公司企業(yè)成品倉儲管理準則
企業(yè)(公司)成品倉儲管理準則
□總則
第一條 目的
為使本公司成品的繳庫、保管、交運、銷貨退回及滯存品處理等事務流程有所遵循特制定本準則。
第二條范圍
有關成品倉儲管理作業(yè)包括庫位規(guī)劃、收發(fā)貨作業(yè)及倉儲管理等事務,依本準則的規(guī)定辦理。
□庫位規(guī)劃
第三條庫位規(guī)劃與配置
(一)物料管理科應依成品繳出庫情況、包裝、方式等規(guī)劃所需庫位及其面積,以庫位空間有效利用。
(二)庫位配置原則應依下列規(guī)定:
1.配合倉庫內(nèi)設備(例如油壓車、手推車、消防設施、通風設備、電源等)及所使用的儲運工具規(guī)劃運輸通道。
2.依銷售類別、產(chǎn)品類別分區(qū)存放,同類產(chǎn)品中計劃產(chǎn)品與訂制產(chǎn)品應分區(qū)存放,以利管理。
3.收發(fā)頻繁的成品應配置于進出便捷的庫位。
4.將各項成品依品名、規(guī)格、批號劃定庫位,標明于'庫位配置圖'上,并隨時顯示庫存動態(tài)。
第四條成品堆放
物料管理科應會同質(zhì)量管理科的質(zhì)量管理人員,依成品包裝形態(tài)及質(zhì)量要求設定成品堆放方式及堆積層數(shù),以避免成品受擠壓而影響質(zhì)量。
第五條庫位標示
(一)庫位編號依下列原則辦理,并于適當位置作明顯標示:
1.層次類別,依a、b、c順序由下而上逐層編訂,沒有時填'○'。
2.庫位流水編號。
3.通道類別,依a、b、c順序編訂。
4.倉庫類別,依a、b、c順序編訂。
(二)計劃產(chǎn)品應于每一庫位設置標示牌,標示其品名規(guī)格及單位包裝量。
(三)物料管理科依庫位配置情況繪制'庫位標示圖'懸掛于倉庫明顯處。
第六條庫位管理
(一)物料管理科收發(fā)料經(jīng)辦人員應掌握各庫位,各產(chǎn)品規(guī)格的進出動態(tài),并依先進先出原則指定收貨及發(fā)貨單位。
(二)計劃產(chǎn)品每種規(guī)格原則上應配置兩個以上小庫位,以備輪流交替使用,以達先進先出的要求。
□收貨管理
第七條成品繳庫方式
(一)繳庫部門開立'進倉明細表'一式二聯(lián),連同繳庫品送至物料管理科經(jīng)收貨人員簽收并存放于指定庫位后,第一聯(lián)送回繳庫部門存查,第二聯(lián)由收貨人員持回憑以核對'成品繳庫單'。
(二)繳庫部門按當日的'進倉明細表'匯總開立'成品繳庫單',送物料管理科核對簽認后第一聯(lián)送會計部門,第二聯(lián)送物料管理科據(jù)以轉(zhuǎn)記'成品庫存日(月)表',第三聯(lián)送回繳庫部門。
第八條收貨注意事項
物料管理科應就繳庫內(nèi)容與成品繳庫單的內(nèi)容確實核對,如發(fā)現(xiàn)繳庫原因代號、品名、規(guī)格、產(chǎn)品繳號數(shù)量、包裝或嘜頭等不符時,應即時通知繳庫部門更正。
□發(fā)貨管理
第九條交運期限控制
(一)凡遇下列情況之一者,物料管理應于一日前辦妥'成品交運單',并于一日內(nèi)交運:
1.計劃產(chǎn)品接獲客戶的'訂貨通知單'時的交貨日期。
2.內(nèi)銷、合作外銷訂制品、依客戶需要的日期。
(二)直接外銷訂制品繳庫后,配合結(jié)關日期交運。
第十條發(fā)貨注意事項
(一)物料管理科接到'訂貨通知單'時,經(jīng)辦人員應依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順序列檔,內(nèi)容不明確應即時反映業(yè)務部門確認。
(二)因客戶業(yè)務需要,收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的,依下列規(guī)定辦理:
1.經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地,其'訂貨通知單'應經(jīng)業(yè)務部主管核簽方可辦理交運。
2.收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。
(三)物料管理科接獲'訂制(貨)通知單'才能發(fā)貨,但有指定交運日期的,依其指定日期交運。
