建設(shè)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理

發(fā)布時(shí)間：2024-11-23 查看人數(shù)：28

某建設(shè)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理

第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,制定本制度。

第二條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

第三條對(duì)于每年形成的會(huì)計(jì)檔案,財(cái)務(wù)部應(yīng)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè),移交公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;若未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu),應(yīng)由財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

第四條公司保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

第五條會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。公司各類會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照本制度附表所列期限執(zhí)行。

第六條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由本公司檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第八條本公司若采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

第九條部門之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的部門,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

第十條本制度是公司《會(huì)計(jì)制度》的重要部分,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。

第十一條本制度自 2002年1月1日起施行。

附表:

會(huì)計(jì)檔案保管期限表

序號(hào)檔案名稱保管期限備注

一會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證15年

2記賬憑證15年

3匯總憑證15年

二會(huì)計(jì)賬簿類

4總賬15年包括日記總賬。

5明細(xì)賬15年