物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0目的

規(guī)范物業(yè)公司啟動(dòng)專項(xiàng)維修資金工作程序。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)公司啟動(dòng)專項(xiàng)維修資金工作。

3.0相關(guān)文件

3.1《北京市專項(xiàng)維修資金使用管理辦法(試行)》

3.2《住宅專項(xiàng)維修資金管理辦法》(中華人民共和國建設(shè)部、財(cái)政部令第165號(hào))

3.3北京市昌平區(qū)**苑小區(qū)業(yè)主委員會(huì):《北京市昌平區(qū)**苑小區(qū)專項(xiàng)維修資金使用管理實(shí)施細(xì)則》(2006年7月29日)

3.4北京市昌平區(qū)**西苑小區(qū)業(yè)主委員會(huì):《北京市昌平區(qū)**西苑維修資金使用管理制度》(2006年7月28日)

3.5北京市昌平區(qū)**東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會(huì):《北京市昌平區(qū)**東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會(huì)專項(xiàng)維修資金使用管理制度》(2006年7月29日)

4.0職責(zé)

4.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)核實(shí)專項(xiàng)維修資金的歸集、分戶情況;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向社區(qū)服務(wù)辦公室提供所需情況、數(shù)據(jù)。

4.2社區(qū)服務(wù)辦公室配合銀行做好業(yè)主查詢卡的發(fā)放工作。

4.3社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)公司專項(xiàng)維修資金領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的'專項(xiàng)工作小組'(以下簡稱'工作組')日常工作的組織安排。

4.4專業(yè)公司提出大修計(jì)劃,組織維修預(yù)算、施工方案等資料。

4.5物業(yè)管理部、總工程師辦公室負(fù)責(zé)對(duì)大修計(jì)劃進(jìn)行審核,選擇施工單位、確定費(fèi)用預(yù)算。

4.6社區(qū)服務(wù)辦公室將大修計(jì)劃告知業(yè)委會(huì)并協(xié)助業(yè)委會(huì)組織召開業(yè)主大會(huì),組織文字材料。

4.7經(jīng)營管理處負(fù)責(zé)協(xié)助召開業(yè)主大會(huì)。

4.8專業(yè)公司和有關(guān)部門負(fù)責(zé)簽署維修合同。

4.9物業(yè)管理部負(fù)責(zé)向政府小區(qū)辦備案工作。

4.10財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)維修費(fèi)預(yù)支、收款、結(jié)算工作。

4.11專業(yè)公司負(fù)責(zé)維修項(xiàng)目的施工監(jiān)督、檢查、辦證工作。

4.12公司各管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督相關(guān)部門工作的落實(shí)。

5.0社區(qū)服務(wù)辦公室工作程序

5.1資料學(xué)習(xí)培訓(xùn)階段

5.1.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)牽頭組織,物業(yè)管理部、質(zhì)量管理部、電梯管理公司、經(jīng)營管理處根據(jù)不同的分工進(jìn)行培訓(xùn);

5.1.2學(xué)習(xí)'3.0相關(guān)文件'所列法規(guī)及文件;

5.1.3學(xué)習(xí)相關(guān)部門出具的《核查報(bào)告》;

5.1.4特種設(shè)備檢測(cè)所出具的《特種設(shè)備定期檢測(cè)報(bào)告》;

5.1.5學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

5.2協(xié)助業(yè)委會(huì)召開委員會(huì)會(huì)議準(zhǔn)備階段

5.2.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)將涉及范圍內(nèi)業(yè)主的《專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)清冊(cè)》、《支用維修資金分戶明細(xì)表》下載成冊(cè);

5.2.2與經(jīng)營管理處、財(cái)務(wù)部就業(yè)主姓名、住宅面積、歸集資金等業(yè)主資料進(jìn)行核對(duì);

5.2.3社區(qū)服務(wù)辦公室根據(jù)提供的維修預(yù)算,作出《支用維修資金分戶明細(xì)表(預(yù)算)》;

5.2.4將《小區(qū)內(nèi)設(shè)施設(shè)備大修需使用住宅專項(xiàng)維修資金的函》提交業(yè)主委員會(huì);

5.2.5將維修計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算、核查報(bào)告、施工單位資質(zhì)、《支用維修資金分戶明細(xì)表(預(yù)算)》提交業(yè)主委員會(huì);

5.2.6社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)就召開業(yè)主委員會(huì)會(huì)議及會(huì)議議程、所需材料和業(yè)委會(huì)主任溝通。材料包括:向業(yè)委會(huì)提交的《關(guān)于啟用維修資金的告知函》,鑒定部門出具的《核查報(bào)告》,《維修計(jì)劃》、《費(fèi)用預(yù)算》、《施工單位資質(zhì)》、《專項(xiàng)維修資金分戶明細(xì)》、《專項(xiàng)維修資金劃轉(zhuǎn)清冊(cè)》等。

5.3召開業(yè)主委員會(huì)會(huì)議階段

5.3.1由業(yè)委會(huì)主任提議、全體委員參加、居委會(huì)主任列席的專項(xiàng)維修資金使用專題會(huì);

5.3.2由物業(yè)公司向全體委員出示使用維修資金的相關(guān)材料;

5.3.3由業(yè)委會(huì)主任作出《使用維修資金的議案》、《委托書》、《召開業(yè)主大會(huì)的方法》等提議;

5.3.4組織、推選涉及范圍內(nèi)業(yè)主代表組成'維修工程項(xiàng)目監(jiān)督小組';

5.3.5全體業(yè)委會(huì)委員表決、簽字,居委會(huì)主任監(jiān)督簽字;

