第1篇 物業(yè)管理公司會(huì)議管理制度7
物業(yè)管理公司會(huì)議管理制度(七)
第一條 總則
為提高會(huì)議質(zhì)量,特制訂本制度。
第二條 會(huì)議分類及組織
1.全公司會(huì)議歸納為三類:
1)公司級(jí)會(huì)議:主要包括董事(擴(kuò)大)會(huì),公司領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議、全公司職工大會(huì),全公司技術(shù)人員會(huì)議以及各種代表大會(huì)。應(yīng)分別報(bào)請公司董事會(huì)、公司辦公室批準(zhǔn)后,由辦事部門分別負(fù)責(zé)組織召開。
2)專業(yè)會(huì)議:系全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì),由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
3)系統(tǒng)和部門工作會(huì):由部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負(fù)責(zé)組織。
2.上級(jí)或外單位在我公司召開的會(huì)議(如現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或公司級(jí)業(yè)務(wù)會(huì)一律由辦公室受理安排,有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作。
第三條 例會(huì)的安排
為避免會(huì)議過多或重復(fù),全公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制,原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。例行會(huì)議安排如下:
1.公司董事辦公會(huì):
研究、部署行政工作,討論決定全公司行政工作重大問題。
2.公司總經(jīng)理辦公會(huì):
總結(jié)評價(jià)每月行政工作情況,安排布置下月工作任務(wù)。
3.主管以上干部大會(huì)(或全公司職工大會(huì)):
總結(jié)上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務(wù),表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、個(gè)人。
4.經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì):
匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動(dòng)成果,評價(jià)各方面的工作情況,肯定成績,揭露矛盾,提出改進(jìn)措施,不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益。
5.質(zhì)量分析會(huì):
匯報(bào)、總結(jié)、上月產(chǎn)品質(zhì)量情況,討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。
6.安全工作會(huì)(含治安、消防工作):
匯報(bào)總結(jié)前季治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。
7.技術(shù)工作會(huì)
匯報(bào)、總結(jié)工作計(jì)劃完成情況,布置技術(shù)工作任務(wù)、研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。
8.部門會(huì)
檢查、總結(jié)、布置工作。
第四條 其他會(huì)議的安排:
凡涉及多個(gè)部門負(fù)責(zé)人參加的各種會(huì)議,均須于會(huì)議召開前兩日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一安排,方可召開。
第五條 凡公司辦公室已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí),召集單位應(yīng)提前2天報(bào)請公司辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)公司辦公室同意,任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。
第六條 對于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會(huì)議,辦公室有權(quán)拒絕安排。
第七條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議,辦公室有權(quán)安排合并召開。
第八條 各部門會(huì)期必須服從全公司統(tǒng)一安排,各部門小會(huì)不應(yīng)安排在全公司例會(huì)同期召開,(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外)應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體的原則。
第九條 會(huì)議的準(zhǔn)備
所有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別作好有關(guān)準(zhǔn)備工作。(包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱,發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場、備好坐位、茶具茶水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品,通知與會(huì)人等)。會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱,發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案等提前半天提交給有關(guān)負(fù)責(zé)人。
第十條 會(huì)議秘書的安排
1.公司級(jí)會(huì)議由辦公室主任擔(dān)任會(huì)議秘書,負(fù)責(zé)安排會(huì)議紀(jì)要工作,
辦公室人員配合會(huì)場服務(wù);
2.專業(yè)會(huì)議級(jí)部門會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)指定會(huì)議秘書;
3.公司副總以上參加的會(huì)議,由自己擔(dān)任會(huì)議秘書,會(huì)議主持人指定人員做會(huì)議紀(jì)要;
4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)于即日或隔日下發(fā)并存檔。
第十一條 會(huì)議現(xiàn)場規(guī)定
1、進(jìn)入會(huì)場前,必須簽到,否則視為缺席;
2、必須按時(shí)到會(huì),不遲到、早退,不得擅自離開,做到有事須提前請假,不得無故缺席;
3、開會(huì)期間內(nèi),必須關(guān)閉手機(jī)、傳呼機(jī)等所有通訊工具;
4、進(jìn)入會(huì)場內(nèi)不得大聲喧嘩,嚴(yán)禁吸煙;會(huì)議期間,不得交頭接耳,隨意聊天;
5、參加會(huì)議必須攜帶記錄本,做好會(huì)議記錄。
6、會(huì)議精神需要傳達(dá)的,要做到及時(shí)、準(zhǔn)確。
7、無故缺席者,按考勤制度執(zhí)行。
第2篇 景湖物業(yè)會(huì)議管理制度
湖景物業(yè)會(huì)議管理制度
1、目的
為了提高會(huì)議效率和會(huì)議質(zhì)量,規(guī)范會(huì)議管理,制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司的各類會(huì)議的管理
3、職責(zé)