(四)訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或'訂貨通知單'注明'不得提前交運'的,物料管理科若因庫位問題需提前交運時,應先聯(lián)絡業(yè)務人員轉(zhuǎn)知客戶同意,且收到業(yè)務部門的出貨通知后始得提前交運,若系緊急出貨時,應由業(yè)務部主管通知物料管理科主管先予交運,再補辦出貨通知手續(xù)。
(五)未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運,若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手續(xù)。
(六)訂制品交運前,物料管理科如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時,應立即暫緩交運,等收到業(yè)務部門的出貨通知后再交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通知物料管理科主管,但事后仍應立即補辦手續(xù)。
(七)'成品交運單'填立后,須于'訂貨通知單'上填注日期、'成品交運單'編號及數(shù)量等以了解交運情況,若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。
第十一條承運車輛調(diào)派與控制
(一)物料管理科應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。
(二)物料管理科應于每日下午4點以前備妥第二天應交運的'成品交運單',并通知承運公司調(diào)派車輛。
(三)如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址者,成品交運前,物料管理科應將預定抵達時間通知業(yè)務部門轉(zhuǎn)告客戶準備收貨。
第十二條內(nèi)銷及直接外銷的成品交運
(一)成品交運時,物料管理科應依'訂制(貨)通知單'開立'成品交運單',由業(yè)務部門開立發(fā)票,客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄幸免客戶,存根聯(lián)與開剩的發(fā)票于下月二日前匯送會計部門。
(二)'訂貨通知單'上注明有預收款的,于開立'成品交運單'時,應于'預收款'欄內(nèi)注明預收款金額及發(fā)票號碼,分批交運的,其收款以最后一批交運時為原則,但'訂貨(制)通知單'內(nèi)有特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。
(三)承運車輛入廠裝載成品后,發(fā)貨人及承運人應于'成品交運單'上簽章,第一、二聯(lián)經(jīng)送業(yè)務核對后第一聯(lián)業(yè)務部存,第二聯(lián)會計核對入帳,第三、四、五聯(lián)交由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運客戶,第四、五聯(lián)交由承運商送回物料管理科,把第四聯(lián)送回業(yè)務依實際需要寄交指運客戶,第五聯(lián)承運商持回,據(jù)以申請運費,第六聯(lián)物料管理科自存。
第十三條客戶自運
(一)客戶需要自運時,物料管理科應先聯(lián)絡業(yè)務部門確認。
(二)成品裝載后,承運人于'成品交運單'上簽認,依第十二條規(guī)定辦理。
第十四條直接外銷的成品交運
(一)物料管理科應于結(jié)關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用(如特驗費、監(jiān)視費等)。
(二)成品交運時,物料管理科應依'外銷訂貨通知單'開立'成品交運單'一式六聯(lián),第四、五聯(lián),交由承運商送碼頭或貨柜場的報關行簽收后,第四聯(lián)免送客戶,依存于物料管理科,第五聯(lián)經(jīng)報關行簽收后由承運人持回,據(jù)此申請費用。
