物管公司資源部行政管理角色職責(zé)
物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責(zé)
一、資源部與管理處行政的定位和角色:
資源部:
規(guī)章制度的草擬者
業(yè)務(wù)的支持者
業(yè)務(wù)的監(jiān)督者
業(yè)務(wù)咨詢顧問
管理處行政:
規(guī)章制度的執(zhí)行者
業(yè)務(wù)的優(yōu)化者
業(yè)務(wù)的實踐者
基層信息的提供者
二、資源部與管理處行政職責(zé)描述:
資源部
1、組織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度,編制實施計劃與預(yù)算,審核各管理處的實施計劃及預(yù)算;
2、修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程,確保行政后勤管理的順利進(jìn)行;監(jiān)督管理處行政的運作,為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題;
3、組織、協(xié)調(diào)公司各類活動;
4、制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定,按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作;監(jiān)督、指導(dǎo)管理處的檔案管理;
5、各項日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌,公司本部日常行政事務(wù)的具體實施;
6、統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理,具體實施所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作;具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管理工作;
7、收集各管理處日常運行資料,整理公司的運行情況資料;
8、負(fù)責(zé)公司與項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作;
9、配合公司各職能部門及管理處的工作。
管理處行政
1、執(zhí)行公司的行政管理制度,按照公司的指引編制管理處行政預(yù)算,認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算,并及時提出優(yōu)化成本的好建議;
2、嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程,確保公司行政后勤管理的順利進(jìn)行;接受公司行政的監(jiān)督;
3、組織協(xié)調(diào)管理處各類活動及會議,并配合實施公司各類活動;
4、按照《檔案管理規(guī)定》管理管理處檔案工作;接受公司檔案管理的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
5、管理處日常行政事務(wù)的具體實施;
6、具體負(fù)責(zé)管理處的日常資產(chǎn)管理工作,包括申購、采購、轉(zhuǎn)移、維護、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費用報銷;
7、收集、提供管理處日常運行情況資料;
8、負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項目的項目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作;
9、配合物管公司及管理處其他部門的工作。
三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述:
事務(wù)類型 資源部管理處行政
1、行政規(guī)章制度
起草公司及管理處行政管理制度;
執(zhí)行公司行政管理制度;
監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度
檢查、完善現(xiàn)行各項行政管理制度。執(zhí)行物管公司行政管理制度;
匯報管理處行政手冊的執(zhí)行情況及提出改進(jìn)建議。
2、預(yù)算管理編制公司行政預(yù)算的費用指標(biāo);
編制公司本部的行政預(yù)算;
協(xié)助管理處完成行政預(yù)算;
執(zhí)行公司的行政預(yù)算,對預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé);
監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算;
對公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。編制管理處行政預(yù)算;
執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算;
定期檢查匯報管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。
3、收發(fā)文管理制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范;
負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù);
監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。執(zhí)行公司的收發(fā)文管理規(guī)范;
負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù);
匯報管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況,并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。
4、文檔管理制定公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)文件,并統(tǒng)籌實施,包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等;
草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則,實施文檔管理工作;
正確使用公司文本和表格模式。
5、檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》;
負(fù)責(zé)公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理;
發(fā)揮檔案價值,保障檔案安全完整;
監(jiān)督管理處檔案管理工作;
組織實施公司本部檔案室盤點工作。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序;
管理好物管公司的所有文檔資料;
匯報管理處的檔案管理情況,并提出優(yōu)化改進(jìn)建議;
6、印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程;
監(jiān)督、實施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程;
審批各管理處刻制管理處印章申請;嚴(yán)格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程;
按工作需要申請刻制管理處印章,并妥善保管;
8、資產(chǎn)采購及管理制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴(yán)格要求實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作;
指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作;
在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn),組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作;
制定資產(chǎn)采購流程及相關(guān)應(yīng)用表格;
按照行政采購審批權(quán)限實施物管公司的資產(chǎn)采購工作;
公司本部資產(chǎn)的日常維護管理。按公司《資產(chǎn)管理制度》、的職責(zé)要求,嚴(yán)格實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。
對資產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)問題的及時匯總、上報;
配合執(zhí)行公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作;
嚴(yán)格按照公司資產(chǎn)采購流程和權(quán)限進(jìn)行實施采購;
管理處資產(chǎn)的日常維護管理。
9、各類日常行政事務(wù)(飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購/分發(fā)、辦公設(shè)備的維護、指定供應(yīng)商的意見反饋等)負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)商的甄選、評價、反饋、適時更換等事務(wù)。
制定日常事務(wù)操作規(guī)范,并監(jiān)督實施情況,提出意見和改進(jìn)建議;
優(yōu)化公司日常行政工作,提高工作效率。負(fù)責(zé)本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護、調(diào)配等工作;
按公司的要求與有關(guān)供應(yīng)商合作,并及時反饋對供應(yīng)商的贊許/意見/建議;
優(yōu)化本管理處日常行政工作,提高工作效率。
11、報告關(guān)系/類別:
1、行政月報匯總:
2、半年度行政工作報告;
3、年度工作報告;
4、各類會議紀(jì)要;
5、審核管理處年度行政預(yù)算。
1、行政月報
2、半年度行政工作報告;
3、年度工作報告;
4、各類會議紀(jì)要;
