第1篇 物業(yè)管理公司內(nèi)部審核控制程序-13
物業(yè)管理公司內(nèi)部審核控制程序(13)
1.0目的:
通過按策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行內(nèi)部管理體系審核,確定管理體系活動及其結(jié)果是否符合策劃的安排,確保管理體系的有效性。
2.0適用范圍:
適用于本公司內(nèi)部管理體系審核。
3.0職責(zé):
3.1管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《年度內(nèi)部管理體系審核計(jì)劃》,批準(zhǔn)審核報(bào)告。
3.2審核組長負(fù)責(zé)每一次具體的《內(nèi)部管理體系審核計(jì)劃》、《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》及《不符合項(xiàng)報(bào)告單》。
3.3綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)組織對內(nèi)審中不合格的糾正措施進(jìn)行驗(yàn)證。
4.0程序:
4.1綜合事務(wù)部在每年十二月底編制《年度內(nèi)部管理體系審核計(jì)劃》,并確定審核組長及審核組成員,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.2審核組長應(yīng)為公司領(lǐng)導(dǎo)。
4.3內(nèi)部管理體系審核通常為半年一次,必要時(shí)可增加審核次數(shù)。
4.4審核組長應(yīng)在審核前一天對審核員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),以提高審核效率和技巧。
4.5審核組長負(fù)責(zé)確定審核組成員,成立審核組。審核組長和審核員必須經(jīng)過送外進(jìn)行專門的審核員培訓(xùn)并取得內(nèi)審員資格證書,且與被審核部門無直接關(guān)系。
4.6審核過程
計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包括:本次審核的目的、需要審核的要素及內(nèi)容范圍、審核依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)或文件、審核組織及人員、審核的日程安排。計(jì)劃報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。
審核員負(fù)責(zé)編制檢查清單,準(zhǔn)備各種審核表格及文件。
審核組長將審核日程安排表提前5-7天通知相關(guān)部門。
審核組長負(fù)責(zé)主持召開受審核部門與審核員間的首次會議。
審核小組到現(xiàn)場實(shí)施審核。
對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)經(jīng)確認(rèn)后,填寫《不符合項(xiàng)報(bào)告單》,并由受審核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
審核工作完成后,審核組長負(fù)責(zé)召開未次會議,向受審核部門介紹審核結(jié)果。
審核組長在審核結(jié)束后一周內(nèi)負(fù)責(zé)提交審核報(bào)告,審核報(bào)告由管理者代表批準(zhǔn)后,以文件形式向全公司發(fā)布。
責(zé)任部門負(fù)責(zé)采取糾正措施。
審核組長負(fù)責(zé)派專人對內(nèi)審中不合格項(xiàng)進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
審核結(jié)束后,所有審核記錄轉(zhuǎn)交綜合事務(wù)部存檔,存檔期二年。
5.0支持性工具
《年度內(nèi)部管理體系審核計(jì)劃》
《內(nèi)部管理體系審核計(jì)劃》
《內(nèi)部管理體系審核檢查清單》
《不符合項(xiàng)報(bào)告單》
《內(nèi)部管理體系審核報(bào)告》
編制:審核:批準(zhǔn):日期:
第2篇 注冊物業(yè)管理師物業(yè)管理實(shí)務(wù)試題
一、單項(xiàng)選擇題:
1.住宅小區(qū)房屋完好率和零修及時(shí)率應(yīng)該分別達(dá)到( )。
a.98%, 100%
b.98%, 100%
c.98%, 98%
d.100%, 98%
2.具有優(yōu)越的地理位置和交通環(huán)境,建筑物的物理狀況優(yōu)良,建筑質(zhì)量達(dá)到或超過有關(guān)建筑條例或規(guī)范要求,有完善的物業(yè)管理服務(wù),包括24小時(shí)的設(shè)備維修與保安服務(wù),這樣的條件屬于( )。
a.甲級寫字樓
b.乙級寫字樓
c.丙級寫字樓
d.丁級寫字樓
3.商場要合理布局,精心策劃
b.建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)單一
c.商務(wù)齊全,人員素質(zhì)雜
d.客流量大
4.工業(yè)物業(yè)空氣污染的防治途徑包括( )。
a.教育住戶和生產(chǎn)單位改變能源結(jié)構(gòu),減少直接燃燒
b.硬化地面,減少塵土
c.綠化凈化空氣中二氧化硫和機(jī)動車尾氣
d.禁止車輛駛?cè)?減少尾氣排放
5.學(xué)生公寓的住宿管理,( )不符合規(guī)定。
a.寢室成員辦理住宿登記卡和床頭卡,并將床頭卡按要求掛在指定位置。
b.要求學(xué)生按時(shí)就寢,如有特殊情況,需要向公寓管理人員請假。
c.學(xué)生不準(zhǔn)擅自調(diào)整寢室,如有需要,應(yīng)按相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)整。
d.對學(xué)生公寓進(jìn)出樓的來訪人員驗(yàn)證登記,推銷商品者登記進(jìn)入公寓。
6.物業(yè)環(huán)境管理的基本原則是( )的原則。
a.以防為主,防治結(jié)合
b.一治為主,防治結(jié)合
c.以防為主,一治為輔
d.一治為主,以防為輔
7.防治固體廢棄物的污染,最有效的辦法是杜絕垃圾的( )。
a.形成
b.產(chǎn)生
c.利用
d.處理
8.水體污染防治的主要措施是嚴(yán)格控制工業(yè)和生活污水的( )。
a.排放
b.凈化
c.處理
d.利用
9.根據(jù)《城市綠化規(guī)劃建設(shè)指標(biāo)的規(guī)定》,2000年以后人均公共綠地面積在( )平方米以上。
a.4-5
b.4-6
c.4-7
d.5-7
10.物業(yè)管理招標(biāo),是指( )或其法定代表的開發(fā)商或業(yè)主委員會,在為其物業(yè)選擇管理者時(shí),通過制訂符合其管理服務(wù)要求和標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)文件向社會公開,由多家物業(yè)管理企業(yè)競投,從中選擇最佳對象,并與之訂立物業(yè)管理合同的過程。
a.物業(yè)使用人
b.物業(yè)所有權(quán)人
c.物業(yè)占有人
d.物業(yè)權(quán)利人
11.標(biāo)價(jià)評審主要評審內(nèi)容不包括( )。
a.標(biāo)價(jià)是否最低
b.投標(biāo)報(bào)價(jià)和標(biāo)底價(jià)是否接近
c.標(biāo)價(jià)的構(gòu)成是否合理可靠,
d.標(biāo)價(jià)是否能滿足管理服務(wù)需要
12.( )不屬于房屋租賃關(guān)系終止的情況。
a.房屋租賃期限屆滿
b.房屋拆遷
c.房屋承租人死亡
d.房屋出售
13.一種由火災(zāi)探測器、自動報(bào)警器、噴水裝置、供水管網(wǎng)、水泵等組成
,固定在建筑物內(nèi)的消防供水裝置,其噴水裝置一般在大型建筑、高層建筑、高檔建筑等防火重點(diǎn)部位的上方位置設(shè)置。這種裝置為( )。
a.消防栓
b.消防水槍
c.火災(zāi)探測器
d.自動噴水滅火系統(tǒng)
14.消防設(shè)施日常使用管理由專職管理員負(fù)責(zé),專職管理員( )檢查消防設(shè)施的使用狀況,保持設(shè)施整潔、衛(wèi)生、完好。
a.每天
b.每周
c.每半月
d.每月
15.根據(jù)停車場的規(guī)劃,進(jìn)出停車場管理要嚴(yán)格。車輛進(jìn)入停車場要驗(yàn)證發(fā)牌、登記。駛離停車場時(shí)要( )。
a.驗(yàn)證
b.收牌
c.收牌登記
d.驗(yàn)證、收牌
16.( )是質(zhì)量手冊的基礎(chǔ),是質(zhì)量手冊的支持性文件。
a.工作手冊
b.質(zhì)量手冊
c.程序文件
d.工作規(guī)程文件
17.物業(yè)租賃合同是出租人與承租人就房屋租賃事宜,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任的協(xié)議,即( )的契約。
a.以房屋為租賃標(biāo)的物
b.以房屋為交換對象
c.以房屋使用權(quán)為交換對象。
18.物業(yè)管理企業(yè)早期介入的咨詢服務(wù)對象,主要是( )。房地產(chǎn)開發(fā)商或投資商,其費(fèi)用應(yīng)由開發(fā)商承擔(dān)。
a.開發(fā)商
b.業(yè)主
c.建筑商
d.銷售商
19.衛(wèi)生間、廚房內(nèi)的排污管應(yīng)分設(shè),出戶管長不宜超過( )米。
a.4
b.5
c.6
d.8
20.浴室內(nèi)安裝燃?xì)鉄崴鞅仨毑捎脧?qiáng)排式,且其排氣管不得超出外墻( )厘米。
a.5
b.10
c.15
d.20
21.裝修材料須封裝不漏,按物業(yè)管理公司指定地點(diǎn)堆放;裝修材料要及時(shí)搬入室內(nèi),不得堆放在( )。
a.戶內(nèi)或陽臺
b.戶門外或公共場所
c.廚房或衛(wèi)生間
d.戶門外或陽臺
22.物業(yè)檔案是指關(guān)于物業(yè)項(xiàng)目所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動中所形成的,具有參考價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的( )。
a.施工記錄
b.歷史記錄
c.登記記錄
d.審核記錄
23.嚴(yán)重?fù)p壞房存有部分( )構(gòu)件有明顯或嚴(yán)重傾斜、開裂、變形或強(qiáng)度不足的現(xiàn)象。
a.結(jié)構(gòu)
b.承重
c.主體
d.輔助
24.清理明渠及沙井沉淀物每( )周 1次。
a.2
b.3
c.4
d.8
25.設(shè)施設(shè)備維修中修工程更換率為( )左右。
a.10%~20%
b.10%~30%
c.20%~30%
d.30%
26.由于物業(yè)類型與規(guī)模的不同,( )住宅項(xiàng)目本身需要的配套服務(wù)內(nèi)容要求要多得多,所以對物業(yè)管理企業(yè)的管理要求就會更高。
; a.小戶型
b.大戶型
c.經(jīng)濟(jì)適用房
d.廉租房
27.根據(jù)《城市居住規(guī)劃設(shè)計(jì)規(guī)范》規(guī)定,居住區(qū)( )也稱配套公建。
a.市政公用設(shè)施
b.行政管理
c.其他八類設(shè)施
d.公共服務(wù)設(shè)施
28.( )是指由物業(yè)管理企業(yè)提供的、與物業(yè)的正常使用和業(yè)主在住宅小區(qū)、寫字樓等物業(yè)中的生活、工作相配套的一系列商業(yè)、教育、衛(wèi)生、娛樂、金融等經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目的總和。
a.綜合經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目運(yùn)作
b.綜合經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目策劃
c.綜合經(jīng)營服務(wù)
d.公共服務(wù)
29.全國物業(yè)管理示范項(xiàng)目申報(bào)條件規(guī)定,住宅小區(qū)、工業(yè)區(qū)建筑面積為( )萬平方米以上。
a.8
b.10
c.2
d.5
30.質(zhì)量手冊共分( )章。
a.6
b.7
c.8
d.9
31.在質(zhì)量體系文件的層次中屬于b層次是( )。
a.質(zhì)量手冊
b.程序文件
c.工作規(guī)程
d.質(zhì)量記錄
32.會議接待用熱水瓶應(yīng)表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在( )度以上。
a.60
b.70
c.80
d.90
33.物業(yè)管理企業(yè)接到急修項(xiàng)目報(bào)修的,應(yīng)在( )小時(shí)內(nèi)趕到現(xiàn)場,( )小時(shí)內(nèi)修理。
a.1 12
b.1 24
c.2 12
d.2 24
34.物業(yè)維修項(xiàng)目實(shí)行質(zhì)量保修制度,保修期一般為( )個(gè)月。
a.1
b.2
c.3
d.6
35.客戶報(bào)修內(nèi)容屬《維修項(xiàng)目收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》中的項(xiàng)目,客戶要求盡快前去維修的,應(yīng)安排維修人員在接單后( )分鐘內(nèi)帶齊工具、備件到達(dá)維修現(xiàn)場。
a.10
b.15
c.20
d.30
36.編制預(yù)案,必須與( )充分溝通,達(dá)成共識,以免預(yù)案無法落實(shí)。
a.主管部門
b.主管領(lǐng)導(dǎo)
c.管轄區(qū)業(yè)主
d.將來的實(shí)際操作者
37.重要投訴,接待后()小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管經(jīng)理進(jìn)行處置程序。
a.1
b.2
c.3
d.5
38.輕微投訴,不超過()天內(nèi)或在客戶要求的期限內(nèi)解決。
a.1
b.2
c.3
d.5
39.住宅小區(qū)防治物業(yè)環(huán)境污染的重點(diǎn)工作是( )。
a.商業(yè)垃圾
b.醫(yī)療垃圾
c.裝修垃圾
d.業(yè)主和使用人生活垃圾
; 40.投訴的處理時(shí)效。輕微投訴一般在2日內(nèi)處理完畢,超時(shí)需經(jīng)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn);重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時(shí)需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);重大投訴應(yīng)當(dāng)在2日內(nèi)給投訴的客戶明確答復(fù),解決時(shí)間不宜超過10日。
a.2 3 2 10
b.2 3 3 10
c.2 3 2 5
d.2 2 2 10
二.多項(xiàng)選擇題(每小題2分,共20分)
1.建立商場識別系統(tǒng)的作用是( )。
a.引起消費(fèi)者注意
b.可以使顧客克服記憶困難
c.改善企業(yè)形象
d.是商場樓宇促銷的一項(xiàng)戰(zhàn)略性工程
2.工業(yè)物業(yè)的特點(diǎn)是( )。
a.投資大,投資回收期長
b.非流動性
c.工業(yè)設(shè)備的功能不容易過時(shí)
d.對周圍環(huán)境容易產(chǎn)生污染
3.垃圾的處理方法有( )。
a.堆放法
b.填埋法
c.焚化法
d.無害化處理
4.住宅小區(qū)綠化的基本任務(wù)是( )。
a.開展綠化創(chuàng)收工作
b.推廣綠化養(yǎng)護(hù)技術(shù)
c.為居民創(chuàng)造優(yōu)美舒適的環(huán)境
d.促進(jìn)居民的身心健康
5.物業(yè)專項(xiàng)分包的應(yīng)具備( )前提條件。
a.物業(yè)管理總包單位有相當(dāng)?shù)墓芾砗蛥f(xié)調(diào)能力
b.社會化、專業(yè)化達(dá)到一定程度,社會上有一批專業(yè)化的物業(yè)管理專業(yè)公司
c.業(yè)主委員會成立,專業(yè)分包得到業(yè)主委員會的認(rèn)可
d.中低物業(yè)檔次
6.道路交通管理的內(nèi)容包括( )。
a.建立機(jī)動車通行證制度
b.禁止亂停放車輛,尤其在道路兩旁
c.限制車速
d.根據(jù)轄區(qū)內(nèi)道路情況確定部分道路為單行道、部分交叉路口禁止左轉(zhuǎn)灣
7.物業(yè)租賃的租金管理包括( )工作。
a.做好租金的評定工作
b.建立租金底賬
c.按時(shí)收取租金
d.堅(jiān)持專款專用
8.立項(xiàng)決策階段的早期介入項(xiàng)目的市場定位內(nèi)容主要( )。
a.明確用途功能
b.確立消費(fèi)檔次
c.篩選目標(biāo)客戶
d.推出主打房型
e.選擇入市時(shí)機(jī)
f.消費(fèi)水平需求
9.物業(yè)檔案整理工作要求做到( )。
a.分類科學(xué),組卷合理,排列有序
b.保管期限準(zhǔn)確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動記錄)填制準(zhǔn)確
c.字跡工整,圖樣清晰
d.載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用
10.房屋按常用結(jié)構(gòu)分成( )。
a.鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)
b.混合結(jié)構(gòu)
c.磚木結(jié)構(gòu)
d.其他結(jié)構(gòu)
11.物業(yè)管理企業(yè)的房屋小修養(yǎng)護(hù)工程項(xiàng)目信息,主要是通過( )渠道收集取得的。
a.走訪查房
b.電話
c.隨時(shí)報(bào)修
d.電子郵件
12.小修
工程的考核指標(biāo)主要有( )。
a.定額指標(biāo)
b.服務(wù)指標(biāo)
c.安全指標(biāo)
d.經(jīng)費(fèi)指標(biāo)
13.物業(yè)管理企業(yè)在選擇綜合經(jīng)營項(xiàng)目時(shí)應(yīng)遵守( )原則。
a.日常生活類項(xiàng)目優(yōu)先
b.易損易耗品項(xiàng)目優(yōu)先
c.物業(yè)管理企業(yè)優(yōu)勢特色項(xiàng)目優(yōu)先
d.中介服務(wù)項(xiàng)目優(yōu)先
14.客戶服務(wù)中心是物業(yè)管理企業(yè)接待客戶咨詢、報(bào)修和投訴并進(jìn)行跟蹤、回訪的一個(gè)部門,具有( )等職能。
a.協(xié)調(diào)
b.溝通
c.公關(guān)
d.服務(wù)
15.重大投訴包括( )。
a.公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實(shí)施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)客戶提出而得不到解決的投訴。
