第1篇 公司檔案管理制度范本
每一個(gè)公司的員工都有檔案資料,對(duì)于各崗位的員工的檔案如何管理,公司要制定相應(yīng)的檔案管理制度。以下整理了公司檔案管理制度的范本,僅供參考。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。
第2篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認(rèn)真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見(jiàn)習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。
4、各類(lèi)證書(shū)復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎(jiǎng)懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。
7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類(lèi)因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書(shū)等。
8、各類(lèi)審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類(lèi)培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén),在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí),要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén),補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門(mén)要按規(guī)定認(rèn)真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí),要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定,對(duì)收集到的材料,認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格把關(guān),及時(shí)入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門(mén),向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí),如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔,則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專(zhuān)人妥善保管,不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào),并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì),防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫(xiě)清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
第十六條 嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。
第十七條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須嚴(yán)格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條 建立堅(jiān)固、安全的庫(kù)房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。
第十九條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地,無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條 逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時(shí),應(yīng)寫(xiě)明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無(wú)誤后,寫(xiě)明材料出處和時(shí)間,并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。
第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程上,要認(rèn)真細(xì)致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。
第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動(dòng),檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取,嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條 對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無(wú)誤后,及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問(wèn)題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第3篇 集團(tuán)公司檔案管理制度3
集團(tuán)公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。
第二條本工作細(xì)則適用于江蘇**實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條檔案人員崗位職責(zé)
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門(mén)對(duì)檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專(zhuān)兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類(lèi)、保管和統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司的各類(lèi)檔案。
(六)負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)放利用工作,辦理檔案的借閱,對(duì)所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開(kāi)展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報(bào)刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對(duì)檔案室所藏已過(guò)保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見(jiàn)。
(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對(duì)庫(kù)房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲(chóng)用品,延長(zhǎng)檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2)應(yīng)歸檔文件為原件;
(3)及時(shí)登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時(shí)登記,扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過(guò)處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績(jī)效獎(jiǎng)金5-10分/次;觸及國(guó)家法律法規(guī)的,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對(duì)檔案工作實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲考核;
(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三)集團(tuán)各部門(mén)、分子公司、項(xiàng)目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實(shí)責(zé)任人;
(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評(píng)比;
(五)考核內(nèi)容:各部門(mén)、分子公司、項(xiàng)目部的年度目標(biāo)責(zé)任書(shū)中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。
(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對(duì)工作成績(jī)突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫?jiǎng)勵(lì),對(duì)違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎(jiǎng)。
第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第4篇 公司檔案管理制度-范本2023
【公司檔案管理制度范本2015】
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò) 4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第5篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-7
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類(lèi)
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告,以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔,年終按內(nèi)容類(lèi)型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。
③外部文件包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等,應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關(guān)手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專(zhuān)門(mén)存放;
