第1篇 文件管理規(guī)定范本
1. 范圍
1.1本規(guī)定規(guī)定了本工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
1.2本規(guī)定適用于本工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2. 引用文件和術(shù)語
山東誠信工程建設(shè)監(jiān)理有限項目部《工程檔案管理規(guī)定》及《文件控制程序》。
3. 職責(zé)
3.1總監(jiān)理工程師
3.1.1組織編寫項目監(jiān)理部文件管理規(guī)定,指定信息管理員專職負責(zé)監(jiān)理文件資料管理工作。
3.1.2明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3主持整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2專業(yè)監(jiān)理工程師
負責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3、信息管理員
3.3.1根據(jù)項目監(jiān)理部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
3.3.2各類文件應(yīng)編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設(shè)期間上級下發(fā)的文件、隨工程進展形成的監(jiān)理部文件及相關(guān)資料的收、發(fā)、標識及歸檔、保存工作進行管理。
3.3.3各類文件應(yīng)分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。
4. 文件控制
4.1項目監(jiān)理部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.2在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進行集中收、發(fā)和存放管理。
4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。項目監(jiān)理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.4安全監(jiān)理文件的內(nèi)容:
4.4.1國家有關(guān)法律法規(guī)。
4.4.2工程建設(shè)期間上級下發(fā)的有關(guān)安全監(jiān)理工作文件、通知等。
4.4.3項目監(jiān)理部制訂的安全監(jiān)理實施細則,安全監(jiān)理工作總體計劃,安全監(jiān)理規(guī)定,監(jiān)理部環(huán)保策劃,監(jiān)理部安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底計劃,監(jiān)理部應(yīng)急預(yù)案,危險點分析及預(yù)控措施等。
4.4.4安全監(jiān)理工作方案、措施。
4.4.5 安全監(jiān)理月份工作計劃。
4.4.6電力建設(shè)工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。
4.4.7整改通知單、工作聯(lián)系單及施工項目部的回復(fù)單。
4.4.8各施工階段監(jiān)理部的安全教育培訓(xùn)、安全技術(shù)交底及考試。
4.4.9監(jiān)理部安全監(jiān)理工作便函通知。
4.4.10監(jiān)理部安全工作例會紀要、監(jiān)理部安全活動記錄。。
4.4.11監(jiān)理部對施工單位安全檢查、評價,監(jiān)理部安全檢查通報。
4.4.12安全監(jiān)理工作總結(jié)、匯報等文件。
4.5項目監(jiān)理部信息員應(yīng)建立定期盤點機制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進行跟蹤關(guān)閉。
4.6項目監(jiān)理部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于項目監(jiān)理部負責(zé)組織的安全工作等會議,由項目監(jiān)理部組織整理會議紀要,紀要內(nèi)容要做到真實,規(guī)范,參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。
4.7對上級下發(fā)的安全監(jiān)理文件經(jīng)總監(jiān)簽閱,安全監(jiān)理工程師根據(jù)文件精神及總監(jiān)的意見提出落實要求,對上級來文一日內(nèi)送達或以傳真方式發(fā)(傳)至施工單位項目部、監(jiān)理組。
4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監(jiān)理工作文件進行整理、核查,確保文件的完整、有序。
第2篇 交工技術(shù)文件管理規(guī)定
1范圍
本標準規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術(shù)文件的管理。
2總則
為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，特制定本標準。
3 規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標準》
煉油化工建設(shè)項目(工程)交工技術(shù)文件
《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》
《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》
4術(shù)語和定義
本標準采用了下列術(shù)語:
4.1交工技術(shù)文件
交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成，移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。
4.2項目工程：指在一個總體設(shè)計或初步設(shè)計范圍內(nèi)，由一個或若干個互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項工程所組成的建設(shè)項目。
4.3單項工程：是建設(shè)項目的組成部分，具有獨立設(shè)計文件，建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置（車間）或獨立工程，也可稱為“裝置”。
4.4單位工程：指單項工程中，具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項目中，“單位工程”與“單元名稱”相對應(yīng)；在化工項目中與“工號”相對應(yīng)。
4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設(shè)計文件所規(guī)定的范圍完成，并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理，電氣和儀表調(diào)試及單機試車合格后，與建設(shè)單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后，施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。
5管理內(nèi)容與要求
5.1 交工技術(shù)文件的管理流程（見附圖）
5.2 交工技術(shù)文件的策劃
5.2.1 明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時，應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程，規(guī)定施工單位，統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上，以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門，在工程開工后兩個月以內(nèi)完成。
5.2.3 下達立卷分冊的要求。 根據(jù)單位工程的劃分，在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上，項目部負責(zé)立卷分冊，正式打印下發(fā)。
5.2.4 確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定，項目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標準，以文件形式下發(fā)。
5.3 工程技術(shù)文件的形成和同步積累
5.3.1 施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人，對交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負直接責(zé)任。
5.3.2 項目部工號技術(shù)負責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負責(zé)人員，對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負主要責(zé)任。
5.3.3 項目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者，對交工技術(shù)文件工作負全責(zé)。
