建設(shè)有限公司會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿管理規(guī)范
某建設(shè)股份有限公司會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿管理規(guī)范
第一條 根據(jù)公司《會計(jì)制度》規(guī)定,為了加強(qiáng)本公司會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿的基礎(chǔ)管理,制訂本規(guī)范。
第二條 本規(guī)范主要包括原始憑證管理、記賬憑證管理、會計(jì)憑證的填制、記賬憑證的復(fù)核以及會計(jì)賬簿的管理等。
第三條 原始憑證的管理
(一)應(yīng)執(zhí)行會計(jì)核算的事項(xiàng),必須取得或者填制原始憑證,并及時送交會計(jì)機(jī)構(gòu)。
(二)原始憑證的基本要求是:
1.原始憑證的內(nèi)容必須具備:憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容;數(shù)量、單價和金額。
2.從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
3.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實(shí)物的原始憑證,必須有驗(yàn)收證明。支付款項(xiàng)的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。
4.一式幾聯(lián)的原始憑證,應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋'作廢'戳記,連同存根一起保存,不得撕毀。
5.發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗(yàn)收證明;退款時,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
6.職工公出借款憑據(jù),必須附在記賬憑證之后。收回借款時,應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
7.經(jīng)上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的,應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號。
8.原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章。
第四條 記賬憑證的管理
(一)會計(jì)部要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。
(二)記賬憑證的基本要求是:
1.記賬憑證的內(nèi)容必須具備:填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù);填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。 以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的,也必須具備記賬憑證應(yīng)有的項(xiàng)目。
2.填制記賬憑證時,對記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的,可以采用分?jǐn)?shù)編號法編號。
3.記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制,或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制,也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
4.除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復(fù)印件。 一張復(fù)始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的,應(yīng)當(dāng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分,開給對方原始憑證分割單,進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容:憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。
5.如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證,在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時,可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證,在摘要欄注明'注銷某月某日某號憑證'字樣,同時再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證,注明'訂正某月某日某號憑證'字樣。如果會計(jì)科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記賬憑證,調(diào)增金額用藍(lán)字,調(diào)減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的,應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
6.記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后,如有空行,應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷。
第五條 會計(jì)憑證的填制要求
1.填制會計(jì)憑證,字跡必須清晰、工整,阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)當(dāng)一個一個地寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯?dāng)?shù)字前寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位。
2.所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫'00',或者符號'--';有角無分的,分位應(yīng)當(dāng)寫'0',不得用符號'--'代替。
3.漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的,在'元'或者'角'字之后應(yīng)當(dāng)寫'整'字或者'正'字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫'整'或者'正'字。
4.大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱,貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
5.阿拉伯金額數(shù)字中間有'0'時,漢字大寫金額要寫'零'字;阿拉伯?dāng)?shù)字金額中間連續(xù)有幾個'0'時,漢字大寫金額中可以只寫一個'零'字;阿拉伯金額數(shù)字元位是'0',或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個'0'、元位也是'0'但角位不是'0'時,漢字大寫金額可以只寫一個'零'字,也可以不寫'零'字。
第六條 記賬憑證的復(fù)核
(一)為了保證記賬憑證的正確性,每一張記賬憑證除了編制人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),加強(qiáng)自審?fù)?必須有其他會計(jì)人員的復(fù)核。
(二)記賬憑證復(fù)核要點(diǎn):
1.格式是否符合規(guī)定,記載是否完整;
2.原始憑證是否齊全,金額是否相等,有關(guān)人員簽章是否具備;
3.所用會計(jì)科目是否適當(dāng),摘要是否確切;
4.收付款憑證是否由出納蓋有'收訖'、'付訖'章;
5.文字、數(shù)字如有更改,編制人是否于更改處簽章。
(三)如有下列情況之一的,為不符記賬憑證:
1.依不法的原始憑證編制;
2.未按規(guī)定程序和內(nèi)容編制;
3.記載內(nèi)容與原始憑證內(nèi)容不符;
4.有關(guān)簽章不全或使用別名或別號;
5.記載或計(jì)算錯誤而未按照規(guī)定更正;
6.其他不符事項(xiàng)。
(四)復(fù)核人員在復(fù)核過程中發(fā)現(xiàn)記賬憑證的編制及記錄有錯誤,應(yīng)查明原因,及時通知編制人員修改更正,復(fù)核人員不得自行更正。
(五)復(fù)核人員應(yīng)在記賬憑證上簽章。
(六)對實(shí)行會計(jì)電算化生成的機(jī)制記賬憑證,要認(rèn)真審核,做到會計(jì)科目使用正確,數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出的機(jī)制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管印章或者簽字。
第七條 會計(jì)憑證的管理
(一)會計(jì)憑證及時按業(yè)務(wù)流程規(guī)定的傳遞程序傳遞,不得積壓。
(二)會計(jì)憑證登記完畢后,按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失。
(三)記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。
(四)對于數(shù)量過多的原始憑證,單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明'附件另訂'和原始憑證名稱及編號。
(五)各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)當(dāng)另編目錄,單獨(dú)登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(六)原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經(jīng)本公司會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件,應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
