廈門物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)規(guī)定
廈門物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)l 必須準確自如。
l 一個上級的原則。
(指揮行為)l 服從的原則。
l 逐級的原則。
一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù)垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表(機構(gòu)圖)為序列,以崗位描述為依據(jù)。
二、 垂直指揮的原則
(一) 服從指揮的原則l 沒有服從,就沒有管理。
在一般情況下,下級無權(quán)判斷上級的對錯,上級的對錯由上級的上級來裁定。
(二) 一個上級的原則(指揮行為)每個崗位、每個人只有一個上級,只服從一個上級的指揮,只向一個上級報告。
(三) 逐級的原則l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。
下列情況,可以越級指揮:
1) 緊急情況上級領(lǐng)導沒有找到他的直線下級,不能眼看著損失發(fā)生,即可越級指揮。
2) 直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級的指示,任何領(lǐng)導都有權(quán)越級直接指揮。
這種情況發(fā)生后,直接下級應該表示自己錯了或辭職。
3.) 下級無力完成上級安排的任務
4) 必要的情況下,進行整體指揮l 下級對上級可以越級申訴,不能越級報告。
申訴和報告的界定是:報告是在正常情況下,向直接上級請示工作取得指示。
申訴是告狀。
申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。
1) 上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。
2) 上級有重大出賣和危害公司的行為。
3.) 上級濫用職權(quán),對申訴者有重大不公正的行為。
以上三種情況,如果屬實,即可成立。
如屬誣告,申訴者必須對此負責。
三、 垂直指揮的類型
1、 單向指揮只與單個的直接下級有關(guān)。
2、 多項指揮與兩個或兩個以上直接下級有關(guān)。
3、 整體指揮命令同時發(fā)給下屬各級人員。
也就是說,命令內(nèi)容與各級下屬都有關(guān)聯(lián)。
例:總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。
4、 在緊急情況下的現(xiàn)場指揮當發(fā)生緊急事件時,有現(xiàn)場最高級別的管理人員負責現(xiàn)場指揮,并及時上報上級。
四、 垂直指揮的常用形式
1、 命令命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。
口頭命令主要是指面談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現(xiàn)的命令方式。
書面命令主要是指通過下任務單和命令書的形式的命令,往往顯得比較嚴肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來的問題。
l 命令人即接受命令的執(zhí)行人,也就是讓誰去完成任務。
l 命令內(nèi)容即讓某個人去干什么工作,包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。
l 完成的標準也就是說該項任務要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規(guī)標準和特定標準。
常規(guī)標準即公司已做好的規(guī)定或工作標準--下令時不用講明,可以強調(diào)。
特定標準指沒有先例或未做規(guī)定的工作標準--下令時必須講明。
l 完成的標志驗收合格,交回令簽。
l 復命的時限和方式在什么時間以前,用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。
八小時復命制對任何命令不管完成與否,都要在規(guī)定時間內(nèi)復命,如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力,應努力去克服;
如確實有不可克服的困難,執(zhí)行人無法按時、按標準完成,要立即向下命令者復命,講明不能完成任務的困難或原因。
如已完成任務,也要復命。
'立即':我們規(guī)定為不得超過八小時,這就叫'八小時復命制'。
這條規(guī)定特別重要。
不能完成任務的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務的完成或取得下命令人的幫助,及時克服困難完成任務。
無論出于什么原因,在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后,沒有向下命令人復命,延誤了工作,要由受命令人負責。
l 命令時的語言要求a. 簡煉、準確、不需要形容和描繪。
b. 使用專業(yè)術(shù)語,概念清楚,盡可能排除誤解。
c. 有可操作性。
d. 保證傳達渠道暢通無誤。
2、 會議會議經(jīng)常用來決定多項指揮和總體指揮。
會議要求開得簡短,并能解決實際問題。
廈門物業(yè)管理有限公司會議種類no 會議名稱 主持人 召開時間 會議內(nèi)容 參加人員 基本要求
1 公司月度工作例會 總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。
2. 下個月工作計劃完成情況。
總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門經(jīng)理 每月28日前將書面材料交到綜合管理部以便會議中使用。
2 公司月度工作計劃例會 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在問題及解決方案。
2. 下月重點工作方案研討。
3. 對公司建議。
3. 公司經(jīng)濟活動分析會議 總經(jīng)理 每月15日下午2:00~4:00 1. 對上個月財務管理、資金使用、經(jīng)濟效益情況給予匯報分析。
2. 下個月資金計劃 及調(diào)配使用。
總經(jīng)理總經(jīng)理助理財務部經(jīng)理
4 各部門月度工作例會 各部門經(jīng)理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個月工作中存在問題及解決方案。
2. 下個月重要工作,方案研討。
3. 對公司建議。
各部門員工 每月28日交會議紀要到綜合管理部
