第1篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號
企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到檔案管-理-員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
本文來源于百分網(wǎng)(),轉載請保留此標記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
1.總則
為加強本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。
3.原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4.文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
5.辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6.主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。
7.各部門專(兼)職文書的職責
7.1 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
7.2 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3 承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8.歸檔范圍
8.1 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關的批復。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。.
8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9.平時歸卷
各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10.案卷目錄
各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
11.資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12.登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
13.案卷質量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
14.歸檔資料
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15.檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應當及時予以糾正。
16.本規(guī)定自公布之日起施行。
第2篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定新版本
企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【1】
第一條 為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權益。
第十七條 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動,應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自20**年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【2】
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o **年十月一日起執(zhí)行。
第3篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】
1.總則
為加強企業(yè)檔案管理,逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務,根據(jù)《檔案法》及總公司有關檔案工作的規(guī)定,結合公司實際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學技術研究檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種文件資料,由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結算、分包商評價表(包括供應商評價表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計(表)報表、設備報表、設備檢查計劃報告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產(chǎn)技術管理類檔案由質量部專人按年度負責整理,于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)則》11.5進行收集整理,以承接項目全部完工后進行整理,以產(chǎn)品入庫時間為準兩個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學技術研究檔案,由技術部在完成每一項科技成果之后兩個月內(nèi),按《分類規(guī)則》11.6進行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項目竣工驗收質保期后兩個月內(nèi),由基建領導小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進行整理、組卷、排列、編號,并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進設備隨機資料,由生產(chǎn)設備部按《分類規(guī)則》11.8進行整理、組卷,并在兩個月內(nèi)移交檔案室保管。
2.2.1.8.會計檔案,由財務部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊,排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內(nèi)容。
2.2.2.3.在一個年度或一個項目結束后,由檔案員按照文件的特點,系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒),經(jīng)主管負責人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號等)卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關要求,書寫工整清楚,不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數(shù)
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術部、質量部形成的技術文件,包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理、組卷,并編寫技術文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌,對企業(yè)有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。
c.凡在短時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對,做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。
4.2.檔案室每月進行一次安全檢查,檢查情況應登記,發(fā)現(xiàn)問題當即處理或向領導反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的,應由管理人員陪同。
5.檔案登記統(tǒng)計制度
5.1.檔案統(tǒng)計主要包括:檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續(xù),如實填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。
5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系,請利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。
5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復印、傳抄檔案、資料。
6.4.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準賣給廢品收購站。
6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報告保衛(wèi)部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。
7.2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復印案卷內(nèi)容(不帶出機關)者,須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準予借閱或復印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內(nèi)容并帶出機關者,必須持單位介紹信,經(jīng)公司主管領導簽字,方可調(diào)閱或復印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時間最長不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復印、轉借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認真核對、檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出,查明情況報告領導。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術管理檔案實行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業(yè)務部門立卷基礎上,按照“分類規(guī)則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據(jù)各類檔案的不同要求,分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應依分類方案及時間順序排列并編號,專柜保存,并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負責,檔案鑒定小組由公司主管領導、業(yè)務技術部門、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。
9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊,報經(jīng)公司主管領導批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊立卷歸檔長期保存。
10.違規(guī)處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構成犯罪的依法追究刑事責任:
10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;
10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴重后果的。
11.分類規(guī)則
11.1.檔案分類
依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求,根據(jù)公司實際情況設置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內(nèi)檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
