第1篇 物業(yè)公司物資采購制度17
物業(yè)公司物資采購制度(十七)
1、部門申請應(yīng)先將所需增加的物品列入每月編制的預(yù)算內(nèi),預(yù)算經(jīng)批準后,可正式申請購買。
2、各部門、小區(qū)管理處凡需新增固定資產(chǎn)、低值易耗品或使用各種其他物資,需填寫物品申購單,申購單需詳細列明需購物資的名稱、單價、數(shù)量
4、綜合事物部要隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應(yīng)情況,接到申購單后,向有關(guān)供應(yīng)商詢價。
5、對于常用物品及耗量大的物品,根據(jù)不同供應(yīng)商對不同物品的報價價廉的原則選定固定的供應(yīng)商。
6、綜合事物部應(yīng)要求固定供應(yīng)商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種,根據(jù)可供貨品種和價格核對申購物品的報價。
7、綜合事物部將申購單交財務(wù)經(jīng)理審核申購的物資和金額有否符合預(yù)算,最后由公司總經(jīng)理審批。
8、公司總經(jīng)理批準購買的物資,主要由綜合事物部進行采購,屬急需使用或?qū)I(yè)物品可由各使用部門進行采購。
9、采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商加強配合,根據(jù)供應(yīng)商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃,爭取節(jié)省采購所需的時間,為物資使用部門創(chuàng)造效益。
10、對于一時在市場上難以購買和購買程式需占較長時間的物品,綜合事物部應(yīng)將情況告知使用部門,以便使用部門能及時采取相應(yīng)措施。
11、在收到已批準的申購單后,屬于由固定資產(chǎn)供應(yīng)商供應(yīng)的,應(yīng)通知固定供應(yīng)商送貨上門,并采用定期結(jié)算的方式結(jié)算貨款。綜合事物部按已批準的申購單的內(nèi)容申購物品,若需要對原已批準的申購單作出更改,更改部分需由部門、小區(qū)管理主管做出確認,并經(jīng)公司公司領(lǐng)導(dǎo)鑒字認可。
12、所有采購物品均需辦理入庫,驗收手續(xù)。屬固定資產(chǎn)及專用的物品,還需由使用部門驗收簽章。
13、驗收時除核對品名、規(guī)格、數(shù)量、金額是否與申請要求及發(fā)票相符外,還要對物品質(zhì)量進行驗收,其中有一項不符合的,不予收貨。
14、報銷時應(yīng)附上符合要求的發(fā)票和名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額相符的送貨單,收料單并有驗收人簽章,所附單據(jù)內(nèi)容需與申請單相符。
第2篇 物業(yè)公司安全管理制度范例
質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司安全管理制度范例
1 目的
貫徹執(zhí)行安全生產(chǎn)方針、政策和國家勞動安全、衛(wèi)生法律、法規(guī),防止員工在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)傷亡事故和職業(yè)病的發(fā)生,維護正常的生產(chǎn)秩序。
2 適用范圍
本公司生產(chǎn)與活動中的安全管理。
3 職責(zé)
3.1 公司安全主任負責(zé)安全工作的監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)、考核。
3.2 各部門經(jīng)理(主任)負責(zé)本部門安全生產(chǎn)的日常管理工作。
4 管理制度
4.1 電工
4.1.1 電工工作前,應(yīng)穿戴絕緣防護用品,仔細檢查各種工具,保證使用的工具絕緣性能良好。
4.1.2 絕緣手套使用前,必須進行仔細檢查和空氣試驗,如發(fā)現(xiàn)有裂紋或漏氣,不得使用。
4.1.3 絕緣鞋不準裸足穿用。
4.1.4 在作業(yè)場所檢修低壓線路和設(shè)備時必須停電進行?？傞l必須掛有'有人工作,禁止合閘'的標志牌,或者拆除熔斷絲,以防止誤合閘。
4.1.5 各供電回路的操作開關(guān),要有清楚明顯的標志牌。停電時,先停負荷開關(guān),后停隔離開關(guān)(即先用電點后供電點);送電時,先送隔離開關(guān),后送負荷開關(guān)(即先供電點后用電點)。
4.1.6 盡可能不要帶電作業(yè)。如必須帶電工作時,應(yīng)遵守帶電作業(yè)的有關(guān)規(guī)定,采取可靠的安全措施(如要有專人監(jiān)護等)。
4.1.7 在帶電檢修或操作電氣設(shè)備時,不準用濕手或帶油、濕手套觸摸電氣設(shè)備。
4.1.8 在危險的場所或者危險的情況下,嚴禁帶電作業(yè)。
4.1.9 嚴禁在倒閘操作和事故處理過程中交接班。若交接班過程中有事故發(fā)生,應(yīng)停止交接。由交班人員負責(zé)處理事故,接班人員協(xié)助。
4.1.10 電工必須熟練掌握觸電急救和人工呼吸的方法,以備急用。
4.1.11 如發(fā)現(xiàn)有人觸電,將觸電者脫離電源。如來不及切斷電源且為低壓時應(yīng)用干燥的不導(dǎo)電物體,將觸電者脫離電源。如為高壓,則必須想盡一切辦法切斷電源。然后對觸電者及時采用人工呼吸法進行急救,同時盡快和醫(yī)院聯(lián)系。
4.2 電梯工
4.2.1 機房設(shè)備的維修保養(yǎng),必須特別注意安全。維修保養(yǎng)時一般必須切斷電源,特殊情況下不能拉開電源時,應(yīng)有足夠的安全措施并小心謹慎地工作,以免觸電或卷入引繩輪等造成人身傷亡和設(shè)備事故。
4.2.2 機房內(nèi)禁止帶入火種,嚴禁在機房或電梯轎箱內(nèi)吸煙。機房內(nèi)消防器材應(yīng)齊備良好。
4.2.3 客梯因檢修或保養(yǎng)需停機時,必須確認轎廂內(nèi)無乘客后,方可停機。
4.2.4 在保養(yǎng)、維修中必須注意工作的協(xié)調(diào)和配合。有人協(xié)同工作時,行機停機都必須揚聲,到對方的答應(yīng)后方可操作。
4.2.5 在轎廂做檢修、保養(yǎng)工作時,除了判別故障和調(diào)試需要外,禁止快車。