行政人事部負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的計(jì)劃管理、會(huì)議的籌備、組織、會(huì)務(wù)、會(huì)議記錄、總結(jié)等統(tǒng)籌管理。
4、會(huì)議要素
4.1會(huì)議地點(diǎn):公司各種會(huì)議原則上安排在公司會(huì)議室召開,特殊情況另定。
4.2會(huì)議主持人:主持人負(fù)責(zé)提出會(huì)議議題,控制會(huì)議進(jìn)行的全過程,如主持人因特殊原因不能主持會(huì)議的,可委托指派專人主持。
4.3會(huì)議召集人:召集人根據(jù)會(huì)議議題,確定會(huì)議議程、與會(huì)者,負(fù)責(zé)會(huì)議資料準(zhǔn)備及會(huì)議通知(各種會(huì)議通知須在會(huì)議召開前二天發(fā)出)、會(huì)議簽到表及與會(huì)議有關(guān)的一切會(huì)務(wù)工作。
4.4會(huì)議議題:指會(huì)議需解決的中心問題,由主持人負(fù)責(zé)提出、確定。
4.5會(huì)議議程:根據(jù)會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間而明確列出會(huì)議議程(即會(huì)議進(jìn)展所涉及的發(fā)言內(nèi)容、發(fā)言人、發(fā)言時(shí)間),會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按議程而進(jìn)行。
4.6會(huì)議記錄:會(huì)議記錄人可以是召集人或主持人指定專人,除需記錄會(huì)議外,可根據(jù)需要做好錄音、攝影、攝像等工作。會(huì)議紀(jì)要必須如實(shí)列清會(huì)議要素及會(huì)議內(nèi)容,會(huì)議紀(jì)要限會(huì)議結(jié)束后一天內(nèi)完成并呈報(bào)主持人審批,主持人審批會(huì)議紀(jì)要限二天內(nèi)完成,后交行政人事部發(fā)文(經(jīng)主持人和參會(huì)人員簽字認(rèn)可后方可發(fā)文)傳遞,或根據(jù)安排作好宣傳報(bào)道。
4.7會(huì)議經(jīng)費(fèi):會(huì)議誤餐費(fèi)、租場費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用按《項(xiàng)目費(fèi)用定額表》執(zhí)行。
5、會(huì)議類別
會(huì)議分定期召開的會(huì)議和不定期召開的會(huì)議兩大類。定期召開的會(huì)議具體見《公司定期召開的例會(huì)情況表》
6、會(huì)議紀(jì)律
6.1公司各類會(huì)議務(wù)必做到切合實(shí)際需要,做到會(huì)前有準(zhǔn)備,會(huì)議目的、議題明確,會(huì)上有效率,會(huì)后有決議,執(zhí)行會(huì)議決定事項(xiàng)有結(jié)果。
6.2各部門召開的會(huì)議若與公司相關(guān)會(huì)議發(fā)生沖突,執(zhí)行'小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體'的原則。
6.3會(huì)議決議實(shí)行少數(shù)服從多數(shù)、局部服從整體、下級(jí)服從上級(jí)的原則,會(huì)議未決議的事項(xiàng)和不同的意見,不得在會(huì)外宣揚(yáng)。
6.4涉及保密內(nèi)容的會(huì)議,應(yīng)嚴(yán)格采取保密措施,包括會(huì)場的選擇、與會(huì)人員的限定、文件資料的保管、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息傳遞方式等必須進(jìn)保密。
6.5各部門召開會(huì)議需用公司會(huì)議室的,需提前一天向行政人事部口頭或書面申請,以便統(tǒng)籌安排會(huì)議室。
6.6與會(huì)者不得無故缺席、退席、中途離席,如確有特殊原因不能與會(huì),須向會(huì)議召集人或主持人書面或電話請假(請假須在會(huì)議召開前一天向主持人或召集人申請),由主持人或召集人決定是否準(zhǔn)假,經(jīng)主持人或召集人允許,也可委托代理人參加會(huì)議;
6.7與會(huì)者不準(zhǔn)在會(huì)上談?wù)撆c議題無關(guān)的事項(xiàng);
6.8與會(huì)者發(fā)言應(yīng)言之有據(jù)、簡潔明了,不可道聽途說、不搞長篇大論;
6.9嚴(yán)禁無理取鬧,嚴(yán)禁人身攻擊;
6.10會(huì)議期間,所有通訊工具應(yīng)調(diào)到無聲狀態(tài),需征得主持人同意方可接聽電話或復(fù)機(jī),且須簡短;
7、會(huì)議的計(jì)劃和籌備管理
7.1為避免會(huì)議的過多或重復(fù),公司經(jīng)常性的會(huì)議一律實(shí)行例會(huì)管理,原則上按照例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開,納入例會(huì)管理的包括總經(jīng)理辦公會(huì)、管理層月度工作例會(huì)、費(fèi)用分析例會(huì)、年中工作總結(jié)會(huì)議、年終工作總結(jié)會(huì)議等。
7.2臨時(shí)性的會(huì)議若涉及多部門或全局,應(yīng)于會(huì)前三天經(jīng)部門報(bào)總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意,由行政人事部統(tǒng)一安排,方可召開。
7.3所有會(huì)議的主持人、召集人、承辦單位和與會(huì)人員,必須提前做好各類會(huì)議的準(zhǔn)備工作,包括擬定議程、提案、發(fā)言提綱、計(jì)劃草案等會(huì)議材料(會(huì)議主辦部門應(yīng)在會(huì)議召開前二天發(fā)放會(huì)議資料給與會(huì)者;與會(huì)者應(yīng)根據(jù)會(huì)議
議題準(zhǔn)備工作總結(jié)、工作計(jì)劃或其他相關(guān)資料按時(shí)參會(huì)),落實(shí)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、布置會(huì)場,安排茶水、食宿,準(zhǔn)備紀(jì)念品、獎(jiǎng)品,通知參加人員和服務(wù)人員,安排會(huì)議記錄、攝錄,落實(shí)保密、保安措施等。
7.4會(huì)議如需邀請列席人員或新聞?dòng)浾叩瘸鱿?必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7.5會(huì)上散發(fā)給公司以外人士的資料,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7.6邀請公司以外人士出席的公司會(huì)議,務(wù)必保證公開內(nèi)容是可控的和無負(fù)面影響的。
8、會(huì)議后的處理
8.1各類會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄。重要的會(huì)議和涉及多部門或全局性的會(huì)議,可根據(jù)主持人意見就會(huì)議主要精神和成果形成紀(jì)要文件,經(jīng)
8.2有效落實(shí)會(huì)議決定事項(xiàng),貫徹實(shí)施會(huì)議精神。會(huì)議決議的有關(guān)事項(xiàng)的督辦,一般由主辦單位或部門負(fù)責(zé)督辦。公司全局性會(huì)議決議的督辦一般由行政人事部負(fù)責(zé)。
相關(guān)文件:
1、《公司定期召開的例會(huì)情況表》
第3篇 物業(yè)管理公司會(huì)議制度－范文5
物業(yè)管理公司會(huì)議制度范文5
一、會(huì)議召開之前應(yīng)確定議題,參會(huì)對象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會(huì)議資料、文件。
二、各種會(huì)議由召集者負(fù)責(zé)組織安排,并對出席對象提前發(fā)出通知。
