ohs管理體系文件資料控制程序

ohs管理體系文件資料控制程序

ohs管理體系文件和資料控制

組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保:

(1)它們能夠被恰當(dāng)定位;

(2)對它們進(jìn)行定期評審,必要時予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性;

(3)職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位,都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本;

(4)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用;

(5) 法律、知識性文件和資料,予以適當(dāng)標(biāo)識并保存。

1.理解要點

對ohs管理體系文件的管理,如文件的標(biāo)識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等,是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場所,有專人保管,并有一套機(jī)制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置,新的文件要及時到達(dá)使用者手中,文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求,為了實施對文件和資料的控制,除管理手冊和程序文件外,還應(yīng)有適當(dāng)?shù)闹С治募?。組織可結(jié)合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在iso9000系列中已有較嚴(yán)格的要求,可參照執(zhí)行。

另一方面,ohs管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制,而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng),在建立體系和運行體系中要注重實效。

2.審核要點

1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否對有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實施了控制(如:是否建立ohsms文件和資料管理程序、設(shè)計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

2)是否能保證體系運行的各個重要崗位,都能及時得到相應(yīng)文件的現(xiàn)行版本。

3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件,是否都進(jìn)行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)識和管理。

4)文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔是否都有編號,有責(zé)任人員簽字。

5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

6)文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。

7)文件修訂時,是否制定了相應(yīng)記錄和更改清單或一覽表。