高速公路工程資料編制管理要求
高速公路工程資料編制與管理要求
第一節(jié)資料的管理
當今世界信息、能源、材料已成為人類社會的三大資源,檔案信息資源是科學決策的基礎。隨著科學技術的發(fā)展,人們越來越認識到檔案信息在經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中的重要作用。對于公路工程建設項目來說,工程的規(guī)劃、實施及建成后運營等各項工作都離不開檔案信息。從決策過程看,無論是項目的提出、方案的論證和立項都必須充分收集各方面的資料,通過分析、推理找出事物運動的內在規(guī)律,預見事物發(fā)展變化趨勢,確定目標。其次,在決策實施過程中,必然會遇到大量的不確定的隨機因素,這就需要通過信息反饋,及時對決策進行修正、控制和調整,從而使決策獲得最佳效果。決策執(zhí)行過程終結后,
還需要憑借各方面的信息驗證系統(tǒng)效益和總結經(jīng)驗教訓。由此可見,決策之前、決策過程中和決策之后都離不開信息。
公路工程建設期間形成的資料,反映的是項目建設的客觀狀況和規(guī)律的信息,它包括文字、圖表和音像等表達形式。由于公路工程項目建設時間長,參建單位多,涉及面廣,形成的資料繁雜,必須及時進行收集、整理歸檔,以便更好地為項目建設決策服務,為項目建成后的運營服務。為完成這項任務,公路工程建設單位(業(yè)主)、勘察設計單位、施工和監(jiān)理單位對項目建設期間形成資料的收集、整理歸檔工作,應納入工程建設管理之中,制訂編制與管理辦法,建立管理網(wǎng)絡,并配備專職管理人員。使項目資料收集、整理與工程建設同步,做到'邊施工、邊整理',達到工程完成竣工資料編制完成的目的。
一、制訂辦法,規(guī)范資料的編制與管理
多數(shù)工程竣工資料的整理常常落后于主體工程的進度,這主要因為:一是業(yè)主、監(jiān)理和施工單位平時不重視資料的管理,往往在工程臨近結束時才開始整理;二是各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理模式,工程臨近結束時集中整理較為困難;三是工程實施過程中專業(yè)化施工隊伍調動頻繁,一旦缺少資料不易整理齊全;四是工程技術人員、檔案管理人員對相互的業(yè)務不熟悉,內業(yè)資料整理過程中返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為了避免上述問題的產(chǎn)生,業(yè)主應在項目立項后就著手制訂資料的編制與管理辦法,辦法制訂的越詳細,操作性也就越強,才能達到竣工資料編制規(guī)范齊全的要求。在辦法中應對竣工資料的歸檔內容、編制要求,資料收集整理的責任單位做出詳細的規(guī)定(見附表1-1《竣工資料編制內容及分工一覽表》)。使各參建單位一開始就清楚在資料的編制與管理方面自己應做哪些工作,如何去做。
本書的目的就是想提供一套公路工程建設項目資料的編制與管理辦法,以達到竣工資料標準統(tǒng)一,完整、準確、系統(tǒng)的目的。
二、建立資料管理網(wǎng)絡
從項目立項開始,業(yè)主就應成立以項目法人代表為主的資料管理領導小組。隨著工程進展,將設計、施工和監(jiān)理單位本項目負責人也納入領導小組之內。各單位并配備專職檔案管理人員,具體負責資料的收集、整理和歸檔工作。特別是施工階段,時間跨度大、形成的資料多,在施工隊、班組中也應設兼職資料管理員,使資料管理形成網(wǎng)絡。
在項目實施過程中,領導小組要履行事前指導、中間檢查、最后把關的職責。對一些好的做法和經(jīng)驗及時進行推廣、交流,互相取長補短,使建立起的管理網(wǎng)絡處于積極的工作狀態(tài),使工作水平不斷提高。
三、組織專題培訓,提高資料管理人員的業(yè)務素質
在項目實施過程中,雖然制訂了編制與管理辦法,但由于從事資料管理的人員業(yè)務水平不一,對管理辦法的規(guī)定、要求認識也不一致。甚至有些人員從未參與過竣工資料的編制工作,對如何組卷、裝訂,總覺得'形象'不起來,無從下手。在開工之初必須對資料管理人員進行培訓,結合實物對資料的編制內容、要求進行講解,使管理人員明白如何做,為什么這樣做,只有資料管理人員業(yè)務水平提高了,才能更好地做好資料的編制與管理工作。
四、建立臨時檔案室
臨時檔案室技術管理應貫徹'以防為主,防治結合'的原則,切實做好溫濕度控制和調節(jié),防治有害生物,防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。建立健全管理制度,并設專人管理。
(一)溫濕度控制
為了最大限度地延長檔案資料的壽命,臨時庫房應選擇保溫防潮性能良好的永久性建筑,應對庫房的溫濕度進行控制,溫度控制在14-24℃范圍內;相對濕度控制在45-60%范圍內。
(二)防火與防盜。庫房應配備檔案用消防器材,并按設備要求定期檢查、更換。安全使用電器設備,定期檢查電器線路。庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐子,嚴禁存放易燃物品。庫房應安裝火警報警器和防盜裝置。
(三)防鼠、防蟲和防霉變。資料入庫前,要進行蟲霉檢查,不能將帶有蛀蟲、霉變的資料帶入庫中;定期投放滅鼠毒餌,捕殺庫內老鼠。
(四)照明管理。庫房內人工照明宜選用白熾燈作為光源,照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時,應對紫外線進行過濾。太陽光線不能直接照射檔案資料,有外窗時應設窗簾遮陽。
(五)檔案保管狀況檢查。對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,并采取措施予以處理。
