物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導書

發(fā)布時間：2024-11-25 查看人數(shù)：37

下載一鍵復制全文

1.0目的

規(guī)范物業(yè)公司啟動專項維修資金工作程序。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)公司啟動專項維修資金工作。

3.0相關(guān)文件

3.1《北京市專項維修資金使用管理辦法(試行)》

3.2《住宅專項維修資金管理辦法》(中華人民共和國建設(shè)部、財政部令第165號)

3.3北京市昌平區(qū)**苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)**苑小區(qū)專項維修資金使用管理實施細則》(2006年7月29日)

3.4北京市昌平區(qū)**西苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)**西苑維修資金使用管理制度》(2006年7月28日)

3.5北京市昌平區(qū)**東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會:《北京市昌平區(qū)**東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會專項維修資金使用管理制度》(2006年7月29日)

4.0職責

4.1社區(qū)服務辦公室負責核實專項維修資金的歸集、分戶情況;財務部負責向社區(qū)服務辦公室提供所需情況、數(shù)據(jù)。

4.2社區(qū)服務辦公室配合銀行做好業(yè)主查詢卡的發(fā)放工作。

4.3社區(qū)服務辦公室負責公司專項維修資金領(lǐng)導小組下設(shè)的'專項工作小組'(以下簡稱'工作組')日常工作的組織安排。

4.4專業(yè)公司提出大修計劃,組織維修預算、施工方案等資料。

4.5物業(yè)管理部、總工程師辦公室負責對大修計劃進行審核,選擇施工單位、確定費用預算。

4.6社區(qū)服務辦公室將大修計劃告知業(yè)委會并協(xié)助業(yè)委會組織召開業(yè)主大會,組織文字材料。

4.7經(jīng)營管理處負責協(xié)助召開業(yè)主大會。

4.8專業(yè)公司和有關(guān)部門負責簽署維修合同。

4.9物業(yè)管理部負責向政府小區(qū)辦備案工作。

4.10財務部負責維修費預支、收款、結(jié)算工作。

4.11專業(yè)公司負責維修項目的施工監(jiān)督、檢查、辦證工作。

4.12公司各管理部門負責監(jiān)督相關(guān)部門工作的落實。

5.0社區(qū)服務辦公室工作程序

5.1資料學習培訓階段

5.1.1社區(qū)服務辦公室負責牽頭組織,物業(yè)管理部、質(zhì)量管理部、電梯管理公司、經(jīng)營管理處根據(jù)不同的分工進行培訓;

5.1.2學習'3.0相關(guān)文件'所列法規(guī)及文件;

5.1.3學習相關(guān)部門出具的《核查報告》;

5.1.4特種設(shè)備檢測所出具的《特種設(shè)備定期檢測報告》;

5.1.5學習相關(guān)專業(yè)知識。

5.2協(xié)助業(yè)委會召開委員會會議準備階段

5.2.1社區(qū)服務辦公室負責將涉及范圍內(nèi)業(yè)主的《專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊》、《支用維修資金分戶明細表》下載成冊;

5.2.2與經(jīng)營管理處、財務部就業(yè)主姓名、住宅面積、歸集資金等業(yè)主資料進行核對;

5.2.3社區(qū)服務辦公室根據(jù)提供的維修預算,作出《支用維修資金分戶明細表(預算)》;

5.2.4將《小區(qū)內(nèi)設(shè)施設(shè)備大修需使用住宅專項維修資金的函》提交業(yè)主委員會;

5.2.5將維修計劃、費用預算、核查報告、施工單位資質(zhì)、《支用維修資金分戶明細表(預算)》提交業(yè)主委員會;

5.2.6社區(qū)服務辦公室負責就召開業(yè)主委員會會議及會議議程、所需材料和業(yè)委會主任溝通。材料包括:向業(yè)委會提交的《關(guān)于啟用維修資金的告知函》,鑒定部門出具的《核查報告》,《維修計劃》、《費用預算》、《施工單位資質(zhì)》、《專項維修資金分戶明細》、《專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊》等。