b.由于公司責(zé)任給客戶成重大經(jīng)濟(jì)損失或人身傷害的。
c.有效投訴在一個(gè)月內(nèi)得不到合理解決的投訴。
d.因公司的管理服務(wù)工作不位、有過失而引起的投訴。
三.判斷題(每小題1分,共10分)(正確的將“√”、錯誤的“×”填入括號中。)
1.房屋附近種植的喬灌木,可不按綠化規(guī)范中所規(guī)定的喬灌木與建筑和各種管道網(wǎng)的最小距離,只注意不要影響房屋的通風(fēng)和采光。(×)
2.招標(biāo)人認(rèn)為各投標(biāo)人標(biāo)價(jià)都過高和無法達(dá)到招標(biāo)文件所規(guī)定的服務(wù)要求,投標(biāo)作廢。(√)
3.干粉滅火器適用于撲滅可燃液體、可燃?xì)怏w火災(zāi)和帶電設(shè)備等電氣火災(zāi),使用范圍較廣泛。但由于干粉滅火劑基本上沒有冷卻作用,滅火后,易發(fā)生燃燒物復(fù)燃的情況。所以,滅火后還應(yīng)采取其他冷卻滅火方法相配合。(√)
4.各種引發(fā)突發(fā)事件的安全隱患有著共同的特點(diǎn),所以編制突發(fā)事件處理預(yù)案可以統(tǒng)一編制,采取相同措施。(×)
5.如果出租人提前收回房屋只要有“必須收回”的理由即可。(×)
6.屬有損壞的房屋,由交接人和接管單位協(xié)商解決,既可約定期限由交接人負(fù)責(zé)維修,也可采用其他補(bǔ)償形式。(√ )
7.不得改變廚房、衛(wèi)生間、陽臺的使用功能,請勿將生活污水排入雨水管道。(√ )
8.計(jì)劃養(yǎng)護(hù)任務(wù)完成后,再安排報(bào)修任務(wù)。(×)
9.房屋維修管理是指對已建成的房屋進(jìn)行小修、中修、大修、翻修以及綜合維修和日常維護(hù)保養(yǎng)。(×)
10.修理項(xiàng)目竣工以業(yè)主驗(yàn)收簽字為準(zhǔn)。其中,疏通項(xiàng)目的修理竣工以流水暢通為驗(yàn)收合格標(biāo)準(zhǔn),筑漏項(xiàng)目以下一次下雨不漏為驗(yàn)收合格標(biāo)準(zhǔn)。(√ )
四.簡答題(每小題5分,共10分)
1.綜合經(jīng)營服務(wù)項(xiàng)目的策劃書的主要內(nèi)容有哪些
2.對裝修施工人員管理內(nèi)容有哪些
五.案例分析題(每小題5分,共10分)
1.花園的陳某與劉某是同一單元樓上樓下的鄰居,一個(gè)住6樓,一個(gè)住5樓。去年10月21日上午9時(shí)許,物業(yè)管理公司開始給這個(gè)單元加壓供熱。當(dāng)時(shí),陳某發(fā)現(xiàn)自己家的暖氣栓(系分戶供暖)未開,就找到物業(yè)人員將他家的供熱栓打開。下午陳某及妻子離開了家,15時(shí)許,住在樓下的劉某家人發(fā)現(xiàn)樓上往下淌水,就趕緊上樓找陳某,但發(fā)現(xiàn)其家無人,后找到物業(yè)管理公司將總閥門關(guān)閉。但這時(shí),劉某新裝修的房屋地板塊、門框、家具、屋頂及衣物等已受到不同程度的損害。經(jīng)查,是陳某家的暖氣接頭處松動漏水而淹了樓下。由于責(zé)任糾纏不清,劉某將物業(yè)管理公司及陳某告上法庭。市法院司法鑒定中心及市物價(jià)局價(jià)格認(rèn)證中心對劉某的“損失”鑒定結(jié)論為:被水浸物品折合人民幣3576元。請談?wù)勀愕目捶ā?/p>
第3篇 物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職務(wù)說明書
工作概述:規(guī)劃部門近期與長遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo),制訂部門安保計(jì)劃和采取各項(xiàng)安防措施;監(jiān)督和指導(dǎo)各級骨干工作,及時(shí)了解和掌握員工思想狀況并做好教育;主持部門例會,傳達(dá)、執(zhí)行上級指令和意圖;處理與部門相關(guān)的大型投訴,系統(tǒng)地組織隊(duì)伍的培訓(xùn)工作。
(一)任職資格
1、性別:男
2、年齡要求:40歲以下
3、身體要求:身高170cm以上,能持續(xù)工作10小時(shí)以及因應(yīng)付突發(fā)事件之需隨時(shí)能迅速至現(xiàn)場處理;經(jīng)醫(yī)院常規(guī)體檢合格,視力5.0以上,無色盲,無口吃;
4、學(xué)歷要求:大?；蛞陨衔幕潭?含大專在讀);
5、工作經(jīng)歷:需具備兩年占地1000畝或住宅2000套以上規(guī)模之社區(qū)物業(yè)保安主管級以上任職經(jīng)驗(yàn)或一年以上經(jīng)理助理(副經(jīng)理)任職經(jīng)驗(yàn);
6、工作技能要求:經(jīng)《物業(yè)管理部部門經(jīng)理任用標(biāo)準(zhǔn)》評測合格后予以試用;經(jīng)《物業(yè)管理部部門經(jīng)理試用轉(zhuǎn)正考核標(biāo)準(zhǔn)》評測合格后予以轉(zhuǎn)正。
(二)工作關(guān)系
1、直接上級:屋村管理處經(jīng)理
2、直接下級:物業(yè)管理部經(jīng)理助理
3、合作部門
(1).內(nèi)部部門:屋村客戶服務(wù)部、屋村家政服務(wù)部、屋村工程部、屋村水電維修部及公司其他部門;
(2).外部部門:駐地派出所、交警中隊(duì)、執(zhí)法中隊(duì)、消防中隊(duì)。
(三)崗位職責(zé)
經(jīng)理是物業(yè)管理部的主要負(fù)責(zé)人,對部門的培訓(xùn)學(xué)習(xí)、內(nèi)部管理、思想教育、崗位實(shí)操、安全防范等工作負(fù)完全責(zé)任。
部門經(jīng)理崗位職責(zé)及工作目標(biāo):履行部門職責(zé),確保實(shí)現(xiàn)部門所有工作目標(biāo)。
第4篇 物業(yè)管理項(xiàng)目部部門職能
物業(yè)管理公司項(xiàng)目部部門職能
1、負(fù)責(zé)根據(jù)合同要求,為業(yè)主提供各項(xiàng)服務(wù)并對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、考核;負(fù)責(zé)為用戶提供專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。
2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目內(nèi)公共設(shè)施設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù);負(fù)責(zé)轄區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理;綠化管理。
3、負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)社區(qū)便民服務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)調(diào)研、實(shí)施。
4、負(fù)責(zé)獨(dú)立核算、本項(xiàng)目運(yùn)營情況的定期分析以及服務(wù)質(zhì)量趨勢的分析、預(yù)測;負(fù)責(zé)定期對本項(xiàng)目運(yùn)行情況進(jìn)行匯總、分析、上報(bào)。
5、負(fù)責(zé)本項(xiàng)目物業(yè)管理費(fèi)和社區(qū)服務(wù)項(xiàng)目費(fèi)用的收繳、上交工作。
6、負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)大中小修項(xiàng)目的實(shí)施、維修質(zhì)量跟蹤、驗(yàn)收。
7、負(fù)責(zé)社區(qū)文化活動的策劃和實(shí)施及共青團(tuán)、黨政事務(wù)、核算管理;基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、調(diào)查等管理。
8、負(fù)責(zé)建立高效率的組織機(jī)構(gòu),合理配備人員。
9、負(fù)責(zé)建立完善、科學(xué)的管理制度和監(jiān)督考核體系;
10、負(fù)責(zé)制定本部門質(zhì)量目標(biāo)、實(shí)施方案,并全面落實(shí)各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)。
11、積極與小區(qū)派出所、居委會等管理機(jī)構(gòu)建立友好的業(yè)務(wù)關(guān)系和人際關(guān)系。
12、接受業(yè)主委員會和用戶的民主監(jiān)督;征求和采納用戶、員工合理化建議。
13、并提交季度質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施報(bào)告。
14、負(fù)責(zé)與各部及客戶服務(wù)中心之間工作協(xié)調(diào)。
第5篇 紅匯物業(yè)管理公司簡介材料
紅匯物業(yè)管理有限公司簡介
貴州紅匯物業(yè)管理有限公司于2005年7月成立,具有國家三級資質(zhì)的物業(yè)管理企業(yè),目前注冊資本伍拾萬,注冊地是中國-貴州-遵義,公司是中國物業(yè)管理協(xié)會會員單位。是貴州省房地產(chǎn)協(xié)會物業(yè)管理專業(yè)委員會會員單位,是遵義市物業(yè)管理協(xié)會副會長單位。
公司是一家完全市場化運(yùn)作的專業(yè)的物業(yè)管理公司,專業(yè)提供高標(biāo)準(zhǔn)、全方位的物業(yè)服務(wù)。管理范圍包括高中檔住宅小區(qū)、商業(yè)廣場、寫字樓、高級公寓、別墅等多種業(yè)態(tài),目前在管面積近150萬余
第6篇 物業(yè)管理消防知識培訓(xùn)教案
物業(yè)管理消防知識培訓(xùn)
《消防法》頒布于1998年/
安全培訓(xùn)的重要意義
第一 (目的)為了預(yù)防火災(zāi),減少火災(zāi)危害,保護(hù)公民人身、公共財(cái)產(chǎn)和公民財(cái)產(chǎn)的安全,維護(hù)公共安全,保障現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。
第二 (基本方針和原則)貫徹預(yù)防為主,防消結(jié)合的方針,堅(jiān)持專門機(jī)構(gòu)與群眾相結(jié)合的原則,實(shí)行防火安全責(zé)任制。
第三 (義務(wù))消防法第4條,廣播、出版、教育、電視等部門有傳播消防知識的義務(wù)。消防法第5條,每個(gè)單位和個(gè)人都有維護(hù)消防安全,保護(hù)消防設(shè)施、預(yù)防火災(zāi)、報(bào)告火警、公共場所的工作人員有組織和引導(dǎo)在場群眾疏散的義務(wù),任何成年公民都有參加有組織的滅火義務(wù)。任何單位個(gè)人都不得損壞、挪用、停用消防器材,不得埋壓、圈占消火栓,不得堵塞消防通道。
預(yù)防火災(zāi)的五條措施:
1、控制可燃物
① 不同性質(zhì)的物質(zhì)不能放在一起。
② 滅火方法不同的物質(zhì)不能放在一起。
③ 凡有可燃物的地方要遠(yuǎn)離火源與電源。
④ 凡易燃、易燥物品要專庫保管。
2、隔絕空氣
3、消除火源
4、阻止火勢漫延
5、有利于安全疏散
五距要求:
1) 墻距50公分(倉庫)門窗要打開經(jīng)常通風(fēng)。
2) 柱距30公分 不得堆放物品(隔潮)。
3) 頂距50公分(一般物品不包括易燃易爆物)
4) 燈距50公分(開關(guān)、插座盡可能裝于門旁,燈盡可能裝在走道與墻邊,燈附近不能放物品)。
5) 堆距(大倉庫、主通道2m、次通道1m)
預(yù)告火警
任何單位和個(gè)人發(fā)現(xiàn)火災(zāi)都要報(bào)警,任何單位和個(gè)人都應(yīng)無償為報(bào)警提供便利,不得阻攔報(bào)警,任何單位和個(gè)人都應(yīng)無償為報(bào)警提供便利,不得阻攔報(bào)警,不得謊報(bào)火警,公安消防隊(duì)不得向任何單位、個(gè)人收費(fèi)。任何單位和個(gè)人都應(yīng)當(dāng)有組織地參加滅火義務(wù)。(消防法第32條第7款)
滅火方法
1、隔離滅火法 ①拉開距離 ②澆水
2、冷卻滅火法(只能是初期火災(zāi)階段) 降低物質(zhì)的溫度,用水進(jìn)行滅火,在火勢初期。
注意:遇水讓火勢擴(kuò)大的物質(zhì)不能用水,油火不能用水滅火,電器火災(zāi)不能用水。
3、窒息滅法:減少火場中的空氣(濕滅被滅油火)。
4、化學(xué)抑制法:12n滅火器,干粉滅火器。
公共場所工作人員在發(fā)生火災(zāi)時(shí)有組織和引導(dǎo)在場群眾疏散的義務(wù),公共場合工作人員沒有疏散群眾的,沒有群眾受傷害的情況下居留15天。
如有人受到傷害與傷亡,按刑事法處理。
第四 火災(zāi)的發(fā)生與發(fā)展
(1)燃燒:可燃物與氧化劑作用發(fā)生放熱反應(yīng),同時(shí)有發(fā)光或發(fā)煙的現(xiàn)象。物質(zhì)燃燒的條件:
① 要有可燃物
② 要有氧化劑(助燃物)
③ 溫度(有足夠的溫度)
④ 未受抑制的連鎖反應(yīng)
熱量的傳播途徑
① 熱對流
② 熱輻射,通過電磁波傳播熱量
③ 熱傳導(dǎo)
燃燒產(chǎn)物:碳氧化物、氯氧化物、磷氧化物等。
燃燒產(chǎn)物對人體的傷害:
① 高溫?zé)釟饬鲗θ梭w內(nèi)部的損傷
② 缺氧
③ 有毒的煙氣或粉灰對人體的毒害作用
(2)火災(zāi) 在時(shí)間與空間上失去控制的燃燒所產(chǎn)生的災(zāi)害。
火災(zāi)的類別:固體物質(zhì)火災(zāi) a類 (除金屬外)
液體物質(zhì)火災(zāi) b類
氣體物質(zhì)火災(zāi) c類
金屬物質(zhì)火災(zāi) d類
電線短路燃燒為d類
火災(zāi)的危險(xiǎn)性:
六十一號令的主要精神:
從預(yù)防火災(zāi),減少火災(zāi)損失入手。
法定單位的法定代理人或非法定單位的主要負(fù)責(zé)人為消防責(zé)任人。
任何單位都必須有消防責(zé)任管理員,他直接對第一把手負(fù)責(zé)。
主要責(zé)任:
1、擬定年度消防計(jì)劃
2、組織制度消防管理制度與消防操作規(guī)程。
3、擬定消防安全的資金投入。
4、組織實(shí)施防火安全檢查 日常安全檢查、季度檢查、年度檢查。
5、組織實(shí)施對單位消防器材、防火設(shè)施、消防標(biāo)志等的完好,還應(yīng)保證安全通道的暢通。
6、管理好單位的專職消防隊(duì)和義務(wù)消防隊(duì)。
7、在員工中組織開展消防安全知識和技能的宣傳教育培訓(xùn)、組織應(yīng)急疏散與滅火的演練。
8、負(fù)責(zé)消防責(zé)任人委托的其他消防任務(wù)。
消防安全管理
1、發(fā)生火災(zāi)的因素:a、人的不安全行為 嫉妒、敏感、僥幸、疏忽大意
b、物的不安全狀態(tài)。電器火災(zāi)是上升
速度最快的,最嚴(yán)重的是縱火。
2、電器火災(zāi)五方面 (1)短路 (2)超負(fù)荷(3)接觸電阻過大(4)電火花、電弧(5)電熱器具、開關(guān)、插座等電器設(shè)備靠近可燃物
3、工藝和技術(shù)的缺陷
4、防火安全檢查
① 堅(jiān)持做好防火安全檢查是為了督促國家的消防安全法規(guī),單位的消防安全制度落到實(shí)處,推動社會化防火工作順利進(jìn)行。
② 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改火災(zāi)隱患,解決消防管理中出現(xiàn)的新情況、新問題。
③ 及時(shí)發(fā)現(xiàn)火情、撲滅初期火災(zāi)。
消防安全的培訓(xùn)(五熟悉四會)
1、熟悉本單位的火災(zāi)危險(xiǎn)特性,知道本單位的消防安全的重點(diǎn)部位。
2、熟悉國家的消防安全法規(guī)與單位制定的安全制度及操作規(guī)程。
3、熟悉消防安全的基本常識(防火基本措施、滅火基本方法、安全逃生的基本方法)
4、熟悉防火檢查的基本內(nèi)容與方法,及時(shí)消除火災(zāi)隱患。
5、熟悉單位制度的滅火與應(yīng)急疏散的預(yù)案。
1、會報(bào)火警(119)
① 報(bào)失火單位詳細(xì)名稱和位置
② 報(bào)起火的具體部位和正在燃燒的物質(zhì)。
③ 報(bào)火災(zāi)的燃燒程度和有可能出現(xiàn)的危險(xiǎn)。
④ 報(bào)警人的姓名和報(bào)警用的電話號碼。
2、會使用消防器材
干粉不能撲滅酒精、醇類和金屬物質(zhì)類的火災(zāi),5公斤的
射程為5~8米,時(shí)間為20秒。干粉滅火器先拔保險(xiǎn)栓,靠近起火點(diǎn),選擇起火點(diǎn)的上風(fēng)或側(cè)風(fēng)方向,對準(zhǔn)火苗的根部,由近及遠(yuǎn),從上至下。
3、會撲滅初起火災(zāi) 發(fā)現(xiàn)越迅速越好。
4、會疏散自救,安全逃走 不要快速跑動,不要大聲喊叫。
基本措施:
① 使頭腦盡快冷靜下來
② 迅速用濕的棉織品堵住口鼻
③ 盡量降低身體姿勢
第7篇 物業(yè)項(xiàng)目指揮監(jiān)控中心管理程序作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)項(xiàng)目指揮監(jiān)控中心管理程序
1.目的
規(guī)范指揮監(jiān)控中心的工作,明確指揮監(jiān)控中心的職責(zé)。
2.范圍
適用于公司各業(yè)務(wù)部門(沒有指揮監(jiān)控中心的管理處,由部門經(jīng)理指定人員或崗位執(zhí)行指揮監(jiān)控中心的功能)。
3.職責(zé)
3.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查指揮監(jiān)控中心的工作。
3.2指揮監(jiān)控中心主管負(fù)責(zé)具體計(jì)劃、組織、落實(shí)、實(shí)施指揮監(jiān)控中心的工作。
4.方法和過程控制
4.1指揮監(jiān)控中心的內(nèi)部管理
4.1.1要求指揮監(jiān)控中心值班人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識或本管理處消防設(shè)備操作的培訓(xùn),且考核合格,具備處理緊急事件的能力。
4.1.2在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識的培訓(xùn),由部門經(jīng)理指定的人員擔(dān)任,代班時(shí)間不得超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時(shí)間及代班期間的重要事項(xiàng)。指揮監(jiān)控中心須保存經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)的可在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員名單。
4.1.3指揮監(jiān)控中心是整個(gè)小區(qū)(大廈)的控制樞紐,負(fù)責(zé)對接到的信息進(jìn)行綜合處理,及時(shí)調(diào)度、安排相關(guān)人員執(zhí)行。
