集團(tuán)財務(wù)報銷、付款管理流程制度
集團(tuán)財務(wù)報銷、付款管理流程制度
1.0編號：CW-201801REV
1.01、概要：
1.1、本報銷、付款管理流程制度適用于謝謝（以下簡稱集團(tuán)公司）及下屬分、子公司（以下簡稱子公司）在日常運營管理中用于公司業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的費用，它僅限于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的費用才可申請報銷或付款，公司不予承擔(dān)用于任何個人性質(zhì)的費用。
1.2、費用報銷、付款的經(jīng)辦人和部門審核人對報銷和付款業(yè)務(wù)的真實性、原始票據(jù)的合法性負(fù)直接責(zé)任，審核審批人員對費用的審核審批負(fù)間接審核責(zé)任。
1.3、集團(tuán)、各子公司報銷、付款審核，從2023年1月1日開始全部在OA系統(tǒng)中完成，不允許走紙質(zhì)審批，只有審批完成后，經(jīng)辦人才能打印。
1.4、OA系統(tǒng)審批結(jié)束后，由經(jīng)辦人將審批單從OA打印，附上報銷或付款原始單據(jù)，交財務(wù)部出納，財務(wù)部出納有權(quán)對報銷或者付款單后附的原始單據(jù)（如發(fā)票、合同協(xié)議、結(jié)算單等）的合法性，合規(guī)性進(jìn)行復(fù)核，如果不符合要求的，出納有權(quán)退還經(jīng)辦人員。
2、資金支付授權(quán)審批：
為了有效地執(zhí)行資金支付內(nèi)部控制制度，規(guī)范資金支付審批程序，明確審批權(quán)責(zé)，有效控制公司成本費用和資金風(fēng)險，保證資金安全，提高資金使用效率及減少審批環(huán)節(jié)，提高審批工作效率，特制定集團(tuán)和子公司財務(wù)核決權(quán)限。
2.1、集團(tuán)公司財務(wù)核決權(quán)限：
2.2、子公司財務(wù)核決權(quán)限：
3、日常費用報銷、請款流程操作：
3.1、個人借支管理規(guī)定：
3.1.1、借款人填寫OA【借支單】須附“借支申請””。
3.3.2、借支申請審批后，由財務(wù)出納轉(zhuǎn)帳到借支申請人工資卡上，出納在轉(zhuǎn)帳用途欄寫上“**項目借支款”。
3.3.3、超過一個月以上的借支（除備用金外），無特殊情況外，財務(wù)部門有權(quán)讓核算薪資部門應(yīng)于當(dāng)月實發(fā)工資中扣回，待報銷后再支付。
3.3.4、出差人員的出差費用原則上先自己墊付，公司不先預(yù)支，如果出差時間長，或者墊付金額較大，員工無法墊支的，可以申請向公司借支（各公司情況不同，可以根據(jù)實際情況寫出具體操作方案，交集團(tuán)財務(wù)中心備案）。
3.3.5、以上各項支出，原則上前款不清，后款不借。
3.3.、借支審核審批流程：
子公司：經(jīng)辦人填寫OA填寫【借支單】→部門負(fù)責(zé)人審核→子公司財務(wù)經(jīng)理→子公司總經(jīng)理審批→（超過5000元）集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批→出納辦理付款。
集團(tuán)公司：經(jīng)辦人填寫OA填寫【借支單】→部門負(fù)責(zé)人審核→集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批→（超過5000元）集團(tuán)總裁審批→出納辦理付款。
3.2、預(yù)付貨款和備用金的使用，必須依照下列規(guī)定辦理：
3.2.1、公司預(yù)付款項
是指按合同規(guī)定預(yù)先支付的貨款，投標(biāo)保證金等，根據(jù)合同和協(xié)議、招標(biāo)文件內(nèi)容填寫OA申請【付款申請單】（在OA申請單附上相關(guān)附件），按【采購貨款】支付流程審核審準(zhǔn)后，出納方可辦理付款；付款手續(xù)不齊備的，出納有權(quán)拒絕付款。
3.2.2、備用金由本人申請、說明具體用途，使用期限和限額，按【個人借支】審核流程審批后，到財務(wù)出納辦理。
對剛成立的子公司沒有成立財務(wù)部門前，可以實行備用金制度，由公司負(fù)責(zé)人申請，報集團(tuán)財務(wù)中心批準(zhǔn)。
3.3.3、支付預(yù)付款時，原則上需要先提供發(fā)票，如果未提供發(fā)票的，應(yīng)當(dāng)在在以下規(guī)定的期限內(nèi)憑報銷發(fā)票等票據(jù)，填寫OA單據(jù)，經(jīng)審批后，到財務(wù)部門報銷；
零星采購十天內(nèi)報銷；通過銀行匯款支付的，在一個月內(nèi)報銷完畢，否則，財務(wù)部門有權(quán)通知薪資編制部門從經(jīng)辦人工資中逐步扣回。
4、日常費用報銷管理流程規(guī)定：