三、會(huì)議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并帶筆記本及相關(guān)會(huì)議資料,如因故無法參加會(huì)議,須提前向會(huì)議組織者請假。
四、會(huì)議堅(jiān)持講效率、開短會(huì)原則,發(fā)言者做到事先準(zhǔn)備,簡明扼要,暢所欲言,使會(huì)議起到應(yīng)有的效果。
五、固定性會(huì)議為:物業(yè)部辦公會(huì)議、公司經(jīng)理辦公會(huì)議、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議、部門例會(huì)、班組例會(huì)。
1、物業(yè)部辦公會(huì)議,原則上每季度召開一次,參會(huì)對象為物業(yè)部正、副經(jīng)理、經(jīng)理助理、各公司經(jīng)理、物業(yè)部職能主管及相關(guān)人員。
2、公司經(jīng)理辦公會(huì)議,原則上每月召開一次,參會(huì)對象為公司經(jīng)理、各項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
3、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議,于每月10號(hào)召開,參會(huì)對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項(xiàng)目區(qū)域職能主管、管理處主任。
4、部門例會(huì),于每旬第一個(gè)星期五召開,參會(huì)對象為正、副主任、主任助理、班組長(負(fù)責(zé)人)以上。
5、各班組每月至少組織1次例會(huì),進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時(shí)間由部門確定)。
六、如遇特殊情況,另行通知召開會(huì)議。上一級(jí)別會(huì)議與本級(jí)別會(huì)議在時(shí)間有沖突時(shí),以上一級(jí)別會(huì)議為主,本級(jí)別會(huì)議作相應(yīng)時(shí)間調(diào)整。
七、凡會(huì)議所作的決議、決定及重要事項(xiàng)必須形成會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)辦公室整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
八、開會(huì)時(shí)與會(huì)者應(yīng)尊重他人發(fā)言,使會(huì)議正常進(jìn)行,將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)檔或關(guān)機(jī)。
第4篇 某物業(yè)護(hù)衛(wèi)會(huì)議制度
隊(duì)伍建設(shè)(物業(yè)護(hù)衛(wèi)會(huì)議制度)
為加強(qiáng)上下級(jí)溝通與交流,及時(shí)了解和掌握護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài),構(gòu)建和諧管理氛圍,實(shí)現(xiàn)民主化管理,增強(qiáng)護(hù)衛(wèi)員的責(zé)任感和歸屬感,制定本制度。
一、班務(wù)會(huì)
(一)護(hù)衛(wèi)班每十天組織召開一次班務(wù)會(huì),時(shí)間安排在轉(zhuǎn)班前(后)一天進(jìn)行,由護(hù)衛(wèi)領(lǐng)班組織實(shí)施,必要時(shí)可邀請管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與;
(二)班務(wù)會(huì)上每名隊(duì)員應(yīng)進(jìn)行發(fā)言,匯報(bào)本人思想、工作、生活、學(xué)習(xí)、訓(xùn)練等方面的情況,并對管理處各方面工作提出意見或建議;
(三)護(hù)衛(wèi)領(lǐng)班講評本階段工作,傳達(dá)上級(jí)會(huì)議精神,布置工作任務(wù),并對下步工作提出具體要求;
(四)各班(組)均應(yīng)建立《班務(wù)會(huì)記錄本》,指定專人做好會(huì)議記錄,會(huì)議結(jié)束后送護(hù)衛(wèi)主管審閱。
二、安全工作例會(huì)
(一)管理處安全管理部每半月組織召開一次安全工作例會(huì),由護(hù)衛(wèi)主管組織實(shí)施,各護(hù)衛(wèi)領(lǐng)隊(duì)、領(lǐng)班及預(yù)提領(lǐng)班參加,必要時(shí)可邀請管理處主任及相關(guān)人員參與;
(二)安全工作例會(huì)上各護(hù)衛(wèi)領(lǐng)班應(yīng)對本班近期工作進(jìn)行小結(jié),匯報(bào)本班工作進(jìn)展情況,本班隊(duì)員生活、學(xué)習(xí)、訓(xùn)練情況,本班隊(duì)員思想狀況,代表本班隊(duì)員就管理處各方面工作提出意見或建議;
(三)安全工作例會(huì)應(yīng)就工作中各班組協(xié)作配合、服務(wù)態(tài)度、管理經(jīng)驗(yàn)等信息進(jìn)行交流,磋商改進(jìn)工作方法和措施,增進(jìn)各班組間的相互了解;
(四)護(hù)衛(wèi)主管應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作講評各班近期工作情況,傳達(dá)上級(jí)會(huì)議精神,布置下步工作任務(wù),提出具體要求,并做好會(huì)議記錄。
三、集體座談會(huì)
(一)集體座談會(huì)是各級(jí)管理人員深入基層一線同護(hù)衛(wèi)員面對面進(jìn)行溝通與交流的形式,通過雙向溝通和交流,增進(jìn)彼此間了解與信任,加強(qiáng)協(xié)作與配合,便于及時(shí)了解掌握一線員工的工作情況和思想動(dòng)態(tài);
(二)集體座談會(huì)每半年召開一次,由管理處主任、各部門主管人員共同參與;
(三)體座談會(huì)應(yīng)努力營造寬松、愉悅的氛圍,讓護(hù)衛(wèi)員的意見和建議能夠通過座談的途徑和形式較為集中反映出來;
(四)集體座談會(huì)應(yīng)就護(hù)衛(wèi)員關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行作出解答,幫助員工消除疑惑或改進(jìn)工作;
(五)集體座談會(huì)召開完畢后,管理處主任應(yīng)安排文書人員認(rèn)真整理會(huì)議記錄,并對護(hù)衛(wèi)員提出的意見和建議,熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行跟蹤反饋。
四、思想動(dòng)態(tài)分析會(huì)
(一)各管理處應(yīng)建立'反映問題-解決方案-反饋意見-跟蹤落實(shí)'的護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài)分析管理機(jī)制;
(二)對護(hù)衛(wèi)員所反映出來的問題進(jìn)行整理分析后,每季度形成《護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài)分析報(bào)告》;
(三)管理處主任根據(jù)每季度形成的《護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài)分析報(bào)告》組織召開思想動(dòng)態(tài)分析會(huì),征詢護(hù)衛(wèi)主管、領(lǐng)班及各班組員工代表的意見,在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,做好問題歸納,提出解決方案;
(四)護(hù)衛(wèi)主管應(yīng)協(xié)助管理處主任對護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài)進(jìn)行深入的分析和研究,認(rèn)真做好反映問題的回復(fù)工作,并督促問題的解決;
