國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定

發(fā)布時(shí)間：2024-11-25 查看人數(shù)：33

一?? 總? 則

1、為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護(hù)檔案的安全、完整，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。

2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。

3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。

4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。

二?? 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)

1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。

2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。

3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。

4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。

5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。

6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。

三? 檔案的收集

1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。

2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。

4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。

5、召開的各種重大會(huì)議，由會(huì)議主管部門將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。

6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。

四、歸檔范圍

1、公司應(yīng)歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。

2、上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。

3、公司對(duì)外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。

4、公司對(duì)內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。

5、重要的會(huì)議材料，參加上級(jí)部門會(huì)議帶回的會(huì)議材料，公司內(nèi)部會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄等。

6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)及合理化建議等。

7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。

8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。

9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。

11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。

12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。

五?? 檔案的立卷

1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。

2、各部門對(duì)處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。

3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。

4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。

5、專（兼）職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。

五、文件歸檔與移交

1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；

2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。

3、文件移交清單三方簽字為有效。

4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先大類（行政管理、經(jīng)營、科研、后勤），后部門（董事會(huì)、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等），再小類（文件在前、資料在后）。

5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對(duì)2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。

6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：

（1）從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。

（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的，在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管；

（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值，在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料，應(yīng)定為長期保管。

7、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨(dú)立卷。

9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年；工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度；其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號(hào)。

永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)

1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。

2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號(hào)次序進(jìn)行保管，并編制好案卷目錄等工作。

3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。

4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用，定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。

6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。

文書檔案的統(tǒng)計(jì)

7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。

編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。

七、檔案的查閱、借閱

1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。

2、查（借）閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱，對(duì)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案，一律不得查閱。

3、檔案查（借）閱的批準(zhǔn)人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級(jí)以上檔案由總裁或主管副總裁審批。

4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級(jí)檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對(duì)常用的檔案資料，檔案室可提供復(fù)印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。

查（借）閱檔案人員須愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免造成檔案的損壞。

5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對(duì)外宣傳。

八、檔案的銷毀

1、對(duì)超過保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。

2、檔案需要銷毀時(shí)，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經(jīng)行政部經(jīng)理會(huì)同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查，并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。

3、其他檔案銷毀前，應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明，報(bào)行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。

4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。

九、罰則

有下列行為之一的，由公司行政部責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，報(bào)請(qǐng)總裁或主管副總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。

1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。

2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。

3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。

4、檔案管理員、對(duì)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

5、未經(jīng)批準(zhǔn)，私自復(fù)印或銷毀檔案的。

拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。

7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對(duì)外公布的檔案內(nèi)容的。

十、附則