物業(yè)公司質(zhì)量手冊管理職責(zé)
物業(yè)公司《質(zhì)量手冊》之管理職責(zé)
本章規(guī)定了物業(yè)總經(jīng)理對建立、實施和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的承諾,明確以增強(qiáng)客戶滿意為目的,制定質(zhì)量方針的原則和要求,對實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)所需資源提供及對質(zhì)量管理體系進(jìn)行策劃,定期進(jìn)行管理評審,以確保質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。
本章適用于最高管理者對質(zhì)量管理體系的管理與承諾。
1管理承諾
物業(yè)總經(jīng)理通過以下活動,實現(xiàn)對建立、實施質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進(jìn)其有效性所作出的承諾.
1.1采取培訓(xùn)、工作通知和會議等方式,向全體員工傳達(dá)滿足客戶和法律法規(guī)要求的重要性,增加員工的質(zhì)量意識和客戶意識。
1.2制定和批準(zhǔn)質(zhì)量方針,并確保在物業(yè)管理公司相關(guān)職能和層次上確定和實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
1.3按策劃的時間間隔主持管理評審,以保持質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。
1.4確保質(zhì)量管理體系的運行能獲得必要的資源。
1.5為質(zhì)量管理體系的建立和實施提供指導(dǎo)和框架;確定物業(yè)管理公司結(jié)構(gòu)。
1.6任命管理者代表,指定其負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的建立、實施和保持的具體事宜。
1.7為質(zhì)量管理體系的建立、實施和改進(jìn)提供人、物、設(shè)備、設(shè)施、原材料、技術(shù)等資源支持并確保資源的獲得。
2以客戶為關(guān)注焦點
2.1物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)遵循以客戶為關(guān)注焦點的原則,即應(yīng)全面理解客戶當(dāng)前和未來的需求,實施預(yù)防控制方案,在法律法規(guī)、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的范圍內(nèi),滿足客戶要求并爭取超越客戶的期望。
2.2物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)遵循以客戶為關(guān)注焦點的原則,樹立以增強(qiáng)客戶滿意為目的和客戶的需要就是物業(yè)管理公司追求的理念;確保客戶的需要和期望得到確定,并將其轉(zhuǎn)化為物業(yè)管理公司的要求,以測量達(dá)到客戶滿意。
2.3物業(yè)管理公司制訂的服務(wù)宗旨為:'誠信第一、效率第一 、客戶至上、服務(wù)至上',體現(xiàn)了以客戶為關(guān)注焦點的思想。
2.4按《與客戶有關(guān)過程控制程序》要求,識別客戶的要求,并予以滿足。
2.5物業(yè)管理公司制定并實施物業(yè)服務(wù)的監(jiān)視和測量程序指導(dǎo)書,通過對物業(yè)服務(wù)及其過程進(jìn)行監(jiān)視和測量,確保客戶滿意。
2.6通過市場調(diào)研預(yù)測或與客戶的直接溝通的方式統(tǒng)籌確定客戶的要求和期望,將其轉(zhuǎn)化為具體要求。
2.7客戶服務(wù)部和工程部應(yīng)負(fù)責(zé)組織各項物業(yè)服務(wù)工作,通過對客戶及相關(guān)方滿意度的測量,如進(jìn)行客戶調(diào)查、收集客戶抱怨和投訴等,評價物業(yè)管理公司的競爭能力,識別改正機(jī)會,制定并實施相應(yīng)措施,滿足客戶要求并爭取超越客戶的期望。具體按本手冊8.2.1要求進(jìn)行控制。
2.8物業(yè)管理公司制訂并實施《內(nèi)部審核控制程序》和《管理評審控制程序》,通過對質(zhì)量管理體系的內(nèi)審及評審,來證實體系的符合性、充分性、適宜性、有效性及客戶的要求是否得到滿足。
2管理者代表
物業(yè)總經(jīng)理任命為物業(yè)管理公司管理者代表,并授權(quán)其代表物業(yè)總經(jīng)理按照gb/t19001-2000標(biāo)準(zhǔn)對物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系的建立、實施、保持和持續(xù)改進(jìn)工作負(fù)責(zé),具體職責(zé)見本手冊03管理者代表任命書及1.2條款。
3內(nèi)部溝通
物業(yè)管理公司應(yīng)確保在不同層次和職能部門之間,就質(zhì)量管理體系的過程及其有效性進(jìn)行溝通。制定并執(zhí)行《數(shù)據(jù)分析程序》,以便及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞及時反饋有關(guān)信息。
2.9相關(guān)文件
《文件控制程序》
《與客戶有關(guān)的過程控制程序》
《客戶滿意度測量控制程序》
《信息溝通和數(shù)據(jù)分析控制程序》
