某物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0目的
通過規(guī)范辦公設(shè)備的使用管理,保證公司在實(shí)現(xiàn)服務(wù)過程中辦公設(shè)備正常使用。
2.0適用范圍
適用于公司所有的辦公設(shè)備。
3.0定義
4.0職責(zé)
4.1行政辦公室負(fù)責(zé)所有辦公設(shè)備的采購及調(diào)配。
4.2各部門負(fù)責(zé)屬本部門使用的辦公設(shè)備的管理。
4.3機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。
5.0內(nèi)容
5.1辦公設(shè)備種類
復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、過塑機(jī)、音響設(shè)備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。
5.1.1電腦管理
公司電腦根據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據(jù)崗位的需求,提出書面申請,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,由機(jī)電管理部根據(jù)需求選型,行政辦公室負(fù)責(zé)新機(jī)的采購。
1、辦公電腦的管理
(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員,負(fù)責(zé)該電腦的日常使用,其職責(zé)如下:
負(fù)責(zé)設(shè)置、修改該電腦的用戶密碼,并報(bào)公司備案;
負(fù)責(zé)該電腦的日常管理及報(bào)修;
定期對硬盤進(jìn)行整理,對需要保留的電子文檔進(jìn)行備份,清除垃圾文檔;
定期對電腦進(jìn)行殺毒,對外來軟件進(jìn)行安全性檢查,確認(rèn)無誤后方能使用。
每周填寫電腦運(yùn)行周報(bào)。
(2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。
(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請示批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部技術(shù)人員實(shí)施。
(4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門提出書面申請,報(bào)請行政辦公室、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由機(jī)電管理部負(fù)責(zé)接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站,下載與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資料。
(5)機(jī)電管理部負(fù)責(zé)辦公電腦及其相關(guān)外部設(shè)備的維修,并定期(每月一次)對電腦的使用情況進(jìn)行檢查;根據(jù)電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓(xùn)。
(6)下班后相關(guān)責(zé)任人檢查電腦是否正確關(guān)機(jī),正常情況下不得強(qiáng)行關(guān)機(jī)。
2、非辦公用電腦的管理
(1)此類電腦包括:空調(diào)集控、水電抄表、bas、停車場系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、咨詢臺用。
(2)此類電腦的日常管理維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé),機(jī)電管理部負(fù)責(zé)定期保養(yǎng)和問題處理。
(3)此類電腦的損壞將直接導(dǎo)致服務(wù)受到影響,所以禁止在電腦上進(jìn)行與系統(tǒng)無關(guān)的操作,禁止使用外來磁、光盤。
5.1.2傳真機(jī)的管理
1、行政辦公室負(fù)責(zé)接收公司各類傳真,并及時(shí)作好記錄,并及時(shí)通知收件人到行政辦公室辦理簽收。
2、因公對外發(fā)送傳真應(yīng)辦理登記手續(xù),登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準(zhǔn)一律不予傳送。
3、使用傳真機(jī)時(shí)需要注意,發(fā)送多頁單張?jiān)鍟r(shí),其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應(yīng)先取下,尺寸過小或不完整的原稿應(yīng)夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。
4、安裝于普通市內(nèi)電話網(wǎng)及普通長途電話線路上的傳真機(jī),一般不能用來傳送機(jī)密文件。
5、不得把傳真機(jī)當(dāng)作復(fù)印機(jī)使用,下班時(shí)應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)于自動收文狀態(tài)。
6、傳真機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。
7、傳真機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。為預(yù)防事故,安裝時(shí)應(yīng)接地良好,并設(shè)有避雷裝置。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
8、傳真機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
9、因公使用長途電話應(yīng)作好使用登記,注明撥打單位,簡要描述通話內(nèi)容,經(jīng)行政辦公室主任批準(zhǔn)后使用。下班后應(yīng)鎖閉傳真機(jī)長途功能。
5.1.3辦公電話管理規(guī)定
公司電話屬于辦公用途,為了保證工作的正常開展及業(yè)務(wù)的暢通,加強(qiáng)內(nèi)部管理,合理控制費(fèi)用成本,特對辦公電話管理作如下規(guī)定:
(1)報(bào)銷額度:詳見《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》。
(2)報(bào)銷管理
職責(zé):
行政辦公室和機(jī)電管理部根據(jù)公司批準(zhǔn)的《電話功能及月話費(fèi)額度核定表》對辦公電話功能及話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整和控制。
各部門電話功能及月話費(fèi)額度調(diào)整需按程序申報(bào):部門經(jīng)理批準(zhǔn)→行政辦公室主任審核→分管領(lǐng)導(dǎo)批核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。
機(jī)電管理部負(fù)責(zé)于每月3日前打印匯線通電話的話費(fèi)統(tǒng)計(jì)明細(xì)報(bào)行政辦公室,行政辦公室負(fù)責(zé)審核當(dāng)月話費(fèi)額度標(biāo)準(zhǔn),并于每月5日前將超標(biāo)話費(fèi)明細(xì)交財(cái)務(wù)部執(zhí)行扣款;直線電話月話費(fèi)明細(xì)由機(jī)電管理部根據(jù)電信部門統(tǒng)一扣款日期打印清單報(bào)行政辦公室。