4.2.6 下井底作業(yè)時,禁止閉廳(廳站留有人監(jiān)視時例外),廳門口必須擺設(shè)告示牌,防止無關(guān)人員靠近。
5.2.7 在井底作業(yè)時,首先開亮井底燈,按下井底安全掣,若上方有人時必須佩戴安全帽。
5.2.8 進入井道,井底作業(yè)時間,估計超過一小時者,必須嚴格執(zhí)行井道、井底作業(yè)指令規(guī)定。
5.2.9 進出廳門或維修保養(yǎng)廳門時,只許用工具墊門腳,嚴禁掛門纜仔,防止門纜仔放不正造成事故。
5.2.10 維修、保養(yǎng)工作完工時,必須認真清理現(xiàn)場,清點工具和物品,切忌遺留。
5.2.11 機房、井道因工作需要進行動火外業(yè)時,必須遵守大廈動火作業(yè)規(guī)定,指定專人操作和監(jiān)視,事后清理火種,嚴防火災(zāi)事故發(fā)生。
5.2.12 嚴防水滲入機房或電梯。如電梯有水滲入應(yīng)立即停止使用,以免發(fā)生觸電事故,并立即采取相應(yīng)措施。
5.2.13 維修、保養(yǎng)、正常停用等任何停梯應(yīng)在一樓掛告示牌。
5.3 焊工
5.3.1 焊工(含電焊、氣焊,下同)工作前,必須穿戴好工作服和防護用品,不準裸露身體,以防止燙傷和觸電。
5.3.2 焊工進行焊接作業(yè)前,應(yīng)仔細檢查各種工具,如電焊鉗握把與電纜的聯(lián)接是否牢固、可靠,焊把線皮是否有破損,確認一切正常后才能施焊。
5.3.3 焊接前,還應(yīng)檢查工作場地周圍有無易燃、易爆物,應(yīng)清除或隔離后才能進行焊接。必要時還應(yīng)配備滅火器等相應(yīng)的消防器具及有專人監(jiān)護。
5.3.4 地線連接必須符合安全技術(shù)要求,不得將地線隨便捆綁或纏繞在被焊工件上。
5.3.5 開啟電焊機前,應(yīng)檢查電焊地線是否與工件或其他導(dǎo)體連接,以防短路或觸電。
5.3.6 是焊機需改變觸點導(dǎo)板、二次線或?qū)﹄姾笝C進行檢查時,都必須切斷電源后再進行。
5.3.7 焊接時,應(yīng)戴好防護面罩,不得用手或其他物件遮眼,以防弧光傷眼。
5.3.8 在通風(fēng)不良的條件下進行焊接時,除采取措施防止觸電外,還應(yīng)采取用排風(fēng)扇排風(fēng)等措施,保證通風(fēng)良好,并有專人在外監(jiān)護。
5.3.9 焊接時如采用行燈照明,一般情況下,應(yīng)采用24伏的行燈。
5.3.10 凡在壓力或裝易燃、易爆、有毒物質(zhì)的管道、容器,嚴禁焊接作業(yè)。如果必須施焊,應(yīng)先排空管道、容器內(nèi)的壓力,徹底清洗易燃、易爆、有毒物質(zhì),經(jīng)有關(guān)部門檢查測試,確認達到安全要求后,再將所有孔、蓋敞開,方可施焊。
5.3.11 焊接用電纜線接頭處必須接觸良好,綁扎牢固,做到焊接時接頭處'不冒煙'。
5.3.12 焊接電纜的截面積應(yīng)根據(jù)焊接電流和所露電纜長度選用,防止電纜超載過熱而引起膠皮損壞、燃燒,造成事故。
5.3.13 焊工敲焊縫藥皮時,必須戴好防護眼鏡,防止焊渣濺傷眼。
5.3.14 停放在露天的電焊設(shè)備,必須有防雨設(shè)施,下雨天禁止進行焊接作業(yè)。
5.3.15 氣割大型工件時,應(yīng)將工件放穩(wěn)、墊牢,防止?jié)L動、翻倒。
5.3.16 焊炬、割炬等發(fā)生回火時,應(yīng)立即關(guān)閉氧氣調(diào)節(jié)手槍,再關(guān)團乙炔調(diào)節(jié)手槍,待回火熄滅后,再打開氧氣調(diào)節(jié)手槍,吹除焊炬或割炬里的煙灰,再重新點火,以防止槍管窩火。
5.3.17 氧一乙炔膠管與膠管接頭處,氧一乙炔膠管與氧一乙炔表接頭處,膠管與割炬、焊炬接頭處,均不得漏氣,以防引起火災(zāi)和爆炸。
5.3.18 生產(chǎn)現(xiàn)場的焊接地點與氧氣、乙炔瓶,液化氣瓶存放地點的距離應(yīng)不小于10米。
5.3.19 暫停氣焊工作或下班時,
嚴禁將焊炬、割炬放在容器或管道內(nèi),防止焊炬、割炬漏氣造成火災(zāi)或爆炸事故。
5.3.20 電、氣焊工作結(jié)束或離開現(xiàn)場前,應(yīng)檢查工作場所有無火源隱患,并關(guān)閉電焊機或氧和一乙炔瓶閥。
5.4 高空作業(yè)
5.4.1 凡在離地面兩米以上進行的作業(yè),都屬于高空作業(yè)。所有高空作業(yè)者,不論什么工種,進行作業(yè)的時間、地點,也不論專業(yè)或臨時的,均應(yīng)執(zhí)行本制度。
5.4.2 從事高空作業(yè)的工人,必須進行身體檢查。凡患有高血壓、心臟病、癲癇癥及其他不適宜高空作業(yè)的人,一律不準從事高空作業(yè)。
5.4.3 凡遇有下列情況之一者,應(yīng)停止露天高空作業(yè):
a. 閃電、打雷、暴雨;
b. 鋼管上雨水未干;
c. 高空作業(yè)可能發(fā)生危險的其他情況。
當(dāng)上述情況過后,必須經(jīng)公司安全主任和有關(guān)技術(shù)人員檢查各種作業(yè)設(shè)備,確認無問題后,才能恢復(fù)作業(yè)。
5.4.4 高空作業(yè)現(xiàn)場,應(yīng)劃出危險禁區(qū),設(shè)置明顯標志,嚴禁無關(guān)人員進入。
5.4.5 凡經(jīng)常進行高空作業(yè)的工作,應(yīng)配備工具袋。高空作業(yè)使用的小型工具,均應(yīng)裝入工具袋內(nèi),不準在鋼管上或腳手架上亂放工具。
5.4.6 登高作業(yè)前,應(yīng)仔細檢查登高工具和安全用具,如安全帽、安全帶、梯子、跳板、腳手架等,如有不符合要求的應(yīng)立即改進或拒絕登高作業(yè)。
5.4.7 所有高空作業(yè)人員,不準穿硬底鞋,一律使用安全帶。安全帶一般應(yīng)高掛低用,即將安全帶繩端的鉤子掛在高的地方,而人在較低處進行作業(yè)。
5.4.8 電焊工在兩米以上高空焊接時,必須找適當(dāng)位置掛好安全帶。確實無處掛安全帶,又無其他方法解決掛安全帶時,則應(yīng)做好其他防護措施,確保安全操作。
5.4.9 進行高空焊接必須先將下方的易燃、易爆物品移至安全地帶,還要采取措施,確保割下的金屬或火花不致傷人或引起火災(zāi)等事故。
5.4.10 電焊工所用焊條,應(yīng)裝在焊條桶內(nèi),隨用隨取。用剩的焊條頭,應(yīng)裝在鐵盒內(nèi)或找適當(dāng)?shù)胤椒藕?待工作完畢一同帶下。
