管理處文檔庫建立和目錄規(guī)范
管理處文檔庫建立和目錄
物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內容,文檔庫是管理處各類檔案的重要儲備地,服務于物業(yè)管理處每一部門。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立,可根據管理處職能和業(yè)務管理的實際情況,編制文檔分類目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進行各類文檔管理的規(guī)范基礎。
1、文檔分類編號規(guī)則:
1)編號原則上應根據職能管理和業(yè)務管理的各類工作內容進行分類,按照文檔一、二、三級目錄進行編號。如:一級目錄'物業(yè)規(guī)劃檔案'下的第一條'用地批準文件',則其編號為'1-1',如該二目錄對應下文檔有多卷以上,則每卷的編號順序為'1-1-1、1-1-2……'。
2)現(xiàn)場管理的日常工作文檔也須按序號進行編碼,以防止在工作現(xiàn)場的遺失,在工作文檔完成后,由責任人按時定期交資料室編號、存檔。
3)在文件夾(盒/袋)封面或側面應有標識,上面注明目錄號、文檔標題等。文件夾(盒/袋)應有卷內目錄,詳細列明卷內的文件資料。
4)文檔管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當事人責任。
2、文檔目錄分類
序號一級目錄二級目錄
1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準文件
項目批準文件
2物業(yè)接管驗收資料移交證明資料
驗收證明資料
3工程檔案竣工資料
技術資料
4產權資料
5物業(yè)委托管理合同
6房屋使用及公眾制度房屋使用資料
7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料
8架構及職責
9行政管理檔案
10后勤管理檔案采購文件資料
資產、倉庫管理記錄
內務管理記錄
鑰匙管理記錄
11合同管理檔案
12人事管理檔案人事資料
員工培訓記錄
員工考核記錄
崗位資格證書
13財務管理檔案
14維修基金管理
15房屋管理檔案房屋本體維修資料
房屋管理資料
16公用設施設備管理檔案共用設施設備
管理資料
共用設施設備運行維護記錄
17給排水系統(tǒng)
管理檔案給排水系統(tǒng)維護保養(yǎng)
18供配電系統(tǒng)管理檔案
19消防設備設施管理檔案消防系統(tǒng)運行維護記錄
20安全管理檔案安全管理資料
安全防范措施
安全工作記錄
21消防管理檔案消防管理資料
消防應急方案
消防工作記錄
22車輛管理檔案停車場管理資料
停車場管理記錄
非機動車輛管理檔案
23保潔管理檔案保潔管理資料
保潔工作記錄
24消殺服務檔案
25綠化管理檔案綠化管理資料
綠化工作記錄
26業(yè)主檔案
27租戶檔案
28社區(qū)文化活動檔案社區(qū)文化活動資料
29經營管理檔案有償服務檔案
商戶管理檔案
30客戶服務檔案客房服務工作記錄
31業(yè)主委員會檔案
