采購(gòu)供應(yīng)部管理規(guī)范
物資的采購(gòu)、供應(yīng)管理,是賓館整體管理的重要組成部分,強(qiáng)化物資采購(gòu)管理的規(guī)范化,對(duì)保障物資供應(yīng),節(jié)約使用資金,加速資金周圍,降礁成本消耗,提高經(jīng)濟(jì)效益,都有著十分重要的作用.
一、采購(gòu)部管理規(guī)范
1、由財(cái)務(wù)部、采供部共同制定合理的物資定額,物資定額包括日常清梧定額和倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備定額,銷耗定額由使用部門制定,儲(chǔ)備定額由財(cái)務(wù)部和采供部制定。
儲(chǔ)備物資一般不超過(guò)一個(gè)月的庫(kù)存量,由外埠按期發(fā)貨的物品,庫(kù)存量允許在三個(gè)月以內(nèi),超過(guò)規(guī)定期限的存量屬物資積壓,采供部應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
2、每月末各部門按照核定的物資消耗定額〈先扣除本部門周轉(zhuǎn)庫(kù)的庫(kù)存〉編制本部門的物資采購(gòu)計(jì)劃,由本部門經(jīng)理審核簽字后報(bào)采供部,采供部接到各部門報(bào)來(lái)的請(qǐng)購(gòu)單后,接以下程序匯總、審核:
(1)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃所旗寫的采購(gòu)內(nèi)容,檢查其是否扣除周轉(zhuǎn)庫(kù)的庫(kù)存和是否還有相同規(guī)格的物品,如庫(kù)有存貨,則取消該項(xiàng)采購(gòu).
(2)審核各部門編報(bào)的月計(jì)劃,是否控制在定額以內(nèi),如超出計(jì)劃,則要查詢超計(jì)劃定額的原因.
(3)由采供部審核匯總,扣除部門庫(kù)內(nèi)一周的周轉(zhuǎn)量,將補(bǔ)充數(shù)量填入實(shí)際采購(gòu)數(shù)量?jī)?nèi),采供部經(jīng)理簽字后送財(cái)務(wù)部審批,財(cái)務(wù)部經(jīng)理根據(jù)各部門消耗定額和清購(gòu)內(nèi)容再次審批.凡屬于購(gòu)置固定資產(chǎn)及大型維修項(xiàng)目的和所規(guī)定使用年限內(nèi),經(jīng)檢查是否具有年度預(yù)算,原1日固定資產(chǎn)是否辦理報(bào)扳手續(xù),經(jīng)審核無(wú)誤后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行.
(4)采購(gòu)員必須根據(jù)當(dāng)月批準(zhǔn)的《采購(gòu)計(jì)劃》中所下達(dá)的晶種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行適時(shí)優(yōu)質(zhì)的采購(gòu),屬于采購(gòu)大宗和高檔貴重的物品,必須簽定采購(gòu)合同,對(duì)不符合質(zhì)量的物品,負(fù)責(zé)退換,對(duì)退換不了的物品由采購(gòu)員負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)損失.
(5)采購(gòu)合同的談判簽定,由使用部門、采供部門、財(cái)務(wù)部門三方共同洽談簽定方為有效.
(6)物品的采購(gòu)應(yīng)堅(jiān)持以國(guó)營(yíng)為主,個(gè)體為輔,貨比三家,質(zhì)量?jī)?yōu)良,價(jià)格合理的原則,并以大宗物品和日常用量大的物料消艷必須做比較幾個(gè)廠家的出廠價(jià)為主進(jìn)貨渠道,要選擇質(zhì)量好,價(jià)格合理的廠家為較固定供應(yīng)點(diǎn).采購(gòu)員在賓館確定的價(jià)格內(nèi)進(jìn)行采購(gòu),如無(wú)特殊原因,突破賓館確定的價(jià)格范圍,其突破部分的經(jīng)濟(jì)損失由采購(gòu)員承擔(dān),采購(gòu)的質(zhì)量不合格物品由采購(gòu)員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任.
(7)各使用部門應(yīng)將本部門的周轉(zhuǎn)庫(kù)月末的庫(kù)存編制明細(xì)表于當(dāng)月26日內(nèi)報(bào)財(cái)務(wù)部和采供部.
(8)采供部門必須按時(shí)按量保證各部門訂購(gòu)物資的到位,影響需用計(jì)劃,視具體情況承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰.
(9)采購(gòu)人員必須不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),掌握市場(chǎng)行情和價(jià)格政策,熟悉采購(gòu)物品的名稱、性能、規(guī)格、用途,杜絕購(gòu)非所用,以避免和積壓浪費(fèi).