5.3.6形成業(yè)主委員會(huì)決議。

5.4材料公示階段

5.4.1社區(qū)服務(wù)辦公室制作公示資料。

5.4.2經(jīng)營管理處協(xié)助社區(qū)服務(wù)辦公室在涉及范圍內(nèi)張貼公示資料。

5.4.3公示資料包括:《業(yè)主委員會(huì)召開業(yè)主大會(huì)的決議》、《核查報(bào)告》、《施工計(jì)劃》、《維修單位資質(zhì)》、《施工單位維修費(fèi)用預(yù)算》、《預(yù)算費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)》、《維修項(xiàng)目工程領(lǐng)導(dǎo)小組》、《召開業(yè)主大會(huì)的方法》、《委托書》等。

5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊(cè)備查。

5.5入戶表決階段

5.5.1配合業(yè)委會(huì)、居委會(huì)進(jìn)行宣傳;

5.5.2制作表決卡,與經(jīng)營管理處做好入戶準(zhǔn)備;

5.5.3協(xié)助經(jīng)營管理處組織人員入戶發(fā)放、回收表決卡;

5.5.4對(duì)表決卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總;

5.5.5由業(yè)委會(huì)委托居委會(huì)、業(yè)主代表對(duì)表決結(jié)果進(jìn)行抽查、確認(rèn),出具證明。

5.5.6協(xié)助業(yè)主委員會(huì)對(duì)表決結(jié)果進(jìn)行公示。

6.0辦理行政備案程序

6.1由物業(yè)管理部對(duì)以下資料進(jìn)行審核:《支用維修資金申請(qǐng)》、《專項(xiàng)維修資金預(yù)支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費(fèi)用預(yù)算》、《鑒定報(bào)告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計(jì)結(jié)果)》、業(yè)委會(huì)出具的《同意使用維修資金的決議》、《維修費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)表》、《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊(cè)》、《承諾書》。

6.2由社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)網(wǎng)上備案。

6.3物業(yè)管理部帶以上材料到地區(qū)辦事處及區(qū)、市建委小區(qū)辦辦理備案手續(xù)。

7.0費(fèi)用預(yù)支程序

7.1由財(cái)務(wù)部對(duì)《維修費(fèi)用分?jǐn)偳闆r》進(jìn)行審核;

7.2由財(cái)務(wù)部向銀行提交《支用維修資金申請(qǐng)》、《專項(xiàng)維修資金預(yù)支用備案表》、《施工合同》、《施工單位營業(yè)執(zhí)照》、《資質(zhì)證書》、《工程費(fèi)用預(yù)算》,相關(guān)部門出具的《核查報(bào)告》、《小區(qū)公示結(jié)果證明》、《業(yè)主決議(含統(tǒng)計(jì)結(jié)果)》、《同意使用維修資金的決議》、《維修費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)表》、《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊(cè)》、《承諾書》等材料,到銀行辦理資金預(yù)支手續(xù)。

8.0維修施工程序

8.1由物業(yè)公司相關(guān)部門和工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)施工進(jìn)行監(jiān)督。

8.2施工現(xiàn)場(chǎng)明示施工單位、施工時(shí)間、安全提示等。

8.3施工單位遵守政府相關(guān)施工要求及規(guī)范。

8.4施工完成后物業(yè)公司組織專業(yè)人員及工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收,根據(jù)施工驗(yàn)收情況報(bào)質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)。

8.5相關(guān)部門出具《工程驗(yàn)收合格證》及《工程費(fèi)用決算單》。

8.6對(duì)施工過程影像資料留檔。

9.0工程費(fèi)用結(jié)算程序

9.1工程竣工驗(yàn)收合格后由財(cái)務(wù)部到銀行辦理資金結(jié)算手續(xù);

9.2需準(zhǔn)備以下材料:《維修費(fèi)用結(jié)算單》、《維修費(fèi)用發(fā)票》、根據(jù)工程結(jié)算單出具的《維修費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)》、《費(fèi)用結(jié)算分戶調(diào)整表》。

10.0材料備案程序

對(duì)以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業(yè)委會(huì)留存一份)分別存檔。

11.0工作考核

啟用公共維修資金工作考核納入公司工作考核體系。

12.0需存檔的文件或資料

12.1《業(yè)主委員會(huì)召開業(yè)主大會(huì)的決議》

12.2《核查報(bào)告》

12.3《施工計(jì)劃》

12.4《施工單位資質(zhì)證書》

12.5《施工單位營業(yè)執(zhí)照》

12.6《施工合同》

12.7《施工單位維修費(fèi)用預(yù)算》

12.8《支取維修資金分?jǐn)偯骷?xì)》

12.9《維修項(xiàng)目工程領(lǐng)導(dǎo)小組》

12.10《維修項(xiàng)目工程領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審查的公告》

12.11《業(yè)主大會(huì)表決形式》

12.12《支用維修資金申請(qǐng)》

12.13《專項(xiàng)維修資金預(yù)支用備案表》

12.14由業(yè)委會(huì)審核后的《工程費(fèi)用預(yù)算》

12.15相關(guān)部門出具的《鑒定報(bào)告》

12.16《小區(qū)公示結(jié)果證明》

12.17《業(yè)主決議(含統(tǒng)計(jì)結(jié)果)》

12.18專項(xiàng)維修資

金管理系統(tǒng)打印的《任務(wù)單》、《支取匯總表》、《支取清冊(cè)》

12.19《承諾書》

12.20《工程驗(yàn)收合格證》

12.21《工程費(fèi)用決算單》

12.22《費(fèi)用發(fā)票復(fù)印件》

12.23《維修費(fèi)用分?jǐn)偯骷?xì)》

12.24《費(fèi)用結(jié)算分戶調(diào)整表》