《管理評審控制程序》
《內(nèi)部審核控制程序》
5.3 質(zhì)量方針
物業(yè)總經(jīng)理以八項質(zhì)量管理原則為基礎(chǔ),結(jié)合物業(yè)管理公司的實際,并考慮客戶的要求制定質(zhì)量方針并形成文件,傳達(dá)到全體員工。并貫徹質(zhì)量方針的要求。
3.1質(zhì)量方針應(yīng)確保:
a.與物業(yè)管理公司的宗旨相適應(yīng),并適合行業(yè)性質(zhì)和規(guī)模;
方針中應(yīng)包括對滿足質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)改進(jìn)體系有效性的要求的承諾,從內(nèi)容上要體現(xiàn)與服務(wù)質(zhì)量特性有關(guān)的要求和增強(qiáng)客戶滿意的保證,為實現(xiàn)承諾應(yīng)堅持服務(wù)、體系和過程的持續(xù)改進(jìn),并把改善服務(wù)和過程的有效性和效率相結(jié)合,追求最佳結(jié)果;
b.方針應(yīng)為制定和評審質(zhì)量目標(biāo)提供框架和基礎(chǔ),便于質(zhì)量目標(biāo)逐層分解、
落實;
c.質(zhì)量方針應(yīng)形成文件,在物業(yè)管理公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳貫徹,在各層次上達(dá)到充分溝通和理解一致;應(yīng)不斷地對其適宜性進(jìn)行評審,當(dāng)客戶的要求和物業(yè)管理公司內(nèi)外的環(huán)境變化時,應(yīng)通過管理評審活動,分析判定質(zhì)量方針對變化的適應(yīng)性,必要時修改質(zhì)量方針的內(nèi)容;
d.質(zhì)量方針由物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布實施,方針的評審和修改應(yīng)得到控制。
3.2質(zhì)量方針內(nèi)容是:
遵守法律法規(guī);
營造舒適環(huán)境;
完善服務(wù)管理;
增強(qiáng)客戶滿意。
其內(nèi)涵是:
遵守法律法規(guī)--嚴(yán)格遵守和執(zhí)行國家頒布的法律法規(guī)及各級標(biāo)準(zhǔn),自覺履行環(huán)抱方面義務(wù);
營造舒適環(huán)境--通過廢棄物控制、資源節(jié)約、污染預(yù)防,實現(xiàn)服務(wù)與環(huán)保協(xié)調(diào)發(fā)展,營造與大自然協(xié)調(diào)的辦工和居住環(huán)境。
完善服務(wù)管理--在物業(yè)服務(wù)、日常運作及項目管理全過程每個環(huán)節(jié)上恪盡職守,精益求精,持續(xù)改進(jìn)。
增強(qiáng)客戶滿意。--采用科學(xué)管理模式,引入新型服務(wù)管理,在健全完善管理體系時履行企業(yè)責(zé)任,并實現(xiàn)對客戶的承諾。
3.2質(zhì)量方針的傳達(dá)和實施
3.2.1 傳達(dá)途徑
物業(yè)管理公司通過培訓(xùn)、信息交流、板報、工作簡報、宣傳手冊等方式,將質(zhì)量方針傳達(dá)到全體員工。
3.2.2 實施
物業(yè)管理公司通過制定質(zhì)量目標(biāo),在過程控制和運行控制中得到貫徹實施。
3.3質(zhì)量方針的評審
在管理評審時或出現(xiàn)以下情況之一時,應(yīng)考慮對方針進(jìn)行評審:
a.法律法規(guī)和其他要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化;
b.組織機(jī)構(gòu)發(fā)生較大變動;
c.客戶提出新的合理要求;
d.其他需要評審的情況。
3.4質(zhì)量方針的修訂和改進(jìn)
a.&nb
sp; 物業(yè)管理公司應(yīng)營造一個激勵改進(jìn)的氛圍和環(huán)境;
b.通過數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部審核等采取適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)措施;
c.實施糾正和預(yù)防措施等實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn);
d.在管理評審中應(yīng)評價質(zhì)量方針的適宜性和有效性,需修改時,由最高管理者予以修訂和發(fā)布。
4質(zhì)量目標(biāo)策劃
4.1質(zhì)量目標(biāo)
4.1.1 物業(yè)總經(jīng)理負(fù)責(zé)制定物業(yè)管理公司質(zhì)量目標(biāo)并確保在物業(yè)管理公司的相關(guān)職能部門和各作業(yè)層次上建立質(zhì)量目標(biāo),責(zé)成其進(jìn)行適當(dāng)分解直到為實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)而進(jìn)行的相關(guān)活動能受到充分的控制。
4.1.2 質(zhì)量目標(biāo)的制定,要建立在物業(yè)管理公司質(zhì)量方針的基礎(chǔ)上。質(zhì)量目標(biāo)包括滿足服務(wù)要求所需的內(nèi)容,質(zhì)量目標(biāo)是可測量的,并與質(zhì)量方針保持一致。
