第1篇 公司行政部管理手冊-目錄
公司行政部管理手冊目錄
第一章 行政部組織結構與責權
第一節(jié) 行政部組織結構
一、行政部組織職能
二、行政部組織結構
第二節(jié) 行政部責權
一、行政部職責
二、行政部權力
第三節(jié) 行政部經理崗位職責
一、行政總監(jiān)崗位職責
二、行政經理崗位職責
第二章 前臺接待管理
第一節(jié) 前臺接待崗位職責
一、接待主管崗位職責
二、接待專員崗位職責
第二節(jié) 前臺接待管理制度
一、前臺接待禮儀制度
二、前臺接待管理制度
第三節(jié) 前臺接待管理表格
一、客人來訪登記表
二、前臺接待日志表
三、函件收發(fā)登記表
第四節(jié) 前臺接待管理流程
一、前臺接待管理流程
二、收發(fā)文件管理流程
第五節(jié) 前臺接待管理方案
一、來客接待方案
二、電話禮儀方案
第三章 辦公事務管理
第一節(jié) 辦公事務管理崗位職責
一、辦公事務主管崗位職責
二、辦公事務專員崗位職責
三、行政辦公秘書崗位職責
第二節(jié) 辦公事務管理制度
一、辦公用品管理制度
二、辦公設備管理制度
三、文書檔案管理制度
四、往來信件管理制度
五、公司印章管理制度
六、圖書資料管理制度
第三節(jié) 辦公事務管理表格
一、辦公用品領用表
二、辦公設備登記表
三、辦公文書會簽單
四、印章使用登記表
五、資料借閱登記表
第四節(jié) 辦公事務管理流程
一、辦公用品管理流程
二、辦公設備購買流程
三、文書檔案管理流程
四、往來信件管理流程
五、公司印章管理流程
六、公司證照管理流程
第五節(jié) 辦公事務管理方案
一、辦公用品采購方案
二、辦公設備采購方案
三、個人電腦配備方案
四、行政公文處理方案
五、客戶檔案管理方案
六、辦公費用控制方案
第四章 行政人事管理
第一節(jié) 行政人事崗位職責
一、行政人事主管崗位職責
二、行政人事管理專員職責
第二節(jié) 行政人事管理制度
一、員工考勤管理制度
二、員工出差管理制度
三、公司會議管理制度
四、公司提案管理制度
五、日常紀律管理制度
六、會議室管理制度
第三節(jié) 行政人事管理表格
一、員工考勤登記表
二、年度考勤匯總表
三、員工請假申請單
四、員工加班申請表
五、員工出差申請表
六、差旅費報銷清單
七、會議議程安排表
八、公司會議記錄表
九、提案管理記錄表
十、員工提案評定表
十一、員工獎懲記錄表
十二、員工違紀處理表
第四節(jié) 行政人事管理流程
一、會議管理流程
二、出差管理流程
三、提案管理流程
第五節(jié) 行政人事管理方案
一、部門經理會議方案
二、員工出差管理方案
第五章 安全保密管理
第一節(jié) 安全保密崗位職責
一、安全主管崗位職責
二、安全專員崗位職責
第二節(jié) 安全保密管理制度
一、公司值班管理制度
二、公司出入管理制度
三、安全保衛(wèi)管理制度
四、公司電梯管理制度
五、消防安全管理制度
六、公司保密管理制度
第三節(jié) 安全保密管理表格
一、值班登記日志表
二、保安執(zhí)勤日志表
三、外出員工登記表
四、來賓出入登記表
五、物品出公司申請單
六、安全狀況檢查表
七、防火設施檢查表
八、安全事故報告書
九、突發(fā)事故報告表
十、事故統(tǒng)計匯總表
第四節(jié) 安全保密管理流程
一、員工出入管理流程
二、消防安全管理流程
三、安全檢查管理流程
四、突發(fā)事件處理流程
