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某物業(yè)部檔案管理作業(yè)程序

發(fā)布時間:2024-11-25 查看人數(shù):16

某物業(yè)部檔案管理作業(yè)程序

某物業(yè)部檔案管理作業(yè)程序

物業(yè)部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號

(1)公司、物業(yè)部編號:

①物業(yè)部 編號為:wy(英文縮寫)。

(2)部門編號:

①行政人事部 編號為:*z;

②財(cái)務(wù)部 編號為:cw;

③服務(wù)處 編號為:fw;

④機(jī)電處 編號為:jd;

⑤安全處 編號為:aq;

(3)年份編號:引用年份序號-2000、2001、2002……。

(4)檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003……。

(5)檔案編號舉例:

①物業(yè)部編號:

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

②物業(yè)部編號:

※※※-※※-※※※-※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業(yè)部編號

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

①行政、人事類;

②財(cái)務(wù)類;

③公共事務(wù)類;

④保潔類;

⑤園林綠化類;

⑥機(jī)電維修類;

⑦經(jīng)營類;

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

① 行政人事部

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報(bào)表類

② 財(cái)務(wù)部

帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③ 公共事務(wù)部 員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計(jì)劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)行政部、人事部收文:※※※-*z-收文;

--物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;

--物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:

※※※-※※※-fw-業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

(2)編制目錄:

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

②每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是:

①便于查閱;

②保證檔案的安全;

③防止檔案的損壞;

④采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門:

①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

②行政部、人事部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;

③品質(zhì)部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;

④經(jīng)營部保管分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料;

⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;

⑥各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序:

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級

(1)檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通;

①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

③普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:

①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

②權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

③屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

五、記錄

1、《檔案目錄》

2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》

3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》

4、《檔案銷毀清單》

六、相關(guān)支持文件

1、《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

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