后勤物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

發(fā)布時間：2023-08-24 10:30:13 查看人數(shù)：94

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后勤物業(yè)中心物業(yè)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0 目的

保證物業(yè)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

2.0 適用范圍

適用于物業(yè)管理中心各類檔案的立卷及歸檔管理。

3.0 職責(zé)

客戶服務(wù)部檔案管理崗位人員負責(zé)檔案管理工作并進行質(zhì)量控制。

4.0 過程和方法

4.1檔案管理的分類

4.1.1家屬區(qū)檔案。的(代號0.1)

4.1.2教學(xué)區(qū)檔案。(代號0.2)

4.1.3學(xué)生社區(qū)檔案。(代號0.3).

4.1.4物管中心檔案。(代號0.4)

4.1.5總公司檔案。(代號0.5)

4.1.6學(xué)校文件資料檔案。(代號0.6)

4.1.7物管中心內(nèi)部檔案。(代號0.7)

4.1.8客戶服務(wù)部檔案。(代號0.8

4.1.9外來文件檔案。(代號0.9)

4.1.10合同協(xié)議。(代號1)

4.1.11各個分檔案下設(shè)二級科目。

4.2檔案的收集

4.2.1國家有關(guān)的文件資料。

4.2.2行業(yè)有關(guān)的文件資料。

4.2.3學(xué)校有關(guān)的文件資料。

4.2.4總公司有關(guān)的文件資料。

4.2.5物管中心有關(guān)文件資料。

4.2.6物管中心下屬各個部門有關(guān)文件資料。

4.2.7客戶服務(wù)部文件資料。

4.2.8各部門設(shè)檔案資料信息報送員。

4.2.9客戶服務(wù)部檔案管理人員定期每兩月收集歸檔檔案資料。

4.2.10各部門辦理完畢的文件是檔案收集的主要來源。

4.2.11檔案管理人員對資料齊全的檔案應(yīng)及時歸檔,做到時間準(zhǔn)確、類別清楚、存放有序、查找方便。

4.2.12重要的文件資料向?qū)W校檔案室報送。

4.3 檔案的存檔

4.3.1存檔時,應(yīng)當(dāng)按檔案的分類編號,將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找。

4.3.2檔案目錄格式分為檔案的卷內(nèi)目錄格式見《卷內(nèi)目錄》及檔案案卷目錄格式見《案卷目錄》。

4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進行修補和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。

4.4 檔案的整理

4.4.1歸檔文件的整理,按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。

4.4.2檔案文件的整理,以件為單位進行。一般以一份文件為一件;各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;正本與定稿合為一件;來文與復(fù)文合為一件;正件與附件合為一件。

4.5 檔案的保管

4.5.1檔案管理人員了解和掌握檔案管理的規(guī)律,通過經(jīng)常性的工作,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護檔案的物質(zhì)安全和政治安全。

4.5.2檔案的保管應(yīng)加強重點,照顧一般;立足長遠,保證當(dāng)前。

4.5.3檔案保管的期限

⑴物管中心及各部門工作記錄為二年。

⑵物管中心文件資料為八年。

⑶后勤總公司文件資料為十五年。

⑷學(xué)校的文件資料和合同協(xié)議為長期。

4.6 檔案借閱

4.6.1物業(yè)檔案供客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任內(nèi)部查閱;物管中心下屬部門和上級部門因工作原因查閱檔案者,應(yīng)由查閱人填寫《查閱檔案申請表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,在《查閱檔案登記薄》簽名后,方可查閱檔案,查閱資料不得帶出檔案室。

4.6.2對需要借出檔案的,應(yīng)填寫《借閱檔案申請表》,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任同意,借閱人在《借閱檔案登記薄》簽名后,方可借閱檔案。檔案借出前檔案管理人員應(yīng)清點借出檔案的頁數(shù),并在《借閱檔案登記薄》注明檔案頁數(shù)。檔案借出后借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)返還,檔案管理人員對歸還檔案應(yīng)認真清點檔案頁數(shù),對于頁數(shù)與借出前不符的,要求借出人寫出書面原因,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理、物管中心主任批準(zhǔn)后再次歸檔。檔案借出又歸還的,檔案管理人對借出檔案材料的齊全性負責(zé)。

4.6.3查閱、借閱檔案人員應(yīng)保持檔案單獨原始狀態(tài),檔案不得換頁、抽頁、插頁,不得涂改污損。

4.6.4查閱電子檔案可根據(jù)上述程序進行查詢,查詢結(jié)果僅供工作使用,對查詢結(jié)果不得未經(jīng)許可就提供給其他組織和個人,更不得將查詢內(nèi)容私自打印,或以電子文本形式保存。

4.6.5物業(yè)檔案不得交給本系統(tǒng)以外的單位或個人查閱、借閱,因上級或司法調(diào)查要查閱的按相關(guān)規(guī)定辦理。

4.6.6檔案損壞或遺失的處理

檔案管理人員借閱檔案人員將檔案損壞或遺失的應(yīng)盡快采取補救措施,責(zé)任人應(yīng)寫出書面說明材料,客戶服務(wù)部經(jīng)理簽字確認,報物管中心主任審批,在物管中心通報批評,并備案。對連續(xù)二次以上發(fā)生損壞或遺失行為應(yīng)啟動糾正措施程序。

4.7 檔案的銷毀

4.7.1對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理鑒定,報物管中心主任批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

4.7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

4.7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字

4.8檔案移交

檔案管理人員因工作原因調(diào)離本崗位的,須將所管理檔案的數(shù)量狀況想接管人員清點交接清楚,辦好移交手續(xù)。

4.9監(jiān)督檢查