行政辦公室不定期抽查電話清單,如發(fā)現(xiàn)非正常聲訊電話,將按產(chǎn)生話費(fèi)的三倍在個(gè)人月工資或部門月績效工資中扣罰。
行政辦公室負(fù)責(zé)考核個(gè)人直線電話和部門匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn),部門或班組的直線電話和個(gè)人匯線通電話額度標(biāo)準(zhǔn)由部門負(fù)責(zé)考核。
直線電話的月話費(fèi)額度管理:
直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業(yè)務(wù)需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。
直線電話責(zé)任到個(gè)人的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在個(gè)人月工資中扣除。
直線電話責(zé)任到部門或班組的,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。
田園居管理處實(shí)行獨(dú)立核算,話費(fèi)由部門自行控制。
匯線通電話的月話費(fèi)額度管理:均以部門或班組為單位進(jìn)行核算,月話費(fèi)額度超標(biāo)部分在部門或班組月績效工資中扣除。
(3)辦公電話機(jī)的保養(yǎng)和維護(hù)
嚴(yán)禁猛烈拍打話機(jī)叉簧,當(dāng)撥號后未接通時(shí)應(yīng)輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴枴?/p>
通話完畢應(yīng)輕輕將話機(jī)擱在電話機(jī)上,不得用力擲話筒或?qū)⒃捦矓R在一旁,影響電話的正常使用。
打電話時(shí)不得卷繞電話機(jī)繩,以免機(jī)繩扭絞后各芯之間混接在一起,產(chǎn)生接口松動,芯線暗斷等故障,出現(xiàn)話音時(shí)斷時(shí)續(xù),使通話受到影響。
在撥號(按鍵)時(shí),應(yīng)注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機(jī)件情況正常,延長使用壽命。
5.1.4打(復(fù))印機(jī)的管理
1、打印機(jī)管理
(1)用環(huán)保紙進(jìn)行打印時(shí)應(yīng)注意將環(huán)保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機(jī)器。
(2)分配于其他部門及管理處使用的打印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用打印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
(4)打印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。打印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
(5)打印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
2、復(fù)印機(jī)管理
(1)公司16/f的復(fù)印設(shè)備由行政辦負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng),分配于其他部門及管理處使用的復(fù)印機(jī)由設(shè)備所在部門自行負(fù)責(zé)維修保養(yǎng),使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。
(2)不得因私使用復(fù)印機(jī),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
(3)復(fù)印機(jī)應(yīng)放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準(zhǔn)擅自拆卸。復(fù)印機(jī)的安裝應(yīng)平穩(wěn),要防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。使用頻繁的機(jī)器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護(hù)。
(4)下班時(shí)相關(guān)責(zé)任人要檢查復(fù)印機(jī)電源是否關(guān)閉。
(5)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)重大故障時(shí),應(yīng)找專業(yè)技術(shù)人員檢修。
5.1.5攝影(像)器材的管理
1、攝影(像)器材由行政辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)。
2、各部門需要動用攝影(像)器材時(shí)應(yīng)向行政辦公室主任申請,經(jīng)同意后方可使用,同時(shí)應(yīng)辦理借用登記,填寫《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》,使用完畢及時(shí)歸還,若因使用不當(dāng)或保管不利造成辦公設(shè)備損壞或丟失的,按照公司相關(guān)規(guī)定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、攝影(像)器材應(yīng)放在清潔而干燥的地方,避免潮濕和高溫,防止灰塵進(jìn)入機(jī)內(nèi)。每次使用完畢要用專業(yè)擦拭紙進(jìn)行擦拭,并及時(shí)送交保管。
4、所拍攝的內(nèi)容由行政辦公室統(tǒng)一沖印或刻錄光盤,未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許,嚴(yán)禁員工自行拍攝個(gè)人照片及聲像資料。
5.2辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)
5.2.1機(jī)電管理部負(fù)責(zé)電腦、電話、傳真機(jī)、打印機(jī)的維護(hù)保養(yǎng),當(dāng)辦公設(shè)備不能正常運(yùn)行時(shí),使用部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系機(jī)電管理部進(jìn)行維修,維修中如發(fā)生零配件改變時(shí),機(jī)電管理部應(yīng)填寫《辦公設(shè)備維修記錄表》,無法維修時(shí)填寫《設(shè)備對外委托維修申請單》報(bào)請外修;其他辦公設(shè)備可由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司定期維保,若在使用中出現(xiàn)故障,由行政辦公室聯(lián)系專業(yè)公司及時(shí)修復(fù)。
5.3辦公設(shè)備的報(bào)廢
當(dāng)價(jià)值在100元以上的辦公設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞或老化,由使用部門填寫《報(bào)廢申請單》,經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員、使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)、財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,作廢品處理。
6.0記錄
6.1《工機(jī)具領(lǐng)借用登記表》
6.2《辦公設(shè)備維修記錄表》
6.3《設(shè)備對外委托維修申請單》