4.1.4運(yùn)用各類通訊設(shè)施及時(shí)通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜并保證公司的正常工作聯(lián)系。
4.1.5受理顧客投訴,及時(shí)調(diào)配人員處理并做好記錄,同時(shí)向管理處匯報(bào),及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。
4.1.6指揮監(jiān)控中心人員必須熟悉小區(qū)(大廈)各類管理人員的職責(zé)范圍及特長,熟悉小區(qū)(大廈)環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。
4.1.7通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入小區(qū)(大廈)的人員,發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況及時(shí)通知就近護(hù)管員監(jiān)視和處理,及時(shí)跟蹤處理結(jié)果。
4.1.8監(jiān)督護(hù)管員嚴(yán)格履行物資搬運(yùn)放行手續(xù)。
4.1.9指揮監(jiān)控中心必須至少有一種有效方式與宿舍護(hù)管員及時(shí)聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。
4.1.10指揮處理各種緊急情況,下達(dá)處理方案,必要時(shí)通知上級領(lǐng)導(dǎo)或向社會機(jī)構(gòu)求援,事后及時(shí)做好詳細(xì)記錄。
4.1.11任何時(shí)間,指揮監(jiān)控中心值班人員不得讓無關(guān)人員在指揮監(jiān)控中心逗留。作好住戶資料及公司質(zhì)量記錄的保密工作。
4.2指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設(shè)備
4.2.1指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處住戶的聯(lián)系電話名單、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、周邊醫(yī)院及政府相關(guān)職能部門的聯(lián)系電話,管理處重要設(shè)備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話等。
4.2.2指揮監(jiān)控中心須保存有關(guān)資料:《家庭居室裝飾裝修管理辦法》、《鄭州市城市市容環(huán)境衛(wèi)生條例》、《鄭州市居住小區(qū)物業(yè)管理辦法》、業(yè)主公約、停車場收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),有線電視、水、電、煤氣、電話收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),市有關(guān)出租房屋管理規(guī)定、《治安管理處罰條例》、《鄭州市消防條例》等資料。
4.3對鑰匙的管理(沒有指揮監(jiān)控中心的部門由管理處管理)
4.3.1本款所稱鑰匙是指設(shè)備房、消防通道門、管理處等場所以及空置房的鑰匙,由部門經(jīng)理指定專人(一般為指揮監(jiān)控中心主管)對鑰匙加以標(biāo)識,并進(jìn)行分類保管。
4.3.2除了員工因工作需要隨身攜帶的鑰匙外,其它鑰匙統(tǒng)一放在本部門管理處或指揮監(jiān)控中心特制的鑰匙柜內(nèi),多余鑰匙統(tǒng)一放在備用鑰匙柜內(nèi),由指揮監(jiān)控中心值班人員監(jiān)督鑰匙的領(lǐng)用、歸還,領(lǐng)用鑰匙必須當(dāng)天歸還,并予以記錄。
4.3.3員工因工作需要長期領(lǐng)用的鑰匙,須由部門經(jīng)理同意,并填寫《備用鑰匙清單》,該表存放于管理處。
4.3.4任何人未經(jīng)部門經(jīng)理許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制時(shí),須填寫《鑰匙配制申請表》,報(bào)部門經(jīng)理同意后方可配制。
4.3.5鑰匙領(lǐng)用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或把鑰匙轉(zhuǎn)借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,下班前須歸還鑰匙。中心值班人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量,發(fā)現(xiàn)忘交還現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)追回,如有異常,應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中予以記錄。
4.3.6鑰匙不慎遺失,必須即刻報(bào)告部門經(jīng)理或中心主管,要害部門的鑰匙遺失必須立即更換新鎖,費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān),部門經(jīng)理簽屬處理意見,中心主管在《備用鑰匙登記表》上登記備案。
4.3.7中心主管應(yīng)列出本部門的《備用鑰匙清單》,并將本部門鑰匙持有人的變更情況和鑰匙的變動情況及時(shí)進(jìn)行記錄。
4.4對錄象帶的管理
4.4.1管理處經(jīng)理必須對錄象帶所錄內(nèi)容進(jìn)行控制,錄制重點(diǎn)部位(車場、出入口等)的內(nèi)容。
4.4.2指揮監(jiān)控中心須確保錄象帶的錄象效果良好,錄象機(jī)的使用時(shí)間超過五年(以每天用24小時(shí)計(jì)),錄象帶(每月錄一次)的使用時(shí)間超過一年,必須更換。
4.4.3錄象帶上須有明確的錄制時(shí)間標(biāo)識,每個(gè)管理處須有至少32盒以上的可用錄象帶,一盒備用,其它每盒日期不變,月份改變。錄象帶保存期限為一個(gè)月,必須保存在防潮、防陽光直曬的地方。
4.4.4非公司人員觀看、借用錄象帶須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,借用錄象帶必須填寫《文件/資料/記錄借閱清單》,在一周內(nèi)予以歸還。
4.5對拾遺物品的管理
4.5.1任何員工在小區(qū)(大廈)內(nèi)撿到任何物品都必須及時(shí)交指揮監(jiān)控中心值班人員。
4.5.2當(dāng)值人員在接收撿到的物品時(shí),必須將所拾物品進(jìn)行詳細(xì)記錄,并交管理處經(jīng)理確認(rèn)是一般物品還是貴重物品。
4.5.3一般物品交指揮監(jiān)控中心保管,貴重物品交管理處出納保管。
4.5.4管理處及時(shí)張貼拾遺物品啟事通知顧客。
4.5.5貴重物品保留一年無人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門經(jīng)理上報(bào)公司另行處理;一般物品保留三個(gè)月無人認(rèn)領(lǐng)時(shí),由部門經(jīng)理做出處理決定并報(bào)公司備案。
4.5.6顧客認(rèn)領(lǐng)失物時(shí),須說明失物的內(nèi)容、失物地點(diǎn)和出示其它有效證明后方能簽字認(rèn)領(lǐng)。
4.6顧客投訴(建議)回訪制度
4.6.1每一位員工都有責(zé)任收集并匯報(bào)來自客戶對小區(qū)(大廈)管理的看法、建議或意見。
4.6.2每一位員工都有受理投訴或指導(dǎo)客戶按合理途徑向公司投訴的責(zé)任。
4.6.3當(dāng)被投訴者受理投訴時(shí),受理者必須如實(shí)記錄或提出回避。
4.6.4受理投訴必須態(tài)度誠懇,熱情禮貌,妥善解答,不狡辯,不推托責(zé)任。
4.6.5認(rèn)真做好客戶投訴記錄,及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理,并嚴(yán)格為客戶保密。
4.6.6凡因市政設(shè)施(如水、電、氣、道路、郵電、通訊等)所
引起的客戶投訴,應(yīng)努力做好解釋工作,積極同市政有關(guān)部門交涉,盡早為客戶排憂解難并及時(shí)做好回訪工作,決不允許推托了事。
4.6.7凡屬內(nèi)部原因造成停水/電/氣、維修不及時(shí)等引起的客戶投訴,必須認(rèn)真查出原因及責(zé)任人,及時(shí)處理并做好回訪工作。采取相應(yīng)措施杜絕類似事件再次發(fā)生,并及時(shí)向客戶通報(bào)。
4.6.8被投訴服務(wù)質(zhì)量差的當(dāng)事人及相關(guān)人員,經(jīng)核實(shí)后必須誠懇地向客戶道歉,嚴(yán)重者作通報(bào)批評,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)回訪,以了解改進(jìn)后客戶的反映。
5.質(zhì)量記錄和表格
《物資搬運(yùn)放行條》
《拾遺物品登記表》》
《指揮監(jiān)控中心交接班記錄表》
《值班記錄表》
《鑰匙配制申請表》
《鑰匙使用登記表》
《備用鑰匙清單》
第8篇 三級文件：物業(yè)社區(qū)戶外宣傳張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級文件:社區(qū)戶外宣傳、張貼管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的
對物業(yè)小區(qū)的環(huán)境整潔加強(qiáng)管理,整治社區(qū)環(huán)境。
2、范圍
適用于各管理處社區(qū)戶外宣傳、張貼管理。
3、職責(zé)
3.1管理人員負(fù)責(zé)對小區(qū)內(nèi)業(yè)主和私自制作、安裝、宣傳板塊門牌,宣傳畫等進(jìn)行清除。3.2公共秩序維護(hù)員負(fù)責(zé)對外來廣告宣傳、小張貼畫進(jìn)入小區(qū)的控制及清除。
4、方法和過程控制
4.1社區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁私自安裝任何廣告牌、宣傳畫及公司標(biāo)識、標(biāo)牌。
4.2由物業(yè)管理處張貼的海報(bào)、宣傳畫、公告等,應(yīng)統(tǒng)一制作,在指定位置張貼。
4.3管理處應(yīng)定期、定時(shí)由專人制作宣傳資料,貼到指定的位置,以求達(dá)到和業(yè)主溝通的功能。
4.4戶外各類公共標(biāo)識,交通指引等應(yīng)遵照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定設(shè)計(jì)、設(shè)置,沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的,應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計(jì)制作。
4.5公共秩序維護(hù)員對來訪人員應(yīng)做詳細(xì)認(rèn)定,特別對做業(yè)務(wù)、搬家、做家政服務(wù)人員、家裝公司等提示,小區(qū)內(nèi)不允許私自張貼宣傳物品,發(fā)放傳單,卡片等,如有發(fā)現(xiàn)須立即上報(bào),由班組長或部門主管對其進(jìn)行處理。
4.6保潔員對已經(jīng)貼到公共部位或業(yè)主門庭上的傳單等應(yīng)做清除,如發(fā)現(xiàn)有人做禁止張貼的行為,應(yīng)制止并及時(shí)聯(lián)系公共秩序維護(hù)員報(bào)到管理處。
4.7任何單位及個(gè)人如張貼、懸掛各類出版物、廣告招貼、標(biāo)牌、條幅懸掛,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)任何工種、管理人員應(yīng)制止,并及時(shí)聯(lián)系管理處。
4.8各業(yè)戶不可于窗戶上裝置任何廣告形式的招貼或牌匾,如發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即告知客戶服務(wù)員處理。
4.9宣傳欄管理規(guī)定
4.9.1任一部門如有向小區(qū)發(fā)布通知、海報(bào)及其他內(nèi)容的宣傳信息均需先擬好草稿,請部門經(jīng)理審批,正式稿出來后要加蓋公章后方可發(fā)布。
4.9.2文件發(fā)布的位置要同社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)結(jié)合,由社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)統(tǒng)一管理。
4.9.3宣傳欄內(nèi)容要求健康、向上,并張貼整齊,紙張規(guī)范,不允許亂張貼。
4.9.4板報(bào)為每月兩次更新內(nèi)容。
4.9.5保潔部負(fù)責(zé)宣傳欄的衛(wèi)生。
4.9.6社區(qū)服務(wù)員(客戶服務(wù)員)要隨時(shí)觀察宣傳欄內(nèi)容的有效性,對過期內(nèi)容及時(shí)撤掉。
5、相關(guān)文件
無
6、質(zhì)量記錄表格
無
第9篇 物業(yè)管理法規(guī)運(yùn)用技能培訓(xùn)試卷
一、是非判斷題(對的打'√',錯的打'×',共30分,每小題2分)
( × )l、行政處分是對公民和法人違反行政管理法律法規(guī)的行為所實(shí)施的制裁措施。
( √ )2、行政訴訟在審理中不能調(diào)解。
( √ )3、分期開發(fā)尚未完成的住宅區(qū),只能成立臨時(shí)業(yè)主委員會。
( √ )4、法律關(guān)系的實(shí)質(zhì)就是主體的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。
( × )5、違約責(zé)任一般為過錯責(zé)任。
( × )6、行政法規(guī)是由國務(wù)院所屬各部、委根據(jù)法律法規(guī)所頒布的規(guī)范性文件。
( × )7、公平責(zé)任同樣適用于精神損害賠償場合。
( √ )8、新設(shè)立的物業(yè)管理企業(yè),其資質(zhì)等級按照最低等級核定,并設(shè)一年的暫定期。
( √ )9、在復(fù)有法律關(guān)系中存在主體法律地位不平等。
( × )10、物業(yè)管理委托屬于具體委托。
( × )l1、行政調(diào)解不具[[有法律效力。
( √ )12、法律規(guī)范的中心規(guī)范是行為規(guī)范。
( × )13、在我國,仲裁是兩審終審制。
( × )14、合同成立時(shí)合同生效。
( √ )15、合同附件與合同正文具有同等法律效力。
二、簡答題(20分,每題10分)
1、物業(yè)管理合同一般包括哪些主要條款(10分)
答案要點(diǎn):
合同一般主要包括八項(xiàng)條款
①當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所
②標(biāo)的
③數(shù)量
④質(zhì)量
⑤價(jià)款或者報(bào)酬
⑥履行期限
⑦地點(diǎn)和方式
⑧違約責(zé)任及解決爭議的方法第二條和第八條各2分,其余每條各1分
2、物業(yè)管理企業(yè)的權(quán)利與義務(wù)有哪些
答案要點(diǎn):
建設(shè)部第33號令《城市新建住宅小區(qū)管理辦法》指出,物業(yè)管理公司的權(quán)利是:
1)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法規(guī),結(jié)合實(shí)際情況,制定小區(qū)管理辦法;
2)依照物業(yè)管理合同和管理辦法對住宅小區(qū)實(shí)施管理;
3)依照物業(yè)管理合同和有關(guān)規(guī)定收取管理費(fèi)用;
4)有權(quán)制止違反規(guī)章制度的行為;
5)有權(quán)要求管委會協(xié)助管理;
6)有權(quán)選聘專營公司(如清潔公司、保安公司等)承擔(dān)專項(xiàng)管理業(yè)務(wù);
7)可以實(shí)行多種經(jīng)營,以其收益補(bǔ)充小區(qū)管理經(jīng)費(fèi)。
物業(yè)管理企業(yè)的義務(wù)是:
(1)履行物業(yè)管理合同,依法經(jīng)營
物業(yè)管理企業(yè)的義務(wù),首先是履行合同,對合同規(guī)定的事項(xiàng)要全面履行。
1)管理服務(wù)合同一經(jīng)簽訂,受國家法律保護(hù),合同義務(wù)受國家法律監(jiān)督。如果物業(yè)管理企業(yè)不全面履行合同,要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。
2)不得擅自變更和解除管理服務(wù)合同,雙方必須信守合同。如果發(fā)生新的情況,要經(jīng)雙方協(xié)議重新達(dá)成新的合同。任何一方當(dāng)事人都不得擅自變更或解除合同,也不允許單方拒絕履行或者變更已經(jīng)訂立的管理服務(wù)合同。
3)依法解決管理服務(wù)合同中的糾紛。一種是通過協(xié)議解決糾紛,一種是通過有關(guān)主管部門的調(diào)解解決,也可以向人民法院起訴。
(2)接受管委會和住宅小區(qū)內(nèi)居民的監(jiān)督
(3)重大的管理措施應(yīng)當(dāng)交管委會審議,并經(jīng)管委會認(rèn)可
(4)接受房地產(chǎn)行政主管部門、有關(guān)行政主管部門及住宅小區(qū)所在地人民政府的監(jiān)督指導(dǎo)
權(quán)利與義務(wù)答出主要要點(diǎn)即可,每條1分
三、案例分析(50分)
(一)某小區(qū)四樓業(yè)主張某向管理公司投訴五樓業(yè)主李某,稱李改造住房時(shí)將客廳一角加建了一廁所,由此對其生活帶來了不良影響(張家在客廳時(shí)常聞李家沖廁水聲),要求物業(yè)管理公司進(jìn)行處理。
問:物業(yè)公司應(yīng)如何解釋或者處理理由是什么(15分)
答案要點(diǎn):
物業(yè)管理公司應(yīng)告知住戶,此類事件可在物業(yè)管理公司配合下先協(xié)商解決,如協(xié)商不成住戶可向法院提起訴訟。(假設(shè)物業(yè)管理公司并未超越權(quán)限審批樓上住戶的裝修方案)。3分
其理由為:
(1)在物業(yè)管理委托合同無特別規(guī)定的情況下,物業(yè)管理公司的權(quán)限范圍不包括對住戶裝修方案的審批,只應(yīng)對報(bào)修的業(yè)主盡告知義務(wù),要求其按照《住宅使用說明書》進(jìn)行使用。4分
(2)業(yè)主裝修屬于對自己所有財(cái)產(chǎn)的處分,在不影響其他使用人的情況下是合法的。但是本案中樓上業(yè)主改變樓宇使用結(jié)構(gòu),給樓下業(yè)主造成損害。4分
(3)根據(jù)《民法通則》,樓上樓下屬于相鄰關(guān)系,樓下業(yè)主是否起訴則以造成損害的嚴(yán)懲程度而定。4分