5.4.11 高空作業(yè)人員不準從高空往地面拋擲物件,也不準從地面往高空拋物件,應(yīng)使用繩索、吊籃、高架車或吊車等傳遞物件。
5.4.12 特殊情況下,如果必須從高空往地面擲物件時,地面應(yīng)有人看管,以確保不傷害他人和損壞設(shè)備。
5.4.13 高空作業(yè)所用小型機具(如葫蘆、千斤頂?shù)?應(yīng)找適當(dāng)位置放好,并用繩索、鉛絲捆綁牢。
5.4.14 站在跳板上工作時,不應(yīng)站在跳板的端頭。同一跳板上站立作業(yè)人
員不能超過2人。
5.4.15 應(yīng)盡量避免上、下層同時進行作業(yè)。如無法避免時,上下層之間必須設(shè)專用防護棚或其他隔離設(shè)施,上層不準堆放工具和物件。否則,應(yīng)保證工人不在同一垂直線的下方進行工作。
5.4.16 高空作業(yè)區(qū)的沿口、洞孔處,應(yīng)設(shè)置護攔和標志,以防失足踏空。
5.4.17 高空作業(yè)區(qū)的下方地面,嚴禁堆放腳手架、跳板或其他雜物。地面人員應(yīng)禁止在高空作業(yè)區(qū)的正下方停留或通行。
5.4.18 嚴禁在高空作業(yè)時嬉戲打鬧,嚴禁在高空作業(yè)區(qū)睡覺。
5.5 車輛駕駛
5.5.1 嚴禁無證人員駕駛各種車輛,駕駛咒不得將車輛交給無證人員駕駛。
5.5.2 開車前,駕駛員必須仔細檢查剎車、制動器、喇叭、前、后燈,轉(zhuǎn)向系統(tǒng)等是否良好,不符要求時應(yīng)立即修理。嚴禁駕駛安全設(shè)備不全或機件失靈的車輛。
5.5.3 駕駛員身體不適,不能保證安全行車時,不得擔(dān)任駕駛工作。
5.5.4 駕駛員在行車時,必須集中精力,嚴格遵守交通規(guī)則,確保交通安全。
5.5.5 駕駛員行畫應(yīng)遵守下列規(guī)定:
a. 嚴禁酒后開車;
b. 嚴禁超速行駛;
c. 嚴禁超載行駛;
d. 如超車過程中與對面來車有可能會車時,不得超車;
e. 不準超越正在超車的車輛;
f. 不準穿拖鞋駕駛車輛;
g. 駕駛車輛時不準吸煙、飲食、與人閑談或其他妨礙安全行車的行為。
5.5.6 汽車倒車、調(diào)頭時,應(yīng)注意形及四周情況,并用喇叭或手勢使周圍的車輛、行人避讓。
5.5.7 在施工現(xiàn)場駕駛車輛時,要低速慢行,隨時注意上空及道旁的物件、行人。
5.5.8 車輛沒有停穩(wěn)前,不準打開車門和上、下人。開車門要注意周圍情況,不得妨礙其他車輛和行人通行。
5.5.9 人貨車載重行車時,要注意防止急剎車、急轉(zhuǎn)彎。
5.5.10隨車攜帶的消防滅火器要確保完好有效,有破損或故障要及時配換修理。
5.5.11停泊車輛應(yīng)安全牢靠。為防止偷盜要上安全鎖或啟用防盜報警器。鎖閉車門窗。司機返回停車場取車,應(yīng)仔細留意車輛情況有無遭意外損傷。
5.6 辦公室
5.6.1保持辦公室門窗完好,破損要通知有關(guān)部門及時配換,以防止偷盜、雨浸等不安全情況發(fā)生。
5.6.2 辦公室應(yīng)通風(fēng)、照明度好,地板應(yīng)平整,翹起或破損地磚要及時修補。
5.6.3辦公室的電腦、電氣設(shè)備等,未經(jīng)培訓(xùn)的人員不準使用,以避免觸電和損壞。
5.6.4 辦公室所有電氣設(shè)備的修理和更換,必須由持證電工擔(dān)任,其他人員不得隨意修理和更換。
5.6.5 禁止將幾個電器插頭插入同一個插座內(nèi),以防插座超負荷引起火災(zāi)。電纜也不宜埋設(shè)在地毯下面,以免電纜線殘舊或損壞也不易發(fā)現(xiàn)。
5.6.6 下班后,必須將辦公室所有電源切斷,并關(guān)好門窗。
5.6.7 存有重要資料(檔案、賬冊等)、保險柜等設(shè)有技防裝置的辦公室,下班后應(yīng)將技防裝置設(shè)定在工作狀態(tài)。
5.6.8 規(guī)定禁止吸煙的辦公場地,應(yīng)嚴格執(zhí)行不得在室內(nèi)吸煙的規(guī)定,并對違者執(zhí)罰。
5.6.9辦公室內(nèi)的所有消防設(shè)備設(shè)施應(yīng)保證完好有效,有破損或故障要通知有關(guān)部門及時配換修理。
5.6.10節(jié)、假日和晚上時間原則上不準進入辦公室。如因工作需要,應(yīng)征得領(lǐng)導(dǎo)同意并通知值班人員方可進入。
5.6.11如發(fā)生火災(zāi)時,應(yīng)盡快報警,同時疏散辦公室人員并積極控制和撲滅火災(zāi)。
5.6.12 一旦發(fā)生地震時,在高層樓房工作的人員,應(yīng)盡快從太平門走下樓梯,不要乘電梯。
5.7 食堂
5.1食堂工作人員必須經(jīng)過衛(wèi)生防疫
站鑒定,確定無傳染病,并取得'健康證'后,方可上崗工作。
5.2 食堂采購不得購買腐爛、變質(zhì)的生、熟食品,每天剩余飯菜必須妥善處理,旦變質(zhì),不得再供員工食用。
5.3 食堂飯菜內(nèi)不得有蠅尸、鼠屎和酸、臭、異味。
5.4 食堂噴灑消毒藥液的時間最好在晚飯后,次日再重新高溫消毒餐具一次。
5.5食堂使用的液化氣鋼瓶,必須與火源、爐灶保持足夠的安全距離。液化氣鋼瓶使用或貯存時,必須固定牢靠或放置于鋼架內(nèi),不可任意散放。每次用氣后必須及時關(guān)閉總閥。搬運時應(yīng)旋好安全帽。
5.6 食堂內(nèi)所有電氣設(shè)備的修理和更換,必須由持證電工擔(dān)任,其他人員不得隨意修理和更換。
5.7 臨下班前應(yīng)對食堂內(nèi)外的安全做好巡視檢查,關(guān)閉照明、風(fēng)扇,關(guān)閉石油氣總閥,切斷電炊具、電廚具的電源。下班時關(guān)好門窗。
5.8食堂內(nèi)的所有消防設(shè)備設(shè)施應(yīng)保證完好有效,有破損或故障要通知有關(guān)部門及時配換修理。
6 引用文件
第3篇 星城物業(yè)公司倉庫管理制度
新星城物業(yè)公司倉庫管理制度
為了加強本公司庫房用品的存放管理,完善出入庫、領(lǐng)班、保管等一系列操作程序的科學(xué)性,特制定本制度。
1、對每月申購入庫、領(lǐng)用出庫的各類物品登記分類流水明細賬,按月上報庫房物品的當(dāng)月流動狀況,包括月初結(jié)存、本月購進、本月領(lǐng)用、本月結(jié)存等詳細數(shù)據(jù)。
2、庫房物品擺放整齊,物品分類標貼準確到位,保持庫房衛(wèi)生良好,不得堆放任何垃圾、雜物。
3、對出入庫物品的名稱、數(shù)量、交領(lǐng)人均有詳細記錄。對一次性消耗品按月分析耗用量的變動情況,及時上報異常情況。