(七)從外單位取得的原始憑證如有遺失,應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的,如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證,由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況,由經(jīng)辦單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。
(八)重要原始憑證(如重要經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件等)應(yīng)另編目錄,單獨(dú)登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
(九)會計(jì)憑證應(yīng)指定專人保管,非保管人員不應(yīng)擅自接觸已經(jīng)歸檔的憑證。
(十)會計(jì)憑證至少保存15年以上,其中涉及外事等方面的重要憑證需永久保存。
(十一)會計(jì)憑證保存期滿需要銷毀的,必須并報經(jīng)董事會批準(zhǔn),并報主管部門審核后方可辦理。
第八條 會計(jì)賬簿的分類和使用
(一)本公司按照《企業(yè)會計(jì)制度》規(guī)定和會計(jì)業(yè)務(wù)的需要設(shè)置會計(jì)賬簿。會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。
(二)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。不得用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。
(三)用計(jì)算機(jī)打印的會計(jì)賬簿必須連續(xù)編號,經(jīng)審核無誤后裝訂成冊,并由記賬人員和會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽字或者蓋章。
(四)啟用會計(jì)賬簿時,在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應(yīng)當(dāng)附啟用表,內(nèi)容包括:啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員姓名,并加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員調(diào)動工作時,應(yīng)當(dāng)注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名,并由交接雙方人員簽名或者蓋章。啟用訂本式賬簿,從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù),不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁,按賬戶順序編號,并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實(shí)際使用的賬頁順序編定頁碼。另加目錄,記明每個賬戶的名稱和頁次。
第九條 會計(jì)賬簿的登記
(一)會計(jì)人員根據(jù)審核無誤的會計(jì)憑證登記會計(jì)賬簿。登記賬簿的基本要求是:
(1)登記會計(jì)賬簿時,應(yīng)當(dāng)將會計(jì)憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。
(2)登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號,表示已經(jīng)記賬。
(3)賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫滿格;一般應(yīng)占格距的二分之一。
(4)登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
(5)下列情況,可以用紅色墨水記賬:
1.按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄;
2.在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù);
3.在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;
4.根據(jù)國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計(jì)記錄。
(6)各種賬簿按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷,或者注明'此行空白'、'此頁空白'字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。
(7)凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在'借或貸'等欄內(nèi)寫明'借'或者'貸'等字樣。沒有余額的賬戶,應(yīng)當(dāng)在'借或貸'等欄內(nèi)寫'平'字,并在余額欄內(nèi)用'--'表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。
(8)每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計(jì)數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明'過次頁'和'承前頁'字樣;也可以將本頁合計(jì)數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明'承前頁'字樣。
(9)對需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)'過次頁'的本頁合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計(jì)數(shù);對需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,結(jié)計(jì)'過次頁'的本頁合計(jì)數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計(jì)數(shù);對既不需要結(jié)計(jì)本月發(fā)生額也不需要結(jié)計(jì)本年累計(jì)發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。
(二)總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)每月打印。
發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的,在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,并與庫存現(xiàn)金核對無誤。
(三)賬簿記錄發(fā)生錯誤,不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡,不準(zhǔn)重新抄寫,必須按照下列方法進(jìn)行更正:
(1)登記賬簿時發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認(rèn);然后在劃線上方填寫正確的文字或者數(shù)字,并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數(shù)字,應(yīng)當(dāng)全部劃紅線更正,不得只更正其中的錯誤數(shù)字。對于文字錯誤,可只劃去錯誤的部分。
(2)由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿。
第十條 賬實(shí)核對
本公司每月對會計(jì)賬簿記錄的有關(guān)數(shù)字與庫存實(shí)物、貨幣資金、有價證券、往來單
位或者個人等進(jìn)行相互核對,保證賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。
賬證核對。核對會計(jì)賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內(nèi)容、金額是否一致,記賬方向是否相符。
賬賬核對。核對不同會計(jì)賬簿之間的賬簿記錄是否相符,包括:總賬有關(guān)賬戶的余額核對,總賬與明細(xì)賬核對,總賬與日記賬核對,會計(jì)部門的財產(chǎn)物資明細(xì)賬與財產(chǎn)物資保管和使用部門的有關(guān)明細(xì)賬核對等。
賬實(shí)核對。核對會計(jì)賬簿記錄與財產(chǎn)等實(shí)有數(shù)額是否相符。包括:現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實(shí)際庫存數(shù)相核對;銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對;各種財物明細(xì)賬賬面余額與財物實(shí)存數(shù)額相核對;各種應(yīng)收、應(yīng)付款明細(xì)賬賬面余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位或者個人核對等。
第十一條 結(jié)賬
每月31日為本公司結(jié)賬日期,結(jié)賬前,必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬;結(jié)賬時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出每個賬戶的期末余額。需要結(jié)出當(dāng)月發(fā)生額的,應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明'本月合計(jì)'字樣,并在下面通欄劃單紅線。需要結(jié)出本年累計(jì)發(fā)生額的,應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明'本年累計(jì)'字樣,并在下面通欄劃單紅線;12月末的'本年累計(jì)'就是全年累計(jì)發(fā)生額。全年累計(jì)發(fā)生額下面應(yīng)當(dāng)通欄劃雙紅線。年度終了結(jié)賬時,所有總賬賬戶都應(yīng)當(dāng)結(jié)出全年發(fā)生額和年末余額。
年度終了,要把各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一會計(jì)年度,并在摘要欄注明'結(jié)轉(zhuǎn)下年'字樣;在下一會計(jì)年度新建有關(guān)會計(jì)賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額,并在摘要欄注明'上年結(jié)轉(zhuǎn)'字樣。
第十二條 本規(guī)范是公司《會計(jì)制度》的重要部分,由公司財務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財務(wù)總監(jiān)。