11.2.2.合理性原則:檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號一經(jīng)確定,一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當?shù)倪f增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存儲空間,提高處理效率。
11.3.檔號的結構
目錄號—類別號—案卷號—頁號
*—*·**—**—*
11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理檔案類目設置及編號
11.4.1.一級類目代號:0黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術管理類
11.4.2.按二級類目組織案卷。
11.4.3.檔號的結構形式
上述四類檔案編號結構形式采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號。
第二段為一級類目代號,用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(二級類目)。
第四段為案卷號,同一保管期限內(nèi)流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類的順序逐年編制流水卷號,分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規(guī)則進行文件級管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類順序編制流水件號,分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產(chǎn)品檔案類目設置及編號
產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項目----子項專業(yè)設置類目,按二級類目組織案卷。
11.5.1.檔號的結構形式
產(chǎn)品檔案結構形成采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:。
*—4·**—**
第一段為目錄號。
第二段為一級類目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。
第三段為二級類目,按產(chǎn)品種類或型號設置。
第四段為案卷號,同一類產(chǎn)品檔案的編號。
11.6.科學技術研究檔案
11.6.1.類目設置
科學技術研究檔案按科研課題設置類目,二級類目根據(jù)科研課題完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.6.2.編號的結構形式
科學技術研究檔案編號的結構形式采用四段式,格式如下:
*—5·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(科學技術研究檔案)代號,用“5”表示。
第三段為課題代號,根據(jù)科研項目排序編號。
第三段為案卷號,按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.7.基本建設檔案類目設置及編號
11.7.1.類目設置
基本建設檔案按建設項目設置類目,二級類目根據(jù)基建項目完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.7.2.編號的結構形式
基建檔案編號的結構形式采用五段式,格式如下:
*—6·**·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(基本建設檔案)代號,用“6”表示。
第三段為建設項目代號,根據(jù)項目排序編號。
第四段為三級類目代號,用01-11表示。
第五段為案卷號,按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.8.設備儀器檔案類目設置及編號
11.8.1.類目設置.設備儀器檔案按設備種類(用途)設置類目,設備儀器類設置八個二級類目(見類目代號表),按單位設備組織案卷。
11.8.2.編號的結構形式
設備儀器檔案的編號結構形式采用五段式,格式如下:
*—7·**·**—*
第一段為目錄號。
第一段為一級類目(設備儀器檔案)代號,用“7“表示。
第二段為二級類目代號,用01-08表示。
第三段為三級類目,根據(jù)實有設備食品情況設備。
第四段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.8.3.案卷排列:按二級類目順序排列。
11.9.會計檔案分類、編號、排架細則
11.9.1.類目設置會計檔案按文件形式(名稱)設置類目,會計檔案類設置四個二級類目(見類目代號表)。
11.9.2.會計檔案結構形成采用五段式,格式如下:
*—8·**·**—*
第一段為目錄號。
第二段為一級類目(會計檔案)代號,用“8'表示。
第三段為二級類目代號,用01-04表示。
第四段為三級類目代號,用二位自然數(shù)表示。
第五段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號,賬簿類按三級類目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類目設置及編號
11.10.1.類目設置
干部職工檔案設置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目
11.10.2. 編號的結構形式
干部職工檔案的結構采用四段式,格式如下:
*—9·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(干部職工類檔案)代號,用“9”表示。
第三段為二級類目代號。
第四段為案卷號。
11.10.3.案卷排列按二級類目順序排列。
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元-1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20**年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
第4篇 破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
(一)適用范圍
1、本規(guī)定適用于國有企業(yè)。其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
2、本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價值,應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
(二)破產(chǎn)企業(yè)檔案的保護
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護。
任何單位或者個人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
(三)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理與移交
1、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應當納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位,負責組織、監(jiān)督、指導破產(chǎn)企業(yè)檔案的價值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負責人及檔案室(館)人員負責破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
2、破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權范疇的檔案管理權隨檔案所有者的變更而轉移;其他檔案應當移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應當按管理權限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
3、破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評估后,方可有償轉讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會計檔案等不需轉讓的按本條第2項規(guī)定辦理。
4、破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動保障行政部門代保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
5、破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉讓的檔案由該企業(yè)有控股權的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
6、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應當與國有資產(chǎn)清理移交同步進行。在企業(yè)資產(chǎn)評估中應當對記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽、商標、專利、專有技術等)的檔案進行價值評估。
7、破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應當將借出的檔案全部收回;對全部檔案、檔案目錄、登記簿進行清點,做到帳物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負責檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應當指派有關單位對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行清理鑒定,對無保存和利用價值的檔案材料予以銷毀。
(四)移交檔案的范圍;
1、企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術管理、經(jīng)營管理類檔案;
2、屬企業(yè)產(chǎn)權的科研、基礎、設備檔案;
3、企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎產(chǎn)品及專有技術產(chǎn)品檔案;
4、企業(yè)會計檔案中報表、會計憑證、帳簿類檔案;
5、企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動模范、有突出貢獻的人員檔案;
6、企業(yè)認為有保存價值的其他檔案。
(五)檔案移交的管理與處罰
1、企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
2、企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
3、破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估后應在企業(yè)預留金中劃出一定經(jīng)費用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
4、破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應當依照移交清單認真清點核對,辦理交接手續(xù);對接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應當按獨立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
5、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準擅自處理檔案材料,有關部門應予制止,對直接責任人和檔案負責人可給予行政處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任。