4、對非一次性耗用物品,借出時必須保存經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)簽字的借條,收回時登記備查,對不及時交回的物品及時上報追究領(lǐng)用人的責(zé)任。物品丟失按其價值由領(lǐng)用人個人賠償。
5、對一次性耗用物品領(lǐng)用需經(jīng)部門主管在領(lǐng)用單上簽字。
6、各類物品的存放保管必須符合物品本身的存放標準,特別是易腐蝕、易揮發(fā)、易損壞物品,均要定期檢查其存放狀態(tài),對發(fā)生易常的物品及時上報處理。
7、對于庫房的安全要做好預(yù)防(包括防火、防盜),庫房門鑰匙不得隨意外借。除庫房保管員外,任何個人不得擅自進入庫房,無領(lǐng)用單不得發(fā)放物品,否則庫房物品發(fā)生丟失由保管員按丟失物品價值予以賠償。
8、定期進行庫房盤存,月盤存報表一式三份,行政、財務(wù)、管理處各一份,若發(fā)現(xiàn)賬物不符,保管員須及時上報處理。
第4篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標準性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第5篇 某物業(yè)公司采購管理制度
1.0 總則
1.1目的
為了規(guī)范公司采購行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下,降低風(fēng)險,減少交易成本,保持并保證對供應(yīng)商的談判能力,以獲得較優(yōu)性價比的采購物資,特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門劃分
2.1物資使用部門:負責(zé)《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購部門:負責(zé)物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門:負責(zé)采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗收。
2.4財務(wù)部門:負責(zé)采購貨款的支付結(jié)算。
2.5總經(jīng)理:負責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核,以及采購的監(jiān)督。
2.6集團采購部:對采購的監(jiān)督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類
3.1.1a類物資:辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的it設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、::計算機外設(shè)與耗材及其維護服務(wù);公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設(shè)施維護以及其它行政類物資及服務(wù)。
3.1.2b類物資:工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3c類物資:清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品;小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。
3.1.4d類物資:勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。
3.1.5e類物資:固定資產(chǎn)類物資。會同集團采購部統(tǒng)一采購。
凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型,均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計劃采購:各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃,并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批,如超出審批權(quán)限,上報集團審批。
3.2.2緊急采購:采購人員得到總經(jīng)理口頭允許,可以先行采購,而后補辦《申購單》手續(xù)。
3.3采購流程
申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。
3.4采購審批權(quán)限
3.4.1為提高工作效率,采購在2000元以下的,由總經(jīng)理審批權(quán)后,可進行采購;
3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后,報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批,方可進行采購。
3.5采購價格管理
3.5.1采用貨比三家的方法:由采購人員與使用人員對市場價格進行調(diào)查,向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價表,進行比價、議價到最后定價,并做好詢價、定價表的管理。
3.5.2由集團采購部提供價格參考表,再進行市場詢價、定價。
3.6采購實施
3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》,依據(jù)實際情況,進行詢價、定價后,確定供應(yīng)商,進行采購。
3.6.2大宗用品或長期需用物資,與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議,以保證質(zhì)量以及合理的價格供應(yīng)。
3.6.3與集團采購部保持信息共享,做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商,進行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。
3.7采購貨款的支付與報銷
3.7.1采購人員報銷時,必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,由財務(wù)部負責(zé)支付結(jié)算工作。
