物業(yè)管理公司檔案管理制度（十二篇）

發(fā)布時(shí)間：2024-11-23 查看人數(shù)：99

物業(yè)管理公司檔案管理制度

第1篇物業(yè)管理公司檔案管理制度

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

6.發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

三.物業(yè)管理公司檔案資料:

1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

3、業(yè)戶資料:

1)入伙情況記錄;

2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;

3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;

6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:

1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;

2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告;

3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;

2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設(shè)備值班與巡檢記錄

*管理工作計(jì)劃與報(bào)告

*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函

*用戶報(bào)修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

第2篇物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

第3篇物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。

2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)會(huì)議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９堋?chǔ)存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

第4篇物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司檔案管理制度

一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。

二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。

三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門文種時(shí)間編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。

b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。

四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。

五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。

建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;

卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。

六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

紙面過(guò)大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問(wèn)題等,文字要求簡(jiǎn)練、確切;

用鋼筆書寫,字跡端正。

七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長(zhǎng)、短期案卷分開保管,編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。

八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;

b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。

十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借,只供現(xiàn)場(chǎng)查閱,未立卷的文件及資料可出借。

十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。

做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;

如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

十三、查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。

十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。

對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。

第5篇商街物業(yè)檔案管理制度

步行街物業(yè)檔案管理制度

1目的

使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2適用范圍

公司所有檔案的管理。

3公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對(duì)外往來(lái)的各類公文;公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),以便查找;財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引。

3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī):由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾,并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。

3.3重要資料:由綜合文員負(fù)責(zé)收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。

3.4公司本部重要文件,主要包括:

3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。

3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

3.4.4重要通知及通報(bào):公司各種重要的通知、通告。

3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要:總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。

3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

3.4.7各部門呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文:主要包括政府部門往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等,由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

4各部門文檔資料管理

4.1各部門文件分類及編制要求:

4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯(cuò)別字。

4.1.2通常情況下,文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字,文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字,文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。

4.1.3公司各部門(含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的工作小組等)常用文件類別:

1)人事類:包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。

2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。

3)通知類:內(nèi)部各類通知。

4)培訓(xùn)類:培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。

5)會(huì)議類:部門例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。

6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。

7)對(duì)外文件類:

①對(duì)政府部門、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等;

②對(duì)客戶發(fā)文等:

③其它類:如電話表、名單、啟示等。

4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:

4.2.1發(fā)展商提供的資料:

1)產(chǎn)權(quán)資料;

2)技術(shù)資料(含圖紙);

3)交接手續(xù)及清單等。

4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

4.3各類文件更改要求:

各類文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

4.4各類文件發(fā)放要求:

4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別,通常應(yīng)包括以下幾類:

1)部門負(fù)責(zé)人以上人員閱;

2)主管級(jí)以上人員閱;

3)內(nèi)部傳閱;

4)張?zhí)?/p>

4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作,禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理:

4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作,各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會(huì)議紀(jì)要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件,除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第6篇物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理

一、管理規(guī)章制度

科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理目的,我公司已成功導(dǎo)入iso9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)模式。在接管物業(yè)以后,將嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計(jì)74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運(yùn)作管理制度32條,員工培訓(xùn)考核制度10條。

1.公眾制度

(1)《業(yè)戶手冊(cè)》。

(2)《業(yè)主公約》。

(3)《精神文明公約》。

(4)《樓宇使用維護(hù)管理規(guī)定》。

(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

(8)《出入物品管理規(guī)定》。

(9)《安全管理規(guī)定》。

(10)《消防管理規(guī)定》。

(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

2.崗位職責(zé)

(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(2)經(jīng)理助理崗位職責(zé)。

(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(4)物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。

(5)物業(yè)管理員崗位職責(zé)。

(6)物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。

(7)物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。

(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(9)工程技術(shù)員崗位職責(zé)。

(10)強(qiáng)電技工崗位職責(zé)。

(11)弱電技工崗位職責(zé)。

(12)暖通工崗位職責(zé)。

(13)維修工崗位職責(zé)。

(14)工程文員、資料員、倉(cāng)管員崗位職責(zé)。

(15)安全經(jīng)理崗位職責(zé)。

(16)安全管理員崗位職責(zé)。

(17)財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(18)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)。

