第1篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定12
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實行“統(tǒng)一領導,各負其責。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活動,業(yè)務往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機構和崗位職責
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負責制。公司設立檔案室,行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復制各部門計算機內所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份,到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負責人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責是,掌握國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據(jù)國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領導的指示及時調整公司的管理制度;檢查、指導和督促各部門的檔案工作,組織對有關人員的培訓。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負責人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復,
10、有關部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結,
16、年度預算報告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質的檔案應及時修補和復制。
3、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調卷迅速準確,積極為一線部門提供服務。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負責清點核對檔案的移交工作。
辦公室應根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案應在本單位主管領導主持下,由檔案部門和有關業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。鑒定結束后應自本單位領導提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領導審批后方可銷毀。銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應寫出書面報告,上報公司領導做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關規(guī)定執(zhí)行。
第2篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強對檔案的管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,為公司的發(fā)展服務,特制定本制度。本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,共同維護檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于**物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機構與職責
第一條 公司檔案管理工作實行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財務部、人力行政部檔案由其本部門負責保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財務部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應對公司各部門的檔案管理工作進行指導。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設專崗,但必須明確責任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關流程及規(guī)定進行申請、報批。公司各級檔案管理員,應保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動或離職時,應嚴格履行工作交接手續(xù),嚴禁擅自帶走或銷毀。 檔案管理員應忠于職守,嚴守公司秘密,不得向無關人員泄露檔案內容。公司各部門、所有人員均有保護檔案的義務。
第六條 人力行政部應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。 檔案管理員應做好文件資料的準確、及時歸檔。 所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機密'資料含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、總裁會會議紀要(決議)、不動產所有權及其它債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
4、'絕密'資料含:公司相關政府批文、預決算書、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其它經(jīng)濟組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。 在公司發(fā)展過程中產生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關),需嚴加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應做好檔案資料的管理工作,對于應當歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行'即時歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:
1. '即時歸檔'指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產生的重要文件也要即時歸檔;
2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財務部、人力行政部應在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復印件或電子版復制文件。 庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負責解釋,經(jīng)總裁批準后執(zhí)行,修改時亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等
03計劃性文件包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、預算計劃、財務計劃等
04總結性文件包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、項目工程總結、調查報告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復等
06技術性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、公司或公司領導人獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等
09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調整、人力行政管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈性資料包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標準化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務,特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負責人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門; 3、各部門均設檔案管理員(兼職),負責管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責:
1、了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應積極地提供,做好服務工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復制件為一件,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復,放在復文年立檔;沒有復文的,放在請示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結放在針對的最后一年立檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線;材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應做到每日進行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分數(shù)。
第3篇 學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務,特制定本制度。
一、組織管理
(一)機構設置
1.公司行政辦公室下設檔案室,負責全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負責管理。
2.公司各部門辦公室人員,負責本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學校有關檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項目和技術引進項目檔案材料的審查、驗收、整理及設備開箱驗收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學習、考察、參加上級機關召開的會議等公務活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構問題和保管期限進行分類,要求分類準確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負責人同意,借閱本部門業(yè)務以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉接他人,不準拆毀、涂改、標記、抽頁、污損、拍照和復印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內容,須經(jīng)主管領導同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時,檔案員應逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當事人當面提出,經(jīng)雙方核準后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術文件材料,一律不準對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴禁折疊,藍圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉爛、蟲蛀、鼠咬等要及時修復,采取補救措施,底圖因年久破損而影響復制質量,應由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內應保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應組織鑒定小組進行鑒定。
7.檔案人員要愛護檔案,不準隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標準的行為,有關部門要嚴肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關部門,對超過保管期限的檔案,依據(jù)國家有關規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含**省大學城物業(yè)經(jīng)營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。
2.**省大學城物業(yè)經(jīng)營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負責保管。各部門因辦理公務時需要提供以上證照的原件或復印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內,做好借用登記。
3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負責各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關的學校及校外文件,按文件要求進行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領導要對存檔文件進行把關。歸檔應是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準確,有保存價值,有歷史記載性,不重復。認真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關的學校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進行等級,
第4篇 x物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定2
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項目部需進行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結合公司實際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項目部、財務部
2l公司文件/通知公司、項目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項目部
5l相關部門文件公司、項目部
6l政策法規(guī)文件公司、項目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項目部
8l業(yè)戶檔案、資料項目部
9l日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質量認證要求記錄),按質量認證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財務日常工作資料項目部財務
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項目部識別號:gs-公司;gsc-公司財務;gsr-公司人力;gsz-公司綜合計劃;gy-國英項目部;ty-桃園項目部;qsy-清上園項目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9l1-ty-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;
2、檔案盒/文件夾內文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《**物業(yè)部門/項目部檔案盒/文件夾明細單》
四、建立檔案盒內存檔文件目錄
整理每個檔案盒/文件夾內所有文件,分別填入《**物業(yè)部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設專人保管,每類檔案必須明確保管責任人。
2、檔案的保管須做到標識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權人士無權決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項目部經(jīng)理確認并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。
5、重要檔案資料入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。
6、檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達到防火、防潮、防蟲、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第6篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強公司的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)****工業(yè)區(qū)、**地產控股的有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產經(jīng)營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內部資料、會議文件、會議記錄或紀要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計檔案由各相關各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下,總部綜合管理部負責總部檔案的收集、整理和保管,并指導、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負責收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負責各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內容。
第二章歸檔責任和要求
第五條總部及各屬下公司應將文件材料的立卷歸檔工作列入有關人員的職責范圍,分管領導要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準確。各種文件材料須在規(guī)定時間內完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;
(二)案卷內的文件應按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內文件內容。填好案卷封面,編寫卷內文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項目合同、公司制度建設以及有關公司股權的重要文件應單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標題、年月日、印章、頁次等標志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質的檔案應及時修補、復制或采取其他保護措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進行鑒定。鑒定工作由分管領導、工作人員共同進行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負責檔案工作的領導審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時機構因各種原因被撤銷,應在撤銷前指定專人,將該機構在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時間內向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負責解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