(二)某小區(qū)業(yè)主黃某一家人'五一'旅游后回到家,發(fā)現(xiàn)家里積滿污水,經(jīng)查是與樓上相連處的下水道(管)漫出。事后,小區(qū)物業(yè)管理公司稱:下水管道是暢通的,因此不負(fù)管理責(zé)任。開發(fā)商則稱:此樓己通過綜合驗(yàn)收,是合格的,包以也無責(zé)任。黃某于是投訴到消費(fèi)者協(xié)會。
問:你如何看待此次事件(10分)
答案要點(diǎn):
(1)下水道漏水,物業(yè)管理公司應(yīng)協(xié)助業(yè)主查明原因及情況:4分
(2)如在保修期內(nèi),由開發(fā)商負(fù)責(zé)維修,如確屬先天質(zhì)量缺陷,亦同。3分
(3)此外其他情形,則由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)維修。3分
(三)2000年10月,某房地產(chǎn)公司在擬建花園住宅小區(qū)的報(bào)批文件和圖紙說明,住宅樓為17層,第一層為本樓地下停車場。辦完審批手續(xù)后,該小區(qū)于2000年11月破土動工,并做售樓廣告,稱房地產(chǎn)公司將為本樓住戶提供地下停車場的停車位。2001年年底該樓預(yù)售完畢,張某等52戶均在售房合同中約定:由房地產(chǎn)公司提供地下停車場的停車位。交付使用后,張某等戶在地下停車場停車時(shí)得知停車場已轉(zhuǎn)讓給小區(qū)的物業(yè)管理公司,小區(qū)住戶使用需交納5元/天的停車費(fèi)。張某認(rèn)為購買了樓房就自然取得了地下停車場的部分所有權(quán),他不應(yīng)付費(fèi)。為此,張某等數(shù)十名住戶與房地產(chǎn)公司交涉,但房地產(chǎn)公司則稱合同約定的提供停車位是有償提供,未說明是無償提供。鑒于協(xié)商不成,張某等訴至法院,要求判決房地產(chǎn)公司對地下停車場無處分權(quán),轉(zhuǎn)讓行為本身不合法,合同無效。
請你運(yùn)用所學(xué)的物業(yè)管理法規(guī)相關(guān)知識對本案進(jìn)行分析處理。15分
答案要點(diǎn):
(1)停車場在建筑物內(nèi)形成了一定空間,四周的范圍明確是具有獨(dú)立的出入口,已經(jīng)構(gòu)成了與住房相區(qū)別的特定物,在構(gòu)造上和利用上具有獨(dú)立性,因此停車場所有權(quán)仍歸房地產(chǎn)公司所有。3分
(2)本案中不能認(rèn)為因張某等購買了樓房就自然取得了地下停車場的部分所有權(quán),即區(qū)分所有建筑物的共用部分。而對于合同上的約定:房地產(chǎn)公司提供地下停車場的停車位,不能認(rèn)為房地產(chǎn)公司對地下停車場所有權(quán)的放棄。因此,房地產(chǎn)公司對地下停車場仍有
處分權(quán),換言之,物業(yè)管理公司對停車場的取得合法有效。4分
(3)對于張某等業(yè)主信賴?yán)娴膿p失,如房地產(chǎn)公司售房廣告的內(nèi)容,由于合同已生效履行,故本案中不存在締約過失責(zé)任的承擔(dān)問題。因?yàn)榫喖s過失責(zé)任是指在合同成立前的締約過程中,因締約人一方致合同不成立或無效所具有的過失而承擔(dān)的責(zé)任。4分
(4)但本案例中,房地產(chǎn)公司稱房地產(chǎn)公司將為本樓住戶提供地下停車場的停車位。沒有盡詳盡告知的義務(wù),即沒有告知消費(fèi)者房地產(chǎn)公司提供的停車位是屬于所售樓房的一部分,還僅是公司為購房消費(fèi)者能夠提供的一種有償服務(wù)。它沒有告知消費(fèi)者停車場的所有權(quán)或使用權(quán)的劃分,且有一種誤導(dǎo)的嫌疑,對消費(fèi)者造成信賴?yán)娴膿p失,應(yīng)該負(fù)一定的責(zé)任。但由于我國現(xiàn)行法律沒有規(guī)定,業(yè)主們很難得到這方面的損失賠償。4分
(四)某物業(yè)管理公司不與小區(qū)業(yè)主委員會協(xié)商,擅自將所管轄住宅小區(qū)的所有樓內(nèi)一層電梯旁的公共部位300余平方米出租給他人設(shè)攤經(jīng)營。該住宅小區(qū)業(yè)主委員會認(rèn)為,在購房時(shí),已將該公共部分?jǐn)側(cè)胨彿课莸慕ㄖ娣e之中,對此公共部位讓與他人經(jīng)營是一種侵權(quán)行為,經(jīng)交涉無果,遂一紙?jiān)V狀將物業(yè)管理公司告上法庭。被告辯稱:物業(yè)管理公司作為住宅小區(qū)的管理者,有權(quán)將樓內(nèi)一層電梯旁的公共部位出租給別人設(shè)攤經(jīng)營。
請你運(yùn)用所學(xué)的物業(yè)管理法規(guī)相關(guān)知識對本案進(jìn)行分析處理。10分
答案要點(diǎn):
(1)我國《物業(yè)管理?xiàng)l例》第五十條規(guī)定:'物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)按照規(guī)劃建設(shè)的公共建筑和共用設(shè)施,不得改變用途。''物業(yè)管理企業(yè)確需改變公共建筑和共用設(shè)施用途的,應(yīng)當(dāng)提請業(yè)主大會討論決定同意后,由業(yè)主依法辦理有關(guān)手續(xù)。'
我國《民法通則》第78條規(guī)定:'財(cái)產(chǎn)可以由兩個(gè)以上的公民法人共有。' 物業(yè)的共有是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的權(quán)利主體對同一項(xiàng)物業(yè)共同享有的所有權(quán)。共有權(quán)利主體稱為共有人,客體稱為共有物業(yè),各共有人之間因物業(yè)共有而形成權(quán)利義務(wù)關(guān)系稱為共有關(guān)系。物業(yè)的共有可分為按份共有和共同共有。除夫妻共同共有和家庭共同共有的物業(yè),大都屬于按份共有。在住宅小區(qū)的大廈中,大門、樓梯、電梯、大廳等都屬于業(yè)主共有財(cái)產(chǎn)。
《民法通則》第106條規(guī)定:'公民、法人由于過錯侵害國家的、集體的財(cái)產(chǎn),侵害他人財(cái)產(chǎn)、人身的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)民事責(zé)任。' 5分
(2)本案中的物業(yè)管理公司將屬于業(yè)主所有的一層電梯旁的公共部位300余平方米出租給一單位設(shè)攤經(jīng)營,是一種對財(cái)產(chǎn)使用權(quán)的處分行為,它的行為侵害了部分業(yè)主對公共部分擁有的使用權(quán),物業(yè)管理公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任:停止侵權(quán),返還違法所得,賠償損失。3分
(3)物業(yè)管理公司要出租共有房屋部分,必須征得大多數(shù)業(yè)戶或業(yè)主委員會同意,且收益要?dú)w全體業(yè)主所有。2
第10篇 物管培訓(xùn):物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理
物業(yè)管理公司在經(jīng)營管理過程中不可避免地要與業(yè)主、租戶、潛在租戶和社區(qū)街道、財(cái)政稅務(wù)等部門以及社會其他各個(gè)方面、各階層發(fā)生關(guān)系,其中如何協(xié)調(diào)租戶與業(yè)主的關(guān)系,物業(yè)管理公司本身與物業(yè)使用者之間的關(guān)系是最為關(guān)鍵和重要的。這里主要介紹物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型、主客體和核心要素,以及職能要求與原則、具體的管理步驟和方法,還對物業(yè)管理公司公共關(guān)系的各種傳播與溝通的方式和渠道進(jìn)行了較為詳細(xì)的描述。
一、物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理概述
(一)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理含義
1.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的概念
物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理就是指一個(gè)物業(yè)管理公司為求得自身的發(fā)展,創(chuàng)造良好的外部和內(nèi)部政治、經(jīng)濟(jì)和社會環(huán)境,以求得公眾的理解和支持所采取的一系列合理的政策和行動。如何溝通好物業(yè)管理公司與社會各方面的親善關(guān)系渠道,尋找出對特定社會關(guān)系(如業(yè)主和業(yè)主管理委員會等)開展公共關(guān)系活動的規(guī)律性,從而指導(dǎo)物業(yè)管理公司的實(shí)踐,是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主要研究內(nèi)容。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理是一種協(xié)調(diào)關(guān)系活動,其工作人員就是要找到本公司與之相聯(lián)系的社會其他組織相關(guān)的東西,然后以科學(xué)、合理、有效的方式加以處理與調(diào)整。由于多種關(guān)系的復(fù)雜多變,以及工作人員受自己水平和能力的局限,物業(yè)管理公司的公共關(guān)系最后會出現(xiàn)三種可能:一是對物業(yè)管理公司發(fā)展很不利,即關(guān)系惡化,如業(yè)主委員會解除與物業(yè)管理公司的合同;二是工作人員努力無效,關(guān)系照舊,業(yè)務(wù)沒有更進(jìn)一步的發(fā)展;三是關(guān)系趨于改善,使物業(yè)管理公司形象更加完善,業(yè)務(wù)由此而得到很大的發(fā)展。所以說,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的實(shí)質(zhì)就是要爭取社會支持、信任和理解,它是一項(xiàng)長期復(fù)雜的活動。
2.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的構(gòu)成要素
(1)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主體。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主體是其組織者即物業(yè)管理公司。它有幾個(gè)特征:首先它有明確的運(yùn)營目標(biāo);其次它有嚴(yán)格的分工合作體系,這種分工合作體系是通過一定的權(quán)利劃分和責(zé)任制度來加以保證的;最后它是一個(gè)開放的系統(tǒng),不斷地與外界進(jìn)行技術(shù)、管理結(jié)構(gòu)和社會等方面的變換,使自己適應(yīng)環(huán)境的要求。
(2)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體是物業(yè)管理公司面對的公眾,即指對物業(yè)管理公司有實(shí)際或潛在的利益關(guān)系或影響力的個(gè)人、群體或企業(yè)組織等。與物業(yè)管理公司的生存與發(fā)展有關(guān)的各個(gè)方面,都構(gòu)成物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的對象,它們是一個(gè)集合體,是一個(gè)公眾的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),而特定的公眾則是核心。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體有四個(gè)方面的特點(diǎn):
①同質(zhì)性。即具有“共同意識”,面臨著共同的問題要解決。如某小區(qū)內(nèi)的污水泛濫,那么,該小區(qū)的居民就是管轄該小區(qū)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的特定公眾。這一特定公眾的形成是因?yàn)樗麄兠媾R了污水泛濫這一共同問題。
②廣泛性。不管是何種性質(zhì)、何種類別的企業(yè)組織,也不管是何種性別、何種民族及何種階層的個(gè)人,只要他們與物業(yè)管理公司發(fā)生這樣或那樣的聯(lián)系時(shí),他們就不知不覺地成為物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體,因而具有廣泛性的特點(diǎn)。
③可變性。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體往往會由于環(huán)境條件的變化而產(chǎn)生或消失、擴(kuò)大或縮小,這種變化表現(xiàn)在公眾在數(shù)量和結(jié)構(gòu)上的變動。如某小區(qū)的居民或某酒店的租客,今天是這個(gè)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的公眾,明天可能就不是了。
④多維性。這種多維性首先表現(xiàn)在需求層次的不同;其次表現(xiàn)在聯(lián)系方式上的不同,如知識分子喜歡以文會友,家庭主婦則比較喜歡一起聊天購物;最后表現(xiàn)在相互之間的作用不同,有的相互間利益一致、關(guān)系和諧,有的相互依賴、關(guān)系密切,有的相互間存在利益矛盾、關(guān)系疏遠(yuǎn),甚至排斥和沖突。這種種不同使物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體內(nèi)部呈現(xiàn)多層次、多樣化狀態(tài),具有多維性的特點(diǎn)。
(3)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的核心要素。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的核心要素是傳播,即信息與觀點(diǎn)的傳播和交流。一般來說包含兩個(gè)環(huán)節(jié):一是揭露,就是要公開自己的信息,如公開服務(wù)內(nèi)容和價(jià)格,以便與公眾進(jìn)行溝通。公開的程度越高,溝通的有效性就越高;反之則越低。二是反饋,就是要積極地從公眾那里獲得信息,反饋的信息越多,溝通的針對性就越強(qiáng),有效性就越大;反之則有效性越小。
3.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型
根據(jù)公眾與物業(yè)管理公司的疏密程度及物業(yè)管理公司對公眾的影響,可以將公眾分為非公眾、潛在公眾、知曉公眾和行動公眾四類,由此物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型也因之而不同。
(1)非公眾。
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sp; 非公眾主要是指一部分團(tuán)體或個(gè)人不受物業(yè)管理公司的任何影響,對物業(yè)管理公司也不產(chǎn)生任何影響,即物業(yè)管理公司與這類公眾互不產(chǎn)生后果。這些非公眾可以被排除在物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的范圍之外。
(2)潛在公眾。
由于物業(yè)管理公司的行為,一些地區(qū)、組織或企業(yè)團(tuán)體成員及個(gè)人可能會與物業(yè)管理公司發(fā)生利害關(guān)系,但他們本身尚未意識到這一點(diǎn),這些成員或個(gè)人便形成物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的潛在公眾。
(3)知曉公眾。
當(dāng)一些地區(qū)組織或企業(yè)團(tuán)體的成員、個(gè)人面臨著由物業(yè)管理公司的行為而引起的相同問題,并且也意識到他們與物業(yè)管理公司的利害關(guān)系,這些成員或個(gè)人就成了所謂的知曉公眾。
(4)行動公眾。
當(dāng)知曉公眾開始討論他們所面臨的問題并準(zhǔn)備或已經(jīng)采取某種解決問題的行動,這樣的公眾便成了物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的行動公眾。
從非公眾到行動公眾是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的過程。當(dāng)物業(yè)管理公司的公共關(guān)系對象從非公眾發(fā)展成為行動公眾時(shí),那么,這樣一個(gè)系統(tǒng)是單向系統(tǒng)。而從知曉公眾到行動公眾則是一個(gè)閉循環(huán)系統(tǒng)。因?yàn)楫?dāng)行動公眾的問題得到解決以后,他們將關(guān)注物業(yè)管理公司的發(fā)展,從而成為其知曉公眾,一旦有一些新的問題產(chǎn)生,這些公眾又稱之為行動公眾。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注公眾的形成和發(fā)展變動方向,以便及時(shí)制定公共關(guān)系計(jì)劃,實(shí)施公共關(guān)系行動。要注意區(qū)分非公眾、潛在公眾、知曉公眾和行動公眾,不要將非公眾列入公共關(guān)系管理的范圍,這樣不僅浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力和時(shí)間,還會忽略了對其他公眾的研究和分析。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理應(yīng)重視對潛在公眾的分析,這些潛在公眾雖未意識到利害關(guān)系所在,但等其發(fā)展到知曉公眾和行動公眾時(shí)再采取措施,就可能坐失公共關(guān)系管理的良機(jī)。
一般認(rèn)為,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的重點(diǎn)是對知曉公眾的管理。因?yàn)楣碴P(guān)系管理的良機(jī)往往是在知曉公眾形成之時(shí),這主要是由于知曉公眾已意識到問題的存在,故他們往往急于獲得有關(guān)信息,而物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的原則之一就是要將工作做在知曉公眾變?yōu)樾袆庸娭g。否則,如果公眾已開始采取對付物業(yè)管理公司的行動或已制定好行動計(jì)劃,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的工作就顯得非常被動而造成很大的困難。所以在知曉公眾形成之時(shí),物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理人員就應(yīng)滿足他們的合理需要,及時(shí)客觀地向他們提供所需的且完全可以提供的信息,包括向他們提供和解釋公司下一步準(zhǔn)備執(zhí)行的政策或采取的行動方案,這樣才能達(dá)到公共關(guān)系管理的預(yù)期目標(biāo)。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理還可分為內(nèi)部公眾管理和外部公眾管理兩大類。內(nèi)部公眾管理主要是對物業(yè)管理公司自身員工的管理,外部公眾管理主要是指對物業(yè)管理公司生存發(fā)展有利害關(guān)系的公眾中除去內(nèi)部公眾外的全部公眾的管理。此外,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理根據(jù)公眾對物業(yè)管理公司的態(tài)度還可分為順意公眾管理、逆意公眾管理和獨(dú)立公眾管理。根據(jù)對物業(yè)管理公司重要性的不同可分為首要公眾管理、次要公眾管理和邊緣公眾管理。一般來說,首要公眾管理是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理中最為關(guān)鍵的,投入的時(shí)間和人力、財(cái)力也往往是最多的。但對物業(yè)管理公司來說,今天的首要公眾可能會變?yōu)槊魈斓拇我?明天的次要公眾也可能成為后天的首要公眾。這種變化,一方面來自于物業(yè)管理公司的需要,另一方面也來自于環(huán)境和條件的變化需要。
