第1篇 x公司辦公設(shè)施管理規(guī)定
公司辦公設(shè)施管理規(guī)定
第一節(jié) 辦公設(shè)施管理
一、辦公設(shè)施分類
辦公設(shè)備:包括電腦、打印機、復(fù)印件、傳真機、服務(wù)器、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。
二、辦公設(shè)施采購
(一)辦公設(shè)施的采購,由行政部統(tǒng)一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求,提交行政部匯總并編制下一年度辦公設(shè)施購置計劃和預(yù)算,經(jīng)財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后,報董事會審議。
(二)根據(jù)年度辦公設(shè)施購置計劃,由使用部門提出書面報告,經(jīng)綜合行政部與財務(wù)部會審,報總經(jīng)理批準后,歸口行政部購置。計劃外的辦公設(shè)施購置,除辦理以上手續(xù)外,需特別說明購置的理由, 并報董事會批準后實施。
(三)購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設(shè)施時,必須按招標方式進行,并報董事會備案。
三、辦公設(shè)施的管理
(一)辦公設(shè)施編號
1、辦公設(shè)施實行編號管理,由行政部會同財務(wù)部,在辦公設(shè)施交付使用的當天,進行登記并統(tǒng)一編號。
2、編號辦法:編號形式為:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
①辦公設(shè)備編號(****-yp-***;包括:電腦,打印機,軟件,服務(wù)器,傳真機等物品)。
②辦公家具編號(****-jj-***;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺, 文件柜等物品)。
(二)辦公設(shè)施標牌制作
1、定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌,標牌的內(nèi)容包括:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
2、標牌的材料為即時貼,由行政部會同財務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當天,進行登記并貼上標牌。
四、辦公設(shè)施的異動管理
(一)辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審,由財務(wù)經(jīng)理審核確認并報總經(jīng)理批準后方可辦理相關(guān)手續(xù)。
(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報告,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審,報總經(jīng)理批準后實施。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動,行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當天作相應(yīng)的登記,并填寫《辦公設(shè)施異動通知單》,財務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。
(四)涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施,由行政部負責辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。
五、辦公設(shè)施的維修
由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請單》,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審, 500 元以下維修費用,報副總經(jīng)理批準; 500 元以上報總經(jīng)理批準。
六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負責妥善保存,做好登記帳,如經(jīng)批準用于抵押需提交原始發(fā)票時,應(yīng)留復(fù)印件保存,并做好相應(yīng)的輔助登記帳,注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準文件等主要內(nèi)容,到期辦妥相關(guān)手續(xù)后,及時收回原始發(fā)票專門保管。
七、因管理或使用不當造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經(jīng)濟損失。
八、行政部與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進行一次全面的核對清理,清理時應(yīng)做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月15 日前,將辦公設(shè)施清理情況專題報告公司領(lǐng)導(dǎo),同時對辦公設(shè)施的變動情況提出處理意見或建議。
第二節(jié) 電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負責。
(二)公司電腦由各使用人負責保管。
二、使用需求申請
(一)硬件需求由使用人所在部門提出申請,送行政部做出計劃, 綜合行政部經(jīng)理審核,費用在 500 元以下報財務(wù)經(jīng)理批準,500 元以上報總經(jīng)理批準。
(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請,由所在部門送行政部做出方案,由行政部經(jīng)理審核,費用在3000 元以下由報總經(jīng)理批準, 費用在3000 元以上報董事會備案。重大項目按招、投標方式進行。
三、注意事項
(一)公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機密碼,不得將密碼,特別是財務(wù)軟件使用密碼泄露他人。
(二)盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文,確需打印的資料,應(yīng)妥善保存,不得無序擺放。
(三)不得在辦公電腦上玩游戲,未經(jīng)批準,不得將外來盤插入電腦使用。
(四)個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件,凡機密文件出差時用軟盤(或其他存儲器)存儲,并妥善保管。
(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
四、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
第三節(jié) 復(fù)印機管理
一、復(fù)印機機統(tǒng)一由行政部負責管理。
二、復(fù)印機使用完畢后,應(yīng)按“清除”按扭,將復(fù)印機恢復(fù)至初始狀態(tài),復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。
三、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張,避免浪費。
第四節(jié) 傳真機管理
一、傳真機統(tǒng)一由行政部負責管理,并指定專人負責公司傳真接收。
二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須復(fù)印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時通知有關(guān)部門或個人領(lǐng)取。
三、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個人在行政部進行編號、登記后才能發(fā)出,重要傳真件須復(fù)印一份交行政部存檔。
四、嚴禁使用傳真機打電話。
五、無關(guān)人員無故不要進入傳真區(qū)域, 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準手續(xù)先行發(fā)出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
第2篇 某公司辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
***有限公司安全生產(chǎn)管理制度
辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
編號:aq-bzh-48
版本號:01
辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
一、辦公設(shè)施設(shè)備管理
1、辦公設(shè)施分類
辦公設(shè)備:包括電腦、打印機、復(fù)印件、傳真機、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會議桌、文件柜等物品。
2、辦公設(shè)施設(shè)備采購
辦公設(shè)施設(shè)備的采購,各部門按需提出購買需求,報總經(jīng)理審核后統(tǒng)一購買。
3、辦公設(shè)施設(shè)備的管理
辦公設(shè)施設(shè)備實行分類檔案管理。
4、辦公設(shè)施設(shè)備的異動管理
辦公設(shè)施設(shè)備的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報告,報總經(jīng)理批準后實施。
5、辦公設(shè)施設(shè)備的維修
由使用部門提出維修計劃報總經(jīng)理批準實施。
6、因管理或使用不當造成辦公設(shè)施設(shè)備毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經(jīng)濟損失。
二、電腦管理
1、公司電腦由各使用人負責保管。
2、注意事項
2.1公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機密碼,不得將密碼,特別是財務(wù)軟件使用密碼泄露他人。
2.2盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文,確需打印的資料,應(yīng)妥善保存,不得無序擺放。
2.3不得在辦公電腦上玩游戲
2.4個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件,凡機密文件出差時用軟盤(或其他存儲器)存儲,并妥善保管。
2.5不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
三、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
四、復(fù)印機管理
1、復(fù)印機機統(tǒng)一由辦公室負責管理。
2、復(fù)印機使用完畢后,應(yīng)按“清除”按扭,將復(fù)印機恢復(fù)至初始狀態(tài),復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。
3、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張,避免浪費。
五、傳真機管理
1、傳真機統(tǒng)一由辦公室負責管理。
2、每一份收到的傳真件都要及時通知有關(guān)部門或個人領(lǐng)取。
3、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個人在辦公室登記后才能發(fā)出,重要傳真件須復(fù)印一份交辦公室存檔。
六、無關(guān)人員不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
七、重要提示
下班時和遇雷電天氣時,要及時關(guān)閉辦公設(shè)備電源。
