第1篇 政府大廈物業(yè)管理質(zhì)量監(jiān)督控制
區(qū)政府大廈物業(yè)管理質(zhì)量監(jiān)督與控制
物業(yè)管理工作的核心在于質(zhì)量控制系統(tǒng)的建立和得以不斷的提升服務(wù)質(zhì)量,運(yùn)用iso9001(2000)質(zhì)量控制系統(tǒng),以《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》《工作手冊(cè)》內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)為檢查依據(jù),貫穿于工作準(zhǔn)備階段、工作實(shí)施階段、事后檢查階段、總結(jié)提高階段的四個(gè)階段,從依靠自檢、互檢、日檢、周檢、月檢、季檢、半年考評(píng)、年終總評(píng)的質(zhì)量監(jiān)督檢查手段進(jìn)行全程控制。
一、員工基本素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定
(一)儀表、儀容
1、儀表儀容整潔、端正、規(guī)范,精神狀態(tài)飽滿。
2、上班時(shí)間著裝統(tǒng)一,一律佩帶工作卡
3、制服保持清潔、挺括,工作卡涂污或破損及時(shí)更換。
4、嚴(yán)禁穿著私人衣服上崗,嚴(yán)禁穿拖鞋上崗,嚴(yán)禁無(wú)卡上崗。
5、儀容舉止文雅有禮、熱情,力爭(zhēng)給住戶留下良好的第一印象;嚴(yán)禁不雅觀、不禮貌的舉止和行為,如懶散地依靠在臺(tái)椅或墻上。
6、嚴(yán)禁與住戶發(fā)生爭(zhēng)吵和打罵行為;處理違章,對(duì)待無(wú)禮行為,要耐心、容忍,以理服人,教育為主。
7、辦公室內(nèi),禁止大聲喧嘩;辦公時(shí)間禁止哼唱歌曲、吃東西、聊天、隨意串崗、打私人電話。
8、注意個(gè)人衛(wèi)生,禁止蓄須、留長(zhǎng)指甲;注意個(gè)人清潔,以免因異味引起住戶和同事的尷尬。
(二)文明用語(yǔ)
1、要養(yǎng)成使用禮貌、文明的詞語(yǔ)的習(xí)慣,主動(dòng)向住戶和來(lái)訪者問(wèn)好,彬彬有禮、態(tài)度親切。
2、接聽(tīng)電話要注意:要在第一時(shí)間接聽(tīng)電話;首先向?qū)Ψ絾?wèn)候'您好,物業(yè)管理處';禁止用'喂、講話、要哪里、找誰(shuí)'等生硬失禮的詞語(yǔ)。
3、與住戶或來(lái)訪者交談要使用普通話或白話,說(shuō)話要清楚,用詞準(zhǔn)確,言簡(jiǎn)意賅。不講與工作無(wú)關(guān)的話,不講與住戶無(wú)關(guān)的話,不講有損管理處形象的話。
(三)處理投訴
1、物業(yè)管理公司應(yīng)遵循公司的經(jīng)營(yíng)原則:
(1)接到投訴時(shí),首先要假定我們的工作存在問(wèn)題;
(2)出現(xiàn)投訴,一定要及時(shí)向上反映信息;
(3)面對(duì)重大的投訴問(wèn)題,第一負(fù)責(zé)人要親自處理;
(4)在處理投訴的過(guò)程中,應(yīng)正確把握好與新聞媒體的關(guān)系;
(5)在滿足客戶的要求時(shí),應(yīng)遵循公司的經(jīng)營(yíng)原則辦事,若客戶的要求違背了公司的經(jīng)營(yíng)原則,則應(yīng)尋求法律援助。
2、規(guī)范客戶投訴的處理程序;
(1)認(rèn)真聽(tīng)取住戶的意見(jiàn),弄清情況,做好筆錄。
(2)即時(shí)處理,如非本部門工作范圍的情況,及時(shí)通知有關(guān)部門或責(zé)任人。
(3)重大問(wèn)題實(shí)行三級(jí)負(fù)責(zé)制:接待人--領(lǐng)班--主任逐級(jí)上報(bào),直到處理完畢。
(4)態(tài)度和藹,語(yǔ)言謙虛,不急不躁,耐心地做好解釋工作;不得冷淡、刁難、取笑、訓(xùn)斥住戶、向住戶索要錢物。
(5)凡在管理處工作范圍之內(nèi)的投訴,處理時(shí)間不得超過(guò)一周;隱瞞投訴、漏記或漏報(bào)者除在本部門公開(kāi)檢討,情節(jié)嚴(yán)重的,還要扣除當(dāng)月效益工資。
3、物業(yè)管理公司應(yīng)及時(shí)分析、總結(jié)客戶投訴的案例,并列入崗位培訓(xùn)的教材中。