3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同),以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.2臨時供應(yīng)商。要求與其達成口頭協(xié)議,保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格,做好各種表格的管理
4.0 供應(yīng)商管理
4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價表的管理,以及對供應(yīng)商定期評價,包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項評價。
4.2不達標的供應(yīng)商。及時調(diào)整,減少對公司的損失。
5.0 采購的監(jiān)督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》,每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。
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6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范
6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。
6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任,不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品,以及私自收受其它個人利益,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司::將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下,經(jīng)主管經(jīng)理認可后,方可接受供應(yīng)商的宴請;在采購談判過程中,無論任何原因,都不允許接受供應(yīng)商的邀請。
6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下,方可接受供應(yīng)商的邀請,前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動。
6.5采購人員代表公司形象,對于供應(yīng)商方面的工作人員,應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié),公平對待,不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中,應(yīng)嚴格遵守保密制度,杜絕任意或無意的泄密行為。
6.7對違反本制度的行為,公司有權(quán)進行處理,包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘,情節(jié)嚴重的移交司法機構(gòu)處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負責(zé)解釋;
第6篇 物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)管理制度7
物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)管理制度(七)
1、固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年且單位價值較高的房屋、建筑物、機械設(shè)備、運輸工具、電腦及電腦軟件、儀器儀表以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的主要設(shè)備、工具和器具等。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設(shè)備的物呂,單位價值在2000元以上且使用期限超過2年的也應(yīng)當(dāng)用為國定資產(chǎn)。
2、公司使用的固定資產(chǎn),任何人不得侵占。固定資產(chǎn)的增減變動,必須嚴格按照管理分工,履行規(guī)定的審批權(quán)限和手續(xù)制度。
3、按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理”的原則,實行綜合管理部、各職能部門兩級管理。
(1)公司綜合管理部全面負責(zé)公司所有固定資產(chǎn)的綜合管理,財務(wù)部配合綜合管理部,并由財務(wù)總制定固定資產(chǎn)管理辦法和措施,根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù),決定固定資產(chǎn)購置、報廢等事項。
(2)各職能部門負責(zé)歸口管理本部門使用的固定資產(chǎn),負責(zé)本部門固定資產(chǎn)的記錄與管理。
4、各部門負責(zé)人對本部門固定資產(chǎn)管理負主要責(zé)任。部門負責(zé)人以及資產(chǎn)管理人員工作調(diào)動時必須將固定資產(chǎn)點交清楚,由于工作失職,管理不善造成損失的要追究責(zé)任。
5、公司建立固定資產(chǎn)責(zé)任人制度,在固定資產(chǎn)清冊中明確各項固定資產(chǎn)的管理責(zé)任人。按照“誰使用、誰保管、誰維護”的原則,管理責(zé)任人由固定資產(chǎn)的直接使用人擔(dān)任。
6、按照“歸口管理”的原則,各職能部門負責(zé)建立固定資產(chǎn)臺賬,每年年終,財務(wù)部負責(zé)組織有關(guān)部門對固定資產(chǎn)實物進行清查盤點。通過清點發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧和毀損,應(yīng)查明原因,按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),以保證賬、卡、物相符。
第7篇 z物業(yè)公司作息考勤制度
物業(yè)公司作息考勤制度
