后勤物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

發(fā)布時間：2024-11-23 查看人數(shù)：94

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后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0 目的

保證物業(yè)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

2.0 適用范圍

適用于物業(yè)管理中心各類檔案的立卷及歸檔管理。

3.0 職責(zé)

客戶服務(wù)部檔案管理崗位人員負(fù)責(zé)檔案管理工作并進(jìn)行質(zhì)量控制。

4.0 過程和方法

4.1檔案管理的分類

4.1.1家屬區(qū)檔案。的(代號0.1)

4.1.2教學(xué)區(qū)檔案。(代號0.2)

4.1.3學(xué)生社區(qū)檔案。(代號0.3).

4.1.4物管中心檔案。(代號0.4)

4.1.5總公司檔案。(代號0.5)

4.1.6學(xué)校文件資料檔案。(代號0.6)

4.1.7物管中心內(nèi)部檔案。(代號0.7)

4.1.8客戶服務(wù)部檔案。(代號0.8

4.1.9外來文件檔案。(代號0.9)

4.1.10合同協(xié)議。(代號1)

4.1.11各個分檔案下設(shè)二級科目。

4.2檔案的收集

4.2.1國家有關(guān)的文件資料。

4.2.2行業(yè)有關(guān)的文件資料。

4.2.3學(xué)校有關(guān)的文件資料。

4.2.4總公司有關(guān)的文件資料。

4.2.5物管中心有關(guān)文件資料。

4.2.6物管中心下屬各個部門有關(guān)文件資料。

4.2.7客戶服務(wù)部文件資料。

4.2.8各部門設(shè)檔案資料信息報送員。

4.2.9客戶服務(wù)部檔案管理人員定期每兩月收集歸檔檔案資料。

4.2.10各部門辦理完畢的文件是檔案收集的主要來源。

4.2.11檔案管理人員對資料齊全的檔案應(yīng)及時歸檔,做到時間準(zhǔn)確、類別清楚、存放有序、查找方便。

4.2.12重要的文件資料向?qū)W校檔案室報送。

4.3 檔案的存檔

4.3.1存檔時,應(yīng)當(dāng)按檔案的分類編號,將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找。

4.3.2檔案目錄格式分為檔案的卷內(nèi)目錄格式見《卷內(nèi)目錄》及檔案案卷目錄格式見《案卷目錄》。

4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進(jìn)行修補和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

4.4 檔案的整理

4.4.1歸檔文件的整理,按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。

4.4.2檔案文件的整理,以件為單位進(jìn)行。一般以一份文件為一件;各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件;來文與復(fù)文合為一件;正件與附件合為一件。

4.5 檔案的保管

4.5.1檔案管理人員了解和掌握檔案管理的規(guī)律,通過經(jīng)常性的工作,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。

4.5.2檔案的保管應(yīng)加強重點,照顧一般;立足長遠(yuǎn),保證當(dāng)前。

4.5.3檔案保管的期限

⑴物管中心及各部門工作記錄為二年。

⑵物管中心文件資料為八年。

⑶后勤總公司文件資料為十五年。

⑷學(xué)校的文件資料和合同協(xié)議為長期。

4.6 檔案借閱

4.6.1物業(yè)檔案供客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任內(nèi)部查閱;物管中心下屬部門和上級部門因工作原因查閱檔案者,應(yīng)由查閱人填寫《查閱檔案申請表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,在《查閱檔案登記薄》簽名后,方可查閱檔案,查閱資料不得帶出檔案室。

4.6.2對需要借出檔案的,應(yīng)填寫《借閱檔案申請表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,借閱人在《借閱檔案登記薄》簽名后,方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應(yīng)清點借出檔案的頁數(shù),并在《借閱檔案登記薄》注明檔案頁數(shù)。檔案借出后借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)返還,檔案管理人員對歸還檔案應(yīng)認(rèn)真清點檔案頁數(shù),對于頁數(shù)與借出前不符的,要求借出人寫出書面原因,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任批準(zhǔn)后再次歸檔。檔案借出又歸還的,檔案管理人對借出檔案材料的齊全性負(fù)責(zé)。

4.6.3查閱、借閱檔案人員應(yīng)保持檔案單獨原始狀態(tài),檔案不得換頁、抽頁、插頁,不得涂改污損。

4.6.4查閱電子檔案可根據(jù)上述程序進(jìn)行查詢,查詢結(jié)果僅供工作使用,對查詢結(jié)果不得未經(jīng)許可就提供給其他組織和個人,更不得將查詢內(nèi)容私自打印,或以電子文本形式保存。

4.6.5物業(yè)檔案不得交給本系統(tǒng)以外的單位或個人查閱、借閱,因上級或司法調(diào)查要查閱的按相關(guān)規(guī)定辦理。

4.6.6檔案損壞或遺失的處理

檔案管理人員借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應(yīng)盡快采取補救措施,責(zé)任人應(yīng)寫出書面說明材料,客戶服務(wù)部經(jīng)理簽字確認(rèn),報物管中心主任審批,在物管中心通報批評,并備案。對連續(xù)二次以上發(fā)生損壞或遺失行為應(yīng)啟動糾正措施程序。

4.7 檔案的銷毀

4.7.1對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理鑒定,報物管中心主任批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

4.7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

4.7.3銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字

4.8檔案移交

檔案管理人員因工作原因調(diào)離本崗位的,須將所管理檔案的數(shù)量狀況想接管人員清點交接清楚,辦好移交手續(xù)。

4.9監(jiān)督檢查

客戶服務(wù)部經(jīng)理每年至少組織一次物業(yè)檔案保管、使用情況檢查,如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問題應(yīng)及時匯報,有條件的應(yīng)立即采取補救措施,對相關(guān)責(zé)任人要追究相關(guān)責(zé)任。

5.0 支持性文件

《中華人民共和國檔案法》

《客戶服務(wù)部工作職責(zé)》

《客戶服務(wù)部信息溝通處理細(xì)則》