6、分管理檔案工作的負責人和有關人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
(六)企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍
1 企業(yè)破產(chǎn)申請報告;
2 企業(yè)主管部門審批意見;
3 企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復函;
4 企業(yè)破產(chǎn)領導小組及當?shù)卣畬ζ髽I(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復函;
5 破產(chǎn)企業(yè)(或債權人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請;
6 法院下達的民事裁定書、公告;
7 法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
8 銀行及其他債權人債權申報書及對債權人認定債權的通知;
9 清算組向法院提交的清算報告(包括對破產(chǎn)具有法律效力的財務審計報告,資產(chǎn)評估立項書、確認書、資產(chǎn)評估報告,資產(chǎn)清冊,折價分配表,注銷產(chǎn)權登記證明);
10 債權人會議決議文件;
11 破產(chǎn)終結裁定書;
12 工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權登記證明;
13 銀行受償財務清單;
14 已轉讓變現(xiàn)財產(chǎn)的抵押財產(chǎn)轉讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入帳證明,尚未轉讓變現(xiàn)財產(chǎn)的債權清單;
15 貸款呆帳稽核報告;
16 借款(含信用、擔保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關登記、公證文件
17 企業(yè)破產(chǎn)公告前一個月或前一季度資產(chǎn)負債表;
18 其他反映呆帳事實及有關審查所需的證明材料;
19 清算組與接收單位的協(xié)議書;
20 清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細帳目;
21 破產(chǎn)預案材料;
22 申請企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會議原始記錄;
23 對造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關責任者的調(diào)查、追究、處理材料;
24 破產(chǎn)終結后遺留問題及善后處理材料;
25 企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結報告。
遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
第一條
為加強破產(chǎn)企業(yè)檔案管理,防止國有資產(chǎn)流失,使破產(chǎn)企業(yè)檔案得到有效的保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法(試行)》,制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價值,應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
第三條
本規(guī)定適用于國有企業(yè)。
第四條
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護。
任何單位或者個人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
第五條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應當納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位,負責組織、監(jiān)督、指導破產(chǎn)企業(yè)檔案的價值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負責人及檔案室(館)人員負責破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
第六條
破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權范疇的檔案管理權隨檔案所有者的變更而轉移;其他檔案應當移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應當按管理權限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
第七條
破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評估后,方可有償轉讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會計檔案等不需轉讓的按第六條規(guī)定辦理。
第八條
破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動行政部門代為保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
第九條
破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉讓的檔案由該企業(yè)有控股權的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
第十條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應當與國有資產(chǎn)清理移交同步進行。在企業(yè)資產(chǎn)評估中應當對記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽、商標、專利、專有技術等)的檔案進行價值評估。
第十一條
破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應當將借出的檔案全部收回;對全部檔案、檔案目錄、登記簿進行清點,做到賬物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負責檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應當指派有關單位對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行清理鑒定,對無保存和利用價值的檔案材料予以銷毀。
第十二條
下列檔案應當列入移交范圍:
(一)企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術管理、經(jīng)營管理類檔案;
(二)屬企業(yè)產(chǎn)權的科研、基建、設備檔案;
(三)企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎產(chǎn)品及專有技術產(chǎn)品檔案;
(四)企業(yè)會計檔案中報表、會計憑證、賬簿類檔案;
(五)企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動模范、有突出貢獻人員檔案;
(六)企業(yè)認為有保存價值的其他檔案。
第十三條
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
第十四條
企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
第十五條
破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估后應在企業(yè)預留金中劃出一定經(jīng)費用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
第十六條
破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應當依照移交清單認真清點核對,辦理交接手續(xù);對接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應當按獨立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
第十七條
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準擅自處理檔案材料,有關部門應予制止,對直接責任人和檔案負責人可給予行政處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任。
第十八條
分管檔案工作的負責人和有關人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
第十九條
其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第二十條
本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍【3】
(一)企業(yè)破產(chǎn)申請報告;
(二)企業(yè)主管部門審批意見;
(三)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復函;
(四)企業(yè)破產(chǎn)領導小組及當?shù)卣畬ζ髽I(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復函;
(五)破產(chǎn)企業(yè)(或債權人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請;
(六)法院下達的民事裁定書、公告;
(七)法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
(八)銀行及其他債權人債權申報書及對債權人認定債權的通知;
(九)清算組向法院提交的清算報告(包括對破產(chǎn)具有法律效力的財務審計報告,資產(chǎn)評估立項書、確認書,資產(chǎn)評估報告,資產(chǎn)清冊,折價分配表,注銷產(chǎn)權登記證明);
(十)債權人會議決議文件;
(十一)破產(chǎn)終結裁定書;
(十二)工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權登記證明;
(十三)銀行受償財務清單;
(十四)已轉讓變現(xiàn)財產(chǎn)的抵押財產(chǎn)轉讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入賬證明,尚未轉讓變現(xiàn)財產(chǎn)的債權清單;
(十五)貸款呆賬稽核報告;
(十六)借款(含信用、擔保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關登記、公證文件;
(十七)企業(yè)破產(chǎn)公告前一個月或前一季度的資產(chǎn)負債表;
(十八)其他反映呆賬事實及審查所需的證明材料;
(十九)清算組與接收單位的協(xié)議書;
(二十)清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細賬目;
(二十一)破產(chǎn)預案材料;
(二十二)申請企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會議原始記錄;
(二十三)對造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關責任者的調(diào)查、追究、處理材料;
(二十四)破產(chǎn)終結后遺留問題及善后處理材料;
(二十五)企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結報告;
(二十六)其他有關材料。
