第1篇 業(yè)主檔案管理法12
業(yè)主檔案管理法(十二)
1.0目的
保存業(yè)主從入住開始與物業(yè)有關的信息以供統(tǒng)計,為今后提供完善服務。
2.0適用范圍
業(yè)主所有檔案
3.0管理內(nèi)容
3.1建立《組團業(yè)主檔案內(nèi)容目錄》。
3.2與房屋結構配置相關的資料將永遠保存。
3.3與居住人員有關的資料將隨業(yè)主及使用者的情況變動而更改或另存。
3.4對業(yè)主提供服務的資料視情況確定保存時間一般為三年。
3.5業(yè)主資料進行一次清理歸檔工作,不同資料將分類標識、編號。歸入業(yè)主檔案的各類資料,如有必要在歸檔前應分類統(tǒng)計。
3.6檔案資料的內(nèi)容,應嚴守秘密。由公司指定人員管理。
3.7外的人員對業(yè)主檔案資料的查閱,須經(jīng)相關主管同意方可查閱,不得借出。
4.0業(yè)主檔案存放記載有業(yè)主相關資料、包括以下內(nèi)容:
4.1房屋驗收交付資料如《房屋交付憑證》等
4.2入住登記表如《住戶登記表》等
4.3裝修設計、施工控制及竣工資料
4.4住戶、顧客提供書面資料的保存
4.5其它有關資料,如報事單編號、回訪記錄、服務記錄
4.6與業(yè)主相關的非常事件記錄
5.0相關記錄
5.1《組團業(yè)主檔案內(nèi)容目錄》
5.2《房屋交付憑證》
5.3《住戶登記表》
編寫:zz審批:zz
第2篇 業(yè)主檔案管理作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責
1、事務部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負責依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、將業(yè)主的有關資料放在相應的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務處員工應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
①通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
②業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處主任批準,經(jīng)事務部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
第3篇 管理處業(yè)主檔案管理程序
管理處業(yè)主檔案管理程序
一.目的
規(guī)范客戶檔案的管理工作。
二.適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
三.職責
1.物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四.程序要點
1.業(yè)主檔案內(nèi)容。
1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。
2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
4)《鑰匙領用登記表》。
5)《業(yè)主證領用登記表》。
6)《業(yè)主入住驗房表》。
7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
9)業(yè)主的有關證件復印件。
10)業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書)。
11)其他應保存的資料。
2.檔案盒(夾)的制作。
1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。
3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3.業(yè)主檔案袋的制作。
1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內(nèi)。
5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
7.業(yè)主檔案的跟蹤。
1)當發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
3)對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.業(yè)主檔案應永久保存。
10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。
12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;
13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經(jīng)過批準,并做好記錄。