日常費用報銷主要指日常業(yè)務(wù)發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費、辦公費用及低值易耗品、市場費用、快遞運輸、修繕費、通訊費、咨詢費、招聘費、培訓(xùn)費、會務(wù)費等等。
4.1、單據(jù)填寫操作規(guī)范：
凡是針對公司員工的報銷或付款，只能填寫OA【費用報銷單】，對公付款只能填寫OA【付款申請單】，出差報銷填寫OA【費用報銷單時】，對摘要內(nèi)容金額需要列示清晰。
4.2、各項費用的報銷、申請流程：
子公司：
經(jīng)辦人填寫OA填寫【費用報銷單】或者【付款申請單】→部門負(fù)責(zé)人審核→子公司財務(wù)經(jīng)理→子公司總經(jīng)理審批→超過1000集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批→出納辦理付款。
集團(tuán)公司：
經(jīng)辦人填寫OA填寫【費用報銷單】或者【付款申請單】→部門負(fù)責(zé)人審核→集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批→超過1000集團(tuán)總裁審批→出納辦理付款。
4.3、各項費用報銷、付款要求：
4.3.1、交際費用：
4.3.1.1、交際費用控制標(biāo)準(zhǔn)：
集團(tuán)公司業(yè)務(wù)交際費的控制標(biāo)準(zhǔn)：
組織級別
上限標(biāo)準(zhǔn)（每人/元）
總裁級
200集團(tuán)職能部門負(fù)責(zé)人
100部門經(jīng)理
60注：需要酒水由申請本人到綜合部申請領(lǐng)取。
子公司業(yè)務(wù)交際費的控制標(biāo)準(zhǔn)：
組織級別
上限標(biāo)準(zhǔn)（每人/元）
總經(jīng)理級
200部門負(fù)責(zé)人
100注：上海子公司需要酒水由申請本人到綜合部申請領(lǐng)取，外地子公司根據(jù)實際情況，公司需要統(tǒng)一訂購酒水，由行政統(tǒng)一管理。
4.3.1.2、交際費用報銷要求：
在出差地招待客人發(fā)生的酒水費用一般不能超過餐飲費，特殊情況需要寫上說明。公司員工陪待人數(shù)一般在1-2人左右，特殊情況除外。
業(yè)務(wù)交際費填寫OA報銷單時，要關(guān)聯(lián)已審批的業(yè)務(wù)交際費【費用申請單】，否則，審核人員對沒有審批的【費用申請單】，報銷單不能審批通過。
報銷發(fā)票必須是增值稅發(fā)票，一般情況不能用定額發(fā)票。
4.3.1.3、交際費申請：
集團(tuán)公司：
經(jīng)辦人填寫OA【費用申請單】→部門負(fù)責(zé)人審核→集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審核→（金額超1000元）總裁審批。
子公司：
經(jīng)辦人填寫OA【費用申請表單】→部門負(fù)責(zé)人審核→子公司總經(jīng)理審批→（金額超1000元）集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批→（金額超1500元）總裁審批。
4.3.1.4、報銷審核流程：
集團(tuán)公司：經(jīng)辦人填寫OA【費用報銷單】→部門負(fù)責(zé)人審核→集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)審批。
子公司：經(jīng)辦人填寫OA【費用報銷單】→部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)經(jīng)理審核→總經(jīng)理審批。
4.3.2、辦公費用：
辦公用品是指單位價值低于2000元，或使用年限在一年以下的物品。對辦公用品和低值易耗品的購買、領(lǐng)用、保管按照人力行政部門下發(fā)的“辦公用品管理”制度執(zhí)行。
4.3.2.1、辦公用品供應(yīng)商管理：
每年度未，集團(tuán)行政部門對本年度或者下年度常用辦公用品清單進(jìn)行整理，清單詳細(xì)說明各品種規(guī)格、品牌及質(zhì)量要求。并尋找三家以上合格供應(yīng)商進(jìn)行報價，報價清單加蓋公章、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等要求，將報價單交財務(wù)部審核，討論和決定供應(yīng)商。
供應(yīng)商確定后，本年度的采購價格保持不變，集團(tuán)及子公司統(tǒng)一在確定的供應(yīng)商進(jìn)行集中采購。
4.3.2.2、請購及發(fā)放流程：
各部門填寫【請購單】→部門負(fù)責(zé)人簽字→人力行政負(fù)責(zé)人審批（超預(yù)算的走費用申請流程）。
辦公用品由人事行政人員驗收（在供應(yīng)商送貨單上簽字），發(fā)放由行政人員統(tǒng)一發(fā)放，并讓財務(wù)經(jīng)辦人簽字，
4.3.2.3、報銷流程要求：
11、本流程制度由集團(tuán)財務(wù)中心負(fù)責(zé)修訂、解釋和培訓(xùn)，從2023年1月1日起試行。
