技術公司費用報銷管理規(guī)定

技術公司費用報銷管理規(guī)定

深圳市第三空間信息技術有限公司

費用報銷管理規(guī)定

為了加強統(tǒng)一管理，特制定公司費用支出標準，目的是對各項費用開支進行監(jiān)督管理，并適合于各部門及所有員工。

第一條

管理目標

1.控制差旅費、交通費、招待費、通訊費、餐費補貼支出在部門預算范圍內(nèi)

2.培養(yǎng)員工良好的費用控制意識

第二條

適用部門及員工

1.適合公司各級總監(jiān)、經(jīng)理、主管及員工

2.公司高層管理人員

第三條

差旅費支出標準管理程序

1.出差員工費用標準

1.1交通工具乘坐標準

職務

火車

輪船

飛機

所有出差員工

硬席

三等

經(jīng)濟艙

1.2出差住宿標準(以每日計算)

職務

酒店標準(國外)

酒店房價

出差交通&伙食補貼

北京/上海/廣州/深圳

其他地區(qū)

部門總監(jiān)(含營銷大區(qū)總監(jiān))

三星級350300100高級區(qū)域經(jīng)理

三星級30025080區(qū)域經(jīng)理

二星級25022060非營銷中心的其它部門經(jīng)理

二星級25022080其他員工

二星級220****01.2.1凡到北京、上海、廣州、深圳出差須到公司定點酒店入住，或者到與定點酒店同級酒店入住。(深圳為深圳海景酒店)

1.2.2除部門總監(jiān)及公司其他高級管理人員外，如2人同性同時出差，須同住一間標準房，住房標準為兩人中標準最高的一人為額度。

1.2.3補貼天數(shù)從出差當天計算至回程的前一天。

1.2.4其他員工到設有辦事處的地方出差,安排在辦事處住宿。

1.2.5營銷人員在駐地省內(nèi)出差,能當天來回的,應回駐地辦事處住宿.1.2.6隨同總經(jīng)理級以上人員出差的其他人員，已按照實際支出報銷差旅費，將不再發(fā)放出差補貼。

1.2.7出差期間統(tǒng)一安排食宿的(如會議或培訓班)，由行政人事部負責，出差人員按實際支出報銷差旅費。

1.2.8補貼發(fā)放方法是報銷時直接計入報銷費用。

1.2.9每月5日為截止日(CLOSE

DATE)，所有差旅費用單據(jù)必須每月5日前寄回。

1.2.10特殊情況，須由總經(jīng)理審批。

1.3駐外補貼標準

1.3.1派駐外地人員享受駐外補貼40元/天(派駐外地人員指家庭不在派駐地的人員，不含客服人員)。

1.3.2派駐外地人員出差按規(guī)定發(fā)放出差補貼時，必須停發(fā)駐外補貼。

1.4申請審批程序

1.4.1員工出差前應填寫出差申請表(營銷中心人員除外)，按要求寫明原因、目的地、交通方式、時間、住宿地等。

1.4.2先呈報總經(jīng)理批準后,方可安排出差行程。

1.4.3公司高層管理人員按實際工作需求出差。

1.4.4根據(jù)出差路程、時間、乘座交通工具的實際情況，填寫借支單。省內(nèi)出差每人每次最高借支金額不超過(含)叁千元，省外出差每人每次最高借支金額不超過(含)一萬元，如借款金額超過一萬元的必須提供書面報告申請。

1.4.5營銷和市場人員借支在預算范圍內(nèi)無需經(jīng)總經(jīng)理批準。超過預算范圍的經(jīng)總經(jīng)理批準方可借支。

1.4.6其他人員借支都須經(jīng)總經(jīng)理批準。

1.4.7出差員工憑已簽名同意的出差申請表及借支單到財務部辦理借支手續(xù)，財務部審核所有單據(jù)簽字手續(xù)是否齊全，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認后，方可借支現(xiàn)金。

1.4.8營銷中心區(qū)域經(jīng)理長時間出差的，可由財務部按每月費用預算代辦借支手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由財務部辦理匯款手續(xù)，一般在月中或月末辦理。

1.4.9辦事處人員經(jīng)辦事處負責人同意后安排出差，可按上述出差費用標準執(zhí)行。

1.5報銷審批程序

1.5.1出差員工在回到公司后七天內(nèi)，必須到財務部辦理報銷，延遲一天，按借款金額的1%收取罰金。

1.5.2出差員工須自行分類粘貼發(fā)票，準確計算發(fā)票金額，按差旅費報銷單格式填寫，并在出差人欄簽字后，交本部門經(jīng)理或主管審查，部門主管審查后，在部門主管欄確認簽字。