本公司員工必須嚴格遵守國家各項法律、法則和有關(guān)政策,嚴格遵守本公司的各項規(guī)章制度,維護本公司的信譽和利益,提高出勤率和工作效率。
1、工作時間::星期日、節(jié)假日:
上午: 上午:
下午: 下午:
(根據(jù)工作需要可作調(diào)整)值班、保安人員執(zhí)行另外的作息制度;
2、建立考勤統(tǒng)計、實行嚴格的請假審批制度、專人負責(zé);
3、公司員工有事情需辦理而不能上班時,必須向公司經(jīng)理報告請假,一般不超過三天,超過三天以上報請總經(jīng)理,請事假必須提前辦理, 病假應(yīng)及時告知公司,并在上班時出示醫(yī)院證明。
4、事假經(jīng)批準扣除日工資的100%,病假有醫(yī)院證明扣除日工資的50%,未經(jīng)批準擅自不上班者為礦工,扣除日工資200%;因工負傷者不扣工資,長期病假超過三個月者,公司按辭退處理;
5、月工資除30天為日工資;
6、按時上下班,公出必須告知部門主管,并能及時返回;上班超過5分鐘、下班提前5分鐘,為遲到、早退,每月遲到早退三次者扣一個工作日的工資,以此類推,遲到早退20分鐘按礦工處理,每月礦工三次按辭退處理;
7、公司人員加班需提出申請,得到批準后進行;申請必須注明加班原因、需要時間,需按計劃完成工作任務(wù),加班工資的標準按公司有關(guān)規(guī)定實行;
8、員工婚、喪、產(chǎn)假等參照國家有關(guān)規(guī)定實行,具體事宜報物業(yè)公司經(jīng)理辦理。
第8篇 s物業(yè)管理公司印章使用管理制度
物業(yè)管理公司印章使用管理制度
一、公司印章由經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財務(wù)專用章由財務(wù)部門專人分開保管。
上述印章未經(jīng)公司經(jīng)理批準,不得隨意交與他人保管使用,部門(管理處)印章由部門負責(zé)人(管理處主任)保管或指定專人保管。
二、使用公司印章依據(jù)下列情況進行審批:涉及人員調(diào)動(任免),以公司名義簽置的合同、協(xié)議,財務(wù)收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司經(jīng)理批準;有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準;使用法定代表人印章除財務(wù)部門用章外,由公司經(jīng)理批準。使用部門(管理處)印章,有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門負責(zé)人(管理處主任)批準;涉及到對外或代表公司名義,必須經(jīng)公司經(jīng)理或項目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準同意。
三、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得私自用章,不準攜帶公章外出,不準蓋出空白信箋;對不符合用章規(guī)定的,印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對違反用章規(guī)定或弄虛作假,獲得用章造成重大影響、后果或經(jīng)濟損失,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。
四、刻制印章,須經(jīng)公司經(jīng)理批準。作廢的印章應(yīng)及時封存。
第9篇 物業(yè)公司消防安全管理制度二
物業(yè)項目公司消防安全管理制度(二)
根據(jù)《消防法》《消防管理條例》及公司消防安全管理有關(guān)規(guī)定,制定消防安全管理制度:
1.0項目公司全體員工應(yīng)將消防工作視日常本職工作,人人都是義務(wù)消防對員。
2.0任何單位和個人在本項目管理區(qū)域內(nèi)不得擅自動火,動火時須事先與主管部門聯(lián)系,并辦理動火手續(xù)。
3.0動火前須采取切實有效的安全防火措施,配備足夠的消防滅火器材,且派人監(jiān)督其動火情況,完畢后立刻清查現(xiàn)場。
4.0發(fā)現(xiàn)私自動火作業(yè)的,除補辦動火作業(yè)手續(xù)外,還要對其進行消防安全教育;造成嚴重消防安全隱患或火災(zāi)事故的,移交項目公司主管部門或公安消防機關(guān)處理。
5.0需要在重點要害部位施工作業(yè)動火時(如:配電室、車庫、機電設(shè)備房等),必須經(jīng)項目公司批準;按消防有關(guān)規(guī)定動火前必須做到'七不、四要、一清'。作業(yè)完畢后負責(zé)人認真檢查現(xiàn)場,防止留下火種。
5.1動火前'七不':
5.1.1防火、滅火設(shè)施、消防器材不落實到位不動火。
5.1.2動火現(xiàn)場周圍的易燃、易爆物品未清除不動火。
5.1.3現(xiàn)場難以移動的易燃物,未采取安全防火措施前不動火。
5.1.4動火現(xiàn)場凡盛裝過油類等易燃的容器未清理干凈,未排除殘留的油質(zhì)前不動火。
5.1.5凡儲存有易燃、易爆物品場所,未移除易燃物品的不動火。
5.1.6在高空進行焊接或切割作業(yè)時,下面可燃物未清理和未采取防火措施的不動火。
5.1.7動火前未準備充分的消防滅火器材不動火。
5.2動火中'四要':
5.2.1動火前要指定現(xiàn)場防火負責(zé)人。
5.2.2現(xiàn)場防火負責(zé)人和作業(yè)人員必須注意現(xiàn)場情況,發(fā)現(xiàn)隱患時,要立即停止。
5.2.3發(fā)生火災(zāi)事故時,要立即組織人員采取消防措施進行撲救。
5.2.4要嚴格執(zhí)行消防安全操作規(guī)程,防止發(fā)生消防事故等。
5.3動火后的'一清':
現(xiàn)場防火負責(zé)人在動完火后,要徹底清理現(xiàn)場火種,經(jīng)檢查確認安全后,才能離開現(xiàn)場。
6.0重點要害部位和設(shè)備機房內(nèi),嚴禁堆放易燃物品,消防設(shè)施設(shè)備附近不準堆放任何雜物。
7.0消防通道、樓梯口等公共部位須保持通暢,嚴禁堵塞或封鎖,安全出口指示燈完好。禁止在樓道、樓梯垃圾桶內(nèi)焚香、燒紙等。
8.0自覺遵守《中華人民共和國消防法》和消防安全管理有關(guān)的規(guī)定。
9.0執(zhí)行公司工程設(shè)備管理規(guī)章制度,定期維護消防設(shè)施設(shè)備和測試檢查,保證設(shè)備正常運行。