第五節(jié) 安全保密管理方案
一、員工出入識別方案
二、突發(fā)事件處理方案
三、員工薪酬保密方案
四、公司安全消防方案
五、技術保密合同范本
第六章 車輛管理
第一節(jié) 車輛管理崗位職責
一、車輛主管崗位職責
二、司機崗位職責
第二節(jié) 車輛管理制度
一、公司車輛管理制度
二、車輛安全管理制度
三、公司司機管理制度
第三節(jié) 車輛管理表格
一、車輛登記表
二、車輛檢查表
三、車輛請修表
四、保養(yǎng)記錄表
五、車輛加油表
六、用車申請表
七、派車記錄單
八、車輛事故單
九、用車記錄表
十、車輛費用表
第四節(jié) 車輛管理流
程
一、事故處理流程
二、車輛管理流程
第五節(jié) 車輛管理方案
一、車輛肇事處理方案
二、司機安全責任方案
三、車輛費用管理方案
第七章 總務后勤管理
第一節(jié) 總務后勤崗位職責
一、總務后勤主管崗位職責
二、總務后勤專員崗位職責
三、宿舍管理專員崗位職責
四、食堂管理專員崗位職責
五、保潔人員崗位職責
六、綠化人員崗位職責
第二節(jié) 總務后勤管理制度
一、員工食堂管理制度
二、員工宿舍管理制度
三、清潔衛(wèi)生管理制度
四、環(huán)境綠化管理制度
五、文化中心管理制度
第三節(jié) 總務后勤管理表格
一、食堂衛(wèi)生檢查表
二、住宿人員管理表
三、清潔衛(wèi)生管理表
四、文化活動安排表
第四節(jié) 總務后勤管理流程
一、員工宿舍管理流程
二、員工食堂管理流程
三、清潔衛(wèi)生管理流程
四、企業(yè)綠化管理流程
第五節(jié) 總務后勤管理方案
一、公司鑰匙管理方案
二、公司綠化養(yǎng)護方案
三、公司餐卡管理方案
四、文化活動策劃方案
五、員工食堂委托經營合同范本
第八章 公關事務管理
第一節(jié) 公關事務管理崗位職責
一、公關事務主管崗位職責
二、公關事務專員崗位職責
第二節(jié) 公關事務管理制度
一、公關管理制度
二、危機管理制度
三、公務接待制度
四、對外宣傳制度
第三節(jié) 公關事務管理表格
一、商務接待安排表
二、公務接待審批表
三、公關活動策劃表
四、危機預警處理表
五、危機記錄分析表
第四節(jié) 公關事務管理流程
一、重要接待流程
二、危機處理流程
三、媒體宣傳流程
第五節(jié) 公關事務管理方案
一、公司慶典活動方案
二、公司商務接待方案
三、危機公關處理方案
第2篇 公司行政部質量管理過程
某公司行政部質量管理過程
1行政規(guī)劃過程
1.1公司的行政規(guī)劃主要分a投資規(guī)劃、b公司經營戰(zhàn)略規(guī)劃、c公司管理規(guī)劃、d基礎制度規(guī)劃,目的是由公司的行政部負責配合總經理室對公司整體發(fā)展的政策、制度、規(guī)范的組織策劃、監(jiān)督管理、完善以達到支持公司向規(guī)范發(fā)展的目標;
a投資規(guī)劃由行政部組織相關部門收集信息匯總到總經理室,由總經理室根據公司的發(fā)展情況和趨勢編寫;
b公司戰(zhàn)略規(guī)劃由各部門根據公司總的戰(zhàn)略目標和發(fā)展方向編寫本部門的戰(zhàn)略規(guī)劃,提交行政部,由行政部組織溝通討論并匯總提交總經理;
c管理規(guī)劃部分各部門根據公司的戰(zhàn)略規(guī)劃;和本部門的管理需要制定、修訂所需的管理過程,并提交行政部匯總,在經理會議上討論并由總經理批準;