5.3.4 施工單位技術(shù)人員將分項工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達施工班組和其它責(zé)任人員，他們按照各自的要求分別實施和簽證，完成后返回工號技術(shù)負責(zé)人。工號技術(shù)負責(zé)人進行整理、核定和簽證，在分部工程完工后交項目部工號技術(shù)負責(zé)人。
5.3.5 設(shè)計變更和技術(shù)簽證（技術(shù)聯(lián)系單）由資料員領(lǐng)回建帳，發(fā)放到項目部工號技術(shù)負責(zé)人實施并下達到施工單位執(zhí)行，同時收集作為交工技術(shù)文件。
5.3.6 材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理，在材料進入施工現(xiàn)場的同時，向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件，合格證原件應(yīng)交項目部工號技術(shù)負責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本，供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門，復(fù)印件交工，但復(fù)印件要標明原件在何處，并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。
5.3.7 設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供，合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。
5.3.8 交工技術(shù)文件隨著工程進度逐步形成，資料必須與工程同步，各級簽證應(yīng)在施工項目完成后隨即進行。工號技術(shù)負責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9 分部分項工程質(zhì)量檢驗評定完成后，由工號技術(shù)負責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級主管部門核定后，由項目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責(zé)任人整理成冊。
5.3.10 竣工圖由項目部組織編制，必須做到齊全準確?？⒐D要做到與設(shè)計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4 交工技術(shù)文件的整理
5.4.1 項目部工號技術(shù)負責(zé)人負責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作，凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料，均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號技術(shù)負責(zé)人整理。
5.4.2 為使技術(shù)文件管理清晰，防止混亂和遺漏，各項技術(shù)文件都要分門別類整理保管，每類宜分別填寫文件目錄，每加入一份，隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3 交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5 質(zhì)量經(jīng)理
5.5.1 項目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項目交工技術(shù)文件的審查工作，對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負責(zé)。
5.5.2 交工技術(shù)文件的最終審查，在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后，由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。
5.6 交工技術(shù)文件的送審和交接簽證
5.6.1 交工技術(shù)文件經(jīng)終審后，由項目部邀請建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進行予審。
5.6.2 予審提出的問題由項目部整改，整改完成后項目部提出整改報告給建設(shè)單位、檢查部門。
5.6.3 交工技術(shù)文件審查通過后，按規(guī)定進行正式裝訂。
5.6.4 裝訂結(jié)束后，項目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗收簽證。
5.7 對于外包工程，根據(jù)“誰分包，誰負責(zé)”的原則，由發(fā)包的單位全權(quán)負責(zé)交工技術(shù)文件工作。
5.8 交工技術(shù)文件的歸檔
項目部負責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后，項目部負責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。
6 本標準產(chǎn)生的質(zhì)量記錄
a. 交工技術(shù)文件；
b. 存查資料；
c. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄；
c. 竣工圖編制記錄；
d. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表；
e. 科技檔案移交清冊。
7 附錄
a. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄；
b. 竣工圖編制記錄；
c. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表；
第3篇 工程項目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責(zé)項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應(yīng)的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準確及時交項目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關(guān)項目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項目經(jīng)理同意,任何人不準借閱。對于上級有關(guān)印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項目經(jīng)理或項目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負責(zé)人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關(guān)部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。
第4篇 附屬中學(xué)立卷歸檔文件、材料、物品密級劃分的管理規(guī)定
一、檔案需要立卷、歸檔的文件、資料及物品，均應(yīng)按《保密法》的有關(guān)規(guī)定，確定劃分密級，做出標志并同時注明保密期限。對不屬于國家秘密范圍，但在一定期限內(nèi)仍須保密的文件、資料，可視具體情況，確定為“內(nèi)部事項”，并按《內(nèi)部事項查閱使用辦法》嚴格管理。
二、各檔案立卷部門，在組卷、立卷時，到學(xué)校辦公室查閱中央、國家機關(guān)有關(guān)部門制定的《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》后，針對不同類型，劃定所歸文件、資料、物品的密級及保密期限，同時要做出相應(yīng)的標志。
三、黨務(wù)、行政類方面的文件、材料，需要確定密級的，應(yīng)在制發(fā)和形成文件、材料的同時，由文件作者提出劃密及保密期限的具體意見，由分管校長審定。
四、確定或變更“內(nèi)部事項”的范圍及制定查閱使用辦法由學(xué)校辦公室負責(zé)提出具體意見，分管校長審定。各部門，若有“內(nèi)部事項”規(guī)定范圍內(nèi)的文件、資料，在立卷、歸檔時，應(yīng)直接在卷首左上角注明“內(nèi)部事項”。
五、凡應(yīng)確定密級并應(yīng)做出標志的歸檔材料，檔案室接收時應(yīng)作認真復(fù)查，對未做標志或發(fā)現(xiàn)劃密不準確的，應(yīng)退回原立卷部門補劃或重新劃定；對已經(jīng)確定了密級及保密期限的，如需變更密級或延長保密期限的，由原確定密級部門負責(zé)變更；保密期限屆滿，立卷部門如不通知變更，則自行解密。
六、凡提出劃密的部門、文件作者，應(yīng)到學(xué)校辦公室領(lǐng)取《劃定密級審批表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，到學(xué)校辦公室對密級材料進行標志。
第5篇 電腦盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、 各部門電腦有專人專用責(zé)任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、 公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、 公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、 電腦操作人員應(yīng)在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、 公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務(wù)部之u盤由財務(wù)電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務(wù)將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。