(10)采購(gòu)人員必須自英遵守采購(gòu)紀(jì)律,廉潔逢律,對(duì)一切購(gòu)銷中的各種回扣,必須如數(shù)交公,由組織按規(guī)定給予一定獎(jiǎng)勵(lì),嚴(yán)禁私收回扣,否則,一經(jīng)查出將從嚴(yán)處罰.
二、物資供應(yīng)及倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)范
1、為了強(qiáng)化物資用品的計(jì)劃管理,嚴(yán)格執(zhí)行物資的入出庫(kù)制度,使倉(cāng)庫(kù)管理員有較地掌握物資入出庫(kù)的主動(dòng)權(quán),規(guī)定各使用部門,應(yīng)將經(jīng)財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)的當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃復(fù)印一份,交倉(cāng)庫(kù)作為入出庫(kù)控制的依據(jù).
2、嚴(yán)格執(zhí)行物資入出庫(kù)制度,認(rèn)真辦理物資入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù),應(yīng)做到三不入庫(kù):
(1)不合格的不入庫(kù);
(2)不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不入庫(kù);
(3)計(jì)劃外或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不入庫(kù)。
3、認(rèn)真執(zhí)行物資出庫(kù)手續(xù),倉(cāng)庫(kù)管理人員必須認(rèn)真審查出庫(kù)單是否符合規(guī)定,內(nèi)容是杏完整,簽字是否齊全,并同時(shí)核對(duì)其部門的采購(gòu)計(jì)劃批準(zhǔn)的品種、數(shù)量是否相符,不能突破.以保證采購(gòu)計(jì)劃及成本費(fèi)用計(jì)劃的有效執(zhí)行。才能進(jìn)一步保證賓館利潤(rùn)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。
4、保管員對(duì)庫(kù)房的所有物品,都應(yīng)按類別、品種、規(guī)格、分別碼放,做到定物、定位、定架,一目了然,易于盤點(diǎn),同時(shí)每種物品,都必須設(shè)置有收、付、存數(shù)量的物品卡,每日應(yīng)將當(dāng)日發(fā)生的收付存結(jié)出,以便能及時(shí)準(zhǔn)確的反映庫(kù)存,而且也為提供采購(gòu)信息和作為控制考核儲(chǔ)備定額的依據(jù)。
5、保管員對(duì)每月庫(kù)房的物品卡要與全庫(kù)記帳員對(duì)帳一次,必須做到帳卡相符,卡實(shí)相符。
6、庫(kù)房的所有物資,必須以高度負(fù)責(zé)的精神,保證做到完好無(wú)損(特殊情況例外)凡因責(zé)任心不強(qiáng)和保管不善而造成物資損失的,根據(jù)損失具體情況,按損失總額的1%-2%追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
7、庫(kù)房每月末必須進(jìn)行一次全面清查盤點(diǎn),并按規(guī)定表格,編制盤點(diǎn)表,每月二十五日內(nèi)報(bào)送財(cái)務(wù)部,發(fā)生盤盈盤虧情況時(shí),應(yīng)附文字說(shuō)明,經(jīng)財(cái)務(wù)部審查和提出處理意見后,報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
8、本規(guī)定如有未盡事宜,經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)研究后,可隨時(shí)修正補(bǔ)充。
采供部經(jīng)理崗位職責(zé)
報(bào)告上級(jí):總經(jīng)理
督導(dǎo)下級(jí):采購(gòu)主管
1、負(fù)責(zé)本部門的組織領(lǐng)導(dǎo)工作,掌握人員思想情況,隨時(shí)了解工作進(jìn)程.在工作中以身作則,集中正確意見,配合完成工作任務(wù),為第一線服務(wù)。
2、在賓館總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,根據(jù)賓館及各部門的預(yù)算要求,核部門采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)申請(qǐng)表,控制采購(gòu)資金的使用。
3、有效地,控制和監(jiān)督物品的出入庫(kù)手續(xù)及數(shù)量,壓縮費(fèi)用開支,將庫(kù)存金額壓縮在規(guī)定要求的范圍之內(nèi)。
4、監(jiān)督和檢查月末盤點(diǎn)工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
5、認(rèn)真聽取下屬職工的意風(fēng),并及時(shí)解決職工提出的疑難問(wèn)題,以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。
6、督導(dǎo)采供部各主管人員的工作,責(zé)任的落實(shí),定期聽取匯報(bào)。
7、按時(shí)按質(zhì)完成賓館領(lǐng)導(dǎo)分配的工作。
8、與賓館各部門建立良好的協(xié)作關(guān)系。