1.5.3出差員工須先將已由部門經(jīng)理或主管審批的差旅費報銷單送交財務部審核，財務部會計根據(jù)差旅費費用標準檢查單據(jù)是否遵照公司制度執(zhí)行，檢查無誤后在會計欄簽字，送財務經(jīng)理做最后的審核，財務經(jīng)理審核確認后，在審核欄簽字。

1.5.4財務部將差旅費報銷單審查完畢，在每周的星期五匯總后送交總經(jīng)理審批，在負責人欄簽字。

1.5.5財務部于每周的星期五統(tǒng)一辦理差旅費報銷，出差員工必須在這個工作日內(nèi)報銷沖帳，結清借支款項。

1.6單據(jù)控制標準

1.6.1出差員工必須獲取正規(guī)的車船飛機、住宿、餐飲發(fā)票，不允許拿白條、普通收據(jù)前來報銷。

1.6.2出差員工不得遺失發(fā)票單據(jù)，否則財務不予受理。

1.6.3車船飛機票、住宿發(fā)票內(nèi)容必須與前往的省市地區(qū)地名相一致，非前往地區(qū)的車船飛機票、住宿發(fā)票不予受理。

1.6.4發(fā)票單據(jù)不得有損壞、污漬等情況，否則財務不予受理。

1.6.5差旅費報銷不得使用其他報銷單，填寫金額數(shù)字必須與發(fā)票單據(jù)保持一致。否則報銷人必須重新填寫。

1.6.6報銷單簽字手續(xù)必須齊全，否則財務不給予報銷或沖帳。若簽字主管不在公司本部，由上級主管代簽。

1.6.7對于超出費用標準和不獲批準的費用支出，完全由報銷人個人承擔，若報銷發(fā)票單據(jù)金額已開，無法更正的情況下，報銷人必須繳回超標準支出部分的現(xiàn)金。

第四條

市內(nèi)辦公交通費支出標準管理程序

1.市內(nèi)辦公交通費報銷標準

1.1除營銷人員外，各部門人員在部門預算范圍內(nèi)據(jù)實報銷。

1.2客服中心人員(含各地辦事處)原則上不享受交通費用報銷，若確因工作需要而需出外辦事，由此產(chǎn)生的交通費用據(jù)實報銷。

2.報銷審批程序

2.1各部門必須每月在費用預算中列出市內(nèi)交通費，經(jīng)公司直屬副總經(jīng)理或直屬財務總監(jiān)審核同意后實施。

2.2報銷人員必須獲取正式市內(nèi)交通發(fā)票，按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字，普通員工需經(jīng)理主管證明，由主管經(jīng)理審批欄簽字確認。

2.3報銷人員必須在用途欄，填寫何種原因乘坐的士或巴士，并于每月25日統(tǒng)一送交財務部報銷。

2.4財務部會計根據(jù)公司費用支出標準，審查每筆費用開支，在復核欄簽字，財務經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。

2.5財務部審查所有報銷憑證完畢送交總經(jīng)理審批，同時定于每月30日統(tǒng)一發(fā)放報銷現(xiàn)金。

2.6超預算要報總經(jīng)理審批。

3.單據(jù)控制標準

3.1交通費報銷只適合有對外業(yè)務聯(lián)系或公共政府部門交往的員工。

3.2本市員工報銷單據(jù)不得有其他城市的的士或巴士車票(派駐外地人員可用派駐地的市內(nèi)交通發(fā)票)。

3.3報銷人在領取現(xiàn)金時，必須在原單據(jù)領款人欄簽字。

3.4營銷中心人員每月可報銷市內(nèi)交通費300元。

第五條

招待費支出標準管理程序

1.招待費報銷標準

1.1招待費標準

職務

招待(每次限額)

部門總監(jiān)(含營銷大區(qū)總監(jiān))

1500高級區(qū)域經(jīng)理

1000區(qū)域經(jīng)理

800非營銷中心的其它部門經(jīng)理

8001.2申請審批程序

1.2.1營銷、市場部因業(yè)務需要招待運營商、政府機關或客戶的，必須每月在費用預算中列出招待費，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。

1.2.2其他部門若因特殊情況需有業(yè)務招待的，應先填寫業(yè)務招待審批表，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。

