大學(xué)機(jī)要文件管理程序
大學(xué)機(jī)要文件管理程序
為做好我校機(jī)要文件的管理工作，落實(shí)機(jī)要人員責(zé)任制，制定如下管理程序：
一、收文
1、收到文件首先檢查文件袋有無破損，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因。
2、及時(shí)拆封，清點(diǎn)、查對(duì)文件數(shù)量、收文單位與登記是否相符，避免號(hào)碼和份數(shù)出現(xiàn)差錯(cuò)。
3、對(duì)文件進(jìn)行登記、編號(hào)，注明密級(jí)、收文日期等。
二、閱文
1、機(jī)要文件履行文件批辦手續(xù)后，由機(jī)要文書負(fù)責(zé)傳閱。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要在辦公室或機(jī)要室內(nèi)閱文，全過程注意保密。特別對(duì)絕密級(jí)文件、電報(bào)，除傳閱范圍內(nèi)人員和機(jī)要人員外，不得外傳。絕密級(jí)文件、電報(bào)要限時(shí)傳閱，閱完后及時(shí)收回，不得在機(jī)要室以外過夜。
2、閱文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向規(guī)定范圍以外的人員泄漏或公開引用文件內(nèi)容。傳閱過程中文件不得抽離文件夾。閱后要簽名、注時(shí)，當(dāng)日送機(jī)要秘書，嚴(yán)禁橫傳或?qū)⑽募Щ丶抑虚喿x。
3、領(lǐng)導(dǎo)出差前請(qǐng)將未閱完的文件返還文書室。領(lǐng)導(dǎo)閱后退回時(shí)，對(duì)文件要逐一進(jìn)行核對(duì)；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所送文件如有批示，要及時(shí)通知有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件及批示。
三、借閱
1、借出機(jī)密級(jí)以下機(jī)要文件須辦公室主任批準(zhǔn)，不得超過兩天，要登記清楚時(shí)間、文件名稱、文件編號(hào)及份數(shù)，雙方核對(duì)清楚，借用人簽名后，方可帶走文件。借閱者歸還文件時(shí)，機(jī)要文書核對(duì)無誤后，辦理還文手續(xù)。確需繼續(xù)使用的，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，辦理續(xù)借手續(xù)。
2、借閱機(jī)密級(jí)以上機(jī)要文件須經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并不準(zhǔn)帶出機(jī)要室。
四、文件的復(fù)制
秘密級(jí)文件復(fù)制須經(jīng)機(jī)要文書審核，機(jī)密級(jí)以上文件復(fù)制須經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，復(fù)制時(shí)不得遮蓋密級(jí)標(biāo)志、保密期限及知悉范圍。文件處理完畢請(qǐng)及時(shí)將復(fù)印件返還文書室。
五、文件的清銷
1、機(jī)要文書每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求進(jìn)行分類、清點(diǎn)整理。
2、需要交還的文件按時(shí)上交上級(jí)機(jī)要處；允許留存的文件，留存在機(jī)要室保存，并備有文件目錄以供查閱。
3、清銷的機(jī)要文件、內(nèi)部資料，送指定部門監(jiān)銷。
4、清點(diǎn)整理文件中，如發(fā)現(xiàn)丟失，確認(rèn)無法找回，要寫出書面報(bào)告，及時(shí)報(bào)送辦公室領(lǐng)導(dǎo)。
