氨灣酒店綜合辦公室管理實務(wù)

發(fā)布時間：2024-11-25 查看人數(shù)：79

氨灣酒店綜合辦公室管理實務(wù)

麗灣酒店綜合辦公室管理實務(wù)

部門慨述

協(xié)助總經(jīng)理管理好總經(jīng)理室的日常行政事務(wù);協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)好各部門工作;主持酒店行政會;審核管理好行政費用開支;審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào);組織制定、修改、充實各項規(guī)章制度,做好招聘、培訓(xùn)工作;制定酒店工資結(jié)構(gòu)、員工福利的標(biāo)準(zhǔn);管理酒店人事檔案及酒店后勤工作,確保酒店經(jīng)營活動正常進行。

一、具體工作內(nèi)容:

1、全面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持酒店行政事務(wù)工作。

2、負(fù)責(zé)召集部門例會并做好記錄。

3、審核批準(zhǔn)酒店1000元以下行政費用開支報告。

4、審核上報酒店1000元以上行政費用開支計劃。

5、負(fù)責(zé)酒店防火、防盜及交通安全管理工作。

6、管理酒店員工食宿問題。

7、負(fù)責(zé)對外經(jīng)濟合同的審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)。

8、管理好總經(jīng)理室人員編制。

9、負(fù)責(zé)對外聯(lián)系的工作計劃的制定與實施。

二、崗位職責(zé):

a、行政辦公室主任:

1、協(xié)調(diào)各部門的工作,協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督,檢查對各項方針政策、上級指示的落實與執(zhí)行情況。

2、掌握市場情況,收集行業(yè)信息,為總經(jīng)理決策提供咨詢,當(dāng)好參謀。

3、安排總經(jīng)理辦公會議,并減產(chǎn)會議決定事項的執(zhí)行情況。

4、按照總經(jīng)理的意圖,組織起草綜合性的報告,規(guī)劃、總結(jié)、請示、通知等信涵,并審查簽發(fā)前的文稿。

5、領(lǐng)導(dǎo)本部門工作人員做好文件的歸檔、收發(fā)、打字、接待、用車管理和印章管理工作。

6、抓自身管理、本部門的學(xué)習(xí)、考評等提高工作效益。

7、協(xié)調(diào)、平衡各部門關(guān)系,發(fā)生矛盾,應(yīng)及時疏導(dǎo),調(diào)查研究,明確責(zé)任,必要時報告總經(jīng)理處理。

8、組織制定酒店行文管理的各項規(guī)定,努力使公文規(guī)范化、科學(xué)化、提高辦事效率、

9、完成總經(jīng)理臨時交辦的各項工作。

b、行政主管:

1、按合同實施物資采購和小型用品采購;

2、計劃安排好酒店員工午餐;

3、協(xié)助主任做好日常工作及管理好酒店環(huán)境衛(wèi)生和綠化工作

4、安排好外來賓客的食宿和活動

5、具體辦理酒店車輛的年檢、年審、保險、維修并與管理部門做好聯(lián)系工作;

6、辦理酒店員工的暫住證、體檢證;

7、負(fù)責(zé)與保安部聯(lián)系有關(guān)工作;

8、辦理上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

三、行政辦公室紀(jì)律管理制度:

1、上班著制服及配戴員工名牌。不能穿超短裙與無袖上衣和休閑裝。

2、堅守崗位不串崗;

3、上班時間不看書、看報,不玩電腦游戲;不打磕睡及做與工作無關(guān)的事;

4、不準(zhǔn)在崗位上化妝;

5、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進行;

6、不準(zhǔn)因私事占用電話;

7、不經(jīng)同意不準(zhǔn)隨意上網(wǎng),更不能用酒店的電腦發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天,未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用酒店其他部門的電腦;

8、所有電子郵件的發(fā)出,必須經(jīng)部門經(jīng)理的批準(zhǔn);以酒店名義發(fā)出的郵件需經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn);

9、未經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理的授意,不能索要、打印、復(fù)印其他部門的資料;

10、不遲到、早退;

11、平時加班、請假需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn);

12、更要嚴(yán)格遵守打卡制度,不論任何理由,不得代他人打卡,違者開除。

13、無工作需要不得隨意進入總經(jīng)理辦公室、計算機房、客戶服務(wù)中心、檔案室、打字室、財務(wù)室、會議室及接待室。

四、印章使用管理制度

1、酒店印章由集團駐店經(jīng)理保管,各部門的印章應(yīng)由各部門經(jīng)理或各部門指定人員保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),印章保管員不得委托他人代管,并且不得帶出辦公室使用;

2、以酒店名義簽署的意見書、協(xié)議書、合同書,各部門以酒店上使用酒店公章。

3、未經(jīng)允許,不得私自使用酒店公章。

五、電腦室崗位職責(zé)

1、業(yè)務(wù)培訓(xùn):

(1)組織對電腦操作人員、前臺收銀員的技術(shù)培訓(xùn)、考評員工工作質(zhì)量和工作效率;

(2)結(jié)合電腦、收印機操作過程中出現(xiàn)的各類問題,組織制定相應(yīng)的注意事項和操作規(guī)程;

(3)更多地掌握電腦新技術(shù),參加有關(guān)電腦的學(xué)術(shù)活動,不斷提高業(yè)務(wù)能力,更好地為酒店服務(wù);

