某物業(yè)公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司供方控制管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0目的
通過對物業(yè)管理中各服務(wù)項目的供方進行有效控制,確保公司為顧客所提供的服務(wù)
符合法律法規(guī)和相關(guān)的要求,為顧客提供滿意的服務(wù)。
2.0適用范圍
適用于對本公司所有供方的控制。
3.0定義
供方:提供產(chǎn)品(包括服務(wù)、軟件、硬件、流程性材料)的組織或個人。
4.0職責(zé)
4.1總經(jīng)理負責(zé)對供方評價、物資申購單和采購合同的審批。
4.2行政辦公室負責(zé)公司所需物資的供方及其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方的選擇、評價、環(huán)境/安全要求的控制工作,并負責(zé)公司所需物資的采購實施工作。
4.3各部門、管理處負責(zé)對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進行選擇、評價、環(huán)境/安全要求的控制,并對供方的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)控。
5.0內(nèi)容
5.1合格供方應(yīng)具備的條件(不限于以下條件)
1)應(yīng)具有合法經(jīng)營資格;
2)有從事過類似工作的優(yōu)良業(yè)績;
3)有良好的信譽;
4)有相應(yīng)的工作條件和技術(shù)實力或?qū)I(yè)資質(zhì)證書;
5)價格合理;
6)提供的產(chǎn)品(包括服務(wù))符合環(huán)境和職業(yè)健康安全相關(guān)的法律法規(guī)要求和本公司的要求。
5.2各類供方的評價與選擇
5.2.1服務(wù)供方
依照合格供方應(yīng)具備的條件,相關(guān)部門自行組織對其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的服務(wù)供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關(guān)證實資料,報總經(jīng)理審批。若該次服務(wù)不需簽定合同,相關(guān)部門可根據(jù)服務(wù)標準的要求來選擇供方,不需另填《供方評價記錄》,
5.2.2物資供方
依照合格供方應(yīng)具備的條件,由行政辦公室組織對長期的物資供方進行評價,并填寫《供方評價記錄》,必要時附相關(guān)證實資料,報總經(jīng)理審批。對于零星的單次小批量采購可由行政辦公室依據(jù)采購信息的要求并結(jié)合合格供方的要求進行采購,不需另填《供方評價記錄》。
5.2.3對于政府相關(guān)部門指定的單位可不進行供方評價。對于其它服務(wù)與物資的供方評價時還應(yīng)盡可能從以下方面進行考慮來選擇供方:
(1)各類管理體系是否健全,安全措施是否落實;
(2)要求其承諾遵守相關(guān)的法律法規(guī)及本公司的hse方面的要求;
(3)要求其提供的產(chǎn)品或服務(wù)盡可能符合環(huán)保及其職業(yè)健康安全要求并執(zhí)行之等。
5.2.4經(jīng)總經(jīng)理批準的合格供方,各部門負責(zé)將其職責(zé)范圍內(nèi)的合格供方登記在《合格供方登記表》中。
5.3 合格供方資格的定期評價
5.3.1對已選定合格的供方,相關(guān)部門每年對長期供方其進行一次復(fù)評(如果是一次性或短期沒有一年的不需進行復(fù)評),并填寫《保留或取消合格供方報告》報總經(jīng)理審批。評價除按前述第5.1條執(zhí)行外,重點審查各供方在一年內(nèi)提供的服務(wù)或物資的及時性、合格批次等綜合情況。如服務(wù)供方在一年內(nèi)出現(xiàn)一次嚴重不合格或連續(xù)三次一般不合格或累計十次一般不合格服務(wù),采購供方在一年內(nèi)出現(xiàn)兩個批次不合格供貨,相關(guān)部門應(yīng)填寫《保留或取消合格供方報告》,經(jīng)總經(jīng)理批準后,更新《合格供方登記表》。
5.4合格供方檔案管理
評價方應(yīng)對其合格供方建立獨立檔案,檔案應(yīng)包括下列材料(不限于):
1)合法經(jīng)營資格證明材料(如危險廢物處理站相關(guān)許可證明);
2)專業(yè)服務(wù)資質(zhì)證明;(如水池清洗、電梯維保、消防系統(tǒng)維修等)
3)合同;
4)《供方評價記錄》、《采購合同審批表》;
5)《保留或取消合格供方報告》等。
5.5采購的實施與對供方的控制
5.5.1 采購文件的審批
1)物資申購部門對擬采購物資,填寫《物資申購單》。必要時,對專業(yè)技術(shù)較強的物資采購,申購部門應(yīng)編制《采購技術(shù)說明書》作為采購和驗收的依據(jù)附在《物資申購單》后,經(jīng)部門經(jīng)理確認,報財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后,行政辦公室實施采購。
2)對急需物資的申購,由使用部門填寫《物資申購單》,注明'急需'字樣,直接報總經(jīng)理審批后,行政辦公室實施采購。
2)各類采購合同(包括服務(wù)分包合同),由相關(guān)部門組織與供方起草擬制,并填寫《采購合同審批表》經(jīng)總經(jīng)理審批后,授權(quán)人員與供方簽定生效,以確保規(guī)定的要求是適宜的。
3)當(dāng)公司或業(yè)戶提出在供方現(xiàn)場實施驗證時,公司必須在采購文件中對要開展驗證的安排和產(chǎn)品的放行做出規(guī)定。
5.5.2行政辦公室在實施采購時應(yīng)在滿足采購信息要求的前提下,盡可能按以下原則進行選擇。
1)盡可能采用低能耗資源的產(chǎn)品;
2)盡可能采用可以循環(huán)使用的產(chǎn)品;
3)盡可能采用報廢后污染小的產(chǎn)品。
5.6采購物資的檢驗
5.6.1對采購來的物資,使用部門、倉管要負責(zé)進行驗收,驗收合格后辦理入庫手續(xù),由倉管員在《入庫單》上簽名,使用部門領(lǐng)料時在《領(lǐng)料單》上簽名做為領(lǐng)料和驗收合格的確認。
5.6.2驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號是否符合采購文件的要求,包裝是否完好,是否有合格證書,質(zhì)量是否滿足使用要求,有環(huán)保要求的產(chǎn)品是否符合國家相關(guān)的法律法規(guī)要求等。
5.6.3驗收方法采用抽樣法:對同品種批量超過10件的物資,抽驗5%~10%;對批量少于10件的要全部檢驗。如果檢查發(fā)現(xiàn)一件不合格品,則該批為不合格批,不得驗收入庫投入使用,交由采購員處理,只有驗收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)。對新購機電設(shè)備必須逐件驗收。
5.7對服務(wù)供方提供服務(wù)質(zhì)量的檢驗:各部門應(yīng)對其職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù)供方所提供服務(wù)的質(zhì)量進行監(jiān)控,并填寫《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》并以此作為付費的依據(jù)。
5.8對于進入公司所轄范圍內(nèi)的供方的活動,由責(zé)任部門對其在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的表現(xiàn)進行監(jiān)控,并作為定期復(fù)評的參考資料之一。
5.9文件和記錄的歸檔保管
所有供方評價選擇與評價的相關(guān)記錄,由相關(guān)部門按《記錄控制》統(tǒng)一歸檔保管。
6.0 相關(guān)文件
《記錄控制》
7.0記錄
《供方評價記錄》
《合格供方登記表》(不定格式)
《采購合同審批表》
《供方服務(wù)質(zhì)量檢查表》
《保留或取消合格供方報告》
《入庫單》(外購)