4.1.3 質(zhì)量目標(biāo)的內(nèi)容可涉及服務(wù)的具體特性及滿足服務(wù)要求所需的資源、過程和活動,并反映其對持續(xù)改進(jìn)的承諾。
4.1.4 物業(yè)管理公司的質(zhì)量目標(biāo)為:
客戶滿意率:90%以上
報修處理及時率:98%
不合格服務(wù)處理率:100%
供方服務(wù)質(zhì)量控制率:100%
治安、火災(zāi)及安全責(zé)任重大事故為零。
4.1.5客戶服務(wù)部質(zhì)量目標(biāo):
a.客戶滿意率:90%以上。
4.1.6 工程部質(zhì)量目標(biāo):
a.報修處理及時率:98 %。
4.1.7總辦質(zhì)量目標(biāo):
a.不合格服務(wù)處理率:100%。
4.1.8 秩序維護(hù)部質(zhì)量目標(biāo):
a.治安、火災(zāi)及安全責(zé)任重大事故為零。
4.1.9行政人事部目標(biāo)
a.供方服務(wù)質(zhì)量控制率:100%。
4.2 質(zhì)量管理體系策劃
4.2.1 物業(yè)總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織策劃物業(yè)管理公司的質(zhì)量管理體系建立和保持文件化的質(zhì)量體系,確保達(dá)到質(zhì)量目標(biāo),并滿足客戶的要求。物業(yè)總經(jīng)理采取各種有效措施,不斷完善質(zhì)量管理體系,確保實施并實現(xiàn)物業(yè)管理公司的質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量管理體系的總要求(4.1),策劃的內(nèi)容包括:
a.體系過程的策劃(包括允許的刪減),確定需要的過程(包括與管理活動、資源提供、服務(wù)實施和測量有關(guān)的過程)、過程順序和相互作用以及過程的輸入、輸出和活動,并作出相應(yīng)的規(guī)定;
b.確定對這些過程運作和控制所需的準(zhǔn)則和方法;
c.所需資源和信息的策劃,為實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo),應(yīng)配備必要的資源和提供適宜的信息,以支持服務(wù)過程的運行和對它們的監(jiān)視;
d.對質(zhì)量目標(biāo)和各層次的分目標(biāo)進(jìn)行評審,通過評審找出差距,尋求改進(jìn)機(jī)會,采取必要的措施,以實現(xiàn)對這些過程策劃的結(jié)果及其持續(xù)改進(jìn);
e.確保策劃及更改在受控狀態(tài)下進(jìn)行,而且在更改后也要保證質(zhì)量管理體系的完整性;
f.策劃的結(jié)果應(yīng)形成文件。
4.2.2 經(jīng)策劃后的形成輸出文件有:質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書及其它質(zhì)量記錄(表格、報告等)組成。由總辦負(fù)責(zé)編制,按規(guī)定審核、批準(zhǔn)后,以受控文件形式發(fā)放到相關(guān)部門實施;總辦對質(zhì)量管理體系策劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查及驗證。
4.2.3 當(dāng)物業(yè)管理公司的質(zhì)量管理體系中的質(zhì)量方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、資源、客戶要求等發(fā)生變化時,經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé)采取措施,保證質(zhì)量管理體系的完整性。
4.2.4 各部門經(jīng)理對本部門為實現(xiàn)新的質(zhì)量目標(biāo)或因?qū)w系進(jìn)行新策劃而增加的資源或改進(jìn)作出計劃,并報物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5職責(zé)、權(quán)限與溝通
物業(yè)管理公司根據(jù)實際需要并經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)設(shè)立組織機(jī)構(gòu)及質(zhì)量體系組織機(jī)構(gòu),同時制定了各部門職責(zé)和權(quán)限及各崗位職責(zé),物業(yè)總經(jīng)理確保上述職責(zé)和權(quán)限的規(guī)定在全公司溝通。因質(zhì)量目標(biāo)或質(zhì)量管理體系的變化而需變更組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)時,需由物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn),以文件形式通知有關(guān)部門及個人。
質(zhì)量體系組織機(jī)構(gòu)圖
1職責(zé)與權(quán)限
本節(jié)規(guī)定了質(zhì)量管理體系的管理要求,體系的職責(zé)權(quán)限相互關(guān)系。物業(yè)總經(jīng)理根據(jù)公司實際情況確定各部門的職責(zé)權(quán)限,由總辦下發(fā)到各部門,各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門的職責(zé)權(quán)限確定本部門的崗位設(shè)置及各崗位的職責(zé),以確保質(zhì)量管理體系運行的有效性和效率。
《質(zhì)量體系過程職能分配表》見附錄1