第10篇 某物業(yè)管理公司物資管理制度
物業(yè)管理公司物資管理制度
一、物質(zhì)分類
1.固定資產(chǎn)的定義--單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。
2.低值易耗品的定義--不屬于固定資產(chǎn),而又價值較高或使用時間較長的物品。
3.辦公用品的定義--辦公使用的消耗性物品。
4.物料用品的定義--進行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。
5.小商品的定義--為銷售給業(yè)戶的目的而購進的商品。
二、物資采購制度
1.各部門凡需新增固定資產(chǎn),低值易耗品或使用各種其它物資,應(yīng)先行到公司倉庫領(lǐng)用,倉庫無庫存的,可申請購買。
2.部門申購應(yīng)先將所需增加的物品列入每月編制的預(yù)算內(nèi),預(yù)算經(jīng)批準后,可正式申請購買。
3.預(yù)算外急需使用的物資,經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買,再補作預(yù)算。
4.各種物品的采購主要由行政及行政人事部負責(zé),但對一些急切需用或?qū)I(yè)用品,可由部門經(jīng)理申請,總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門進行采購。
5.各部門對本部使用的常用物品,應(yīng)根據(jù)使用情況提出每月的耗用量,倉庫根據(jù)該物品消耗時間的長短定出最低庫存量,在接近最低庫存量時,通知有關(guān)部門申購物品。
6.申請購買物品申購部門填寫物品申購單,申購單需詳細列明所需購買物資的名稱、規(guī)格、 數(shù)量、用途(或使用的地方)。
7.采購部門審核申購物品的庫存情況和報價,財務(wù)管理部審核申購的物資和金額有否符合預(yù)算,最后由總經(jīng)理審批。
8.負責(zé)采購的人員應(yīng)隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應(yīng)情況,接到申購單后,向有關(guān)供貨商詢價,并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。
9.對于常用物品及耗用量大的物品,根據(jù)不同供貨商對不同物品的報價按質(zhì)優(yōu)價廉的原則選定固定的供貨商。
10.負責(zé)采購的部門應(yīng)要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種,根據(jù)可供貨品種和價格核對申購物品的報價。
11.采購部門應(yīng)要求供貨商加強配合,根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃,爭取節(jié)省采購所需的時間,為物資使用部門創(chuàng)造效益。
12.對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品,采購部門應(yīng)將情況通知給使用部門,以使使用部門能及時采取相應(yīng)措施。
13.采購部門在收到已批準的申購單后,屬于由固定供貨商供應(yīng)的,應(yīng)通知固定供貨商送貨上門,并采用定期結(jié)算的方式結(jié)算貨款。
三、倉庫管理制度
1.對倉管人員的要求
(1)倉管人員應(yīng)熟悉其所保管物資的基本特性、使用性能、保管知識、規(guī)格用途、存放期限等。
(2)及時、準確地做好記賬工作,如實反映物資的庫存及發(fā)放情況。
(3)經(jīng)常保持倉庫環(huán)境的整潔文明、各種物資存放整齊。
2.驗收進倉制度
(1)所有物資進倉前由采購人員填寫一式四聯(lián)收料單(進庫單),收料單的內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額。
(2)倉管人員及申購人對進倉的物資必須驗收其質(zhì)量是否符合使用的要求。
(3)凡尚未取得發(fā)票而先行進倉的物資,倉管人員及申購人必須核對收料單上所列的品名、規(guī)格、數(shù)量與實收物資及送貨單是否相符。
(4)已取得發(fā)票的物資,還必須對發(fā)票上所列的內(nèi)容進行核對。
(5)收料單一式四聯(lián),完成驗收手續(xù)由倉管人員簽收后,其中:第一聯(lián)倉庫留存,作收貨的記賬依據(jù);第二聯(lián)隨同發(fā)票報銷;第三聯(lián)送財務(wù)管理部存查(倉管人員在完成驗收手續(xù)后,每十天匯集后交財務(wù)管理部);第四聯(lián)由采購人員(經(jīng)辦人)留存。
3.保管制度
(1)固定資產(chǎn)的管理
①固定資產(chǎn)由使用部門保管; 固定資產(chǎn)如個人使用,個人保管,個人在財務(wù)管理部(或行政及行政人事部)辦理領(lǐng)用手續(xù),各部門公共使用的,由部門經(jīng)理指定專人負責(zé),如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價賠償。
②固定資產(chǎn)要定期清查盤點,最少每年要進行一次全面的清查,盤點時要對實物逐項點數(shù),填列固定資產(chǎn)盤存表,按類別,品名詳列賬存數(shù)量金額和實存數(shù)量金額,由參加盤點人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細賬和固定資產(chǎn)總賬要按時核對,做到賬賬相符,賬實相符,出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。
③固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理處權(quán)限辦理,合法批準手續(xù),其變賣價格由財務(wù)管理部與使用部商定,需報廢及清理的固定資產(chǎn)要進行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準,進行賬務(wù)處理,凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個人責(zé)任及相應(yīng)的處罰。
(2)其它物資的管理
①其它物資均先由倉庫驗收,屬各分倉的物品再由各分倉領(lǐng)出分別倉庫進行保管。