(五)各班組要與管理處協(xié)調(diào)一致,各司其職,推進(jìn)問題的及時(shí)解決,對個(gè)案問題由管理處主任或指定專人采取一對一方式分別與相關(guān)護(hù)衛(wèi)員溝通;
(六)各管理處要通過多種方式及時(shí)與護(hù)衛(wèi)員溝通,切實(shí)抓好問題解決和落實(shí)情況的反饋,能解決的及時(shí)解決,一時(shí)不能解決的說明情況,不能解決的說明原因;
(七)對責(zé)成各班(組)解決的問題要采用多種形式幫助員工消除疑惑或改進(jìn)工作,落實(shí)情況須在下季度《護(hù)衛(wèi)員思想動(dòng)態(tài)分析報(bào)告》中有回復(fù)。
第5篇 z小區(qū)物業(yè)管理處會(huì)議制度
小區(qū)物業(yè)管理處會(huì)議制度
管理處:每月中旬召開一次培訓(xùn)會(huì)議;
每月月初底召開一次上月總結(jié)、考評及下月工作計(jì)劃會(huì)議。
保安:每周由各保安代班對隊(duì)員召開一次小結(jié)會(huì)議;
每半月由保安班長對各代班召開一次小結(jié)會(huì)議;
每月月底由保安班長對全體保安人員召開一次小結(jié)會(huì)議。
保潔:每半月保潔班長對全體保潔人員召開一次小結(jié)會(huì)議。
注:會(huì)前,由會(huì)議主持人到辦公室領(lǐng)取'會(huì)議簽到表';
會(huì)中,指定專人做好'會(huì)議紀(jì)要';
會(huì)后,將'會(huì)議簽到表'和'會(huì)議紀(jì)要'交到辦公室,整理存檔。
zz物業(yè)管理處
第6篇 物業(yè)管理公司辦公會(huì)議制度
物業(yè)管理公司辦公會(huì)議制度
一、會(huì)議種類及時(shí)間
1、公司月經(jīng)營例會(huì)定于每月28日18:00召開;公司半月經(jīng)營例會(huì)于每月15日18:00召開,以網(wǎng)絡(luò)會(huì)議形式,部門負(fù)責(zé)人參加;
2、各項(xiàng)目部周例會(huì)定于每周五下午18:00,每月第一次周例會(huì)要求班長(含)以上管理人員全部參加,以后周例會(huì)主管以上人員參加;
3、服務(wù)中心每天召開工作例會(huì),做會(huì)議記錄,并以郵件形式報(bào)公司(指“總經(jīng)理、總辦和品質(zhì)部”以下相同);
4、部門全體員工會(huì)議各職能部門每周召開一次,服務(wù)中心每月至少召開一次,做好會(huì)議記錄并報(bào)公司。
二、會(huì)議要求
1、部門工作計(jì)劃和月報(bào)應(yīng)于每月27日12:00前報(bào)公司,半月報(bào)于15日12:00前報(bào)公司。每延誤一次罰款責(zé)任人50元。
2、與會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá),不得無故遲到、缺席。因故不能按時(shí)參加公司級(jí)會(huì)議時(shí),須向總經(jīng)理請假,因故不能按時(shí)參加部門級(jí)會(huì)議時(shí),應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人請假。無故遲到者,一次罰款20元;無故缺席者,一次罰款50元。
3、如遇特殊情況,公司級(jí)會(huì)議開會(huì)時(shí)間、方式(地點(diǎn))、參會(huì)者需要變更時(shí),由總辦負(fù)責(zé)通知,通知不及時(shí)罰款10元/次人。
4、公司會(huì)議由總辦組織并負(fù)責(zé)作記錄,并于次日下午18:00前整理出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)至各部門郵箱。
5、相關(guān)部門應(yīng)定期召開部門會(huì)議,時(shí)間、地點(diǎn)、范圍由部門經(jīng)理根據(jù)本部實(shí)際情況自行擬定,并將相關(guān)信息通知總辦。
6、與會(huì)人員在會(huì)議開始前應(yīng)將手機(jī)置于靜音和振動(dòng)狀態(tài)。如因工作需要必須接聽,經(jīng)主持人同意后應(yīng)到室外接聽,否則罰款50元。手機(jī)每響鈴一次,罰款20元。
7、會(huì)議內(nèi)容未正式發(fā)布前,嚴(yán)禁外傳,公司同意傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)向員工傳達(dá);否則,對責(zé)任人處以100~500元的罰款。
第7篇 物業(yè)某項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
物業(yè)項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
一、目的:
保證集團(tuán)公司各類會(huì)議的順利召開和規(guī)范有序使用,加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高會(huì)議室使用效率。
二、范圍:
適用于**嘉園辦公區(qū)內(nèi)各類會(huì)議室的使用管理。
三、職責(zé):
各會(huì)議室統(tǒng)一歸口管理處客服中心負(fù)責(zé)管理,協(xié)調(diào)安排會(huì)議室使用。
四、工作流程:
1、會(huì)議室由客服中心負(fù)責(zé)管理。
2、會(huì)議室只限本管理處相關(guān)職能部門使用,外單位借用會(huì)議室須經(jīng)客服中心主管批準(zhǔn),并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。
3、管理處各部門使用會(huì)議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關(guān)手續(xù),領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。
4、使用會(huì)議室的部門,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關(guān)好窗,將鑰匙交還辦公室。
5、任何部門和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會(huì)議時(shí),要一次一清潔。
7、每次會(huì)議之前,管理人員應(yīng)進(jìn)行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時(shí))等工作。
8、會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)(含花木等)做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
9、與會(huì)人員要愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
第8篇 某物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主委員會(huì)會(huì)議制度
物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主委員會(huì)會(huì)議制度
(20**年*月*日業(yè)委會(huì)會(huì)議通過)
第一條 業(yè)主委員會(huì)是業(yè)主大會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu),為保證執(zhí)行中的正確性、科學(xué)性,業(yè)主委員會(huì)的一切工作由業(yè)主委員會(huì)會(huì)議決定。
第二條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議須有半數(shù)以上委員參加。業(yè)主委員會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)采用一人一票表決,全體委員二分之一以上通過方為有效。