5.3召開業(yè)主委員會會議階段

5.3.1由業(yè)委會主任提議、全體委員參加、居委會主任列席的專項維修資金使用專題會;

5.3.2由物業(yè)公司向全體委員出示使用維修資金的相關(guān)材料;

5.3.3由業(yè)委會主任作出《使用維修資金的議案》、《委托書》、《召開業(yè)主大會的方法》等提議;

5.3.4組織、推選涉及范圍內(nèi)業(yè)主代表組成'維修工程項目監(jiān)督小組';

5.3.5全體業(yè)委會委員表決、簽字,居委會主任監(jiān)督簽字;

5.3.6形成業(yè)主委員會決議。

5.4材料公示階段

5.4.1社區(qū)服務辦公室制作公示資料。

5.4.2經(jīng)營管理處協(xié)助社區(qū)服務辦公室在涉及范圍內(nèi)張貼公示資料。

5.4.3公示資料包括:《業(yè)主委員會召開業(yè)主大會的決議》、《核查報告》、《施工計劃》、《維修單位資質(zhì)》、《施工單位維修費用預算》、《預算費用分攤明細》、《維修項目工程領(lǐng)導小組》、《召開業(yè)主大會的方法》、《委托書》等。

5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊備查。

5.5入戶表決階段

5.5.1配合業(yè)委會、居委會進行宣傳;

5.5.2制作表決卡,與經(jīng)營管理處做好入戶準備;

5.5.3協(xié)助經(jīng)營管理處組織人員入戶發(fā)放、回收表決卡;

5.5.4對表決卡進行統(tǒng)計匯總;

5.5.5由業(yè)委會委托居委會、業(yè)主代表對表決結(jié)果進行抽查、確認,出具證明。

5.5.6協(xié)助業(yè)主委員會對表決結(jié)果進行公示。

6.0辦理行政備案程序

6.1由物業(yè)管理部對以下資料進行審核:《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費用預算》、《鑒定報告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)》、業(yè)委會出具的《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》。

6.2由社區(qū)服務辦公室負責網(wǎng)上備案。

6.3物業(yè)管理部帶以上材料到地區(qū)辦事處及區(qū)、市建委小區(qū)辦辦理備案手續(xù)。

7.0費用預支程序

7.1由財務部對《維修費用分攤情況》進行審核;

7.2由財務部向銀行提交《支用維修資金申請》、《專項維修資金預支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費用預算》,相關(guān)部門出具的《核查報告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)》、《同意使用維修資金的決議》、《維修費用分攤明細表》、《任務單》、《支取匯總表》、《支取清冊》、《承諾書》等材料,到銀行辦理資金預支手續(xù)。

8.0維修施工程序

8.1由物業(yè)公司相關(guān)部門和工程項目領(lǐng)導小組對施工進行監(jiān)督。

8.2施工現(xiàn)場明示施工單位、施工時間、安全提示等。

8.3施工單位遵守政府相關(guān)施工要求及規(guī)范。

8.4施工完成后物業(yè)公司組織專業(yè)人員及工程項目領(lǐng)導小組成員進行工程竣工驗收,根據(jù)施工驗收情況報質(zhì)量檢測機構(gòu)檢測。

8.5相關(guān)部門出具《工程驗收合格證》及《工程費用決算單》。

8.6對施工過程影像資料留檔。

9.0工程費用結(jié)算程序

9.1工程竣工驗收合格后由財務部到銀行辦理資金結(jié)算手續(xù);

9.2需準備以下材料:《維修費用結(jié)算單》、《維修費用發(fā)票》、根據(jù)工程結(jié)算單出具的《維修費用分攤明細》、《費用結(jié)算分戶調(diào)整表》。

10.0材料備案程序

對以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業(yè)委會留存一份)分別存檔。