(二)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的要求與原則
1.誠實(shí)
(1)誠實(shí)的含義。
誠實(shí)有兩層含義,一是要講真話,說實(shí)話,如實(shí)相告,尊重事實(shí)。只要涉及公眾利益的信息,不以主觀的想法代替客觀事實(shí),無論是好是壞都應(yīng)該如實(shí)相告,既不因好而添枝加葉,也不因壞而遮遮掩掩。二是要真誠,熱誠,即力求對公眾真誠相待。對物業(yè)管理公司來說,誠實(shí)包括物業(yè)管理公司內(nèi)在的誠實(shí)和外在的誠實(shí)。內(nèi)在誠實(shí)是物業(yè)管理公司的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、信譽(yù)和經(jīng)營管理水平的真實(shí)性。外在誠實(shí)是指物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理人員本身的品德即講究信用、以誠待人。內(nèi)外兩個(gè)方面在誠實(shí)這個(gè)支點(diǎn)上結(jié)合,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理自然能取得成功。
(2)誠實(shí)的要求。
①全面了解情況。物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員必須要多做調(diào)查研究,掌握客觀事實(shí),既了解本公司的服務(wù)內(nèi)容質(zhì)量和管理水平,也應(yīng)該了解存在的問題和不足,更應(yīng)該知道本公司的計(jì)劃和發(fā)展趨勢,這是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)。
②實(shí)事求是地向公眾介紹情況。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理是個(gè)長期活動的過程,應(yīng)該不夸張失實(shí),以誠待人,以真感人,把本公司的真實(shí)管理水平向公眾介紹,如此才能取得公眾的信任。這是誠實(shí)性最基本的內(nèi)容要求。
③客觀全面地向物業(yè)管理公司反饋公眾的意見和要求。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理本質(zhì)上是公司與公眾間的雙向溝通,因此,公司的公共關(guān)系管理人員應(yīng)用客觀的態(tài)度來溝通公司與公眾之間的信息傳播渠道,以利公司上下都了解公眾的真實(shí)意見,從而有利于公司的經(jīng)營與決
策,提高經(jīng)營與管理水平,提升服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)層次。
(3)誠實(shí)的障礙。
①來自本物業(yè)管理公司的障礙。物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員迫于維護(hù)本公司利益的壓力,往往會向公眾多宣傳本公司的優(yōu)點(diǎn)、長處、特點(diǎn)及發(fā)展前途,面對公眾的意見和批評則不容易接受,有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還會要求公共關(guān)系管理人員隱瞞某一事實(shí)真相。這時(shí)公共關(guān)系人員就不能放棄誠實(shí)的原則,但也應(yīng)該在具體問題上表現(xiàn)出極大的靈活性,以謹(jǐn)慎的態(tài)度、穩(wěn)妥的方式將事實(shí)公之于眾。
②來自情感方面的障礙。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系人員有時(shí)盡管有向公眾講實(shí)話的愿望,但行動上卻對公眾保持沉默。這主要是由于他們認(rèn)為一旦公布真實(shí)情況會嚴(yán)重?fù)p傷公眾的情感,這時(shí)最好的方法是在盡量坦率地回答問題的同時(shí),要對被這一消息直接傷害的人表現(xiàn)出真誠的同情和體量。
③出于保密的需要。對一個(gè)物業(yè)管理公司來說,由于競爭的存在,有時(shí)保密會關(guān)系到其存亡的問題,這時(shí)就會迫使物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員不得不考慮本公司的“隱私權(quán)”。雖然這一情況是在特殊下的“例外”,但并不意味著放棄誠實(shí)的原則。
2.注重公眾與社會利益
在現(xiàn)代化的經(jīng)營管理中,只有既追求自身的經(jīng)濟(jì)利益,又注重社會利益的公司,才能立于不敗之地。社會利益包括社會經(jīng)濟(jì)效益、社會生態(tài)效益和精神文明的建設(shè)。
(1)社會利益的要求。
①明確社會使命。物業(yè)管理公司的社會使命是其所有的經(jīng)營活動必須符合黨的方針、政策,必須遵守國家和政府的法令,必須對公眾負(fù)責(zé),對整個(gè)社會負(fù)責(zé)。
②參與社會服務(wù)。物業(yè)管理公司要對人們關(guān)心的社會事務(wù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),積極參與社會公益活動,如開展社會性的文體活動、提供就業(yè)機(jī)會等。
③歡迎社會監(jiān)督。物業(yè)管理公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量和水平要接受社會的監(jiān)督,以更好地符合公眾利益和社會利益。
(2)以滿足公眾的需要為本。
①真心、真實(shí)、真誠地待人。缺少一個(gè)真字,就不可能做到一切為公眾著想,以滿足公眾需要為出發(fā)點(diǎn)。如果公司對公眾敞開心扉,向公眾坦白說明一切,真誠地為公眾服務(wù),那么公眾也會以同樣的方式來回報(bào)。如物業(yè)管理公司在為社區(qū)做好事時(shí),不僅受到社會公眾的歡迎,今后如果公司遇到困難了,這些社區(qū)公眾就會對其大力支持和幫助,而且還會引起別的公眾的注意,這些公眾也同樣會稱贊該物業(yè)管理公司,今后他們對公司業(yè)務(wù)的發(fā)展會有很大的幫助。
②設(shè)身處地為公眾著想。在安排公共關(guān)系活動時(shí),物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理人員應(yīng)設(shè)身處地地為公眾著想,即考慮能否滿足公眾需要,為其解決問題。實(shí)踐證明,只有站在設(shè)身處地地為公眾著想的立場上,才能夠設(shè)計(jì)出符合公眾利益、滿足公眾需要的公關(guān)活動。
③盡量幫助公眾擺脫困境。樹立幫助公眾擺脫困境的意識,并付諸行動,才是滿足公眾需要的最重要的內(nèi)容之一。如某物業(yè)管理公司每年都組織社區(qū)居民進(jìn)行大規(guī)模的消防訓(xùn)練,并24小時(shí)把消防設(shè)施向公眾開放,以防止社區(qū)中的突發(fā)事件。這些幫助公眾擺脫困境、解決困難的態(tài)度,最能體現(xiàn)“急公眾之所急,想公眾之所想”的思想。
(三)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的職能
1.協(xié)調(diào)關(guān)系
這一職能包括兩個(gè)方面:一是協(xié)調(diào)物業(yè)管理公司與公司外部公眾之間的相互關(guān)系,使公眾了解、理解和支持公司的經(jīng)營管理活動,這是公司得以發(fā)展的前提條件;二是協(xié)調(diào)物業(yè)管理公司與公司內(nèi)部公眾之間的相互關(guān)系,通過公司員工的團(tuán)結(jié)合作共同實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo),這是物業(yè)管理公司成功的基礎(chǔ)。無論是外部關(guān)系還是內(nèi)部關(guān)系的矛盾沖突,都可能對公司造成不良的影響,甚至關(guān)系到公司的生存與發(fā)展。而物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的職能就是減少內(nèi)部及內(nèi)外部間的摩擦與損耗。
(1)協(xié)調(diào)與外部公眾的關(guān)系。
①尋求與公眾的共同點(diǎn)。一般地說,物業(yè)管理公司公關(guān)的職能就是要透過公司與外部關(guān)系的利益分歧和對立,看到雙方共同的利益,并且積極地發(fā)現(xiàn)雙方的共同點(diǎn),尋找雙方的共同語言,并讓雙方都明白攜手合作的益處,從而避免對立和爭斗。
②注意傾聽客戶意見,處理客戶抱怨。在處理客戶意見時(shí),特別要重視的是全面而迅速地處理客戶抱怨。
③幫助和引導(dǎo)公眾加深對公司的了解。一家物業(yè)管理公司如果能夠在公眾心目中樹立一種誠實(shí)、公道的形象,公眾就愿意選擇該物業(yè)管理公司的服務(wù)。
(2)協(xié)調(diào)與內(nèi)部公眾的關(guān)系。
協(xié)調(diào)與內(nèi)部公眾的關(guān)系主要包括:第一,無論是管理者與員工間還是各職能部門間,都要在充分地交流與分享信息的基礎(chǔ)上保持和諧;第二,要妥善地處理和解決相互之間的各種矛盾和問題,促進(jìn)相互之間的了解,提高公司的向心力與凝聚力。要做到這些,公共關(guān)系人員一方面要起到
溝通領(lǐng)導(dǎo)與員工的橋梁作用,另一方面要引導(dǎo)公司每一個(gè)員工重視公司的形象與聲譽(yù)。
2.溝通信息
(1)信息的收集。
①公司形象的信息。即本物業(yè)管理公司在各類公眾特別是在所服務(wù)的開發(fā)商、業(yè)主和客戶的心目中的形象。這包括他們對服務(wù)價(jià)格的反映,對服務(wù)質(zhì)量、水平等的評價(jià)和改進(jìn)意見等方面。要充分收集、聽取公眾對本公司形象的評價(jià),包括對組織機(jī)構(gòu)的評價(jià)、對管理服務(wù)水平與質(zhì)量的評價(jià)和對公司人員素質(zhì)的評價(jià),并把這些信息提供給決策層,以不斷地改進(jìn)自己的組織形象與人員素質(zhì),使公司立于不敗之地。
②公司發(fā)展環(huán)境的信息。社會環(huán)境因素的影響越來越重要,因此積極收集與物業(yè)管理公司經(jīng)營管理活動有關(guān)的信息是公司公共關(guān)系管理的重要內(nèi)容。公司發(fā)展環(huán)境的信息主要包括:國家有關(guān)的政策法令、法規(guī)的頒布和實(shí)施情況,新聞媒介信息、物業(yè)管理市場的發(fā)展?fàn)顩r及其變化趨勢等。
(2)信息的傳播。
信息溝通是雙向的信息交流。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理不僅要收集公眾對公司形象的有關(guān)信息,還要向公眾傳播公司的有關(guān)信息,主要是公司形象的傳播。
①擴(kuò)大公司知名度。知名度是物業(yè)管理公司各項(xiàng)活動的前提。如果別人根本不知道你這家公司,又怎么能想到要接受你的管理與服務(wù)呢
②提高公司的美譽(yù)度。美譽(yù)度是公眾對公司的管理與服務(wù)的認(rèn)可與贊賞程度,它表明的是公司在公眾心目中的地位和信譽(yù)情況。
除了以上兩大職能外,物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理還負(fù)有對公眾心理的分析、預(yù)測和咨詢以及對物業(yè)管理公司經(jīng)營管理活動的環(huán)境分析的職能,環(huán)境分析包括對歷史、自然物質(zhì)、政治法律、社會文化和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的分析。
二、物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的步驟
(一)認(rèn)識與調(diào)查
認(rèn)識與調(diào)查是物業(yè)管理公司公共關(guān)系實(shí)施的起點(diǎn)和基礎(chǔ),也是確定其目標(biāo)的基礎(chǔ),而認(rèn)識與調(diào)查的本身也正是物業(yè)管理公司與公眾進(jìn)行溝通的方式。
1.認(rèn)識與調(diào)查的內(nèi)容
(1)物業(yè)管理公司基本情況的調(diào)研。
全面了解物業(yè)管理公司的歷史和現(xiàn)狀,使公共關(guān)系管理人員在解答公眾提問,制作宣傳材料及向新聞界提供有關(guān)本公司的背景資料等時(shí),均可取得良好的效果。
①物業(yè)管理公司經(jīng)營管理方面的各種情況。它主要包括公司創(chuàng)辦的背景狀況,公司在歷史上發(fā)生的重大事件及其在社會上和公眾中產(chǎn)生的反映,公司經(jīng)營管理的目標(biāo)、思想和特點(diǎn),公司資產(chǎn)狀況及對物業(yè)經(jīng)營、管理和服務(wù)的品種、價(jià)格、質(zhì)量、特點(diǎn)等,與其他物業(yè)管理公司比較其競爭力如何,潛在的競爭對象有哪些等。
②公司領(lǐng)導(dǎo)者的情況。它包括領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)、個(gè)性、經(jīng)營管理的思想以及與職工的關(guān)系、與前任領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系等。
③公司員工情況。它主要包括公司員工隊(duì)伍變化情況和目前的一般狀況,以及他們的需要、愿望、基本要求和意見建議等。
(2)外部公眾意見的調(diào)查。
調(diào)查外部公眾的意見歸根到底是對物業(yè)管理公司形象的測定。它主要包括以下幾個(gè)方面:
①知名度的調(diào)查。主要是調(diào)查公眾對本公司的名稱、經(jīng)營管理服務(wù)內(nèi)容的了解程度和范圍。
②信譽(yù)調(diào)查。主要是調(diào)查公眾對本公司的信任程度,包括對本公司經(jīng)營管理服務(wù)的內(nèi)容、方式、品種的喜歡程度以及對本公司公共關(guān)系活動的看法、參加與否等。
③公眾評價(jià)調(diào)查。主要包括公眾對本公司所提供的經(jīng)營管理服務(wù)、社會活動、人員形象的評價(jià)。
④公共關(guān)系活動效果調(diào)查。主要是指對物業(yè)管理公司所采取的各種專門性的公共關(guān)系活動就其實(shí)效為內(nèi)容進(jìn)行的調(diào)查。
此外,物業(yè)管理公司還要對社會環(huán)境進(jìn)行調(diào)查,包括一切與公司有關(guān)的環(huán)境資料如政治法律環(huán)境、文化環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境,都要進(jìn)行調(diào)查。
2.認(rèn)識與調(diào)查的程序
(1)確立認(rèn)識與調(diào)查的目標(biāo)。
物業(yè)管理公司公共關(guān)系的認(rèn)識與調(diào)查目標(biāo)可以分為兩類:一類是配合性調(diào)查目標(biāo),即根據(jù)公司整體目標(biāo)的需要,為配合公司經(jīng)營管理計(jì)劃活動所要進(jìn)行的調(diào)查目標(biāo)。另一類是問題性調(diào)查目標(biāo),根據(jù)此類目標(biāo)設(shè)計(jì)的前期調(diào)查方案比較具體,是以針對某一具體問題的解決為目標(biāo)的調(diào)查。
(2)確定調(diào)查的范圍和對象。
① 調(diào)查內(nèi)容的選擇。
認(rèn)識與調(diào)查內(nèi)容過多,不僅會增加成本,同時(shí)還會影響其準(zhǔn)確性和科學(xué)性。所以要對認(rèn)識與調(diào)查的內(nèi)容根據(jù)重要性和難度進(jìn)行細(xì)分。下圖是按調(diào)查的重要程度和難度劃分的矩陣。
b區(qū)是既重要、難度也大的調(diào)查,物業(yè)管理公司應(yīng)投入主要的人力、物力和財(cái)力。
a區(qū)是難度較高,但重要程度較低的調(diào)查,應(yīng)盡可能尋求代用資料,或在前期調(diào)查中將其省略。
d區(qū)難度不大,但重要程度較高,是物業(yè)管理公司公共關(guān)系調(diào)查的次要重點(diǎn),公司可根據(jù)需要布置力量,但一定要設(shè)法保證調(diào)查的質(zhì)量。
c區(qū)是重要程度和難度都低的調(diào)查,是調(diào)查的非重點(diǎn)。
②調(diào)查地點(diǎn)的選擇。在選擇調(diào)查地點(diǎn)時(shí),可將重點(diǎn)調(diào)查和抽樣調(diào)查結(jié)合起來進(jìn)行。首先根據(jù)調(diào)查目標(biāo)的要求,選擇符合目標(biāo)的重點(diǎn)地區(qū),然后根據(jù)隨機(jī)抽樣的原則進(jìn)行調(diào)查。
③調(diào)查對象的選擇。確定調(diào)查對象是最為關(guān)鍵的一環(huán),調(diào)查對象是否真正載有調(diào)查者所需了解的信息是最為重要的。物業(yè)管理公司調(diào)查分析的主要對象是與公司發(fā)生聯(lián)系的公眾,這些個(gè)人或團(tuán)體具有一些共同的東西,受相同關(guān)系或問題的影響。在調(diào)查時(shí)應(yīng)盡可能地將所面對的公眾排列出來,然后根據(jù)調(diào)研的目的和要求確定所要調(diào)查的公眾類別和組合。同時(shí)根據(jù)公司的實(shí)力將調(diào)研對象的具體構(gòu)成,包括調(diào)研對象的總量、分布地區(qū)、背景、對問題的知曉程度進(jìn)行可行性分析,綜合公司的內(nèi)部資源來確定公共關(guān)系調(diào)研的“合適”人群。