1.2.3若特殊情況緊急在預算外有業(yè)務招待的，應事先撥打電話口頭匯報公司總經(jīng)理，經(jīng)確認同意后，在次日補辦業(yè)務招待審批單。

1.2.4各地辦事處負責人如在預算外有業(yè)務招待的，須事先提出追加預算金額，經(jīng)總經(jīng)理審核同意后實施。

1.3報銷審批程序

1.3.1報銷人必須獲取正式的餐飲服務業(yè)發(fā)票,按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字。

1.3.2員工報銷時，應提供業(yè)務招待審批單，否則財務不予受理。

1.3.3財務部會計根據(jù)公司費用支出標準，審查費用開支是否在預算范圍內(nèi)或已備有業(yè)務招待審批單，并在復核欄簽字，財務經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。

1.3.4財務部審查所有報銷憑證完畢，送交總經(jīng)理審批定，并定于每周的星期五統(tǒng)一辦理報銷。

1.4單據(jù)控制標準

1.4.1業(yè)務招待費報銷只適合部門經(jīng)理級或營銷中心員工。

1.4.2報銷單需加附頁，在附頁上要注明因何事、在何地、宴請何人，而且要與業(yè)務招待審批單內(nèi)容相一致。單筆超過1000元，本人要在發(fā)票后簽字確認。同時要由上一級主管親筆簽字。

1.4.3在無申請和預算的情況下，發(fā)生的業(yè)務招待費由報銷人承擔。

1.4.4各地辦事處負責人在超出預算的情況下，無事先申請追加預算，發(fā)生的業(yè)務招待費由本人承擔。

第六條

通訊費支出標準管理程序

1.通訊費報銷標準

職務

最高金額(元)營銷總監(jiān)及營銷大區(qū)總監(jiān)

1400高級區(qū)域經(jīng)理

1000區(qū)域經(jīng)理

600非營銷中心的其它部門經(jīng)理

3001.1如遇特殊情況(如測試業(yè)務等)需超出以上相應標準的，需經(jīng)總經(jīng)理批準后方能報銷。

2.報銷審批程序

1.1報銷人必須獲取電信的話費發(fā)票或購充值卡發(fā)票,按費用報銷單格式正確填寫，并在報銷人欄簽字。

1.2財務部會計根據(jù)公司費用支出標準，審查費用是否在標準范圍內(nèi)，并在復核欄簽字，財務經(jīng)理審核后在會計主管欄簽字。

1.3報銷人必須在每月的25日前將費用報銷單送交財務部

1.4財務部審查所有報銷憑證完畢，匯總送交總經(jīng)理審批，同時定于每月30日統(tǒng)一發(fā)放報銷現(xiàn)金，營銷中心人員隨每月報銷單一起報銷。

3.單據(jù)控制標準

3.1各部門經(jīng)理應事先將本部門需要配備通訊工具的員工名單送交財務部備案，并簽字確認。

3.2充值卡須指定到電信營業(yè)部購買，超標準的話費單報銷必須打出話費清單，同時在報銷單上注明話費超標的原因。

3.3特殊情況，須由總經(jīng)理審批。

第七條

餐費補貼支出標準管理程序

1.餐費補貼標準及發(fā)放辦法

1.1員工午餐補貼每月150元，駐外人員不享受午餐補貼。

1.2員工在出差期間不享受午餐補貼

1.3員工請事假、病假，休產(chǎn)假、工休假、工傷假及補休期間不享受午餐補貼。

1.4公司行人事政部直接將午餐補貼計入當月工資。

第八條

辦事處固定行政費用

辦公費

水電費

電話/上網(wǎng)費

房租

機場-市區(qū)

各辦事處

10020**0**20**00辦事處+客服部

150250500120**001.以上各項為最高限額，低于上述最高限額的據(jù)實報銷，特殊情況由區(qū)總經(jīng)理審批

第九條

附則

1.凡與本規(guī)定相抵的先前有關的費用管理規(guī)定或條例，均以本規(guī)定為準;

2.本文件自發(fā)放之日起生效實施。

深圳市第三空間信息技術有限公司出差申請單

申請部門:

200*年*月*日

姓名

職務

隨行人員

出差地點

出差事由

出差時間

月日至月日共天

交通工具

飛機□

火車□

輪船□

巴士□

部門負責人

簽批

總經(jīng)理意見

ADM-ST-0009-01深圳市第三空間信息技術有限公司

招待審批表

部門：

200*年*月*日

申請人

職務

參加人數(shù)

招待對象

招待人數(shù)

招待時間

招待事由

招待預算

實際金額

部門經(jīng)理意見

總經(jīng)理意見

備注

如實際金額大于招待預算的，需公司總經(jīng)理簽名再確認

ADM-ST-0010-01