d基礎制度規(guī)劃部分是由公司各個部門根據需要提交意見匯總到行政部,由行政部提請申請在經理會議上討論并交總經理批準;
1.2行政實施:
a、行政部每年12月負責組織財務部配合總經理、行政部編寫公司投資計劃(包括財務融資、投資計劃);
b、行政部每年12月負責配合總經理組織各部門編寫公司經營戰(zhàn)略規(guī)劃(包括激勵方案、經營規(guī)劃、運營框架、薪酬規(guī)劃等),并監(jiān)督落實;
c、 行政部每年10月負責組織各部門編寫公司管理規(guī)劃(包括營銷體系、財務、人力資源、生產管理、預算、會議管理、采購管理等),并配合總經理室監(jiān)督落實;
d、行政部每年元月負責組織對公司的基礎制度進行規(guī)劃、補充和修訂(包括iso9000,文件管理,作業(yè)體系文件,基礎規(guī)章制度),并監(jiān)督落實;
e、行政部根據匯總、批準后的行政規(guī)劃方案組織各部門編寫實施、考核細則,由行政部匯總各部門的實施、考核細則在部門經理會議上討論通過,并提交總經理批準。每年年底行政部根據批準的實施、考核細則對各部門規(guī)劃執(zhí)行情況進行考核。
1.3人事管理規(guī)劃:
為了使公司的人員配置、素質、能力能滿足公司發(fā)展和服務的需要,行政部對公司的人力資源管理要進行規(guī)劃,本過程包括人事規(guī)劃過程、信息評估過程、形成規(guī)劃文件過程,及實施過程。
a、信息收集:
a、為了對公司的人力資源進行合理的策劃,使其更好的滿足公司的服務需要和發(fā)展需要,行政部必須收集公司的經營規(guī)劃方針、目標、意向等信息作為人力資源策劃的依據;
b、行政部每年元月負責組織對公司經營的規(guī)劃方針、目標、意向進行收集、作為本部門人力資源規(guī)劃的編寫的依據;
c、行政部根據收集的信息組織各部門編寫、制定本部門的人力資源初步規(guī)劃;
b、信息評估:
a、為了保證人力資源策劃的合理性與科學性,行政部要組織各部門經理召開人力資源策劃的依據評估會議,對依據的充分性與有效性進行評估,如有遺漏須對其進行補充、配合收集;
b、行政部負責對各部門提交的人力資源初步規(guī)劃評估并與公司的發(fā)展規(guī)劃進行比較,并形成《人力資源策劃表》并提交總經理審批。
c、形成規(guī)劃文件:
行政部組織各部門根據本部門的人力資源策劃情況進行編制培訓計劃、提升計劃、人力資源更新計劃;由行政部負責收集匯總各部門的人力資源策劃文件,并對其進行審核; 行政部將匯總好的人力資源策劃文件報總經理批準。
2 人員招聘過程:
流程部門/人員表格/報告
收集信息
2.1各用人部門經理提出用人申請并填寫《用人申請表》并備注增補理由(是否為在編缺崗或增設崗位,是否符合人力資源策劃要求)及人員工作內容,以作為行政部招聘人員的依據。
2.2由行政部對各部門《用人申請表》進行收集匯總,并依據《公司人力資源策劃表》進行分析,不符合招聘條件的退回用人部門重新修訂,并查找原因。如符合招聘條件由行政部報總經理審批。
建立招聘渠道
2.3總經理審批通過后,行政部通過人才市場、各種類紙等渠道開始發(fā)布招聘信息。
招聘工作
2.4由行政部接待前來應聘人員,并讓其填寫求職的相關表格包括《求職表》、《應聘人員基本情況表》、《應聘人員材料》并將相關證件正本、復印件交至行政部,待驗證真實后,將證件正本交還應聘者,并對資料進行歸檔。