2、硬件維護:

(1)負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備的管理和維修,及時組織排除各設(shè)備出現(xiàn)的故障,修理更換損壞的零件;

(2)負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備的日常保養(yǎng),定期檢查、清潔各設(shè)備及線路,防止塵埃、蟲害的損害,確保各設(shè)備正常運行,以保證酒店營業(yè)的需要;

(3)對酒店各電腦設(shè)備的更新?lián)Q代及技術(shù)引進提出可行性建議,并負(fù)責(zé)組織實施。

3、軟件維護

(1)處理電腦系統(tǒng)、收銀機在使用過程中出現(xiàn)的故障,確保運算數(shù)據(jù)的正確性和系統(tǒng)正常運行的可靠性;

(2)按電腦使用部門的要求,逐步實行自編軟件,修改、擴充、完善電腦系統(tǒng)的功能,以適應(yīng)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律的需要;

(3)擴大電腦應(yīng)用范圍,為各部門裝置電腦,開發(fā)設(shè)計管理程序。

(4)管理電腦室內(nèi)部事務(wù),包括工作安排、調(diào)配、檢查、落實等。

(5)完成總經(jīng)理臨時交辦的其他工作。

六、會議管理規(guī)定

1、酒店會議是由:辦公例會、日常工作會議組成。

2、最高級會議通常情況下每月至少召開一次,就一定時期工作事項作出研究和決策。

會議由酒店總經(jīng)理主持、參加人員為:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。

3、酒店辦公例會是為貫徹落實作出的決議、決定召開的會議。會議由總經(jīng)理組持,參加人員為:各部門經(jīng)理及有關(guān)人員。

4、酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。應(yīng)于會前3天將主要內(nèi)容通知于會人員,會后14小時之內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀(jì)要》。 (1)會議紀(jì)要的形成與簽發(fā)

a、公例會會議紀(jì)要、決議,由行政辦整理成文。

b、行政辦根據(jù)會議內(nèi)容需要在限定時間內(nèi)完成紀(jì)要的整理工作。

c、會議紀(jì)要和決議形成后,由與會的酒店成員簽字確認(rèn)。

d、紀(jì)要發(fā)放

前應(yīng)填寫《會議紀(jì)要發(fā)放審批單》,審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)(或主持會議的領(lǐng)導(dǎo))審批意見。

e、紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號,發(fā)放時應(yīng)填寫《文件簽收記錄表》,并由接受人簽字。

f、紀(jì)要應(yīng)分類存檔,并按重要程度確定保存限。

(2)會議紀(jì)要作為酒店的重要文件,備忘已研究決定的事項,發(fā)給與會人員,以便對照核查落實。

5、日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單》,經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可召開,會議通知由行政辦公室根據(jù)申請部門的要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀(jì)要,由會議召集部門撰寫完畢后報有關(guān)及行政辦公室。

七、酒店每周例會制度

1、部門領(lǐng)導(dǎo)例會每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參加。

2、主要內(nèi)容:

(1)總經(jīng)理傳達上級主管部門有關(guān)部門文件和總經(jīng)理室有關(guān)精神。

(2)各部門經(jīng)理匯報工作情況,以及提出需要提請總經(jīng)理或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。

(3)總經(jīng)理對各部門工作進行講評,布置和安排下周工作。

(4)其他需要解決的問題。

3、例會參加者在會上要踴躍發(fā)言,允許持有不同意見、不同見解、不同觀點和保留意見,但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行。

4、嚴(yán)格會議紀(jì)律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布前,不得私自泄露會議記錄。

八、日常部門經(jīng)理例會制度

1、部門經(jīng)理必須提前五分鐘到達會場。

2、與會期間,所有人員必須保持安靜,認(rèn)真聽取總經(jīng)理的指示。

3、各部門經(jīng)理按順時針方向逐個限時匯報本部門的工作情況,各部門經(jīng)理匯報應(yīng)用規(guī)范語言,匯報內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等,匯報完畢請總經(jīng)理指示。總經(jīng)理做指示時,相應(yīng)的部門經(jīng)理應(yīng)做好記錄。

九、檔案管理:(見工作流程)

十、人事經(jīng)理崗位職責(zé):

1、組織制定人事計劃,經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2、負(fù)責(zé)酒店人事工作,掌握業(yè)務(wù)計劃,擬定工作計劃,及時向有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報并共同研究、討論。

3、抓好管理工作,經(jīng)常深入基層,掌握情況,合理安排使用干部,發(fā)現(xiàn)人才,及時提出調(diào)整意見。

4、組織本部門工作人員學(xué)習(xí),提高管理水平和業(yè)務(wù)能力,做到管理規(guī)范化。

5、根據(jù)用工計劃組織招聘工作,負(fù)責(zé)招聘、辭退、停薪留職員工的審核,負(fù)責(zé)員工內(nèi)部調(diào)配的審核,

6、結(jié)合酒店實際,制定本酒店工資、獎金、福利標(biāo)準(zhǔn),報領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);負(fù)責(zé)工資、獎金、福利、加班夜班費及各種津貼報表的審核。

7、負(fù)責(zé)審核、辦理各類休假期的期限和有關(guān)費用報銷標(biāo)準(zhǔn);

8負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。

9、完成總經(jīng)理交給的其他各項工作。

十一、培訓(xùn)管理制度