④人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定,查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn),并辦理相關(guān)手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專(zhuān)人負(fù)責(zé),連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門(mén)歸類(lèi)。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷(xiāo)毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門(mén)人員應(yīng)積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第6篇 企業(yè)公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
企業(yè)(公司)安全生產(chǎn)檔案管理制度
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個(gè)安全生產(chǎn)管理臺(tái)帳,五個(gè)管理臺(tái)帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺(tái)帳、安全生產(chǎn)教育臺(tái)帳、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)罰臺(tái)帳、安全技術(shù)措施臺(tái)帳和安全事故臺(tái)帳。
3、生產(chǎn)檢查臺(tái)帳中記錄了三個(gè)方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺(tái)帳包括:事業(yè)部級(jí)安全生產(chǎn)教育臺(tái)帳、工廠二三級(jí)安全生產(chǎn)教育臺(tái)帳和安全活動(dòng)臺(tái)帳。
5、獎(jiǎng)罰臺(tái)帳包括:安全生產(chǎn)獎(jiǎng)勵(lì)臺(tái)帳和安全生產(chǎn)處罰臺(tái)帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺(tái)帳包括:安全技術(shù)措施改造項(xiàng)目及投資費(fèi)用、安全隱患整改項(xiàng)的安全投入、安全活動(dòng)支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺(tái)帳應(yīng)記載事故類(lèi)別:人身傷害事故臺(tái)帳、設(shè)備事故臺(tái)帳和其他的事故臺(tái)帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報(bào)的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
第7篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,加具封面,裝訂成冊(cè),加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱(chēng)、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊(cè),標(biāo)明帳戶(hù)名稱(chēng)、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào),便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫(xiě)明借調(diào)日期、用途、檔案名稱(chēng)、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無(wú)缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會(huì)計(jì)帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表:
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他:
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。
第8篇 公司檔案管理制度格式怎樣的
第一章管理部門(mén)
第一條 管理部門(mén)。
(1) 文書(shū)結(jié)案后,原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔,經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存,文書(shū)管理部門(mén)以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回復(fù)印件。
(2) 各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定、報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類(lèi)
第二條 文件點(diǎn)收。文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收。
(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。
(2) 文件應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。
⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。
(4) 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。
(5) 有價(jià)證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén),經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后,文件送歸檔。
第三條 文件整理。點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。
(1) 中文豎寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2) 右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條 檔案分類(lèi)。
(1) 檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。檔案先以部門(mén)別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi),再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。
(2) 檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多,前款三級(jí)不夠用時(shí),可在第三級(jí)之后另增第四級(jí)細(xì)類(lèi)。如案件不多,亦可僅使用部門(mén)及大類(lèi)或小類(lèi)兩級(jí)。
⑶ 同一小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不夠用時(shí),可分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)卷次編號(hào),以便查考。
(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。
(5) 檔號(hào)的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào),b1b2為大類(lèi)號(hào),c1c2為小類(lèi)號(hào),d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào)。
(1) 檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)命名,其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2) 各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào),均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
⑶ 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”,即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
(4) 檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)。
(5) 檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。
第六條 檔號(hào)編列。
(1) 案件如系新案,應(yīng)就檔案分類(lèi)編號(hào)表,查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
(2) 案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào),予以同號(hào)編列。
⑶ 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類(lèi)者,應(yīng)先確定其主要類(lèi)別,編列檔號(hào)。
(4) 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。第三章歸檔與檔案清理
第七條 保存期限。
(1) 歸檔文件,應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi),并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼,以便翻閱。
(2) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng),以便查檔。
第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。④董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄。⑤財(cái)務(wù)報(bào)表。⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。⑦不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。⑧工程設(shè)計(jì)圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
(2) 10年保存。①預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)。②會(huì)計(jì)憑證。③事業(yè)計(jì)劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
(4) 1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。