第三條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議每月一次,每月的最后一個(gè)周六下午3點(diǎn)在物業(yè)樓會(huì)議室召開(時(shí)間地點(diǎn)有變化,須提前5天公告)。經(jīng)三分之一以上業(yè)主委員會(huì)委員提議或者業(yè)主委員會(huì)主任認(rèn)為有必要的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)召開臨時(shí)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議。
第四條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議一般采用集體討論方式,在急需表決又來不及召開集體討論會(huì)議的情況下可采用電子郵件、短信、電話方式表決,并在下次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議上補(bǔ)簽書面表決意見。
第五條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議由主任或副主任、秘書長召集,或由三分之一的委員推選的委員召集。
第六條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議須由委員本人參加,委員因事不能參加會(huì)議,應(yīng)當(dāng)出具書面意見行使表決權(quán)。
第七條 會(huì)議議題由召集人提出,會(huì)議召開前3天,秘書長負(fù)責(zé)將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及議題通知到每一位委員。
第八條 每位委員有向業(yè)主委員會(huì)會(huì)議提出議案的權(quán)利和義務(wù),其議案如有三位委員書面贊同,業(yè)主委員會(huì)會(huì)議應(yīng)作為議題進(jìn)行討論和表決。
第九條 業(yè)主有向業(yè)主委員會(huì)會(huì)議提出議案的權(quán)利和義務(wù),其議案如有10位業(yè)主書面贊同,業(yè)主委員會(huì)會(huì)議應(yīng)作為議題進(jìn)行討論。
第十條 所有建議案以實(shí)名制通過三種方式遞交:①書面遞交業(yè)主委員會(huì)辦公室,②傳真到業(yè)主委員會(huì)辦公室,③用電子郵件發(fā)送到業(yè)主委員會(huì)郵箱。書面和傳真建議案,最好提交電子文本。
第十一條 業(yè)主委員會(huì)辦公室對所有建議案進(jìn)行登記存檔,及時(shí)提交給秘書長,通過電子郵件發(fā)送給各位委員,由委員決定是否立即召開臨時(shí)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議還是留待定期業(yè)主委員會(huì)會(huì)議進(jìn)行研究決策;超出《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》授權(quán)范圍內(nèi)的建議案留交業(yè)主大會(huì)會(huì)議進(jìn)行表決。
第十二條 每位委員對會(huì)議議題充分發(fā)表意見,并簽字表決。對非原則性問題和條 文修改采用舉手表決方式。
第十三條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議作出決定,應(yīng)當(dāng)由參會(huì)委員簽字確認(rèn),并自作出決定之日起3日內(nèi)以書面形式在物業(yè)區(qū)域內(nèi)公告,同時(shí)在山莊網(wǎng)站公布。
第十四條 業(yè)主委員會(huì)會(huì)議的錄音存檔,書面記錄由與會(huì)委員簽字后存檔。
第十五條 業(yè)主可旁聽業(yè)主委員會(huì)會(huì)議并發(fā)表意見,但不得影響會(huì)議議程。
第十六條 本制度的修改、補(bǔ)充、解釋須經(jīng)主委員會(huì)會(huì)議全體委員三分之二同意,并按照《議事規(guī)則》第二十六條 公示。
第十七條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議三分之二委員同意通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條 公示后生效。
第9篇 商街物業(yè)會(huì)議制度
步行街物業(yè)會(huì)議制度
1目的
加強(qiáng)對會(huì)議的規(guī)范管理,確保會(huì)議的質(zhì)量和促進(jìn)問題的解決。
2適用范圍
公司會(huì)議和上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議。
3職責(zé)
3.1行政人事部負(fù)責(zé)公司會(huì)議和上級(jí)或外單位在公司召開會(huì)議的安排、檢查及監(jiān)督、落實(shí)。
3.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)部門的工作例會(huì)安排、檢查及監(jiān)督落實(shí)。
4工作程序
4.1會(huì)前準(zhǔn)備
4.1.1確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)
4.1.2明確與會(huì)者,確定與會(huì)者名單。
4.1.3擬定議事日程,包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、各項(xiàng)事宜的時(shí)間分配、開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)等。
4.1.4會(huì)場布置,包括會(huì)場空間安排、會(huì)議座位安排以及會(huì)議用品和設(shè)備調(diào)配。
4.1.5由綜合文員負(fù)責(zé)會(huì)議通知的落實(shí)。
4.1.6會(huì)前審核,以免出現(xiàn)重大的疏漏。
4.2會(huì)中工作
4.2.1參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)要在《會(huì)議記錄表》上簽到,以便更好地安排會(huì)議工作。
4.2.2行政人事部負(fù)責(zé)做好《會(huì)議記錄表》的記錄工作
4.3會(huì)后工作
4.3.1整理會(huì)議記錄和撰寫會(huì)議紀(jì)要。
4.3.2會(huì)議內(nèi)容總結(jié)(包括會(huì)議紀(jì)要的撰寫、會(huì)議文件材料的立卷、歸檔、會(huì)議經(jīng)驗(yàn)總結(jié))。
4.3.3由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會(huì)議事項(xiàng)的檢查催辦,使會(huì)議精神落到實(shí)處,防止不重視會(huì)議交辦的事項(xiàng)。
5例會(huì)制度要求
5.1例會(huì)種類
5.1.1公司部門主管級(jí)工作會(huì)議;
5.1.2部門工作會(huì)議;
5.2例會(huì)召開時(shí)間
5.2.1公司部門主管級(jí)工作會(huì)議原則上每月召開一次,具體時(shí)間視總經(jīng)理的工作時(shí)間安排,如無重大事項(xiàng),或總經(jīng)理出差,可不必召開;如有必要,亦可隨時(shí)增加會(huì)議次數(shù);
5.2.2部門工作會(huì)議由部門經(jīng)理視部門員工人數(shù)多少及工作必要不定時(shí)召開;
5.3會(huì)議記錄發(fā)放要求
5.3.1公司例會(huì)應(yīng)安排工作人員好做好會(huì)議記錄,或紀(jì)要;
5.3.2公司例會(huì)會(huì)議記錄/紀(jì)要整理后,應(yīng)注意歸檔及下發(fā)工作;
5.3.3下發(fā)單位與份數(shù)為各部門及與會(huì)人員各一份。
6相關(guān)記錄
6.1《會(huì)議記錄表》
第10篇 物業(yè)管理公司會(huì)議制度范文
一、會(huì)議召開之前應(yīng)確定議題,參會(huì)對象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會(huì)議資料、文件。