6、 各部因業(yè)務(wù)特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設(shè)置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設(shè)置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設(shè)置范圍。
7、 公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、 各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的u盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、 未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、 各種耗材(u盤、色帶墨粉)應(yīng)由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領(lǐng)用記錄,管理部將每一臺設(shè)備單獨設(shè)立檔案,記錄設(shè)備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設(shè)備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、 對于外部采購的軟件,使用人應(yīng)遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應(yīng)在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應(yīng)開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責(zé)。軟件故障排除后,按責(zé)任大小作相應(yīng)的處理。
12、 因使用軟件而做備份的u盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。
13、 電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應(yīng)及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當(dāng)事人。
14、 電腦程序員有責(zé)任對公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運作負責(zé),如遇電腦發(fā)生故障,應(yīng)詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當(dāng)故障原因無法確定時,應(yīng)知會管理部經(jīng)理,并及時與供應(yīng)商取得聯(lián)絡(luò),最短時間使電腦恢復(fù)正常。
15、 與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應(yīng)與外界交流需要帶出時,應(yīng)事先向管理部報告。
16、 設(shè)備使用范圍
(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
⑶ 下班時應(yīng)切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關(guān)閉的順序相反。
(6) 打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。
17、 個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、 下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第
1、
16、 17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。
第6篇 地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責(zé)對各部門資料管理員進行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各部門設(shè)有資料管理員,負責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2. 公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3．公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4. 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);
5. 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標文件等;
6. 公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7. 財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8. 公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9. 公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10. 反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12. 公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2. 在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3．案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:1) 對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存;2) 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;3) 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5. 全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2. 員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3．借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4. 部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5. 總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2. 對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3．檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定公司所有人員均應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
第7篇 嘉燃集團技術(shù)文件管理規(guī)定
1.目的:
為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無效技術(shù)文件使用,確保各項安全生產(chǎn)活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標準的要求,制定本規(guī)定。
2.范圍:
安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標準,生產(chǎn)經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。
3.職責(zé):
由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負責(zé)各類技術(shù)文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。
4.過程:
4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標準,我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃氣行業(yè)類、特種設(shè)備類。
4.2技術(shù)文件的采購:由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質(zhì)監(jiān)部初審后報分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購。
4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。
4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實1人負責(zé)管理;
4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進行編目:
分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)f、技術(shù)規(guī)范j)
第二部分代表專業(yè)(燃氣行業(yè)r、安全生產(chǎn)a、特種設(shè)備t、工程建設(shè)類g)
第三部分代表頒布時間或更新時間
第四部分代表該文件的順序號。
第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本
例:f-r-2009-01-0301
說明:2023年頒布的燃氣行業(yè)法律法規(guī)。
并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:
編號
名稱
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放
常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。
編號
文件名稱
領(lǐng)用部門
領(lǐng)用人
領(lǐng)用時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
管線所
張山
2009.10.2
技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。
4.3.3技術(shù)文件的借閱
技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。
編號
文件名稱
借閱人
借閱時間
歸還時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
張山
2009.9.5
2009.10.2
4.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收
安全質(zhì)監(jiān)部每三個月對技術(shù)文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》
編號
名稱
作廢或更新時間
數(shù)量
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國**法》
2022.3.5
3
并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。
第8篇 z物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報、審批程序,對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制,確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。
3.0定義
常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標準、各項目等級服務(wù)標準、物業(yè)管理部檢查標準、各地物業(yè)公司職能部室檢查標準及各項目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。
4.0 職責(zé)
4.1、物業(yè)管理部負責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標準(例如**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標準、各項目等級服務(wù)標準)的編制審核,負責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,負責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進行適宜性評審。
4.2、各地物業(yè)公司:
4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標準及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。
4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負責(zé)對所轄項目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進行適宜性評審。
4.2.3各項目負責(zé)本項目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號
5.1 常規(guī)服務(wù)文件分類
5.1.1 按照文件作用分:**物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標準、檢查標準、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報。
服務(wù)標準分為**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標準和各項目等級服務(wù)標準。
檢查標準分為物業(yè)管理部檢查標準和物業(yè)公司檢查標準。
作業(yè)指導(dǎo)書即各項目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。
檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報。
5.1.2 按照編制部門分為:常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項目常規(guī)服務(wù)文件。
物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標準、檢查標準和檢查通報。服務(wù)標準包括**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標準、各項目等級服務(wù)標準。
物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標準、檢查通報。
各項目常規(guī)服務(wù)文件有項目作業(yè)指導(dǎo)書,包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。
5.2常規(guī)服務(wù)文件編號
5.2.1 服務(wù)標準編號規(guī)定
a)文件類別服務(wù)標準為(a);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業(yè)標準(q),如果是項目的服務(wù)標準為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項服務(wù)標準為專業(yè)名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標準(gl/1),安防類二級標準(af/2),環(huán)境類三級標準(hj/3),維修類四級標準(w*/4);文件序號為發(fā)放號和年號的組合,分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…,其中**代表發(fā)放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。
b) 服務(wù)標準編號圖示
rswy- a-***-****
文件序號
文件級別
文件類別
即:rswy-a-文件級別-文件序號。
例如:**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標準,2005年第1號,文件編號為:rswy-a-q-0105;**物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標準,2005年第2號,文件編號為:rswy-a-lj-0205;**物業(yè)安防類一級服務(wù)標準,2005年第3號,編號為:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 檢查標準編號規(guī)定
a)文件類別:檢查標準為(b);使用部門為物業(yè)管理部(wg)或**物業(yè)公司(地點代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w*);文件序號同上;
b)檢查標準編號圖示:
rswy-b-***-***-**** 文件序號
使用部門
檢查類別
即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如:物業(yè)管理部綜合管理類檢查標準,2005年第1號,編號為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標準,2005年第2號,編號為:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 檢查通報編號
a)文件類別:檢查通報為(c);
如果編制部門為物業(yè)管理部(wg);發(fā)放對象為**物業(yè)公司,廊坊物業(yè)公司(lf),滄州物業(yè)(cz),南京物業(yè)公司(nj),蚌埠物業(yè)公司(bb);文件序號同上。
b)編號圖示:
rswy-c-***-****
文件序號
發(fā)放對象
編制部門
即:rswy-c-發(fā)放對象-序號。
備注:如果編制部門為**物業(yè)公司(**rswy),廊坊**物業(yè)(lfrswy)、南京**物業(yè)(njrswy)、滄州**物業(yè)(czrswy)、蚌埠**物業(yè)(bbrswy)等;發(fā)放對象省略,其它不變。即:**rswy-c-序號。
例如:物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報, 2005年第5號,編號為rswy-c-cz-0505;廊坊物業(yè)公司檢查通報,2005年第5號,編號為lfrswy-c-0505.