二、日巡視檢查規(guī)定
1、日巡視內(nèi)容:
1)管理處內(nèi)務(wù)巡視檢查工作內(nèi)容:
a.儀容儀表:著裝整潔,佩帶工作牌。
b.服務(wù)態(tài)度:說(shuō)話和氣,使用文明用語(yǔ),不與用戶發(fā)生爭(zhēng)吵。
c.工作紀(jì)律:按時(shí)上下班無(wú)遲到早退現(xiàn)象,上班不閑聊,共同打掃辦公室的保潔衛(wèi)生等;
d.員工宿舍(集體):保潔衛(wèi)生,擺放整齊,無(wú)垃圾堆放等。
2)物業(yè)巡視檢查內(nèi)容:
a.房管:
查違章,如:有無(wú)亂搭、亂建、違章裝修,墻壁有無(wú)亂畫、亂張貼、區(qū)內(nèi)有無(wú)亂擺買;商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)是否進(jìn)行'門前三包',有無(wú)擅自轉(zhuǎn)租或改變申報(bào)經(jīng)營(yíng)范圍等。
b.維修:
是否有不安全隱患,如:房屋出現(xiàn)破損、消防通道是否被堵、消防設(shè)施是否完好無(wú)損,有無(wú)臨時(shí)亂拉電線;公共及通風(fēng)設(shè)備有無(wú)損壞,室內(nèi)外上下水管有無(wú)滲漏,道路、人行道等有無(wú)損壞,道路欄、路障是否完好無(wú)損等。
c.公共秩序:
有無(wú)可疑人員在區(qū)內(nèi)游蕩,亂張貼廣告和其他的治安可疑情況等。
有無(wú)車輛亂停放,車場(chǎng)管理和車輛擺放是否有序,有無(wú)亂收費(fèi)現(xiàn)象,是否按規(guī)定對(duì)進(jìn)出車輛進(jìn)行登記等。
d.保潔:
有無(wú)垃圾亂堆放,垃圾池是否及時(shí)清理,室外污、雨水管,化糞池、沙井是否有堵塞現(xiàn)象,是否及時(shí)疏通、清理,樓道是否按規(guī)定進(jìn)行保潔等。
e.綠化:
樹(shù)木花草有無(wú)損壞、是否及時(shí)進(jìn)行修剪和除雜草、病蟲(chóng)害,是否及時(shí)修枝剪葉,并對(duì)補(bǔ)種綠地、樹(shù)木采取保護(hù)措施等。
g.文化活動(dòng)中心:活動(dòng)場(chǎng)地、設(shè)施保潔衛(wèi)生,設(shè)施完好,各項(xiàng)活動(dòng)安全、有序開(kāi)展,工作人員精神飽滿,服務(wù)及時(shí)到位。
2、巡視記錄和記錄的處理:
1)在周末或周一應(yīng)在'管理事務(wù)記錄表'中列出下周或本周巡視的重點(diǎn)、每天巡視的路線。
2)巡視中,主要記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,對(duì)用戶的提議、建議以及自己在工作中發(fā)現(xiàn)的需加強(qiáng)管理、提高服務(wù)質(zhì)量等方面的想法也應(yīng)該作好記錄。
3)巡視中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,分類進(jìn)行處理:
a.收集的管理意見(jiàn)急需管理處主任決策的,應(yīng)填寫《轉(zhuǎn)呈表》。
b.即行關(guān)閉的輕微不合格在日巡視表中關(guān)閉,要求在表中反映出'發(fā)現(xiàn)的不合格已安排何部門整改'、'何時(shí)復(fù)檢'和'復(fù)檢結(jié)果是否合格';
c.嚴(yán)重不合格,填寫'不合格服務(wù)處理表'。
d.發(fā)現(xiàn)違章行為填寫'違章處理規(guī)定'執(zhí)行。
3、巡視時(shí)間:
領(lǐng)班每日上午、下午各巡視一次,記錄一次。
4、注意事項(xiàng):
1)一天兩次的巡視檢查能基本覆蓋要求檢查的內(nèi)容,上午和下午可以分不同內(nèi)容或服務(wù)項(xiàng)目來(lái)檢查;每天檢查的內(nèi)容要有側(cè)重點(diǎn),在一周內(nèi)要求基本對(duì)服務(wù)區(qū)域內(nèi)的房屋、公共配套設(shè)施及服務(wù)均作過(guò)檢查或重點(diǎn)檢查。
2)有多名領(lǐng)班的要注意分工,所分區(qū)域、服務(wù)項(xiàng)目搭配合理。