2.5對所收集的應聘資料進行技能、教育程度、專業(yè)培訓、經驗四個方面進行分析,篩選出符合崗位要求的應聘資料,行政部文員根據篩選的資料電話通知應聘者,并詳細告知面試時間地址,并要求帶證件原件。
面試、筆試、口試
2.6分別由招聘部門、行政部對應聘人員進行專業(yè)或非專業(yè)面試,由行政部對其說明工資待遇等情況,填寫《面試記錄表》、《應聘人員面試報告》,對應聘人員進行筆試后報總經理審批填寫《面試審批表》;審批合格后,達成一致后可簽署意見報總經理審批并由行政部通知擬被錄用人員到指定醫(yī)院進行體檢,體檢合格后方可入司。崗前培訓
2.7由行政部及用人部門對新進員工進行崗前培訓:
a、由行政部主管將公司規(guī)章制度提交新員工詳閱后,并對公司概況再作簡明扼要 的介紹,對制度進行解釋;
b、由行政部人員帶領新員工到所屬部門主管或經理處進行報到,并進行禮節(jié)性介紹;
c、由用人部門負責人帶新員工到新崗位,并安排跟班培訓。
技能考試
2.8各用人部門根據崗位工作技能要求,在新員工試用期內對其進行技能考核,考核結果填寫在《試用員工轉正申請表》,作為轉正的依據;
2.9試用到期后,由行政部及招聘部門對試用人員進行鑒定;(就職試用、升職試用、轉崗試用均要填寫《試用員工轉正申請表》、《人員評估表》);
2.10由招聘部門、行政部、總經理室分別對試用員工的《轉正申請表》進行審批。
2.11若審批通過,由行政部通知該員工已轉正,若不通過則延長試用或重新進行招聘。
2.12行政部將該員工的資料存檔。
備注:本公司涉及臨時工招聘的過程,由各部門填寫《用人申請表》,報行政部匯總,行政部根據用人需求的符合性,進行招聘。
備注:詳細要求按照《福盛門業(yè)人事管理制度》執(zhí)行。
3 培訓過程:
流程部門/人員表格/報告
行政部
受訓人員
講課人、受訓人員
受訓人員
部門經理、行政部經理、總經理
受訓人員
《培訓匯總表》
培訓材料
《培訓簽到表》
《培訓簽到表》
《考核成績匯總表》
流程說明:
編制培訓計劃
3.1由各部門經理分析本部門的人員情況編寫本部門的年度培訓計劃匯總到行政部,由行政部根據公司各部門全年培訓工作計劃編寫《培訓匯總表》報總經理審批。
3.2行政部根據《培訓匯總表》編制每個月的培訓計劃,培訓分為內部和外部培訓,審核時間必須在每個月月底,以便開展下一月的培訓工作。
3.3由培訓人向受訓人通知每月的培訓時間、項目,并提供所需的培訓材料。
3.4由受訓人填寫《培訓簽到表》并交由部門經理、總經理審核。
3.5行政部組織培訓人對受訓人員進行考核,并匯總考核成績;對不能達到要求的特別是專業(yè)技能培訓的員工要進行第二次培訓。
3.6培訓部門負責對培訓內容的記錄、整理、歸檔、上報;行政部人員負責培訓的跟蹤,并將各部門上報的培訓情況進行登記歸檔。
3.7行政部根據員工培訓記錄。組織培訓人員對參訓員工的實際吸收情況予以評估并對下月份培訓計劃進行修訂、報總經理批準。
3.8轉崗培訓根據本部門管理情況安排,具體操作參見人員招聘流程的崗前培訓。
3.9外部培訓:向總經理簽報,審批后與公司簽訂《培訓服務合同》及《員工服務承諾書》,培訓證書送檔案室歸檔。
備注:培訓相關規(guī)定細節(jié)按照《福盛門業(yè)人事管理制度--培訓類型及管理》執(zhí)行。
4 目標監(jiān)控的管理過程:
流程圖部門/人員表格/文件
各部門/經理
行政部
相關部門
行政部/經理
部門經理
《質量目標完成情況表》
《質量目標完成情況表》
流程說明:
4.1各部門經理根據情況每季度統(tǒng)計、分析本部門目標達成情況,形成書面文件提供給行政部。
4.2行政部負責對文件的收集并對比分析。形成書面文件提交給總經理。
4.3對未達到目標的部門,行政部要求其進行目標調整或整改。
4.4行政部在規(guī)定日期內對責任部門整改情況進行驗證,形成相關結論。行政部由總經理負責驗證。
5月考核:每月工作計劃及執(zhí)行情況表、員工月考評表、員工每月考勤表。(具體方法見《福盛門業(yè)管理制度--員工考核》)
流程圖部門/人員表格/文件
行政部
行政部文員
總經理
行政部
流程說明:
5.1由行政部于每月月底向各個部門收集部門每月工作計劃及執(zhí)行情況表、員工每
月考評表、月考勤表。
5.2由行政部文員根據以上表格進行匯總。
5.3將所匯總的每月工作計劃匯總表、員工每月考勤統(tǒng)計表交由總經理審批。
5.4根據總經理的審批意見,按照《福盛門業(yè)人事管理制度--考核制度》執(zhí)行獎懲。
年度考核流程:具體考核內容見《福盛門業(yè)人事管理制度--考核制度》
流程圖人員/部門表格/文件
行政部
行政部經理
總經理
行政部
流程說明:
5.5收集員工每月考勤統(tǒng)計表。
5.6由行政部經理根據以上表格進行匯總統(tǒng)計。
5.7將月考評匯總表、年度員工工作考核表交由總經理審核。
5.8根據總經理審批意見,采用加扣工資的形式進行獎懲處理。
6人員評估:
◆招聘評估使用《應聘人員面試報告表》;
◆就職評估使用試用員工轉正申請表、《人員評估表》;
◆升職評估由用人部門以工作簽報的形式提出申請;
◆試用到期的員工需提供近期的月考評表,并鎮(zhèn)寫《試用員工轉正申請表》、《人員
評估表》;
◆人力資源評估:使用年度員工工作考核,進行分級考核。
7 內部溝通過程:本過程含會議管理過程、會議紀要簽發(fā)過程、內部工作會議管理。
7.1 會議管理:
公司例會:
公司
例會會議時間:每月不少于2次
參加人員:總經理及各部門經理、主管,會議記錄員到席會議
會議內容:
1)各部門經理匯報上半月工作并安排下半月工作;
2)總經理對階段工作進行總結,提出問題,表彰先進,鞭策落后,并提出階段工作重點,提出具體的操作性意見;
3)討論解決有關業(yè)務問題。
會議記錄員工作內容:
1)向參會人員收集議題報總經理;
2)做好會議紀錄和紀要;
3)督促落實有關事項
備注:若會議因故停開或另改時間,須于會議前一日通知有關人員。
部門工作例會:
部門
工作
例會會議時間:每月不少于2次。
參加人員:各部門的現(xiàn)有員工
主要內容:1)通報公司例會情況,傳達領導指示;
2)總結上一階段工作,布置下一階段工作。
會議要指定專人做好記錄。由部門經理落實會議情況。
專題工作會
專題
工作會會議時間:根據具體情況隨時召開
參加人員:會議涉及的管理人員
主要內容:需專題研究、討論的問題,并做出決定。
各部門提交專題,行政部根據情況進行安排。由行政部落實會議情況
7.2 會議紀要簽發(fā):按照《會議紀要簽發(fā)制度》執(zhí)行。
8 外協(xié)管理過程
流程部門/人員備注
行政部
行政部/經理
行政部/經理
各部門/經理社會勞動保障部門、服務中介、人才市場、政府部門
會議通知(口頭、電話、傳真)
《糾正措施控制程序》
公司的行政部負責對外涉及勞動和社會保障等政府部門的溝通,將有關的質量的法律、法規(guī)文件以會議形式通知發(fā)放各相關部門,或采取培訓,