5.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書編號
a)文件類別:作業(yè)指導(dǎo)書編號為d,一般省略;使用部門為**物業(yè)公司**管理處,廊坊物業(yè)公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業(yè)類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w*);文件序號為發(fā)放號,取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…;
b)作業(yè)指導(dǎo)書編號圖示:
rswy-***-***-** 文件序號
專業(yè)類別
使用部門
即:rswy
-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。
例如:廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書,2005年第1號,編號為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書,發(fā)放號為2,編號為:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍,可自行編號。
6.0 物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制
圖示1:
編制 審核 審批
服務(wù)標準 物管部 物管部 地產(chǎn)/控股
物管部檢查標準/檢查通報 物管部 物管部 物管
物業(yè)公司檢查標準/檢查通報 職能部室 職能部室 物業(yè)公司經(jīng)理
作業(yè)指導(dǎo)書 項目 項目 物業(yè)公司經(jīng)理
6.1 常規(guī)服務(wù)文件的編寫
6.1.1 新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時需要編制,如接管項目,服務(wù)內(nèi)容增加等。
6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。
6.1.3 按照圖示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。
6.1.4 項目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。
6.2 常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批
6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級進行審核,審核者的上級進行審批。
6.2.3 按照圖示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。
6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》;所有在用常規(guī)服務(wù)文件,組織部門應(yīng)組織編制部門主管對文件進行適時評審,確定文件是否進行修改,予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。
6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過,則執(zhí)行5.3條款,當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時應(yīng)將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應(yīng)對文件進行修改,并重新依據(jù)文件的審批程序進行。
6.3 文件的發(fā)布
6.3.1 服務(wù)標準、物業(yè)管理部檢查標準、檢查通報的發(fā)放
a)物業(yè)管理部將審批后的文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標注發(fā)放號。
b) 物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
6.3.2 物業(yè)公司檢查標準、檢查通報的發(fā)放:
a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標注發(fā)放號。.