(3)確定公共關(guān)系調(diào)查的途徑和方式。
①觀察法。觀察法是調(diào)查人員在產(chǎn)生信息的地方,對被調(diào)查人的情況進(jìn)行直接的觀察,客觀地記錄信息源產(chǎn)生的過程。由于調(diào)查人員是不直接向被調(diào)查人員提問的,被調(diào)查人員沒有意識到是處于被觀察中而使其具有自然性,從而使得觀察得到的公共關(guān)系資料具有客觀性。這種方法的不足之處是使用范圍有限,對被調(diào)查人內(nèi)在因素的變化不易察覺,而且觀察的時(shí)間和費(fèi)用也較高。
觀察法可以分為直接觀察法和跟蹤觀察法兩種。直接觀察法就是調(diào)查人員在現(xiàn)場實(shí)際觀察。如公司的公共關(guān)系人員通過參與招標(biāo)投標(biāo)會來了解本公司的經(jīng)營管理服務(wù)的質(zhì)量和水平。跟蹤觀察法就是通過照相機(jī)、錄像機(jī)、錄音機(jī)等儀器來了解公眾的反映。
采用觀察法首先要有明確的目的;其次要有研究計(jì)劃,擬訂調(diào)查提綱,然后需要詳細(xì)準(zhǔn)確記錄觀察過程中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象;最后要對所獲資料及時(shí)加以整理和分析。
②訪問調(diào)查。訪問調(diào)查就是公共關(guān)系人員通過對被調(diào)查者進(jìn)行訪問,從而調(diào)查本公司公共關(guān)系現(xiàn)狀的一種方法。主要有面談法、電話調(diào)查、書面調(diào)查和日記調(diào)查等。
面談法是調(diào)查人和被調(diào)查人通過面對面的交談進(jìn)行調(diào)查的方法,有個(gè)別面談和座談會這兩種形式。采用個(gè)別面談法時(shí),事先要擬訂好調(diào)查大綱,以便在調(diào)查中有的放矢地了解被調(diào)查人對物業(yè)管理公司的意見和看法。采用座談會式的面談法時(shí)一般應(yīng)選擇熟悉有關(guān)問題的人員參加,人數(shù)不宜過多,一般在5~20人之間。
電話調(diào)查是調(diào)查人員根據(jù)調(diào)查的要求,用電話詢問意見的一種方法。在解決簡要的普遍性問題時(shí),應(yīng)采用電話調(diào)查法,如對廣告效果的調(diào)查等。
書面調(diào)查法是調(diào)查人把調(diào)查表或調(diào)查提綱交給被調(diào)查者,由被調(diào)查者填好后收回的一種調(diào)查方法,有信訪和留存調(diào)查法兩種,前者適合較為分散的調(diào)查對象,后者則是信訪和面談法的結(jié)合。書面調(diào)查法的關(guān)鍵在于提高問卷的回收率,為此,可給被調(diào)查者少量的報(bào)酬和紀(jì)念品,對被調(diào)查人較集中的地區(qū),可采用面談和書面填寫相結(jié)合的方法。
日記調(diào)查是指由固定的被調(diào)查者逐日逐項(xiàng)記錄,并由調(diào)查者定期整理匯總的一種方法,此法常用于廣告調(diào)查。
訪問調(diào)查是物業(yè)管理公司公共關(guān)系調(diào)查最常用的方法。無論是面談還是書面調(diào)查,都需要先設(shè)計(jì)問卷。問卷是民意測驗(yàn)的最主要的工具,也是訪問調(diào)查全過程中的關(guān)鍵性問題之一。問卷設(shè)計(jì)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、科學(xué)性和藝術(shù)性,一個(gè)好的問卷設(shè)計(jì)將意味著成功了一半。
③案例調(diào)查法。案例調(diào)查法是指對各類公共關(guān)系管理事例進(jìn)行案例分析和比較,從中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以及一些規(guī)律性的東西,以便更好地做好公司的公共關(guān)系管理。
(4)確定公共關(guān)系調(diào)查的時(shí)間。
一個(gè)良好的公共關(guān)系方案如果錯過了有利的時(shí)機(jī),就不能有效地發(fā)揮作用。調(diào)查時(shí)間的確定包括調(diào)查起止時(shí)間、時(shí)間分配和進(jìn)度計(jì)劃。當(dāng)調(diào)查開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間確定以后,重要的是制定調(diào)查進(jìn)度表,這樣能夠使前期調(diào)查的整個(gè)過程有條不紊。調(diào)查每一個(gè)步驟所需要的時(shí)間,需經(jīng)過認(rèn)真核算,弄清工作量的大小及人力、物力、財(cái)力的投入規(guī)模,以正確加以估計(jì)。調(diào)查的時(shí)間分配和進(jìn)度計(jì)劃要根據(jù)調(diào)查的內(nèi)容來合理地確定,把需要做的工作按時(shí)間順序排列成一張?jiān)敿?xì)的表:某年某月做某事,某時(shí)某刻做某事。
(5)確定公共關(guān)系調(diào)查的成本。
調(diào)查成本包括調(diào)查人員的酬金、差旅費(fèi)、印刷費(fèi)、調(diào)查中發(fā)出的獎品和贈品、資料購買費(fèi)、雜費(fèi)等。具體的成本計(jì)算確定可以采用順加法和分?jǐn)偡āｍ樇臃ň褪前衙總€(gè)調(diào)
查項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用相加而成;分?jǐn)偡ň褪歉鶕?jù)公司分配給的資金來計(jì)算費(fèi)用支出,將資金分?jǐn)偟礁髡{(diào)查項(xiàng)目中去。實(shí)際工作中往往采用兩種方法相結(jié)合來確定調(diào)查成本。
(6)調(diào)查評價(jià)與調(diào)查報(bào)告的撰寫。
調(diào)查評價(jià)是為確保調(diào)查的可靠性,在調(diào)查結(jié)束后,調(diào)查報(bào)告撰寫前,對整個(gè)調(diào)查活動進(jìn)行檢測和評估。調(diào)查評價(jià)是前期調(diào)查過程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié),只有經(jīng)過嚴(yán)格的調(diào)查評價(jià),調(diào)查結(jié)論才能被接受,故調(diào)查評價(jià)一般由專家或權(quán)威人士組成的小組來進(jìn)行。
調(diào)查評價(jià)一般包括兩個(gè)方面。一是調(diào)查方法的科學(xué)性,如調(diào)查的程序是否合理,樣本選擇是否具有代表性,調(diào)查課題的選擇是否有意義等;二是調(diào)查所設(shè)立度量指標(biāo)的科學(xué)性,如問卷設(shè)計(jì)是否合乎原則等。
調(diào)查的最后一個(gè)步驟是撰寫調(diào)查報(bào)告。一份調(diào)查報(bào)告應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
①對調(diào)查活動目的和意義的說明;
②調(diào)查方案的確定和調(diào)查方法的采納過程介紹;
③樣本選擇方法和代表程度;
④問卷回收率的多少,對各項(xiàng)提問的回答比率;
⑤調(diào)查評價(jià)的意見;
⑥調(diào)查資料總的數(shù)據(jù)顯示;
⑦調(diào)查結(jié)論及意義;
⑧向物業(yè)管理公司有關(guān)部門提出的建議。
調(diào)查報(bào)告應(yīng)盡量采用圖表和曲線,也可以把主要結(jié)果寫成報(bào)告,而把如何進(jìn)行調(diào)查以及詳細(xì)數(shù)據(jù)作為報(bào)告的附屬文件。
(二)制定物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃
在制定具體的行動計(jì)劃和方案時(shí),要在眾多的可行性方案中進(jìn)行評價(jià)和比較,最后才確定一個(gè)滿意的方案。物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃方案的具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:
1.確定公眾對象
物業(yè)管理公司在經(jīng)營管理過程中涉及的公眾是一個(gè)極其復(fù)雜而且不斷變化的系統(tǒng)。如物業(yè)管理公司在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍時(shí),就會遇到各種不同的新公眾,同時(shí)在平時(shí)的經(jīng)營管理中也會不斷出現(xiàn)知曉公眾和行動公眾,因此任何一次活動只能針對相關(guān)的公眾來開展。確定時(shí),可以按照不同的公眾進(jìn)行細(xì)分。
2.提煉公共關(guān)系主題
確定公共關(guān)系主題是對即將開發(fā)的公共關(guān)系活動的高度概括,使物業(yè)管理公司的公共關(guān)系活動形成一個(gè)相互聯(lián)系的整體。主題就是為了達(dá)到公共關(guān)系目標(biāo)而貫穿全活動過程中的基本思想和指導(dǎo)原則。因此主題的提煉應(yīng)該切合公眾心理,并且表述鮮明、簡短,富有個(gè)性,具有感召力。
3.安排活動項(xiàng)目
活動項(xiàng)目是圍繞活動主題而開展的一系列有組織的行動。任何規(guī)模較大的公共關(guān)系活動,應(yīng)根據(jù)主題的需要合理選擇若干項(xiàng)目,并進(jìn)行有效的組合,使之從不同的層次、不同側(cè)面充分地展現(xiàn)活動主題。公共關(guān)系活動項(xiàng)目一般有以下幾種:
(1)宣傳型活動項(xiàng)目。主要是指傳播物業(yè)管理公司信息,與社會公眾溝通聯(lián)絡(luò)的宣傳型活動,包括新聞發(fā)布會、記者招待會、慶?；顒?、頒獎儀式、展覽會、報(bào)告會等。
(2)交際型活動項(xiàng)目。主要為密切物業(yè)管理公司與公眾的聯(lián)系,加強(qiáng)交流,包括座談會、聯(lián)誼會、舞會、參觀活動等。
(3)服務(wù)型活動項(xiàng)目。主要是通過服務(wù)滿足公眾需求,贏得信任和好感,從而維持物業(yè)管理公司在公眾中的良好形象。
(4)社會型活動項(xiàng)目。主要是物業(yè)管理公司承擔(dān)社會責(zé)任、借以提高公司形象的活動,包括關(guān)注生態(tài)環(huán)境,支持和贊助各種社會事業(yè)和公益活動等。
4.尋找活動時(shí)機(jī)
何時(shí)開展已經(jīng)安排好的活動項(xiàng)目最為有利,也是公共關(guān)系計(jì)劃制定中重要的一環(huán)。一般認(rèn)為,一個(gè)物業(yè)管理公司在創(chuàng)立時(shí)或在推出新的經(jīng)營服務(wù)品種時(shí)、出現(xiàn)失誤或被誤解時(shí)、遇到突發(fā)事件時(shí),都是開展公共關(guān)系活動的有利時(shí)機(jī)。
5.選擇傳播渠道
為了實(shí)現(xiàn)公司與其目標(biāo)公眾的傳播溝通,必須選擇與特定公眾進(jìn)行交流的傳播媒介。各種傳播媒介有不同的特點(diǎn)和優(yōu)缺點(diǎn),應(yīng)綜合公司公共關(guān)系管理的目標(biāo)、公眾對象、活動主題和項(xiàng)目,以及公司的資源條件,選擇公共關(guān)系的傳播渠道及組合以確保預(yù)期效果的達(dá)到而同時(shí)使費(fèi)用最小。
(三)編制物業(yè)管理公司公共關(guān)系預(yù)算
要將公共關(guān)系活動具體化,就要編制預(yù)算。通過編制預(yù)算首先
可以確定公共關(guān)系活動的項(xiàng)目和規(guī)模,在資源有限的情況下保證公共關(guān)系活動的開展;其次通過預(yù)算可以根據(jù)計(jì)劃的輕重緩急合理地分配公共關(guān)系活動的費(fèi)用;再者編制預(yù)算還可以根據(jù)活動的效益成本預(yù)算之比來檢查公共關(guān)系活動費(fèi)用的使用情況,并可據(jù)以衡量和評價(jià)公司的公共關(guān)系活動。
1.公共關(guān)系管理預(yù)算的分類
物業(yè)管理公司公共關(guān)系活動的經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般由行政開支和項(xiàng)目開支這兩大部分構(gòu)成。
(1)行政開支,是開展公司公共關(guān)系活動的基本費(fèi)用。具體包括:第一,勞動力成本,即從事公共關(guān)系人員的工資報(bào)酬和福利補(bǔ)貼;第二,材料費(fèi)用,主要包括郵費(fèi)、印刷費(fèi)、廣告費(fèi)及購買或使用視聽設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、展覽設(shè)施、紀(jì)念品、報(bào)刊雜志等費(fèi)用;第三,辦公費(fèi),指維持公共關(guān)系日常工作而需支付的費(fèi)用,包括房租、水電費(fèi)、交通運(yùn)輸費(fèi)等。
(2)項(xiàng)目開支,是實(shí)施公共關(guān)系活動項(xiàng)目所需的費(fèi)用,尤其是大型的專項(xiàng)活動所需的經(jīng)費(fèi)較多。具體包括計(jì)劃方案內(nèi)各項(xiàng)目所需費(fèi)用和計(jì)劃實(shí)施時(shí)物價(jià)上漲所增加的費(fèi)用,以及考慮突發(fā)事件而調(diào)整計(jì)劃所新增項(xiàng)目的開支費(fèi)用。
2.公共關(guān)系管理的預(yù)算方法
(1)管理費(fèi)提成法,就是根據(jù)報(bào)告期物業(yè)管理公司公共關(guān)系經(jīng)費(fèi)占管理費(fèi)的百分比,從計(jì)劃期物業(yè)管理公司總的經(jīng)營管理服務(wù)費(fèi)用中提取的公共關(guān)系經(jīng)費(fèi)。這種方法編制預(yù)算的速度快,總體控制性強(qiáng),但缺點(diǎn)是不一定符合實(shí)際,特別是新增活動項(xiàng)目和應(yīng)付突發(fā)事件難以獲得經(jīng)費(fèi)支持。
(2)目標(biāo)作業(yè)法,是按照公司公共關(guān)系計(jì)劃方案,把所需的經(jīng)費(fèi)詳細(xì)列出,并加總核定總金額即經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這種預(yù)算方法計(jì)劃性強(qiáng),且符合實(shí)際,而且有伸縮余地,但要防止寬打亂用,影響預(yù)算的控制。
(四)活動的實(shí)施
1.明確指揮體系
由于物業(yè)管理公司公共關(guān)系工作的復(fù)雜性、多樣性和重要性等特點(diǎn),因此對其公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施,首先應(yīng)該實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一指揮,形成單一清晰的指揮鏈。
2.健全管理制度
為使公司管理層及時(shí)掌握計(jì)劃的通曉情況,應(yīng)該建立公共關(guān)系報(bào)告制度,及時(shí)采用書面或口頭形式作定期報(bào)告或請示報(bào)告。
3.落實(shí)準(zhǔn)備工作
實(shí)施物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃,需要人、財(cái)、物、信息等基本要素和資源的合理配置,這些準(zhǔn)備工作直接影響到公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施啟動,并且對計(jì)劃的進(jìn)度和實(shí)施的效果產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。
(1)人員的準(zhǔn)備。
一方面要按公共關(guān)系計(jì)劃的要求配備所需數(shù)量的工作人員,并適當(dāng)補(bǔ)充后備人員以應(yīng)付臨時(shí)增加的活動;另一方面要注意素質(zhì)要求,進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
(2)物資的準(zhǔn)備。
由于物資器材的類型很多,準(zhǔn)備工作涉及到很多方面,需要一定的時(shí)間,特別要早做準(zhǔn)備。如活動場地、交通工具、宣傳品、紀(jì)念品等,如果公眾無法方便地獲取,則必然會影響公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)程和效果。
4.預(yù)防實(shí)施中的障礙
在物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃實(shí)施的過程中,可能會出現(xiàn)各種矛盾和問題,對此要有所預(yù)見和防范。
(1)防范業(yè)主、客戶等的抵觸情緒。
應(yīng)認(rèn)真分析業(yè)主等的抱怨、反感和不滿情緒產(chǎn)生的可能性,比如傳播的信息是否失真,傳播的媒介是否選擇不當(dāng)?shù)?。必須采取各種防范措施,不讓業(yè)主等的抵觸情緒在范圍上、規(guī)模上、程度上擴(kuò)大,從而將其消除在萌芽狀態(tài)中。
(2)公司內(nèi)部的抵觸情緒。
分析哪些因素和問題可能造成公司內(nèi)部各部門、各員工的抵觸情緒的產(chǎn)生,比如沒有充分發(fā)揚(yáng)民主、讓員工參與公共關(guān)系活動,沒有公正地分配工作任務(wù)和活動經(jīng)費(fèi)等,預(yù)測可能出現(xiàn)的問題,然后采取相應(yīng)的預(yù)防措施。
5.公共關(guān)系活動實(shí)施時(shí)的注意事項(xiàng)
(1)用好電話。
電話對于物業(yè)管理公司的公共關(guān)系人員來說,是不可缺少的工具。可是如果使用不當(dāng),如說話聲音太響、不親切、不簡潔等,反而會有相反的效果。所以一定要懂得使用電話的禮節(jié)。
①不管打電話或接電話,不可因?qū)Ψ娇床坏侥阏f話的表情或態(tài)度,就草率地應(yīng)答,要保持應(yīng)有的說話態(tài)度。
②打電話的時(shí)間應(yīng)該留意小心,如打到公司時(shí),最好避免中午或下班以后的時(shí)間;打
到個(gè)人的住家,則應(yīng)避免吃飯的時(shí)間。
③最好在清靜的地方打電話,這樣不易泄漏業(yè)務(wù)秘密。若參雜喧鬧嬉笑聲,會引起對方的不悅,這點(diǎn)也要留意。
④電話是很方便的通訊工具,但不是所有的事情都可以用電話來處理的。如果要拜訪顧客,或向?qū)Ψ奖磉_(dá)歉意時(shí),不管對方住得多遠(yuǎn),最好親自去拜訪一下,比打電話來得好。
⑤電話鈴一響,就馬上要去接,絕對不可任它一直響下去而不管。
⑥接了電話以后,要馬上清晰地表明自己公司的名稱、自己所屬的單位。若對方說:“經(jīng)常麻煩您”,就要馬上回答:“哪里,是我們麻煩您!”
