認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時(shí)清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時(shí)歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對(duì)各子公司一、二級(jí)文檔及部門電腦檔案進(jìn)行檢查;每年底,公司將對(duì)各公司、部門、人員的人工、電腦和實(shí)物檔案進(jìn)行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