b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報送物業(yè)管理部備案。
6.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放
a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標注發(fā)放號。
b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案。
6.4 常規(guī)服務(wù)文件更改流程
6.4.1更改
常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細內(nèi)容填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》,若有必要,則應(yīng)填寫修訂理由。
6.4.2審批
參見本規(guī)定5.2.1條款,應(yīng)填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款,受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。
6.4.3 更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布
修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員,其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標注發(fā)放號,修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》打印修訂標識。
發(fā)放標明修改狀態(tài)的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發(fā)文登記表》,舊的相應(yīng)《發(fā)文登記表》妥善保管。
6.4.4 文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》,說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài),利于管理。
6.5 常規(guī)服務(wù)文件作廢流程
6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請作廢,并標注原因。
6.5.2作廢實施
主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員,由其依據(jù)《發(fā)文登記表》,收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。
6.5.3 作廢受控文件的處置
a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。
b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標注作廢標記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關(guān)人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。
6.6 常規(guī)服務(wù)文件管理要則
6.6.1 各部門負責(zé)人應(yīng)妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未經(jīng)授權(quán),公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責(zé)任人應(yīng)提交書面報告,經(jīng)發(fā)放部門批準發(fā)放新文件。
7.0 附件
7.1 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單》
7.2 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》
7.3 《發(fā)文登記表》
7.4 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》
7.5 《檔案銷毀清單》
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單
序號:
序號 發(fā)放號 文件名稱 編號 備注
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單
文件名稱 編號
文件編寫概述:編寫負責(zé)人簽字: 日期:
審核人/部門意見: 簽名: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
發(fā)文登記表
序號:
序號 文件名稱 編號 分發(fā)號 發(fā)放部門 簽收 日期 份數(shù) 備注
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單
序號:
文件名稱 編號
更改位置及原由:
更改后內(nèi)容:受此影響引起的其他更改文件名稱:
申請人: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
檔案銷毀清單
序號:
第9篇 工程項目施工文件技術(shù)資料管理規(guī)定
1.項目部施工文件的管理范圍包括:1)施工合同文件;2)施工圖文件,包括工程圖紙及其變更文件;3)施工指令,包括對施工指令的確認記錄;4)工程施工適用的技術(shù)標準、驗收規(guī)范;設(shè)備裝箱文件;5)記錄文件,包括會議記錄,工程管理決議,以及任何涉及合同內(nèi)容調(diào)整、非預(yù)期費用和責(zé)任的來往文件;6)經(jīng)建設(shè)方確認的施工進度計劃;7)索賠、簽證文件。
2.項目經(jīng)理確定合同文件、記錄文件、進度計劃的受控使用范圍,主管工程師負責(zé)其它施工文件的受控管理。項目部主管工程師具體貫徹和落實項目施工文件管理相關(guān)制度、措施,對施工文件管理承擔(dān)直接管理責(zé)任。
3.項目應(yīng)指定專人按受控文件要求進行施工文件的管理,定期檢查受控文件的使用保養(yǎng)情況。施工文件至少應(yīng)保存至工程竣工結(jié)算,屬于工程施工技術(shù)資料的應(yīng)隨技術(shù)資料整理、存檔。
4.項目部資料員應(yīng)及時收集、整理相關(guān)技術(shù)資料,做到技術(shù)資料與工程進度同步;并按照國家規(guī)范、規(guī)程和當(dāng)?shù)丶夹g(shù)資料管理規(guī)定核查其內(nèi)容;發(fā)現(xiàn)問題及時報項目主管師協(xié)調(diào)解決。項目主管師對資料負指導(dǎo)審核責(zé)任,并負責(zé)對試驗資料、原材料報告的存在的問題進行協(xié)調(diào)管理。資料分基礎(chǔ)、主體、裝修三個施工階段報施工技術(shù)科審核;竣工資料應(yīng)在資料員按照資料管理規(guī)定核查完畢報項目經(jīng)理(主管工程師)簽字認可后,送施工技術(shù)科審查。具體管理要求見本細則第六項:施工資料管理要求。
第10篇 學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件資料管理規(guī)定
(一)凡接到學(xué)校、集團印發(fā)的文件,都必須進行編號登記。
(二)需要傳閱學(xué)習(xí)的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學(xué)習(xí)。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對過期作廢或無保存價值的文件,資料要按規(guī)定進行銷毀。
(五)對有保留價值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時歸檔。
第11篇 關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定
1 總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。
2 項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負責(zé)。
3 對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。
4 對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。
5 對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。
6 項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。
7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。
第12篇 學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定
學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定為了加強機要文件的管理,進一步規(guī)范機要文件的處理程序,結(jié)合我院實際,制定本規(guī)定。
1、 凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外,要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。
2、 機要人員對所有來文進行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。
3、 院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應(yīng)將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。
4、 對院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應(yīng)立即將文件送達承辦單位。承辦單位應(yīng)及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導(dǎo)。
5、 對于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件,也應(yīng)先退回院機要室,由機要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、 文件傳閱、處理結(jié)束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個月。
7、 上級來文的復(fù)印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、 凡發(fā)到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時間,及時清退交機要室。
9、 凡涉及機要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
