設(shè)備制造公司管理文件和資料控制程序
編制：
批準(zhǔn)：
發(fā)布：
設(shè)備制造有限公司管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502版本號/修訂碼：A/00
目的和適用范圍
為了使質(zhì)量體系有效運(yùn)行，在起重要作用的各個場所保證使用相應(yīng)文件的有效版本，并及時從現(xiàn)場撤回失效或作廢文件和資料，以防止使用失效或作廢的文件和資料。
適用于質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系文件(以下簡稱文件)的控制，其他管理性文件的控制在相應(yīng)的程序中作出具體規(guī)定。
職責(zé)
綜合管理辦負(fù)責(zé)管理性文件和資料的控制，包括組織編制、修訂和發(fā)布《質(zhì)量手冊》及其質(zhì)量體系程序文件和實施過程中的協(xié)調(diào)和解釋。
控制的內(nèi)容、要求和方法
3.1文件的編制規(guī)定
3.1.1綜合管理辦組織有關(guān)職能部門代表成立文件編寫小組進(jìn)行起草工作。
3.1.2草案應(yīng)校核其內(nèi)容與相應(yīng)的質(zhì)量保證模式標(biāo)準(zhǔn)的符合性和與公司實際情況的適應(yīng)性、可操作性和可檢查性。
3.2文件的編號規(guī)定
3.2.1質(zhì)量手冊的編號規(guī)定
QM/ZTCQM01-1998發(fā)布年代號
順序號
質(zhì)量手冊代號
公司代號
質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)代號
3.2.2程序文件的編號規(guī)定
順序號
體系要素代號
公司代號
質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)代號
3.3文件的審批和發(fā)布
3.3.1文件由綜合管理辦負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查、會簽，并填寫《質(zhì)量體系文件會簽審批表》(J/wk01)，報管理者代表審核和總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。
3.3.2文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，原版文件連同會簽審批表由文件管理人員歸檔保存，并填寫《質(zhì)量體系文件歸檔登記表》(J/wk06)。存入軟盤的文件也應(yīng)同時歸檔。
3.4文件的發(fā)放
3.4.1經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件由綜合管理辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時分“受控本”和“非受控本”。
3.4.2“受控本”的發(fā)放對象為：
a.公司總經(jīng)理、管理者代表及各部門、分公司負(fù)責(zé)人;
b.公司對外質(zhì)量保證有關(guān)的人員;
c.質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)。
3.4.3文件發(fā)放前，由綜合管理辦根據(jù)公司運(yùn)作特點編制《文件發(fā)放規(guī)定》，具體規(guī)定發(fā)放部門(人員)和數(shù)量，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
3.4.4“非受控本”根據(jù)公司經(jīng)營活動的需要，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。“非受控本”的有效性不做進(jìn)一步控制。
3.4.5發(fā)放的文件均為原版文件的復(fù)印件。
3.4.6文件的發(fā)放應(yīng)注有不同的分發(fā)編號，并在文件封面上加蓋紅色的“受控”或“非受控”印章。發(fā)放時，領(lǐng)用人應(yīng)在《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》(J/wk02)上簽收，同時在表中注明“受控”和“非受控”字樣。
3.4.7在下列情況下，需使用文件的部門(人員)應(yīng)填寫《質(zhì)量體系文件領(lǐng)用審批表》(J/wk03)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理辦主任審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可按3.4.5和3.4.6條發(fā)放：
a.不在《發(fā)放規(guī)定》中發(fā)放范圍內(nèi)的;
b.要求發(fā)放數(shù)量超出《發(fā)放規(guī)定》中規(guī)定數(shù)量的;
c.領(lǐng)取后遺失或破損的;
d.其他應(yīng)領(lǐng)用的。
3.4.8對文件遺失要求補(bǔ)發(fā)文件的，給予新的分發(fā)號，并注明遺失文件作廢，必要時將作廢文件的分發(fā)號通知有關(guān)部門以防止誤用。
3.4.9文件破損嚴(yán)重影響使用時，領(lǐng)用的新文件仍沿用原文件分發(fā)號，同時交回破損文件，由綜合管理辦組織銷毀。
3.5文件的更改和換版
3.5.1文件需作更改時，由申請部門填寫《質(zhì)量體系文件更改申請單》(J/wk04)，說明更改原因，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由更改人實施更改：
a.文件的更改視具體情況可采用“劃改”或“換頁”方法;
b.文件更改時，應(yīng)注明更改標(biāo)記、更改日期，并標(biāo)明修改碼;
c.更改標(biāo)記用加圓圈的小寫英文字母表示，如：@……;
d.文件經(jīng)過依次更改后，修改碼的序號依次遞增，如“00”增至“01”。
3.5.2對“非受控本”的文件可不作更改控制。
3.5.3文件的更改不應(yīng)給產(chǎn)品質(zhì)量或體系要素造成不利影響。
3.5.4文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度更改時，應(yīng)進(jìn)行換版。
a.文件換版時，應(yīng)由綜合管理辦負(fù)責(zé)組織全面評審;
b.新版本發(fā)放時，舊版本同時廢止，并由綜合管理辦統(tǒng)一收回后銷毀。
3.6文件的收回和銷毀
3.6.1在下列情況之一時，原發(fā)文件由綜合管理辦負(fù)責(zé)及時收回：
a.文件使用部門合并、撤消或使用人調(diào)離;
b.文件換版或再次發(fā)放。
3.6.2文件收回時，由文件管理人員驗收，并在《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》上注明收回日期，無使用價值的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章，防止誤用。
3.6.3為積累知識的目的所保留的失效或作廢文件，由申請人填寫《質(zhì)量體系文件留用申請單》(J/wk05)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理辦主任審核后，報管理者代表批準(zhǔn)，由文件管理人員加蓋“保留資料”印章后方可留用。
3.6.4作廢的文件由文件管理人員填寫《質(zhì)量體系文件銷毀清單》(J/wk07)，經(jīng)綜合管理辦主任批準(zhǔn)后，由指定的銷毀人和監(jiān)銷人集中銷毀，并注明銷毀日期。
3.7文件的管理
3.7.1需臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《質(zhì)量體系文件借閱申請表》(J/wk08)，經(jīng)部門和綜合管理辦負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還，到期不還的由文件管理人員收回。原版文件一律不外借，以防止丟失或破損。
3.7.2任何人不得私自復(fù)印文件和使用未加蓋紅色“受控”印章的無效文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文件管理人員收回，并視情節(jié)輕重報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予處理
3.8文件和資料控制的有關(guān)記錄由綜合管理辦負(fù)責(zé)妥善保管，詳按QC/ZTC1601《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。
相關(guān)文件
QC/ZTC1601《質(zhì)量記錄控制程序》
質(zhì)量記錄
《質(zhì)量體系文件會簽審批表》
《質(zhì)量體系文件歸檔登記表》
《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》
《質(zhì)量體系文件領(lǐng)用審批表》
《質(zhì)量體系文件更改申請單》
《質(zhì)量體系文件留用申請單》
成套設(shè)備制造有限公司
管理文件和資料控制程序
編號：QC/ZTC0502《質(zhì)量體系文件銷毀清單》
《質(zhì)量體系文件借閱申請表》
更改情況
序號
更改標(biāo)記
更改記錄
更改人
日期