(三)外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務部門收存,存根聯(lián)與開剩的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會計部門。
(四)成品需于廠內(nèi)裝柜時應依下列規(guī)定輸:
1.物料管理科應于接到業(yè)務部門通知后,即聯(lián)絡貨柜入廠裝運。
2.裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè),裝畢后貨柜應以封條加封。
第十五條成品交運單的更正
'成品交運單'因交運內(nèi)容更改或填單錯誤需更正時,依下列規(guī)定辦理:
(一)'內(nèi)銷交運單'的更正:
1.尚未交運:開單人員應于原單錯誤處更正,并加蓋更正章,如果難以更正,則將原單各聯(lián)加蓋'本章作廢'字樣,重開'成品交運單'辦理交運。作廢的'成品交運單'第一聯(lián)留倉運科,其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計核對存檔,另開錯誤的發(fā)票則加蓋'作廢'章,存于原發(fā)票本。
2.已交運:開單人員應立即開立'交運更正單(內(nèi)銷)'第一、二、三聯(lián)送業(yè)務部核對后,第一聯(lián)業(yè)務部存,第二聯(lián)送會計,第三聯(lián)依實際需要轉(zhuǎn)送交運客戶,第四聯(lián)寄指客戶,第五、六聯(lián)存于倉運科。
3.如發(fā)票已送客戶,因錯誤而需重開者,應將新開發(fā)票連同'交運更正單'第四聯(lián)送業(yè)務部門轉(zhuǎn)交客戶,并需督促客戶取回原開發(fā)票。
(二)'外銷成品交運單'的更正:
1.尚未交運:比照本條第一款第一項的規(guī)定辦理。
2.已交運:經(jīng)辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理'裝箱單'等報關文件的更正,并立即開立'交運更正單',其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。
3.'交運更正單'不得作為出廠憑證。
第十六條'成品交運單'簽收回聯(lián)的審核及追責
(一)審核:物料管理科收到'成品交運單'簽收回聯(lián)有下列情況者,應即附有關單據(jù)送業(yè)務部門轉(zhuǎn)客戶補簽:
1.未蓋'收貨章'。
2.'收貨章'模糊不清難以辨認,或非公司名稱全銜。
3.其他用途章(如公文專用章)充當'收貨章'。
(二)追責:物料管理科于每月10日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回的,應立即追責,并依合同規(guī)定罰扣運費,同時應于月底前收集齊全,依序裝訂成冊送會計科核對存查。
第十七條運費審核
(一)物料管理科每月接獲承運公司送回的'成品交運單'簽收回聯(lián)、'運費明細表'及發(fā)票存根,應于5日內(nèi)審核完畢,送回會計科整理付款。
(二)物料管理科審核運費時,應檢視開單出廠及客戶簽收等日期,是否有逾期送達或違反合同規(guī)定,均依合同規(guī)定罰扣運費。
(三)若'成品交運單'簽收回聯(lián)有第十六條的簽收異常者,除依規(guī)定辦理外,其運費亦應暫緩支付。
第十八條成品領用與發(fā)票逾月反應
(一)物料管理科收到領用部門開立的'成品領用單'經(jīng)審核無誤后,依其請領數(shù)量發(fā)貨。
(二)業(yè)務部每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶,訂貨(制)單、品名規(guī)格、數(shù)量、交運地點及原因與對策填立于'發(fā)票逾月未開立匯總表'一式二份,一份業(yè)務部存,一份送會計科據(jù)以核對。
□退貨品管理
第十九條運輸?shù)穆?lián)絡
物料管理科接到業(yè)務部門送達的'成品退貨單'應先審查有無注明依據(jù)及處理說明,若沒有應將'成品退貨單'退回業(yè)務部門補充,若有則依'成品退貨單'上的客戶名稱及承運地址聯(lián)絡承運商運回。
第二十條退貨品的驗收
