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第1篇 x公司辦公設(shè)施管理規(guī)定
公司辦公設(shè)施管理規(guī)定
第一節(jié) 辦公設(shè)施管理
一、辦公設(shè)施分類
辦公設(shè)備:包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、服務(wù)器、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會(huì)議桌、洽談臺(tái)、文件柜等物品。
二、辦公設(shè)施采購(gòu)
(一)辦公設(shè)施的采購(gòu),由行政部統(tǒng)一購(gòu)買。每年年未由各部門提出下一年度購(gòu)買需求,提交行政部匯總并編制下一年度辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃和預(yù)算,經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后,報(bào)董事會(huì)審議。
(二)根據(jù)年度辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃,由使用部門提出書面報(bào)告,經(jīng)綜合行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,歸口行政部購(gòu)置。計(jì)劃外的辦公設(shè)施購(gòu)置,除辦理以上手續(xù)外,需特別說(shuō)明購(gòu)置的理由, 并報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。
(三)購(gòu)置、建造單項(xiàng)價(jià)值在 5 萬(wàn)元以上或總價(jià)值在 20 萬(wàn)元以上辦公設(shè)施時(shí),必須按招標(biāo)方式進(jìn)行,并報(bào)董事會(huì)備案。
三、辦公設(shè)施的管理
(一)辦公設(shè)施編號(hào)
1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理,由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部,在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。
2、編號(hào)辦法:編號(hào)形式為:公司英文標(biāo)識(shí) + 分類符號(hào)+ 計(jì)算機(jī)代碼。
①辦公設(shè)備編號(hào)(****-yp-***;包括:電腦,打印機(jī),軟件,服務(wù)器,傳真機(jī)等物品)。
②辦公家具編號(hào)(****-jj-***;包括:辦公桌椅,會(huì)議臺(tái),洽談臺(tái), 文件柜等物品)。
(二)辦公設(shè)施標(biāo)牌制作
1、定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌,標(biāo)牌的內(nèi)容包括:公司英文標(biāo)識(shí) + 分類符號(hào)+ 計(jì)算機(jī)代碼。
2、標(biāo)牌的材料為即時(shí)貼,由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。
四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理
(一)辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報(bào)廢等,必須由使用部門提出書面報(bào)告,經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審,由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn)并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。
(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報(bào)告,經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng),行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,并填寫《辦公設(shè)施異動(dòng)通知單》,財(cái)務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動(dòng)通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。
(四)涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施,由行政部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。
五、辦公設(shè)施的維修
由使用部門提出維修計(jì)劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請(qǐng)單》,經(jīng)行政部與財(cái)務(wù)部會(huì)審, 500 元以下維修費(fèi)用,報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn); 500 元以上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負(fù)責(zé)妥善保存,做好登記帳,如經(jīng)批準(zhǔn)用于抵押需提交原始發(fā)票時(shí),應(yīng)留復(fù)印件保存,并做好相應(yīng)的輔助登記帳,注明抵押合同號(hào)、抵押事項(xiàng)、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)文件等主要內(nèi)容,到期辦妥相關(guān)手續(xù)后,及時(shí)收回原始發(fā)票專門保管。
七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。
八、行政部與財(cái)務(wù)部應(yīng)每半年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理,清理時(shí)應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細(xì)帳相符、明細(xì)帳與總帳相符。對(duì)于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月15 日前,將辦公設(shè)施清理情況專題報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見或建議。
第二節(jié) 電腦管理
一、日常管理
(一)公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負(fù)責(zé)。
(二)公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。
二、使用需求申請(qǐng)
(一)硬件需求由使用人所在部門提出申請(qǐng),送行政部做出計(jì)劃, 綜合行政部經(jīng)理審核,費(fèi)用在 500 元以下報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),500 元以上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng),由所在部門送行政部做出方案,由行政部經(jīng)理審核,費(fèi)用在3000 元以下由報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn), 費(fèi)用在3000 元以上報(bào)董事會(huì)備案。重大項(xiàng)目按招、投標(biāo)方式進(jìn)行。
