置業(yè)公司公文管理規(guī)定
置業(yè)公司公文管理規(guī)定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名義向公司內部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等;
2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發(fā)出的正式文件;
3、以各部門名義發(fā)出的文件;
二、公文種類
1、請示:請上級指示和批準,用'請示'。
2、報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
3、通告:在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批復:答復請示事項,用'批復'。
5、通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定'.經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。
8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。
9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀要'。
10、其它資料:包括公司內部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內部的經(jīng)營和管理。
11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。
1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
2、公文字號:按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。
3、公文秘級:分為'絕密'、'機密'和'秘密'。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。
文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
4、簽發(fā)人/時間:按內容性質由公司總經(jīng)理(或其授權人)在定稿上審簽。正式公文上打印。
5、公文標題:應準確簡要地概括文件的主要內容;標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號;標題用2號簡體宋體字。
6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。
7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀要外,正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章。
8、主題詞:一般為標題的關鍵詞。
9、主送/抄送單位:由審稿人確定。
10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。
11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。
12、附樣式:
文頭
(公文字號)
簽發(fā)人: 秘級 簽發(fā)時間:
標 題
主送單位:
(正 文)
(落款、成文時間、用印)
(附件序號、名稱)
主題詞:
報送:
發(fā)送: 存檔()
擬稿: 審核:打印: 校對: 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應適用范圍使用:
“發(fā)”字號
“函”字號
“紀”字號
國地公司
國地發(fā)[ ]號
國地函[ ]號
國地紀[ ]號
適
用
公
文
范
圍
內行/下行文
決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、
/
會議紀要
內行/上行文
/
請示、報告、批復、
會議紀要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文辦理
(一)、收文處理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:'簽收-登記-分送-處理-復文-立卷存檔'程序辦理。
2、要求:
1 )當公文送達或收到公文時,均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關領導傳閱和批示;待領導傳閱批示后,再轉送相關部門辦理公文涉及和領導批閱涉及的有關事項。辦理過程中,辦文部門、人員應根據(jù)要求,及時了解辦理情況并向公司有關領導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復,則由公文辦理相關部門按下述內部公文辦理程序向來文單位復文。辦理完結,總經(jīng)辦或相關部門及時將公文收回并存檔。
2 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件,及時呈送領導閱批。
各部門收到急件時,應在3天內答復,一般要辦理的文件,一周內應辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復。
3 )加強公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。
4 )領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。
(二)發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。
1、草擬公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上級的有關規(guī)定。
2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。
3)引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。
4)草擬公文必須使用a4的公文稿紙,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四為'(1)'。
6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。
2、公文審核。
公司的文稿在送領導簽發(fā)前,應由起草文件部門負責人審核后呈送。
1)審核的重點:
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。
4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
5)處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。
6)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。
7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。
3、公文簽發(fā)。
1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。
2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。
4)印制:
①公文印制一般應使用a4紙張打印一套,其余復印;
②各公司、各部門的打印件,應提供已制作、命名、u盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;
③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。
5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。
6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內部分送時,由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。
(三)其它內部公文的辦理:
1、程序:凡其它非編號的內部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復文-存檔程序辦理。
2、要求:
(1)需辦理的公文,應及時送公司領導批示或交有關部門辦理。
(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關領導或部門處理。批閱公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應當視為同意。
(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和相關部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。
(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