(1) 會前準備:包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準備發(fā)言,對會議進程的預測和對策。
l 議題:不要多于三個。
l 主持人:主管級以上管理人員(不同層級會議)l 記錄人由主持人委派,即各部門文員,總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書,行政例會有行政秘書。
l 將下發(fā)的文件要做到準確,有錯誤在會前要經(jīng)過修改。
l 文件要按照與會人數(shù)復印,不要造成開會中途文件準備不全。
l 要預先考慮到保密程序。
(2) 會議通知:根據(jù)會前準備擬定會議通知。
會議通知包括:會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料,以及通知發(fā)放方法和途徑。
3、 會議紀要l 由記錄人整理會議紀要。
會議紀要只記決議,不記討論過程,個別重要語句可記。
l 會議紀要一定要有執(zhí)行人和完成時間。
l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發(fā)。
l 如果是連續(xù)性會議(如例會),會議上要總結(jié)上次會議決議的執(zhí)行情況。
'會議的成果,凝固在會議紀要的決議中。
'3、 公文l 批閱文件批閱文件,下達書面指示是重要的指揮方法之一。
l 呈報文件按文件呈報程序向有關(guān)負責人呈報,呈報時間和批復時間要做記錄。
只能有一個人呈報,可以抄送其他人。
l 批閱文件的處理形式三種處理形式:發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。
a. 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行(或否)。
b. 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負責人。
c. 留中有兩種情況:
① 做為資料收存。
② 暫不處理(文件暫不處理的決定要及時通知呈報人)。
l 公司中常用的文件公司內(nèi)部日常事務文件,是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存照、公務聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導等等一系列重要手段的媒介體裁。
常使用的公文種類有:計劃、通知、總結(jié)、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準則、守則、備忘錄、函等等。
l 公文格式
1) 標題:應當準確簡要概括公文的主要內(nèi)容,一般應標明發(fā)文部門和公文種類。
2) 簽發(fā)人:發(fā)到哪一級的公文,應注明簽發(fā)人。
3.) 主送部門:即負責承辦的受文單位。
4) 正文:由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成,或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。
要條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號精確無誤,篇幅短小,一目了然。
5)發(fā)文部門落款:俗稱'下款'。
發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱,幾個部門聯(lián)合發(fā)文,將主辦部門排在前面。
6)發(fā)文時間:用公元,小寫漢字數(shù)碼,不能省略'年'、'月'、'日',也不能省略數(shù)字。
一個部門單獨成文的,按簽發(fā)人簽發(fā)的日期;
幾個部門聯(lián)合制發(fā)的,按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。
為了便于本公司的文件管理,現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭,請各部門按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件:公司辦公室 辦 字[年份]第 號財務部 財 字[年份]第 號工程部 工 字[年份]第 號綜合管理部 綜 字[年份]第 號r-報告 p-計劃 n-通知 m-會議紀要 o-其它例如:綜合管理部發(fā)出一份通知,那么其文件的編號為'綜n字[2022]第001號'。
[ ]中填寫的是年份,'第'和'號'之間填寫的是第幾號文件。
5) :補充說明主題內(nèi)容的 ,與正文構(gòu)成一份完整的文件。
6) 印章:公文一律加蓋印章。
這是正式成文的標志。
印章蓋在部門名稱和日期上。
落款部門應與印章一致,否則失去法定存在權(quán)。
l 公文的撰寫程序撰寫公文時所要遵守的一定的程序,專指公文的制作流程,基本程序有:
1) 交擬 2) 擬稿 3.) 核稿
4) 繕校
5) 簽發(fā)
6) 用印
7) 封發(fā)l 公文的發(fā)文程序
1)審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā) 2)簽發(fā) 3.)用印
4) 分發(fā)
5) 立卷
6) 歸檔
7) 銷毀l 公文的收文程序
1) 傳遞 2) 簽收 3.) 登記
4) 分發(fā)
5) 催辦
6) 查辦
7) 立卷
8) 歸檔
9) 銷毀簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。
五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則
1、 不間斷公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。
l 時間不間斷。
l 最高決策不間斷。
l 指揮渠道不間斷。
2、 及時決策就是要不失時機。
該決定時不決定是最大的失敗。
領(lǐng)導做出決定要有時限,任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。
3、 前后一致領(lǐng)導人在進行指揮的時候:l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。
l 要考慮到領(lǐng)導者本人的連續(xù)性。
l 要考慮到換屆負責人之間的連續(xù)性,在這一條上,基本原則是人換法不換。
公司不同部門之間的一致性:凡出現(xiàn)不一致的情況,要有以下三點:a. 原則b. 內(nèi)容c. 轉(zhuǎn)換時間
4、 確保執(zhí)行確保能執(zhí)行,確保已執(zhí)行。
凡不能執(zhí)行的命令不要下,這就是可行性的問題。
5、