(一)退貨品運回工廠后,倉運科應會同有關人員確認退回的成品異常原因是否正確,若確屬事實,應將實退數(shù)量填注于'成品退貨單'上,并經(jīng)點收人員、質(zhì)量管理人員簽章后,第一聯(lián)存于會計,第二聯(lián)送收貨部門存,第三聯(lián)由承運人攜回依此申請費用,第四聯(lián)送業(yè)務部向客戶取回原發(fā)票或銷貨證明書。
(二)物料管理科收到尚無'成品退貨單'的退貨品時,應立即聯(lián)絡業(yè)務部門主管確認無誤后先暫予保管,等收到'成品退貨單'后再依前款規(guī)定辦理。
第二十一條退貨品的處理
退貨品的處理方式系需重處理者,物料管理科應督促處理部門領回處理。
第二十二條退貨的更正
(一)若退回成品與'退貨單'記載的退貨品不符時,物料管理科應暫予保管(不入庫),同時于'成品退貨單'填注實收情況后,第三聯(lián)由運輸公司攜回依此申請運費,第二聯(lián)送回業(yè)務部門處理,第一聯(lián)暫存?zhèn)}運科依此督促。
(二)業(yè)務部門查驗退貨品確屬無誤時,應依實退情況更正'退貨單'送物料管理科辦理銷案。
(三)倘退貨品系屬誤退時,業(yè)務部門應于原開'退貨單'第四聯(lián)注明'退貨品不符'后,送回物料管理科據(jù)以辦理退回客戶,將其交運作業(yè)按第十二條的規(guī)定辦理,并在'成品交運單'注明'退換貨不入帳',本項退回的運費應由客戶負擔。
□滯成品管理
第二十三條滯成品分類、提報
(一)滯成品部分由物料管理科依類別及分配的庫位編號編列存放,并就每一堆置單位(如一墊板)固定庫位存放便于管理。
(二)滯成品的發(fā)生原因及代號:
1.計劃品:
a.正常品繳庫后滿6個月未銷售或未售完。
b.正常品繳庫后雖未滿6個月,但有變質(zhì)的顧慮。
c.與正常品同規(guī)格或其他因素未能出庫(異常品)。
d.每批生產(chǎn)所發(fā)生的次級品。
2.訂貨生產(chǎn)
e.訂單取消時
f.超制、短碼尾數(shù)時。
g.生產(chǎn)所發(fā)生的次級品
3.其他
h.試制品
i.銷退重整列為次級。
j.其他。
(三)物料管理科應于翌月5日前匯總填制'滯成品處理月報表',呈主管核簽,第一聯(lián)送總經(jīng)理處理,第二聯(lián)自存。
第二十四條滯成品發(fā)貨
物料管理科于接到業(yè)務部門指定滯成品的'訂貨通知單'后依第四章發(fā)貨管理規(guī)定辦理。
□儲存管理
第二十五條帳務
物料管理科收到'成品明細表'后,應立即和有關單據(jù)核對,如發(fā)現(xiàn)異常應立即辦理更正。
第二十六條盤點
(一)庫存成品應作定期或不定期的盤點,盤點時由會計科將盤點項目依規(guī)格類別填具'成品盤點表'會同物料管理科盤點,并按實際盤點數(shù)量填入數(shù)量欄內(nèi)。
(二)實施電腦化后,'成品盤點表'由電腦制表。
(三)會計科將'成品盤點表'的盤點數(shù)量與帳面數(shù)量核對若有差異,即填具'盤點異常報告單',并計算其盤點盈虧數(shù)及金額,送物料管理科查明原因,再送業(yè)務部主管研判,擬具改善措施呈總經(jīng)理核決。
(四)盤盈虧數(shù)量經(jīng)核決后,由物料管理科開立'調(diào)整單',第二聯(lián)送會計部門,第一聯(lián)倉運科自存。
第二十七條消防設備
倉庫內(nèi)一律嚴禁煙火,物料管理科應于倉庫明顯處懸掛'嚴禁煙火'標志,并依工業(yè)安全衛(wèi)生管理的規(guī)定設置消防設備,由總務科指定專人負責管理,每日至少檢查一次,如有故障或失效,應立即申請修護補充,并配合廠區(qū)消防訓練,以提高應對能力。
第二十八條庫房管理應注意事項
(一)倉庫內(nèi)應經(jīng)常維持清潔,并隨時注意通風情況。
(二)易燃品、易爆品或違禁品不得攜入倉庫,物料管理科應隨時注意。
(三)倉庫內(nèi)不得吸煙,若因工程需要燒焊時,應先報備,并有人專責允許后才可。
(四)物料管理科對所經(jīng)管的成品庫存及倉運設備應負責安全使用之責,如果破損應立即反映主管并立即委托修護。
(五)未經(jīng)物料管理科主管核準有關人員不得進入倉庫,搬運完畢后,亦不得在倉庫逗留。
(六)物料管理科人員于下班離開前,應巡視倉庫及電源、水源是否開閉,以確保倉庫的安全。
□附則
第二十九條實施與修訂