二、各種會(huì)議由召集者負(fù)責(zé)組織安排,并對出席對象提前發(fā)出通知。
三、會(huì)議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并帶筆記本及相關(guān)會(huì)議資料,如因故無法參加會(huì)議,須提前向會(huì)議組織者請假。
四、會(huì)議堅(jiān)持講效率、開短會(huì)原則,發(fā)言者做到事先準(zhǔn)備,簡明扼要,暢所欲言,使會(huì)議起到應(yīng)有的效果。
五、固定性會(huì)議為:物業(yè)部辦公會(huì)議、公司經(jīng)理辦公會(huì)議、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議、部門例會(huì)、班組例會(huì)。
1、物業(yè)部辦公會(huì)議,原則上每季度召開一次,參會(huì)對象為物業(yè)部正、副經(jīng)理、經(jīng)理助理、各公司經(jīng)理、物業(yè)部職能主管及相關(guān)人員。
2、公司經(jīng)理辦公會(huì)議,原則上每月召開一次,參會(huì)對象為公司經(jīng)理、各項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
3、項(xiàng)目區(qū)域辦公會(huì)議,于每月10號(hào)召開,參會(huì)對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項(xiàng)目區(qū)域職能主管、管理處主任。
4、部門例會(huì),于每旬第一個(gè)星期五召開,參會(huì)對象為正、副主任、主任助理、班組長(負(fù)責(zé)人)以上。
5、各班組每月至少組織1次例會(huì),進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時(shí)間由部門確定)。
六、如遇特殊情況,另行通知召開會(huì)議。
上一級(jí)別會(huì)議與本級(jí)別會(huì)議在時(shí)間有沖突時(shí),以上一級(jí)別會(huì)議為主,本級(jí)別會(huì)議作相應(yīng)時(shí)間調(diào)整。
七、凡會(huì)議所作的決議、決定及重要事項(xiàng)必須形成會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)辦公室整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
八、開會(huì)時(shí)與會(huì)者應(yīng)尊重他人發(fā)言,使會(huì)議正常進(jìn)行,將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)檔或關(guān)機(jī)。
第11篇 物業(yè)管理部會(huì)議管理制度
物業(yè)管理部會(huì)議管理制度
第一條 會(huì)議組織和安排為避免會(huì)議過多或重復(fù),公司正常會(huì)議一律納入會(huì)議管理制度,原則上一律按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。
1.1公司級(jí)會(huì)議
1.1.1 公司全體員工大會(huì):報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn),綜合管理部負(fù)責(zé)組織。
每年12月召開,對全年的工作進(jìn)行總結(jié)、表彰,安排部署下年度總體經(jīng)營計(jì)劃,因其他特殊需要,可臨時(shí)召開;
1.1.2 總經(jīng)理辦公會(huì)議:由綜合管理部組織,每月底召開,總經(jīng)理主持;
對上月的工作進(jìn)行總結(jié)和下月的工作部署,討論、研究、決定公司經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的重大問題及解決方案;
1.1.3 行政例會(huì):每周一召開,由總經(jīng)理主持。
各部門進(jìn)行工作匯報(bào)和安排下一步的工作計(jì)劃;
1.2專題會(huì)議:即全公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)議(如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、設(shè)備管理會(huì)議等)。
由總經(jīng)理批準(zhǔn),每月底召開,各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織;
1.3部門工作會(huì)議:由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。
1.4小組會(huì):由各部門的班組(小組)決定并負(fù)責(zé)組織。
1.5商場營業(yè)員晨會(huì):每天由各樓管帶領(lǐng)營業(yè)員練習(xí)有關(guān)營業(yè)用語、安排或傳達(dá)公司的工作事項(xiàng);
1.6上級(jí)公司或外單位在我公司召開的會(huì)議或業(yè)務(wù)會(huì),一律由綜合管理部受理安排,有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)同做好會(huì)務(wù)工作。
1.7其他會(huì)議的安排,凡涉及多個(gè)部門主管參加的會(huì)議,均須于會(huì)議召開前一天經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由綜合管理部統(tǒng)一安排。
1.8凡綜合管理部已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí),召集部門應(yīng)提前一天報(bào)綜合管理部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。
未經(jīng)同意,任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。
1.9對于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大實(shí)際作用的會(huì)議,綜合管理部請示后有權(quán)拒絕安排。
1.10對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議,綜合管理部請示后有權(quán)安排合并召開。
1.11各部門會(huì)議必須服從公司統(tǒng)一安排,各部門小會(huì)不應(yīng)在公司例會(huì)同期召開(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外),應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體的原則。
第二條 會(huì)議準(zhǔn)備2.1除例行會(huì)議以外,應(yīng)在會(huì)議召開的前一天下發(fā)《會(huì)議通知》,通知會(huì)議的議題、地點(diǎn)、時(shí)間、出席及列席人員等。
2. 2會(huì)議主持人和召集部門及與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作(包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)炎要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議或決定草案、落實(shí)會(huì)場、通知與會(huì)者等)。
2. 3參加公司會(huì)議的人員無特殊原因不能請假,如需請假須經(jīng)主持人(部門)批準(zhǔn)。
2. 4有以下原因者,高層以上管理人員可提議臨時(shí)或提前召開會(huì)議:
2.4.1 有重要事項(xiàng)需提交會(huì)議討論決定。
2.4.2 各部門重要業(yè)務(wù)管理人員錄用及辭退。
第三條 會(huì)議相關(guān)規(guī)定3.1會(huì)議主持人3.