⑦如果對方?jīng)]有說出公司名稱、所屬單位或自己的名字,接電話的這邊就應(yīng)該說:“抱歉,您是哪一位”,以確認(rèn)對方的身份。
⑧接電話時(shí),一定要把交談的內(nèi)容記在備忘錄上,以免忘了誤事。若需要傳達(dá)給同事的,必須要將時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等正確地傳達(dá)出去。
⑨電話打完后,要確定對方已掛上電話筒,才能放下電話,這是應(yīng)有的禮貌。
(2)交換名片的注意事項(xiàng)。
交換名片是建立人際關(guān)系的第一步,如果運(yùn)用得當(dāng),將有助于物業(yè)管理公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。
①外出時(shí)必須準(zhǔn)備一些名片,若忘記攜帶或用光了,都欠妥當(dāng)。
②名片應(yīng)從名片夾中抽出,而名片夾不能放在長褲口袋中,名片從皮包夾或車票夾中取出也不太好看。
③名片最好是站著遞給對方,如果自己是坐著的,待對方走過來時(shí),應(yīng)站立起來,問候?qū)Ψ胶笤俳粨Q名片。
④地位較低的人或訪問的人應(yīng)先遞出名片。如果對方有很多人,先與主人或地位較高的人交換;如果自己這邊的人較多,就由地位較高的人先向?qū)Ψ竭f出名片。
⑤名片遞給對方時(shí)應(yīng)從對方看得到的方向交給對方。
⑥名片應(yīng)該以雙手遞給對方,收別人名片時(shí)也應(yīng)該以雙手去接。
⑦拿到對方名片時(shí),應(yīng)先仔細(xì)看一遍,碰到不認(rèn)識的字,應(yīng)問對方怎么念。另外,也要確認(rèn)一下對方的頭銜。
⑧收到對方的名片后,若是站著講話,應(yīng)該將名片拿在齊胸的高度;若是坐著,就放在視線所及之處;若一次收很多張名片,就按順序放在桌子上。
⑨在談話中不可折對方的名片,或任意丟棄在桌子上,這是很不禮貌的。
(3)會客的注意事項(xiàng)。
①迎客。當(dāng)有客人來公司時(shí),柜臺業(yè)務(wù)員出面迎接,見到對方時(shí),要先說“歡迎光臨敝公司”,然后將客人帶到會客室。
在引導(dǎo)客人通過過道走進(jìn)會客室時(shí),要做到:在客人的左前方兩三步,說:“請走這邊!”,然后以自己的背不完全被客人看到為準(zhǔn)則,靜靜地帶路;若走道彎彎曲曲或上下起伏時(shí),就要輕聲提醒客人注意;通過危險(xiǎn)地帶時(shí),則要提請客人務(wù)必小心。
搭電梯時(shí),要注意的是:自己先進(jìn)入、按鈕,到了之后先讓客人出去:如果電梯有人操作,進(jìn)出電梯時(shí),都讓客人或上司先走。
引導(dǎo)客人進(jìn)入會客室后,必須讓客人入座,要客人長等時(shí),應(yīng)拿出雜志、報(bào)紙給客人看,并不時(shí)進(jìn)來傳達(dá)拜訪對象的狀況;若拜訪對象在開會,或有其他事情時(shí),最好由本人或其代理人先出來照會一下,并說聲抱歉,再讓客人等候。
在上班時(shí)間,若須在同一時(shí)段內(nèi)約見同事和公司外的訪客,則應(yīng)以訪客為優(yōu)先。
②見客。無論訪客的身份如何,不可讓他久等。會見訪客時(shí)舉止要高雅,如不可將雙手交叉于胸前,不能盤腿而坐,大腿不可隨意地?fù)u動等。西裝要穿著整齊,紐扣要扣好。當(dāng)代表公司接待訪客時(shí),不可談些個(gè)人的想法或自己不知道的事情,也就是絕對不做不負(fù)責(zé)任的承諾或回答。與客人會面時(shí)要顯示出明朗誠懇的態(tài)度。會客時(shí)原則上不接聽電話,如果非接不可,要取得訪客的諒解。
③送客。來訪的客人告辭時(shí),原則上業(yè)務(wù)員要送到公司門口,如果公司在高樓大廈內(nèi),至少要送到電梯口。送客時(shí)要注意:當(dāng)走在走廊時(shí),業(yè)務(wù)員應(yīng)走在訪客的斜后方,不過,當(dāng)要為客人指引出口、電梯時(shí),就要走在客人的左前方。當(dāng)客人到電梯口時(shí),必須要等到電梯門關(guān)了后才可離開;而送訪客上車時(shí),則在汽車開動時(shí),應(yīng)鞠躬行禮送客?？腿顺俗杂密噥碓L時(shí),應(yīng)該在客人離開前,通知停車場將車開到公司大門口處等候,同時(shí)要提醒訪客不要忘記寄存的物品。
(4)拜訪客戶的注意事項(xiàng)。
①訪前準(zhǔn)備。當(dāng)業(yè)務(wù)員代表公司到客戶的公司或住宅拜訪時(shí),不僅不可為對方帶來困擾,而且要在訪問前作好各種準(zhǔn)備。先與訪問者預(yù)約,并將訪問的目的、日期、停留時(shí)間、人數(shù)一并告知對方。當(dāng)約定有所變更時(shí),應(yīng)及早與對方取得聯(lián)絡(luò),并再次確認(rèn)訪問的目的,使雙方了解談話的方向。多數(shù)人一同去拜訪
時(shí),應(yīng)先做好協(xié)調(diào)工作,將必要的資料、名片準(zhǔn)備好。即使事前有預(yù)約,出發(fā)前仍需確認(rèn)對方的情況。
②到訪。到達(dá)拜訪對象的處所時(shí),應(yīng)注意起碼要比預(yù)定的時(shí)間早5分鐘,到了目的地后要先整理服飾,外套應(yīng)該在進(jìn)門前脫下。如果遲到的話,應(yīng)該及早與對方或自己的公司聯(lián)絡(luò),以免別人認(rèn)為你不守信用。遲到時(shí)若不聞不問,不僅有損個(gè)人形象,也會毀了公司的信譽(yù)。此外,還要清晰地交代公司名稱、自己的姓名、拜訪對象,以及事前是否有預(yù)約,并將名片遞出準(zhǔn)備轉(zhuǎn)達(dá)。若是通過介紹人安排見面,應(yīng)將實(shí)情說明,并提示介紹信。柜臺答應(yīng)代為轉(zhuǎn)達(dá)時(shí),應(yīng)道謝,再在指定的場所等候。
③等候接見。在等候時(shí),不可東張西望,流露出驚恐的樣子,應(yīng)該在指定的場所靜靜地等候。離開等候處時(shí),應(yīng)向柜臺人員交代一聲。等候的時(shí)間超過30分鐘仍無法會面,不妨約定下次再見面的時(shí)間,然后離去。當(dāng)對方正在忙碌或不在時(shí),可以留下名片,簡要說明拜訪內(nèi)容,請人代為轉(zhuǎn)交。
④引見。被引見時(shí),要站在人口處等待一下。對方要進(jìn)入時(shí),先在所指定的席位上正襟危坐地等候要拜訪的對象,以便等一下站起來與對方打招呼?？吹綄Ψ竭M(jìn)來,應(yīng)該立刻站立起來與對方打招呼。對方說請坐時(shí),應(yīng)即道謝。感謝對方接見之后,再確認(rèn)對方可以談話的時(shí)間有多少。
⑤訪談。訪談時(shí)原則上不抽煙,若自己準(zhǔn)備抽煙,應(yīng)確認(rèn)對方不怕煙熏時(shí)才可以抽。但在向?qū)Ψ阶稣f明前,最好不要抽煙,還有絕不可以叼著煙,這樣很不禮貌。另外不要流露出一幅坐立不安的樣子,這樣不僅對方會被感染,而且亦難以取得對方對自己的信賴感。所以入座時(shí)應(yīng)盡量坐在椅子的前半部,兩手則放在膝上或手持筆記、文具等,并且應(yīng)避免蹺起大腿。講話時(shí)應(yīng)看著對方,不可東張西望或一直往下看,要熱誠、誠懇地和對方交談,務(wù)必謙虛。咬字要清楚,讓對方易于了解。聲音太大、太小或音調(diào)過高,都應(yīng)避免。長話最好分成幾個(gè)段落,以便讓對方有思考的時(shí)間。還有在洽談前,將要表達(dá)的內(nèi)容規(guī)劃出優(yōu)先順序,洽談時(shí)再逐一提出,但不可以專家的姿態(tài)唱獨(dú)角戲。談話要能夠引起對方的共鳴,不可傷對方的自尊,也不要使用對方不懂的專門用語或外語。盡量多聽取對方的意見,要用心傾聽,并邊聽邊記錄;最好不要用方言,以免對方聽不懂。不要忘記自己是代表公司與對方洽談的,所以發(fā)言時(shí)要用“敝公司”或“我們”……,而不是“我”……,總之要時(shí)時(shí)以公司的意向?yàn)橐罋w,在與對方洽談時(shí),要避免流露出個(gè)人的意見、感情。
(5)約會的注意事項(xiàng)。
與人有約,一定要切實(shí)履行,絕不可輕易失約,并且要準(zhǔn)時(shí)。約定時(shí)要注意不可做太離譜的約定;發(fā)言時(shí)要先衡量哪些是自己權(quán)限內(nèi)可說的,哪些是不可說的;遇到自己不了解的事物,或必須取得上司或他人的同意,或予以保留,待回到公司與有關(guān)人員磋商后,再和對方聯(lián)絡(luò);要將約定的事項(xiàng)記錄下來,在洽談結(jié)束后再互相確認(rèn)一下;對所做的約定,無論是大是小,都要向上司報(bào)告。約定完成后,必須注意談完主題內(nèi)容后,不要再說一些無謂的話,應(yīng)該趕快道謝離去;不要超過預(yù)定的時(shí)間,萬一超過必須道歉;離開時(shí)不要忘了隨身攜帶的文件、物品,以免泄露公司機(jī)密。
(五)效果的評估
1.評估的程序
(1)確立統(tǒng)一的評估目標(biāo)。
統(tǒng)一的評估是檢驗(yàn)公共關(guān)系工作的參照物。如果評估目標(biāo)不統(tǒng)一,則會在調(diào)查中收集許多無用的材料,影響評估的效率和效果。如果將目標(biāo)具體化,對有關(guān)問題以評估重點(diǎn)的方式形成書面材料,就有利于保證評估工作沿著正確的方向順利進(jìn)行。
(2)征得公司上下的統(tǒng)一認(rèn)識。
對評估的方法、程序等方面予以充分的考慮和周密的籌劃,以及評估工作的具體實(shí)施,都需要全體員工的共同努力、參與和協(xié)作。這就需要統(tǒng)一對評估的認(rèn)識,特別是認(rèn)識其作用和現(xiàn)實(shí)性:一方面,必須征得公司高級管理層的認(rèn)可和支持;另一方面,必須讓公共關(guān)系人員對評估工作的所有細(xì)節(jié)取得一致的意見。
(3)選擇適當(dāng)?shù)脑u估標(biāo)準(zhǔn)。
公共關(guān)系目標(biāo)說明了物業(yè)管理公司的期望效果,不同的目標(biāo)具有不同的評估標(biāo)準(zhǔn)。所以,應(yīng)根據(jù)評估目標(biāo)來選擇或確定適當(dāng)?shù)脑u估尺度,以保證對公司公共關(guān)系活動實(shí)施的效果進(jìn)行客觀公正的評估。
(4)確定收集評估資料的最佳途徑。
調(diào)查是了解公共關(guān)系活動效果的重要途徑,但并非惟一途徑。有時(shí),公司活動記錄也能提供這一方面的大量材料。在某些情況下,小范圍的試驗(yàn)和最終報(bào)告也是十分有效的。因此,收集有關(guān)評估資料的途徑多種多樣,應(yīng)根據(jù)具體情況來確定最佳途徑。
(5)保持完整的公共關(guān)系活動實(shí)施記錄。
完整的公共關(guān)系活動實(shí)施記錄能夠充分反映公司公共關(guān)系人員的工作方式和工作效果,更重要的是可以反映出公司公共關(guān)系計(jì)劃方案的可行性程度,從而為深入分析公司公共關(guān)系計(jì)劃的制定和實(shí)施措施,評估公司公共關(guān)系活動的最終效果奠定了基礎(chǔ)。
(6)向公司高層管理者報(bào)告評估結(jié)果。
向
公司高層管理者報(bào)告評估結(jié)果可以保證物業(yè)管理公司的管理者及時(shí)掌握情況,有利于進(jìn)行全面的協(xié)調(diào),與公司戰(zhàn)略保持一致性。
(7)充分利用評估結(jié)果。
對評估結(jié)果的使用是進(jìn)行評估工作的目的之一。通過對公司公共關(guān)系活動評估結(jié)果的充分利用,公司公共關(guān)系問題的確定和形勢分析將會更加準(zhǔn)確,從而使公司的公共關(guān)系活動更加成功。
2.評估的標(biāo)準(zhǔn)
(1)公共關(guān)系準(zhǔn)備過程的評估標(biāo)準(zhǔn)。
①背景材料是否充分。評估的主要內(nèi)容包括:在確定公共關(guān)系活動的目標(biāo)社會公眾時(shí),是否遺漏了關(guān)鍵公眾;關(guān)于公眾方面的假設(shè)是否正確等。這實(shí)際上是檢驗(yàn)前幾個(gè)步驟是否充分占有了資料和分析判斷的準(zhǔn)確性。
②信息內(nèi)容是否正確充實(shí)。評估的主要內(nèi)容包括:公共關(guān)系活動中準(zhǔn)備的資料是否符合問題本身目標(biāo)及媒介的要求,溝通活動是否在時(shí)間、地點(diǎn)、方式上符合目標(biāo)公眾的要求,是否存在與溝通信息相對抗的行為,是否制造新聞或其他活動配合公共關(guān)系活動。實(shí)際上這是檢驗(yàn)為公司公共關(guān)系活動準(zhǔn)備的信息的合理性。
③信息表現(xiàn)形式是否恰當(dāng)。評估的主要內(nèi)容包括:信息傳遞的載體及形式設(shè)計(jì)是否合理、新穎,是否能達(dá)到引人注目、給人以深刻印象的要求等。這實(shí)際上是對公司公共關(guān)系組織者專業(yè)技能的檢驗(yàn)。
(2)公共關(guān)系實(shí)施過程的評估標(biāo)準(zhǔn)。
①檢查發(fā)送信息數(shù)量。信息發(fā)送數(shù)量,直接反映了公共關(guān)系人員宣傳的信息數(shù)量,公共關(guān)系人員宣傳工作的進(jìn)展及其努力程度。這一評估過程需要了解所有信息資料的制作發(fā)送情況和其他宣傳活動的進(jìn)行情況,通過實(shí)際數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)方案實(shí)施過程中的弱點(diǎn)和不合理的地方。
②檢查信息被傳媒采用的數(shù)量。發(fā)送的信息只有通過傳播媒介,才能較廣泛到達(dá)目標(biāo)公眾。統(tǒng)計(jì)被傳播媒介所采用的信息數(shù)量,能反映出有效利用多種可能渠道將信息傳遞給目標(biāo)公眾的努力程度。
③檢查接收到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量。這一數(shù)量與信息被傳媒采用的次數(shù)并不一致,總會有相當(dāng)數(shù)量的目標(biāo)公眾沒有看到或聽到新聞媒介的有關(guān)報(bào)道。對于信息傳播和溝通來說,收到信息的社會公眾的絕對數(shù)量雖然很重要,但更重要的是公共關(guān)系活動目標(biāo)公眾的數(shù)量。通過評估如果發(fā)現(xiàn)目標(biāo)公眾對公司的信息接受不足,可以采取一些補(bǔ)救性措施。
④調(diào)查注意到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量。由于公眾對不同傳媒和信息的注意力是不同的,因此僅僅了解有多少目標(biāo)公眾接受到信息是不夠的,調(diào)查“注意到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量”是確認(rèn)公共關(guān)系活動效果的基礎(chǔ)。這可以通過目標(biāo)公眾對傳媒信息的掌握情況來進(jìn)行評估。
(3)公共關(guān)系實(shí)施效果的評估標(biāo)準(zhǔn)。