三、注意事項(xiàng)
(一)公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機(jī)密碼,不得將密碼,特別是財(cái)務(wù)軟件使用密碼泄露他人。
(二)盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無(wú)紙化方式處理公文,確需打印的資料,應(yīng)妥善保存,不得無(wú)序擺放。
(三)不得在辦公電腦上玩游戲,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將外來(lái)盤插入電腦使用。
(四)個(gè)人筆記本電腦的硬盤不得存儲(chǔ)涉及公司機(jī)密的文件,凡機(jī)密文件出差時(shí)用軟盤(或其他存儲(chǔ)器)存儲(chǔ),并妥善保管。
(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
四、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
第三節(jié) 復(fù)印機(jī)管理
一、復(fù)印機(jī)機(jī)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、復(fù)印機(jī)使用完畢后,應(yīng)按“清除”按扭,將復(fù)印機(jī)恢復(fù)至初始狀態(tài),復(fù)印無(wú)效的文件應(yīng)立即銷毀。
三、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張,避免浪費(fèi)。
第四節(jié) 傳真機(jī)管理
一、傳真機(jī)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)管理,并指定專人負(fù)責(zé)公司傳真接收。
二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個(gè)人在行政部進(jìn)行編號(hào)、登記,重要傳真件須復(fù)印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時(shí)通知有關(guān)部門或個(gè)人領(lǐng)取。
三、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個(gè)人在行政部進(jìn)行編號(hào)、登記后才能發(fā)出,重要傳真件須復(fù)印一份交行政部存檔。
四、嚴(yán)禁使用傳真機(jī)打電話。
五、無(wú)關(guān)人員無(wú)故不要進(jìn)入傳真區(qū)域, 更不準(zhǔn)擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準(zhǔn)手續(xù)先行發(fā)出傳真。
七、傳真機(jī)的使用注意事項(xiàng)(不得把下列稿件傳入傳真機(jī))
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴(yán)重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過(guò)厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
第2篇 某公司辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
***有限公司安全生產(chǎn)管理制度
辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
編號(hào):aq-bzh-48
版本號(hào):01
辦公設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定
一、辦公設(shè)施設(shè)備管理
1、辦公設(shè)施分類
辦公設(shè)備:包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會(huì)議桌、文件柜等物品。
2、辦公設(shè)施設(shè)備采購(gòu)
辦公設(shè)施設(shè)備的采購(gòu),各部門按需提出購(gòu)買需求,報(bào)總經(jīng)理審核后統(tǒng)一購(gòu)買。
3、辦公設(shè)施設(shè)備的管理
辦公設(shè)施設(shè)備實(shí)行分類檔案管理。
4、辦公設(shè)施設(shè)備的異動(dòng)管理
辦公設(shè)施設(shè)備的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
5、辦公設(shè)施設(shè)備的維修
由使用部門提出維修計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。
6、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施設(shè)備毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。
二、電腦管理
1、公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。
2、注意事項(xiàng)
2.1公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機(jī)密碼,不得將密碼,特別是財(cái)務(wù)軟件使用密碼泄露他人。
2.2盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無(wú)紙化方式處理公文,確需打印的資料,應(yīng)妥善保存,不得無(wú)序擺放。
2.3不得在辦公電腦上玩游戲
2.4個(gè)人筆記本電腦的硬盤不得存儲(chǔ)涉及公司機(jī)密的文件,凡機(jī)密文件出差時(shí)用軟盤(或其他存儲(chǔ)器)存儲(chǔ),并妥善保管。
2.5不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。
三、違則
公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。
四、復(fù)印機(jī)管理
1、復(fù)印機(jī)機(jī)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)管理。
2、復(fù)印機(jī)使用完畢后,應(yīng)按“清除”按扭,將復(fù)印機(jī)恢復(fù)至初始狀態(tài),復(fù)印無(wú)效的文件應(yīng)立即銷毀。
3、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張,避免浪費(fèi)。
五、傳真機(jī)管理
1、傳真機(jī)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)管理。
2、每一份收到的傳真件都要及時(shí)通知有關(guān)部門或個(gè)人領(lǐng)取。
3、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個(gè)人在辦公室登記后才能發(fā)出,重要傳真件須復(fù)印一份交辦公室存檔。
六、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)擅自翻閱甚至取拿傳真件。
六、傳真機(jī)的使用注意事項(xiàng)(不得把下列稿件傳入傳真機(jī))
1、涂改液未干或稿件有涂層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴(yán)重卷曲;
3、破裂的稿件或稿件過(guò)厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
七、重要提示
下班時(shí)和遇雷電天氣時(shí),要及時(shí)關(guān)閉辦公設(shè)備電源。