3)日巡視檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題均記載管理事務(wù)記錄表上,記錄要求清晰、簡(jiǎn)潔,作為日巡視檢查依據(jù)及本人工作考核依據(jù)。
5、相關(guān)記錄:管理事務(wù)記錄表
三、周檢工作規(guī)定
1、范圍:
各管理處周檢。
2、職責(zé):
1)管理處主任負(fù)責(zé)組織領(lǐng)班、各班(隊(duì))長(zhǎng)
參加周檢。
2)管理處主任指定一名領(lǐng)班作好周檢記錄。
3)管理處主任負(fù)責(zé)對(duì)周檢中發(fā)現(xiàn)的不合格組織領(lǐng)班、班組(隊(duì))長(zhǎng),及時(shí)制訂整改或糾正措施;發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不合格時(shí)制定糾正措施報(bào)告并上報(bào)公司物業(yè)管理部。
3、周檢要求:
1)管理處必須按'5'所規(guī)定的九項(xiàng)進(jìn)行周檢工作。
2)每月抽查總量不少于本文件的規(guī)定。
3)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)各工作手冊(cè)中的規(guī)定。
4、檢查的方式方法:
1)時(shí)間安排:
每周一下午,檢查上周的服務(wù)情況,因特殊原因可以提前或滯后一天。
2)參檢人員的檢查組織形式:
采用集中與分組相結(jié)合,以集中形式為主;有條件的管理處,可分組帶隊(duì)檢查。
3)檢查方法:
實(shí)行巡查或抽查,以抽查為主;每次抽查面覆蓋'5'各項(xiàng),并應(yīng)側(cè)重兩項(xiàng)加深檢查深度。
5、檢查項(xiàng)目和抽查內(nèi)容:
1)房管工作:
抽查3-5項(xiàng)投訴處理、回訪記錄、巡視記錄和來(lái)訪登記等質(zhì)量記錄,巡視資料室、倉(cāng)庫(kù)、員工宿舍等。
2)安全工作:
每個(gè)巡邏去抽查一個(gè)簽到箱,抽查2-3個(gè)固定崗,抽查3-5份來(lái)訪登記、培訓(xùn)記錄等質(zhì)量記錄,巡檢保安員儀容儀表,抽查3-5人的文明用語(yǔ)使用、工作流程的掌握。
3)車輛管理:
抽查1-2停車場(chǎng)和道口崗?fù)?觀察現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作5分鐘(儀容儀表、文明用語(yǔ)的使用,工作流程的掌握等);50%的摩托車、自行車保管站,抽查2-3份各崗位的質(zhì)量記錄,巡查車輛停放。
4)保潔工作:
大樓內(nèi)抽查2個(gè)工作單元,大樓外抽查3個(gè)下水道口、2-3個(gè)污水井、2-3個(gè)垃圾池(果皮箱),巡檢消殺工作。
5)綠化工作:
抽查區(qū)內(nèi)2-3處的綠地?fù)茈s草是否及時(shí)、草坪補(bǔ)種是否及時(shí),2-3處綠籬修剪、補(bǔ)種是否及時(shí),3-5棵樹(shù)木有無(wú)病蟲(chóng)害、按規(guī)定修枝剪葉、無(wú)枯枝、無(wú)壞死樹(shù)木。
6)維修工作:
抽查10%的安監(jiān)探頭,2%煙感探頭,2%的樓道、走廊燈。檢查地點(diǎn)同檢查車輛、保潔、綠化地點(diǎn)盡量相同,一起檢查,抽檢量不夠另增加檢查范圍。
7)機(jī)電設(shè)備管理:
主要由設(shè)備工程部領(lǐng)班組織其領(lǐng)班工程師、班組長(zhǎng)檢查,管理處按與其簽定的管理合同對(duì)其檢查,主要是檢查設(shè)備房與值班室的管理,本周的供電率、供水率、電梯正常運(yùn)行率、設(shè)備完好率、冷氣及時(shí)率。
8)檢查對(duì)上次周檢不合格的處理情況。
6、處理結(jié)果:對(duì)不合格服務(wù)及時(shí)填寫《不合格服務(wù)處理表》
7、檢查記錄:
1)檢查出的輕微問(wèn)題記入管理事務(wù)記錄表,整改后關(guān)閉。
2)屬于不合格服務(wù)填寫《不合格服務(wù)處理表》。
8、相關(guān)文件與記錄:周檢表
四、辦公物品管理規(guī)定
1、辦公物品分類:
1)辦公設(shè)備
a.電話
b.電腦及打印機(jī)
c.辦公桌椅
d.資料柜
e.辦公文具.
