肉業(yè)公司員工手冊：印信管理
肉業(yè)公司《員工手冊》:印信管理
第十四章印信管理
第一條 為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性,有效地維護(hù)公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本辦法。
第二條 印章的刻制:
1、公司印章刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。
2、印章的形體和規(guī)格,按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)國際、國內(nèi)先進(jìn)、適用的質(zhì)料和種類。
3、部門可根據(jù)需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?但須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第三條 印章的啟用:
1、新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2、印章啟用應(yīng)事先頒發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應(yīng)用藍(lán)色印油,以示首次使用。
第四條 印章的保管、交接和停用:
1、公司各類印章必須有專人保管。
1)公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定行政部主管保管。
2)各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3)印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。
2、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險(xiǎn)柜。印章放在辦公室,不準(zhǔn)委托他人代管。原則上所有印章不得出公司大門,如因業(yè)務(wù)需要,需辦理公章領(lǐng)用手續(xù),若超過申請時限應(yīng)馬上請示,若對公司造成不應(yīng)有的損失,公司將追究領(lǐng)用人責(zé)任。
3、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失,應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場,及時匯報(bào),配合保安部門查處。
4、印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。
5、有下列情況,印章須停用:
1)機(jī)構(gòu)變動機(jī)構(gòu)名稱改變;上級部門通知改變印章圖樣。
2)印章使用損壞。
3)印章遺失或被竊,聲明作廢。
6、印章停用要提出處理辦法,并報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),及時將停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。
第五條 印章的使用:
1、使用范圍
1)凡屬以公司名義對外發(fā)文、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司法人公章。
2)凡屬公司內(nèi)部行文、通知,應(yīng)使用公司內(nèi)部印章;凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)應(yīng)加蓋部門印章。
3)凡屬合同類的應(yīng)使用合同專用章;凡屬財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)的應(yīng)使用財(cái)務(wù)專用章。
2、使用印章,一律實(shí)行審批制度。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的方可蓋印,其權(quán)限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由其負(fù)責(zé)。凡不符合要求的,均應(yīng)拒絕蓋印。用印人應(yīng)在用印登記簿上做好登記,并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在該表上簽批。監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件,不得擅自用印,違者嚴(yán)懲。
3、使用印章,一律實(shí)行登記制度,注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。
4、因工作急需而又無合適印章,可以采用借章辦法,借章要在落款處加注'借印'、'代'字樣。
5、使用印章時,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時請示領(lǐng)導(dǎo),妥善解決。
6、嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免貽誤工作。
7、公司內(nèi)部的部門印章(除合同專用章外),一律不得代表公司向外訂立合同,否則所訂的合同無效,且所產(chǎn)生的一切后果由該部門主管承擔(dān)。合同專用章管理部門對外簽訂的合同,只能是在職責(zé)權(quán)限之內(nèi)的合同,否則要經(jīng)過審批。
第六條 介紹信管理:
1、介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)。
2、介紹信一般由行政部負(fù)責(zé)保存。
3、介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門經(jīng)理簽字后行政部主管審批;重要事宜需由各級主管簽署意見后,報(bào)分管總經(jīng)理審批。
4、嚴(yán)禁開出空白介紹信。
第七條 未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節(jié)輕重,對責(zé)任者分別進(jìn)行批評教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。