第九條 檔卷清理。
(1) 管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲(chóng)蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時(shí)向主管政府部門(mén)報(bào)備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。
(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀的日期。第四章調(diào)卷
第十條 檔案借閱程序。
(1) 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門(mén)主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。
(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項(xiàng)檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
⑶ 在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4) 檔案歸還時(shí),經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條 調(diào)卷管理。
(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限,如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí),應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(2) 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開(kāi)時(shí),亦須說(shuō)明原因,請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。
⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí),應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的案件,應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意。
第9篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門(mén)相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門(mén)要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁(yè),雜亂無(wú)章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說(shuō),要努力采取科學(xué)措施,對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書(shū)面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
1.應(yīng)聘登記表;
2.筆試成績(jī)表及面試評(píng)價(jià)表;
3.體測(cè)表;
4.體檢表;
5.培訓(xùn)登記表;
6.考核登記表;
7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;
8.派遣員工告知書(shū);
9.無(wú)犯罪記錄證明(聲明);
10.個(gè)人承諾書(shū);
11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));
13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、職稱(chēng)證明等材料復(fù)印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書(shū)面文件。
四、檔案管理
1.管理部門(mén)
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類(lèi)別,與公司其他檔案分類(lèi)編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長(zhǎng)審批,并進(jìn)行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱(chēng)晉升、考試等要求需要檔案管理部門(mén)出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長(zhǎng)時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長(zhǎng)借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.檔案的保存和銷(xiāo)毀
4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷(xiāo)毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲(chóng)蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷(xiāo)毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開(kāi)始實(shí)施,在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
第10篇 公司客戶(hù)檔案管理制度
公司客戶(hù)檔案管理制度
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料
（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案）的安全完整，維護(hù)公司及客戶(hù)的權(quán)益，特制定本細(xì)則。
二、 檔案的管理是指對(duì)公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號(hào)歸檔。
三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)帳及權(quán)證檔案臺(tái)帳記錄，便于資料查詢(xún)、借閱、管理。
（一）客戶(hù)檔案管理由總經(jīng)理制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理員對(duì)客戶(hù)檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員
（項(xiàng)目經(jīng)理a、b角）為檔案移交人；
（二）部項(xiàng)目經(jīng)理a角將項(xiàng)目資料按檔案清單
（附后）的要求進(jìn)行分類(lèi)整理，編制好冊(cè)內(nèi)資料清單
（具體到每一項(xiàng)內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項(xiàng)目經(jīng)理b角，清單一式三份，a、 b角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。()項(xiàng)目經(jīng)理b角根據(jù)清單內(nèi)容對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項(xiàng)目經(jīng)理b角須列出補(bǔ)充資料清單要求項(xiàng)目經(jīng)理a角補(bǔ)齊；
（三）項(xiàng)目資料包括四部分：立項(xiàng)審批資料、重要合同或單據(jù)等、項(xiàng)目調(diào)查資料、客戶(hù)或企業(yè)資料；
（具體內(nèi)容及順序附表）；
（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶(hù)所簽署的合同，屬于客戶(hù)但客戶(hù)未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進(jìn)行編碼；
（五）檔案的移交時(shí)限為項(xiàng)目結(jié)束后
（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項(xiàng)目經(jīng)理a角三個(gè)工作日內(nèi)移交項(xiàng)目經(jīng)理b角，項(xiàng)目經(jīng)理b角兩個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說(shuō)明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時(shí)，按照項(xiàng)目經(jīng)理b角提供的清單一一核對(duì)檔案資料，雙方確認(rèn)無(wú)誤，項(xiàng)目經(jīng)理b角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱(chēng)，雙方簽字確認(rèn)；
（八）檔案管理員對(duì)接收的檔案統(tǒng)一編號(hào)，并按照檔案號(hào)相應(yīng)給檔案中的合同編號(hào)。
五、 重要權(quán)證資料的移交
（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)?？蛻?hù)的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項(xiàng)權(quán)證原件、動(dòng)產(chǎn)抵押登記通知書(shū)、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書(shū)、其他權(quán)屬證明原件；
（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開(kāi)移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書(shū)在第一時(shí)間移交公司指定的權(quán)證管理人員， a角列出重要權(quán)證移交清單，ab角及檔案員三方在對(duì)清單上所列權(quán)證的名稱(chēng)、權(quán)證號(hào)、數(shù)量核對(duì)無(wú)誤后，單獨(dú)移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn)；
（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存；
（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號(hào)分開(kāi)保存，且權(quán)證編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號(hào)一致。如檔案號(hào)為 鴻借字第001號(hào)檔案對(duì)應(yīng)的權(quán)證檔案編號(hào)也為 鴻借字第001號(hào)。
六、 檔案的借閱