g.其他
2、辦公用品:
a.材料紙
b.各種表格
c.筆
d.筆記本
e.計(jì)算器
f.直尺
g.其它
3、管理規(guī)定:
1)辦公用品發(fā)放程序按公司制定的'辦公用品管理規(guī)定'執(zhí)行。
2)由檔案員負(fù)責(zé)保存、發(fā)放和登記。
3)辦公設(shè)備中,電腦及打印機(jī)由資料員負(fù)責(zé)操作、登記、收費(fèi)和保管,以及聯(lián)系維修事宜,領(lǐng)班領(lǐng)班負(fù)責(zé)監(jiān)控。
4)保險(xiǎn)柜由收款員使用,管理處主任負(fù)責(zé)監(jiān)控。
5)辦公桌椅由領(lǐng)用人負(fù)保管責(zé)任。
6)各班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品,并監(jiān)控使用情況。
4、有關(guān)使用規(guī)定:
1)電話:
a.禁止撥'聲訊'服務(wù)臺(tái)。
b.禁止上班時(shí)間閑聊,私人電話通話時(shí)間不超過(guò)3分鐘。
c.非管理人員禁止使用辦公電話。
2)電腦及打印機(jī):
a.非管理處指定操作人員必須經(jīng)管理處主任或領(lǐng)班領(lǐng)班許可方可上機(jī)。
b.外來(lái)磁盤或軟件嚴(yán)禁上機(jī)操作,以防止帶毒傳染,破壞電腦程序。
c.嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的'電腦操作規(guī)程'。
5、相關(guān)文件與記錄:
第2篇 區(qū)政府大廈物業(yè)管理人力規(guī)劃
區(qū)政府大廈物業(yè)管理人力規(guī)劃
管理處組織架構(gòu)
一、管理處組織架構(gòu)描述:
1、**區(qū)政府大廈組織架構(gòu)的設(shè)置原則是精簡(jiǎn)高效、一專多能,采用管理處主任負(fù)責(zé)制,簽訂經(jīng)營(yíng)責(zé)任書(shū),由**物業(yè)公司全權(quán)領(lǐng)導(dǎo)。
2、管理處各崗位所需人力資源配置實(shí)行**物業(yè)管理公司供應(yīng)下的完全雙向選擇,以保證管理處經(jīng)理建立一支高效、協(xié)調(diào)的團(tuán)隊(duì)。
3、管理處內(nèi)部采用直線職能制,盡量減少管理環(huán)節(jié),提高工作效率和保證信息渠道的暢通。
二、管理體系及組織架構(gòu)
物料管理
一個(gè)企業(yè)物業(yè)管理工作的質(zhì)量水平的高低,主要表現(xiàn)在企業(yè)對(duì)人、財(cái)、物的有效控制,在加強(qiáng)人員組織架構(gòu)設(shè)計(jì),分工合理的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)物料耗材的采購(gòu)、領(lǐng)用、報(bào)廢等各環(huán)節(jié)控制,嚴(yán)格按照iso9001(2000)工作標(biāo)準(zhǔn),制定工作流程。從對(duì)物料使用、申購(gòu)、采購(gòu)、入庫(kù)等方面進(jìn)行層層把關(guān),分級(jí)量化管理,對(duì)質(zhì)量、數(shù)量、情況定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)、報(bào)廢檢驗(yàn),確保物業(yè)管理物料的采購(gòu)渠道暢通、質(zhì)量過(guò)硬,是實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理服務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)工作。
物料采購(gòu)流程圖:(略)
