第1篇 某管理處物業(yè)檔案管理流程
管理處物業(yè)檔案管理流程
1、檔案文件的歸檔范圍
1.1業(yè)主資料、工程技術資料。
1.2各項管理制度。
1.3公司企劃和相關推廣資料。
1.4內部文件、資料、總結、會議紀要。
1.5外來文件。
1.6員工檔案。
2、檔案文件的分類立卷歸檔
2.1客戶資料的立卷歸檔。
2.1.1客戶房屋購/租合同的立卷歸檔。
2.1.2客戶房屋的工程技術資料的立卷歸檔。
2.1.3客戶家庭成員健康資料的立卷歸檔。
2.1.4所管理區(qū)域工程技術資料、圖紙,以及相應整改方案的立卷歸檔。
3、外來文件及公司內部文件的立卷歸檔
4、管理處制度的立卷歸檔
4.1文件起草。
4.2簽發(fā)打印。
4.3發(fā)放執(zhí)行。
5、操作層員工檔案的立卷歸檔
5.1招聘表、簡歷、相關證件的復印件。
5.2員工月度年度考評表。
5.3員工培訓、晉升等相關資料。
5.4檔案文件的立卷歸檔由各部門將文件資料編制成冊,并存檔。
5.5公司、管理處內部文件、制度、資料的立卷歸檔在每月30日前完成,年終統(tǒng)一歸入相對應的檔案資料中。
6、檔案的管理
6.1管理處檔案由專人管理。
6.2檔案管理的工作任務是:
6.2.1便于查閱。
6.2.2保證檔案的安全。
6.2.3防止檔案的損壞。
6.2.4采取修復技術,延長檔案壽命。
7、檔案文件的借閱
7.1借閱程序。
7.2填寫檔案借閱登記表。
7.3部門負責人簽字同意后借出。
7.4借閱檔案文件需注明歸還時間,逾期未歸還的將對其借閱人實施處罰。
7.5借閱的檔案要認真保管,不得損壞,不經允許,不得涂改。
7.6不經允許,不得對借閱的檔案進行復印、摘抄。
7.7檔案管理人員負責檔案追收工作。
8、相關記錄
qpi-**-c-f037《檔案借閱登記表》
9、物業(yè)檔案管理流程圖:(略)
第2篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10
管理處物業(yè)檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業(yè)接管驗收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務協議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務單;2、報修、約修記錄。
四、安全維護管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設施、設備管理資料(包括消防):
1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護計劃;5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護工作計劃;4、檢查記錄。
七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:
1、工作計劃;2、檢查記錄。
八、社區(qū)文化資料:
1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。
九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規(guī)章制度;2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。
十一、業(yè)主委員會資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。
十二、財務管理資料:
各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經檔案管理部門負責人批準。
范王碼●檔案的銷毀:
根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