（一）公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫(xiě)《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺(tái)帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對(duì)資料完整無(wú)誤后將檔案復(fù)位，并登記臺(tái)帳。
七、 本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起執(zhí)行。
第11篇 有限股份公司檔案管理制度
1.目的
為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時(shí)的分類(lèi)歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
2.范圍
本制度適用于公司各級(jí)檔案管理。
3.名詞解釋
3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件。
3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。
3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。
4職責(zé)
4.1公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋?zhuān)⒍綄?dǎo)各部門(mén)執(zhí)行。
4.2各部門(mén)(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，具有對(duì)本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。
4.3行政部檔案管理工作：
4.3.1組織開(kāi)展檔案的定期移交，進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收并負(fù)責(zé)后期存檔工作。
4.3.2組織開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。
4.3.3負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。
4.3.4負(fù)責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。
4.4各部門(mén)(廠)檔案管理員：
4.4.1負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
4.4.2在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
4.5公司的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)檔案的整理、存檔工作。
5.管理內(nèi)容：
5.1檔案的歸檔范圍包括：文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、音像實(shí)物檔案。
5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時(shí)鑒別和收集本部門(mén)的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。
5.2.1質(zhì)量要求：
5.2.1.1紙質(zhì)類(lèi)檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對(duì)于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。
5.2.1.2電子實(shí)物檔案應(yīng)確保電子文件無(wú)病毒、聲像清晰、完整無(wú)損，實(shí)物無(wú)破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價(jià)值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
5.2.2檔案收集規(guī)則
公司各部門(mén)(廠)檔案管理員在收集資料時(shí)應(yīng)注意：
5.2.2.1及時(shí)收集。對(duì)于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過(guò)程中產(chǎn)生的重要過(guò)程文件資料。
5.2.2.2嚴(yán)格檢查。對(duì)于收集起來(lái)的各類(lèi)檔案資料，應(yīng)逐件進(jìn)行檢查：
5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無(wú)原件的原因及原件存放地。
5.3檔案整理規(guī)則：
5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級(jí)類(lèi)目：
5.3.1.1.1一級(jí)類(lèi)目以部門(mén)名稱(chēng)關(guān)鍵詞進(jìn)行設(shè)置。
5.3.1.1.2二級(jí)類(lèi)目設(shè)置6大類(lèi)，包括文書(shū)類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、職工類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)。
5.3.1.1.3三級(jí)類(lèi)目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如：公文類(lèi)、會(huì)議紀(jì)要類(lèi)、合同類(lèi)、法律資質(zhì)類(lèi)等。
5.3.2裝訂：
5.3.2.1歸檔文書(shū)類(lèi)文件應(yīng)按件裝訂時(shí)，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前。來(lái)文在后。
5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。
5.3.2.3對(duì)于不經(jīng)常使用的公文類(lèi)檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂。
5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
5.3.2.5對(duì)于特殊類(lèi)別的資料，如設(shè)計(jì)圖紙等，可根據(jù)自身需要，進(jìn)行裝訂。
5.3.3排列：
歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間依次排序。
5.3.4編號(hào)：
公司英文字母+案卷位置編號(hào)-類(lèi)別(項(xiàng)目、型號(hào))簡(jiǎn)稱(chēng)【年度】-案卷號(hào)-件(盤(pán)、盒、頁(yè)號(hào))例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類(lèi)____________年檔案，位置在2a箱第一個(gè)案卷的001號(hào)文件。
5.3.4.1聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個(gè)照片號(hào)，并在照片背面注明編號(hào);每組照片須填寫(xiě)照片檔案說(shuō)明，包括：照片的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號(hào)、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時(shí)間、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí);錄像帶要在盒上注明檔號(hào)、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)種、長(zhǎng)度(時(shí)間)、保管期限等標(biāo)識(shí)。
5.3.4.2實(shí)物檔案
每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位。制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明實(shí)物檔案名稱(chēng)、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時(shí)間及期限。
5.3.5編目：
5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄(附表7.1)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。
5.3.5.2將歸檔文書(shū)目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。
5.3.6裝盒：
將歸檔文書(shū)類(lèi)檔案文件按頁(yè)號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面及備考表(附表7.2)項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說(shuō)明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
5.4檔案的保管和保護(hù)：
5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明確資料在流動(dòng)過(guò)程中的保管保護(hù)責(zé)任人。
5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對(duì)聲像檔案檢查一次，如有問(wèn)題，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制等。
5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防塵的要求。
5.5檔案的移交：
5.5.1移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(mén)(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
5.5.1.1文書(shū)檔案的移交：
由各部門(mén)(廠)檔案管理員將材料原件進(jìn)行整理分類(lèi)，定期移交行政部。
5.5.1.2聲像實(shí)物檔案的移交：
聲像實(shí)物檔案形成后，所在部門(mén)(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進(jìn)行移交。
5.5.1.3對(duì)于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。
5.5.2.1.1若各部門(mén)業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進(jìn)行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
5.5.2.1.2各級(jí)單位在簽訂合同類(lèi)文件時(shí)，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價(jià)值和意義的文件資料。