①了解信息內(nèi)容的目標(biāo)公眾數(shù)量。物業(yè)管理公司公共關(guān)系活動的實(shí)施是為了增加目標(biāo)公眾對公司的認(rèn)識、了解和理解。目標(biāo)公眾所掌握的有關(guān)信息,經(jīng)常影響他們對公司的認(rèn)識和感情,從而影響他們與公司的關(guān)系。因此評估是指比較實(shí)施公共關(guān)系的前后,目標(biāo)公眾對公司的了解狀況,可以對同一組目標(biāo)公眾進(jìn)行重復(fù)測驗(yàn),也可以比較實(shí)驗(yàn)組與參照組的測驗(yàn)結(jié)果。
②了解改變觀點(diǎn)的目標(biāo)公眾數(shù)量。了解信息的公眾,并不一定贊同信息的內(nèi)容,更不一定改變自己的看法。公司開展公共關(guān)系活動不僅期望目標(biāo)公眾了解有關(guān)信息,而且期望公眾改變想法和認(rèn)識,因此必須了解改變觀點(diǎn)的公眾數(shù)量。
③了解改變態(tài)度的目標(biāo)公眾數(shù)量。目標(biāo)公眾態(tài)度的改變是一個(gè)比較高層次的評估內(nèi)容,因?yàn)樗苯颖砻髁藢?shí)施公共關(guān)系活動的效果。態(tài)度所涉及的范圍很廣,內(nèi)容非常復(fù)雜,而且不容易在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生變化。因此評估目標(biāo)公眾的態(tài)度變化,要立足于一段較長的時(shí)期。
④發(fā)生期望行為的目標(biāo)公眾數(shù)量。改變公眾的行為使之與公司的期望相協(xié)調(diào),是比改變態(tài)度更高層次上的一個(gè)目標(biāo)。人們行為的改變受到多種因素的影響,觀點(diǎn)和態(tài)度的改變能夠引起行為的改變。發(fā)生期望行為的目標(biāo)公眾數(shù)量,則表明公司公共關(guān)系活動實(shí)施效果的大小。
⑤發(fā)生重復(fù)期望行為的公眾數(shù)量。只有公眾重復(fù)其行為,才說明公司公共關(guān)系活動真正卓有成效。因此,這一數(shù)量可以評估公司公共關(guān)系活動的長遠(yuǎn)效果。
⑥達(dá)到的目標(biāo)與解決的問題。是否達(dá)到了公司公共關(guān)系活動的預(yù)期目標(biāo)并解決了相應(yīng)的問題,是評估公共關(guān)系活動效果的最高標(biāo)準(zhǔn)。
⑦對社會經(jīng)濟(jì)與文化產(chǎn)生的影響。物業(yè)管理公司公共關(guān)系實(shí)施效果的最后評估內(nèi)容是通過公司公共關(guān)系活動的實(shí)施對社會文化發(fā)展和精神文明建設(shè)產(chǎn)生積極影響。但這種影響要隨著較長時(shí)間的推移,并受到其他多種因素的影響,以復(fù)雜綜合的形式表現(xiàn)出來。
3.評估的方法
(1)上人觀察法。
這是一種比較簡單易行的評估方法。通常是公司管理者親自參加某些公共關(guān)系活動,通過他們的直接觀察、體驗(yàn),了解公共關(guān)系活動的進(jìn)展情況,與公共關(guān)系
第11篇 物業(yè)管理軟件收費(fèi)管理試題
思源軟件8.0考試試卷(收費(fèi)管理模塊)
時(shí)間:120分鐘分值:100分
一、選擇題(此題為混選題,含單選和多選,多選題中部分選對的計(jì)半分,選錯一個(gè)不計(jì)分。分值:20分,一題四分)
1.按照收費(fèi)流程將下面幾項(xiàng)操作排序,它們的排序順序是:
a.輸入走表費(fèi)用的走表讀數(shù),或常規(guī)費(fèi)用中臨時(shí)手工設(shè)定類費(fèi)用的金額
b.手工收款操作c.定義費(fèi)用項(xiàng)目及收費(fèi)的具體標(biāo)準(zhǔn) d.打印收費(fèi)報(bào)表
e.月結(jié)f.進(jìn)行費(fèi)用計(jì)算g.設(shè)置收費(fèi)參數(shù) h.選用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)
2.下列銀行劃款的操作按操作順序排列應(yīng)該是:
a.設(shè)定劃款銀行 b.劃款回盤 c.劃款出盤d.瀏覽出盤記錄 e.打印劃款報(bào)表
f.設(shè)置銀行賬號
3.如果'住戶交納費(fèi)用的方式'中設(shè)置的日期是2004.03.15;當(dāng)前實(shí)際日期是2004.03.20,而電腦系統(tǒng)時(shí)間的日期是2004.03.18;'滯納金計(jì)算方式'中,選擇了'按天計(jì)算滯納金'的方式。在下面關(guān)于應(yīng)交日期、當(dāng)前日期的說法正確的是:____ 。
a.應(yīng)交日期指的是2004.03.15,即收費(fèi)截止日;
b.應(yīng)交日期指的是系統(tǒng)月結(jié)日期;
c.當(dāng)前日期指的是2004.03.20,即當(dāng)前實(shí)際日期;
d.當(dāng)前日期指的是2004.03.18,::即電腦系統(tǒng)時(shí)間;
e.如果在這種情況下計(jì)算費(fèi)用的滯納金,則產(chǎn)生5天的滯納金;
f.如果在這種情況下計(jì)算費(fèi)用的滯納金,則產(chǎn)生8天的滯納金。
4.以下關(guān)于收費(fèi)系統(tǒng)的'收費(fèi)參數(shù)設(shè)定'的哪些說法是正確的:______。
a.'住戶交納費(fèi)用的方式'即設(shè)定統(tǒng)一的收費(fèi)截止日,它影響到滯納金的計(jì)算。
b.'系統(tǒng)每月月結(jié)方式'中設(shè)定的日期是本系統(tǒng)可以進(jìn)行月結(jié)的最早期限。
c.'每月抄表日期'本身不影響走表費(fèi)用的金額,它只是文檔性記錄。
d.'滯納金計(jì)算方式'的設(shè)置影響到滯納金的計(jì)算。
5.下面對'月結(jié)'正確的說法是:______ 。
a.每月必須進(jìn)行'月結(jié)'操作。它是在本月收費(fèi)工作完成后,下月收費(fèi)工作開始前的必須操作。
b.系統(tǒng)限制月結(jié)操作必須是在 '系統(tǒng)每月月結(jié)方式'中設(shè)置的日期當(dāng)天或以后。
c.如果不做月結(jié),則不能進(jìn)行下一個(gè)月的操作。
d.每月只能做一次月結(jié),并且月結(jié)執(zhí)行過程中,操作不能撤消。
e.銀行出盤后,暫時(shí)沒有提供回盤文件,那我們可以靈活處理,先月結(jié),再做回盤。
f.月結(jié)后,月結(jié)前的收費(fèi)數(shù)據(jù)成為歷史數(shù)據(jù)保存,月結(jié)前的欠款成為往月拖欠款,走表讀數(shù)的本月讀數(shù)清零,自動進(jìn)入下一月的收費(fèi)處理狀態(tài)。
二、填空題(分值:20分,一題四分)
1.收費(fèi)系統(tǒng)的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)定義頁面中,定價(jià)方式為'設(shè)定計(jì)算公式'的常規(guī)類費(fèi)用,其計(jì)算參數(shù)按照實(shí)際情況設(shè)置為四種,分別為_____、_____、_____、____。
2.請為下列常規(guī)類費(fèi)用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)確定正確的定價(jià)方式(請選填對應(yīng)的數(shù)字代號):排污費(fèi),應(yīng)選定價(jià)方式為_____,有償服務(wù)費(fèi),應(yīng)選定價(jià)方式為_____,水費(fèi)增值稅,應(yīng)選定價(jià)方式為_____,維修基金,應(yīng)選定價(jià)方式為______。(可選項(xiàng):①臨時(shí)手工設(shè)定、②直接設(shè)定金額、③設(shè)定計(jì)算公式、④依附于其他費(fèi)用的用量、⑤依附于其他費(fèi)用的金額、⑥外部導(dǎo)入)
3.在收費(fèi)系統(tǒng)'收款登記'頁面中,如果某房間的當(dāng)前客戶有10條欠款記錄,并且要使用現(xiàn)金交款,而他此次只想交清其中某條欠款,則最簡單的方式是單擊按鈕_____來實(shí)現(xiàn);如果本次交款中,他所帶現(xiàn)金不足,現(xiàn)只想交納此10條欠款中的6條欠款,并有一條欠款金額只能交一部分。則最簡單的方式是單擊按鈕_____來實(shí)現(xiàn);如果他想將所有的欠款全部一次交清,則最簡單的方式是單擊按鈕_____來實(shí)現(xiàn)。(請選填對應(yīng)的數(shù)字代號) (可選項(xiàng):①收清全部、②收清選中、③手動收款、④費(fèi)用調(diào)整)
4.如果操作員發(fā)現(xiàn)收款錯誤,可在收費(fèi)系統(tǒng)中的____界面進(jìn)行____的操作,再在_____中重新進(jìn)行收款操作即可。
5.在收費(fèi)系統(tǒng)的收費(fèi)情況總覽頁面,在當(dāng)前狀態(tài)查看所有費(fèi)用項(xiàng)目的全部數(shù)據(jù),可按房間和按客戶查看到七種類型的數(shù)據(jù),包括:常規(guī)計(jì)算、走表計(jì)算、_____、收款憑證、_____、預(yù)交余額和預(yù)交使用。
三、判斷題(分值:10分,一題兩分)
1.可以直接在報(bào)表中修改數(shù)據(jù),如在'收費(fèi)通知單'中修改走表讀數(shù)。()
2.在'選用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)'、'收費(fèi)數(shù)據(jù)錄入'、'收款登記'頁面中只可以看到有收費(fèi)對象的房間,如果在這些頁面中找不到某個(gè)房間,則應(yīng)在'客戶管理'模塊中檢查該房間是否有標(biāo)記為'收費(fèi)對象'的客戶。()
3.對于當(dāng)月費(fèi)用,某項(xiàng)費(fèi)用正在參與銀行劃款出盤,如果這時(shí)修改它的費(fèi)用項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)或它的有關(guān)的參數(shù),還能對該費(fèi)用產(chǎn)生影響。( )
4.在收費(fèi)管理模塊中,如遇有爭議的費(fèi)用可將其暫設(shè)為'掛起'狀態(tài),此費(fèi)用即不參與銀行劃款和收費(fèi)月結(jié)操作。( )
5.在收費(fèi)管理模塊的預(yù)收管理中,如果某客戶已經(jīng)預(yù)交一筆款項(xiàng),則可以從中提取一部分金額沖抵掉該客戶所有的欠費(fèi)項(xiàng)目,且可以一次性提取多月的預(yù)交管理費(fèi),進(jìn)行沖抵。 ( )
四、實(shí)際操作題(分值:30分,一題五分)
1.根據(jù)下表中的數(shù)據(jù),設(shè)定費(fèi)用項(xiàng)目及價(jià)格類型:
2.按下表中的要求為房間設(shè)定費(fèi)用項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)
3.按下列要求為房間錄入數(shù)據(jù):
4.所有的房間要參與銀行劃款操作,請按下列已知條件設(shè)置劃款銀行、銀行帳號。
5.現(xiàn)金交款操作:
a.對房間sy02_0101所有費(fèi)用實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金收款
b.對房間sy02_0102的水電費(fèi)全部現(xiàn)金收款,管理費(fèi)部分交款100元
減免操作:
a.對房間sy02_0103減免管理費(fèi)100元
b.對房間sy02_0104減免全部費(fèi)用
6.預(yù)交操作:
給房間sy01_0101 、sy01_0102、sy01_0103、sy01_0104各增加一項(xiàng)500元的預(yù)交費(fèi),并對房間sy01_0101進(jìn)行預(yù)交沖抵。
五、簡答題(分值:20分,一題五分)
1.請簡述設(shè)定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)常規(guī)費(fèi)用和走表費(fèi)用的區(qū)別以及選用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的用途。
2.請簡述應(yīng)用收費(fèi)管理模塊中'費(fèi)用數(shù)據(jù)計(jì)算'::的具體情況。
3.請簡述收費(fèi)管理模塊中'收費(fèi)月結(jié)'的含義及在月結(jié)中系統(tǒng)完成的各項(xiàng)操作。
4.請簡述收費(fèi)管理模塊中'收費(fèi)情況總覽'能實(shí)現(xiàn)的功能。
1.用設(shè)定的金額允許對本金進(jìn)行重新計(jì)算,但如果對所欠部分收取滯納金,可修改其滯納金的計(jì)算方式,并重新計(jì)算滯納金。d. 可做收款、減免、預(yù)收沖轉(zhuǎn)操作
第12篇 物業(yè)管理員收費(fèi)技巧培訓(xùn)
1、遇事不燥,胸懷寬廣。由于收費(fèi)員涉及面廣,面對的是分類復(fù)雜的人群,所以上門收費(fèi)受冷落、難聽話是常有的事。但作為物業(yè)企業(yè)的使者、宣傳員,遇此情況,首先要想到的是肩負(fù)的任務(wù)、公司賦予的使用。想到自己的一言一行都代表著公司理念和利益。做到遇事不卑不亢,不急不燥,胸懷寬廣,這也是收費(fèi)員應(yīng)具備的特有素質(zhì)。但注意的是遇事多傾聽用戶的意見,只有多尊重用戶,使其盡情發(fā)泄怨氣和不滿,而后運(yùn)用自己掌握的物業(yè)知識逐一進(jìn)行思想解釋工作。比如為什么要實(shí)行物業(yè)管理、物業(yè)管理的必要性、物業(yè)都做了哪些工作、物業(yè)費(fèi)都用在什么地方等?？傊荒軉渭兊臑槭召M(fèi)而收費(fèi),要婉轉(zhuǎn)的解釋用戶提出的問題,切忌態(tài)度生硬。
2、啟發(fā)式收費(fèi)。實(shí)踐證明,上門收費(fèi)面對用戶,多施以贊揚(yáng)和夸獎的語言,的確能收到意想不到的收費(fèi)效果。尤其對那些不情愿交費(fèi)或者抵觸情緒的用戶,上門后可根據(jù)其家庭布置裝飾情況和生活情況因人而異,或深表同情或“先發(fā)制人”進(jìn)行贊揚(yáng),如家庭如何好等等,能使其原本對物業(yè)的某種不滿,經(jīng)過一番贊揚(yáng)之后,對你對物業(yè)首先消除抵觸情緒,然后切入正題。并根據(jù)用戶提問做出耐心解釋。此間可將物業(yè)管理的必要性、物業(yè)管理的艱難程度及收費(fèi)員艱辛摻雜其中,在取得用戶理解、諒解的基礎(chǔ)上使其交費(fèi)。
3、溫暖式收費(fèi)。服務(wù)熱情多體現(xiàn)在行動上的人情化、親情化和貼心化。即誠實(shí)守信,體貼周到。