1.1會(huì)議主持人應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。
3.1.2會(huì)議主持人在會(huì)議開始時(shí)應(yīng)說明會(huì)議的議題和議程。
3.1.3主持人應(yīng)對會(huì)議及發(fā)言的時(shí)間進(jìn)行控制,有權(quán)終止與會(huì)議議題無關(guān)的發(fā)言。
3.1.4主持人應(yīng)對會(huì)議中討論或決策性議題作出決定,并對決定的實(shí)施及完成時(shí)間、責(zé)任人進(jìn)行溝通后作出明確。
3. 2發(fā)言規(guī)定:參會(huì)人員工作匯報(bào)應(yīng)列提綱,發(fā)言言簡意賅,限定時(shí)間5分鐘。
3. 3參會(huì)人員紀(jì)律規(guī)定
3.3.1 與會(huì)人員應(yīng)按通知的時(shí)間提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn),不得遲到,遲到者拒絕進(jìn)入會(huì)場,按會(huì)議缺勤處理,罰款50元。
3.3.2 與會(huì)人員中途不得退出,特殊原因確需離開會(huì)場,須經(jīng)主持人同意后方可離開會(huì)場。
3.3.3 與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場的秩序,不得大聲說話或交頭接耳,或做與會(huì)議無關(guān)的其他事情。
3.3.4 會(huì)議期間,不得隨意走動(dòng),手機(jī)應(yīng)關(guān)機(jī)或設(shè)置振動(dòng)狀態(tài),原則上不允許在會(huì)場進(jìn)行通話,確需通話,不得影響會(huì)議。
3.3.5 會(huì)議結(jié)束后,與會(huì)人員應(yīng)主動(dòng)恢復(fù)好座椅的位置。
3. 4會(huì)議結(jié)束后對會(huì)議形成的決定(議)或需會(huì)后實(shí)施的事項(xiàng)應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)參會(huì)部門或人員,會(huì)議紀(jì)要屬公司內(nèi)部重要文件,具有一定范圍的保密性,未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。
3. 5綜合管理部應(yīng)根據(jù)下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要事項(xiàng)的完成時(shí)間、責(zé)任人、及完成結(jié)果進(jìn)行跟進(jìn)檢查,未按要求完成的應(yīng)說明原因,否則按未完成工作進(jìn)行考核。
第四條 執(zhí)行時(shí)間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。
附則
第12篇 物業(yè)公司會(huì)議管理制度
1、目的:
為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理,做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作,實(shí)現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運(yùn)營水平,確保會(huì)議內(nèi)容及議定的事項(xiàng)得到有效落實(shí),特制訂本制度。
2、適用范圍 :
本制度適用于廣州物業(yè)管理有限公司內(nèi)部會(huì)議管理。
(各項(xiàng)目內(nèi)部會(huì)議管理規(guī)范由項(xiàng)目自定,報(bào)總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)3、管理權(quán)責(zé):3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。
3. 2 會(huì)議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。
4、會(huì)議分類:
序號(hào)
類別
會(huì)議名稱
主題 / 特點(diǎn)
時(shí)間安排
參加人
1
公司
公司例會(huì)
固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序, 盡量解決即席提出的問題。
每月兩次,每月15日和30日,遇節(jié)假日順延
各項(xiàng)目/職能部門負(fù)責(zé)人2
公司
動(dòng)員會(huì)
發(fā)言固定、沒有討論程序
臨時(shí)
相關(guān)員工
3.公司
研討會(huì)
對某一課題或問題切磋、探 討,不一定有結(jié)果
臨時(shí)
相關(guān)員工
4
公司
鑒定 / 評審會(huì)
對某事物的價(jià)值、性能,質(zhì) 量鑒別,必須有結(jié)論
臨時(shí)
相關(guān)員工
5公司
專題會(huì)
為某一專題而開,必須有結(jié) 論
臨時(shí)
相關(guān)員工
6
公司
評比會(huì)
一般在年底或某一重大活動(dòng) 結(jié)束后召開
臨時(shí)
相關(guān)員工
7
公司
總結(jié)會(huì)
總結(jié)前一段工作,研究、部 署下階段工作
臨時(shí)
相關(guān)員工
8
公司
匯報(bào)會(huì)
下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào) 工作情況 公司臨時(shí)
臨時(shí)
相關(guān)員工
9
公司
調(diào)度會(huì)
任務(wù)安排,人員派遣,設(shè)備 物資情況的調(diào)動(dòng)
臨時(shí)
相關(guān)員工
10
項(xiàng)目
項(xiàng)目行政例會(huì)
各項(xiàng)目,固定匯報(bào)程序
每周一次,按時(shí)間表執(zhí)行
項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人
備注:如公司會(huì)議需提前或延遲等特殊情況,總辦將提前通知。
5.會(huì)議要求:
5.1、做好會(huì)議記錄。
公司會(huì)議記錄要做到專人記錄和管理,會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報(bào)告會(huì)議主持人。
::必要時(shí)應(yīng)按照會(huì)議主持人的要求形成會(huì)議紀(jì)要,以使大家共同遵照執(zhí)行。
每月底總經(jīng)辦檢查會(huì)議記錄及落實(shí)情況,并作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)。
職能部門專題會(huì)議也要指定人員做好會(huì)議記錄,用以備忘。
5.2、講究會(huì)議質(zhì)量。
各類會(huì)議主持人會(huì)前應(yīng)與參會(huì)人員充分溝通,做到心中有數(shù)。
對議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法,并對此負(fù)責(zé)。
各類會(huì)議力求精干高效用數(shù)據(jù)說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù),防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。
5.3、力求會(huì)議實(shí)效。
會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施,與會(huì)負(fù)責(zé)人要按照落實(shí)要求,層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹,務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做,對經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會(huì)議都有具體的成果。
5.4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。
會(huì)議管理是保證會(huì)議質(zhì)量的一項(xiàng)措施。
與會(huì)人員應(yīng)有機(jī)的安排工作,認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。
會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)由會(huì)議主持人決定、會(huì)議記錄人會(huì)前通知。
與會(huì)人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請假的,須向會(huì)議主持人請假,同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。
6、管理內(nèi)容:
6.1 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌
6.1.1 每月28日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各項(xiàng)目協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的項(xiàng)目例會(huì),統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后,匯同公司例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》,于月底前發(fā)放至各項(xiàng)目/職能部門負(fù)責(zé)人。
6.1.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的項(xiàng)目例會(huì),如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)例會(huì)時(shí),項(xiàng)目應(yīng)提前2天報(bào)請總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。
6.1.3 會(huì)議安排的原則為:小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。
各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會(huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目臨時(shí)會(huì)議。
因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。
6.2 會(huì)議準(zhǔn)備
6.2.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定:
1 、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由各項(xiàng)目按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人;2 、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知:
(1)未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議;
(2)雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃,但需對會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明;
(3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;
4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。
但需對會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議,應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知;
涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。
6.2.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:
1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;2、會(huì)所根據(jù)會(huì)議提擬部門要求提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場,布置會(huì)場,備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等;3、公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
4、各項(xiàng)目/職能部門在公司總部召開的會(huì)議需用公共會(huì)場的,應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門(會(huì)所)提出工作聯(lián)系單,由會(huì)議室管理部門(會(huì)所)統(tǒng)籌安排。
6.3 會(huì)議組織。
6.3.1 會(huì)議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。
6.3.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定:
1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前
5 分鐘到達(dá)會(huì)場,檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況,做好會(huì)前準(zhǔn)備。
2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后,將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。
3、會(huì)議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況,對議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。
4、屬討論、決策性議題的會(huì)議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。
對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時(shí)提交與會(huì)人表明意見;
對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。
6.4.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定:
1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并在《會(huì)議簽到表》上簽到。
2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會(huì)議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議,原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。
5、遵守會(huì)議紀(jì)律,與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會(huì)場。
6 、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。
7、會(huì)議決議事項(xiàng),與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。
8、各職能部門/項(xiàng)目要把每次會(huì)議精神傳達(dá)到基層員工,也可根據(jù)自己部門/項(xiàng)目的實(shí)際情況,定期召開部門/項(xiàng)目級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。
6.4.4 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。
6.5 會(huì)議記錄:
6.5.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。
6.5.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。
會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、各項(xiàng)目應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員(一般為本項(xiàng)目的內(nèi)務(wù)文員,名單報(bào)總經(jīng)辦備案),負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。
2、會(huì)議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。
3、總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作,總經(jīng)理另有指定的,從總經(jīng)理指定。
6.5.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄,根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。
2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。
3、對會(huì)議已議決事項(xiàng),應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。
4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。
5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。
6.5.4 下列情況下,應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要:
1 、公司各類行政會(huì)議;2 、須會(huì)后對會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議;3. 、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。
6.5.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。
公司各職能部門組織各項(xiàng)目下對口部門的會(huì)議紀(jì)要及各項(xiàng)目每周行政例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。
6.5.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定:
1 、各職能部門負(fù)責(zé)組織的公司各類會(huì)議的會(huì)議記錄,由本部門負(fù)責(zé)日常歸檔、保管,但應(yīng)作為機(jī)要檔案每季度及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。
2 、各職能部門內(nèi)部會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。
6.5.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案,保管人員不得擅自外泄。
其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.6 會(huì)議跟進(jìn)
6.6.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的,遵照“誰組織,誰跟進(jìn)”的原則;
會(huì)議主持人另有指定的,從主持人指定。
6.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí),集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的,從集團(tuán)總經(jīng)理指定。
6.6.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。
7、獎(jiǎng)懲
7.1 獎(jiǎng)罰:計(jì)入員工績效考核制度體現(xiàn)
7.2 遲到、早退、缺席
1、遲到所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后
5 分鐘內(nèi)未到的,計(jì)為遲到。
2、早退凡參加會(huì)議人員,如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開結(jié)束前
5 分鐘提前離開 會(huì)場的,計(jì)為早退。
3、缺席凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請假擅自不參加會(huì)議或請假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的,計(jì)為缺席。
8、附則。
8.1 本制度由廣州物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
8.2 本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效,自頒布之日起執(zhí)行。