5.5.2.3資料應(yīng)按類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。
5.5.2.4移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)《檔案交接登記表》(附表7.3)，確保填寫(xiě)內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.5.2.5行政部檔案管理員對(duì)移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
5.5.2.6移交資料前，各級(jí)單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門(mén)內(nèi)部的資料借閱使用。
5.5.3移交時(shí)限：
一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對(duì)存檔時(shí)間有特別要求的檔案按要求進(jìn)行移交。
5.6檔案的借閱：
5.6.1公司人員借閱本部門(mén)檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》(附表7.4)，經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.2公司人員借閱本部門(mén)檔案，填寫(xiě)《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(mén)(廠)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。
5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
5.6.5檔案借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無(wú)缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)提出申請(qǐng)。復(fù)制件用后及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買(mǎi)賣(mài)。如無(wú)法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。
5.6.7檔案借閱不得超過(guò)一個(gè)月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負(fù)責(zé)催辦事宜。
5.7檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價(jià)值進(jìn)行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動(dòng)的，在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。
5.8檔案的處置
5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定。對(duì)于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)值，通過(guò)鑒定提出對(duì)部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對(duì)檔案進(jìn)行處置。
5.8.1.1如檔案尚存一定保存價(jià)值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
5.8.1.2如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷(xiāo)毀。
5.8.2銷(xiāo)毀
5.8.2.1經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀的檔案須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》(附表7.5)，相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，行政部審核，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)公司總裁審批，簽字確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀。
5.8.2.2對(duì)于已批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可通過(guò)焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，不得賣(mài)給廢品站或留做他用。檔案的銷(xiāo)毀必須由兩名以上人員共同進(jìn)行，銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人明確分工。
6..對(duì)發(fā)生以下行為者將進(jìn)行相應(yīng)處罰：
6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁(yè)數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
7.附表：
7.1卷內(nèi)文件目錄
7.2備考表
7.3檔案交接登記表
7.4檔案借(查)閱單
7.5檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
第12篇 地產(chǎn)公司銷(xiāo)售部檔案管理制度
地產(chǎn)公司銷(xiāo)售部檔案管理制度6
為規(guī)范銷(xiāo)售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷(xiāo)售合同
(1)預(yù)定書(shū)(認(rèn)購(gòu)書(shū))原件;
(2)買(mǎi)賣(mài)合同原件;
(3)換、退房申請(qǐng);
(4)房型修改申請(qǐng);
(5)其他合同之補(bǔ)充協(xié)議。
2、客戶(hù)資料檔案
(1)來(lái)訪客戶(hù)名錄:包括客戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶(hù)的家庭情況及其他特別事項(xiàng)。
(2)簽約客戶(hù)檔案
基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購(gòu)房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶(hù)提供的資料;
其他客戶(hù)提交之資料。
3、內(nèi)部管理檔案
(1)銷(xiāo)售部?jī)?nèi)部管理檔案:各項(xiàng)管理制度、成文發(fā)放的管理文件
(2)銷(xiāo)售管理檔案
(3)各日、周、月統(tǒng)計(jì)表及報(bào)表;
(4)早晚會(huì)會(huì)議記錄。
4、內(nèi)部往來(lái)文件
(1)發(fā)往各部門(mén)間的日常函件;
(2)收到公司各部門(mén)的往來(lái)文件。
5、公司對(duì)外宣傳資料
(1)各類(lèi)公司制作的樓書(shū)、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶(hù)外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類(lèi)宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關(guān)信息
(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;
(2)各樓盤(pán)樓書(shū);
(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報(bào);
(4)各項(xiàng)目對(duì)外宣傳廣告剪報(bào)。
7、對(duì)外合同合約
(1)戶(hù)外宣傳制作合同復(fù)印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷(xiāo)售部有關(guān)的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴(yán)格按歸檔范圍對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理;
2、檔案資料分類(lèi)應(yīng)清晰、全面;
3、檔案接收時(shí)要認(rèn)真點(diǎn)、驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù)后入檔;
4、檔案必須使用專(zhuān)用資料柜、資料盒;
5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫(xiě)借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:
1、本部門(mén)檔案僅限本部門(mén)員工借閱;外部門(mén)借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;
2、本部門(mén)員借閱,借期不超過(guò)兩天。如因需要延長(zhǎng)借期,須出示借條并附部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開(kāi);
4、按期歸還,愛(ài)護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)、驗(yàn)收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗(yàn)收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;
2、各類(lèi)檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類(lèi)、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;
3、檔案存放必須使用專(zhuān)用資料柜,排柜方式要省時(shí)、醒目,便于查找;
4、每年年底要對(duì)檔案庫(kù)存保管情況進(jìn)行一次清理,核對(duì)以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補(bǔ)救。
五、檔案的剔除和銷(xiāo)毀
1、在整理檔案的過(guò)程中,對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別,對(duì)無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除,必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門(mén)經(jīng)理批示;
2、每年年底對(duì)保管期滿的檔案列出目錄寫(xiě)出專(zhuān)題報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門(mén)批示后銷(xiāo)毀。