(19)財(cái)務(wù)出納崗位職責(zé)。

(20)財(cái)務(wù)收費(fèi)員崗位職責(zé)。

3.運(yùn)作管理制度

(1)《員工手冊(cè)》。

(2)《管理人員文明服務(wù)準(zhǔn)則》。

(3)《員工辦公制度》。

(4)《各部門月工作計(jì)劃及總結(jié)制度》。

(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

(6)《員工培訓(xùn)制度》。

(7)《內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度》。

(8)《檔案資料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申請(qǐng)、購(gòu)買、領(lǐng)用制度》。

(11)《員工宿舍管理評(píng)比制度》。

(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

(13)《維修回訪制度》。

(14)《機(jī)電設(shè)備的編號(hào)方法》。

(15)《機(jī)電設(shè)備的統(tǒng)計(jì)制度》。

(16)《配電房管理制度》。

(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

(18)《大廈應(yīng)急滅火搶救方案》。

(19)《物業(yè)管理運(yùn)作流程》。

(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

(26)《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護(hù)工作程序》。

(27)《機(jī)電設(shè)備維修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防應(yīng)急處理工作程序》。

(30)《園林綠化管理工作程序》。

(31)《清潔管理工作程序》。

(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。

4.員工培訓(xùn)考核制度

(1)《新員工入職培訓(xùn)制度》。

(2)《在崗員工循環(huán)培訓(xùn)制度》。

(3)《員工工作考核及獎(jiǎng)罰制度》。

(4)《員工崗位責(zé)任月考核成績(jī)匯總表》。

(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。

(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。

(7)《部門員工崗位月工作考核表》。

(8)《業(yè)戶意見月*統(tǒng)計(jì)表》。

(9)《員工違章違紀(jì)處理意見申報(bào)表》。

(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。

二、物業(yè)檔案建立與管理

1.資料收集

資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來(lái)源,從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號(hào)。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的'三防'標(biāo)準(zhǔn)。

第7篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度

1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。

2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過(guò)目。

5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無(wú)論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。

6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料,要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。

第8篇物業(yè)管理公司檔案管理制度8

物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、檔案工作的基本原則

檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。

三、檔卷管理

1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。

四、檔案調(diào)、借閱

1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

第9篇物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

1目的對(duì)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。

2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。

3職責(zé)

3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。

3. .2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

3. .3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。

4操作步驟

4.1技術(shù)資料的收集

4.1.1新購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料的收集

4.1.1.1 新購(gòu)設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時(shí),工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。

4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。

如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對(duì)其進(jìn)行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門。

4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。

4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。

接管驗(yàn)收完畢后,接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。

小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。

4.1.3其他技術(shù)資料的收集

4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集國(guó)家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。

4.2技術(shù)資料的存檔

4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)。

4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號(hào)、來(lái)源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。

4.3技術(shù)資料的使用

4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。

由文員進(jìn)行復(fù)印,核對(duì)無(wú)誤后并進(jìn)行分發(fā),同時(shí)填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。

4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

4.4技術(shù)資料的作廢

4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國(guó)家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;

b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;

c)因本身存在較大錯(cuò)誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報(bào)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。

4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時(shí)填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。

4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋“保留”章后方可保留。

5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。

第10篇物業(yè)客戶檔案管理制度3

物業(yè)客戶檔案管理制度(三)

物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:

1]及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會(huì)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5]聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶資料

2]客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3]戶裝修工程文件

4]客戶遷入時(shí)填具之資料

5]戶資料補(bǔ)充:

§客戶聯(lián)絡(luò)資料

§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料

6]客戶與管理中心往來(lái)文件

7]客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8]客戶申請(qǐng)維修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)

11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。

第11篇物業(yè)公司客戶檔案管理制度

一.制度內(nèi)容

為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

二.管理目標(biāo)

客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

三.適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:

1. 收集客戶單位資料

2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3. 客戶裝修工程文件

4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

5. 客戶資料補(bǔ)充

6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料