②財務(wù)管理部要對購進的各項固定資產(chǎn)建賬建卡,根據(jù)稅務(wù)局要求和會計核算方法,按月計提折舊費,固定資產(chǎn)折舊提取方法采用直線法。
③所有物品由行政及行政人事部統(tǒng)一按分類編號。
④倉庫按物品編號劃分存放區(qū)域,物品根據(jù)其存放條件及編號,有條理地存放于倉庫內(nèi)。
⑤倉管人員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況,發(fā)現(xiàn)物資有變質(zhì)情況時,應(yīng)及時進行處理。
⑥各種物資應(yīng)做到賬實相符,并每月進行一次盤點。
⑦盤點中發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧及變質(zhì)等情況應(yīng)查明原因及時報告主管部門及財務(wù)管理部。
⑧情況嚴重時,應(yīng)及時報告總物業(yè)經(jīng)理。
⑨盤點報告在每月月底前上報財務(wù)管理部匯總。
各倉庫應(yīng)分品種、規(guī)格設(shè)賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況,每月終了,公司倉庫應(yīng)與各分類倉庫核對當(dāng)月的收、發(fā)、存情況,并定期進行賬實核對。各倉庫收發(fā)料截止至每月20日,每月25日前各分倉倉管人員必須報送當(dāng)月報表至公司倉管人員核對,公司倉管人員和行政部在每月31日前向總物業(yè)經(jīng)理、主管部門及財務(wù)管理部報送本月的報表。
每月終了,倉庫向行政及行政人事部按部門提交當(dāng)月增加物資清單,行政及行政人事部在此基礎(chǔ)上匯總直接購買、報廢、調(diào)用等完成當(dāng)月各部門增減物資清單。清單一式三份,使用部門、行政及行政人事部、財務(wù)管理部各一份。
凡屬代保管的物資(含暫不需用或不合用的),需辦理進倉手續(xù),倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。
(3)物品領(lǐng)用及出庫
①領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續(xù),各種物資的領(lǐng)用手續(xù)均須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽名。
②領(lǐng)用的固定資產(chǎn)或其它非消耗性物資按使用部門登記'物資保管清單',使用部門應(yīng)每一季度清點一次,并將清點結(jié)果列表報行政及行政
人事部;使用部門領(lǐng)用非消耗性物品屬個人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物資按使用人登記'員工物品領(lǐng)用表'。
③員工調(diào)離部門或離開公司時,應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品,并將'員工物品領(lǐng)用表'復(fù)印一份交行政及行政人事部,各級主管離任或調(diào)離公司時,應(yīng)由上一級主管或管理部門清點其所轄部分的物品。
④工程管理部及其它部門日常使用的工具和消耗性物品向倉庫申領(lǐng)一定數(shù)量,自行設(shè)倉保管。
⑤所有物資出庫一律憑使用部門開出的領(lǐng)料單發(fā)貨,領(lǐng)料單應(yīng)列明出庫物資的編號、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用區(qū)域(如樓宇)等,除有領(lǐng)用人員簽名外,還必須有使用部門的主管簽名。若領(lǐng)用的是非消耗物資,應(yīng)同時填寫'財產(chǎn)保管清單'。
⑥倉管人員發(fā)貨時,要堅持按發(fā)貨程序發(fā)貨:一查庫存量,二先入先出,三當(dāng)面點清。發(fā)貨時發(fā)貨人應(yīng)在領(lǐng)料單上簽名并及時登記入賬。
⑦已領(lǐng)用的物資,凡質(zhì)量、規(guī)格不符合使用,應(yīng)允許使用部門退貨。使用部門辦理退料銷賬手續(xù):填寫一式三聯(lián)的紅字領(lǐng)料單,倉庫憑紅字領(lǐng)料單作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資,倉管人員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。
⑧非消耗性的物資(含個人保管的工具、物品、低值易耗品)在倉庫或發(fā)放部門領(lǐng)出后,使用部門應(yīng)按品名、領(lǐng)用人填寫'員工物品領(lǐng)用表'。因嚴重損壞或因使用期限已滿等而無法繼續(xù)使用、需進行更換的非消耗性物資,領(lǐng)用時必須交舊領(lǐng)新。
⑨領(lǐng)料單一式三聯(lián),其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據(jù);第二聯(lián)財務(wù)管理部存(倉庫發(fā)貨后每十天匯集交財務(wù)管理部)。第三聯(lián)由領(lǐng)料部門自存。
四、維修及報廢
1.固定資產(chǎn)、部分低值易耗品需要維修時,由使用部門提出請修單,屬保修的物品聯(lián)系原保修單位進行維修;非保修物品屬辦公用的物品由行政及行政人事部安排維修,其它物品由工程管理部安排維修。
2.固定資產(chǎn)、低值易耗品或非消耗性物品需要報廢時,由使用部門填寫'物品報廢表',屬工程、機電、設(shè)備等物品報工程管理部;其它物資報行政及行政人事部。經(jīng)鑒定確系無法使用的,經(jīng)報請總物業(yè)經(jīng)理批準,各部門在收到'物資報廢表'批復(fù)三天內(nèi),將報廢物資集中送往公司總倉庫,分別由行政及行政人事部或工程管理部進行處理。
第11篇 某物業(yè)公司費用報銷審核管理制度
物業(yè)公司費用報銷審核管理制度
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于公司各項報銷費用的控制。
3.0工作職責(zé)
3.1財務(wù)部稽核、主管負責(zé)報銷單據(jù)的及時審核。
3.2公司各部門經(jīng)理依總經(jīng)理下發(fā)權(quán)限審核、核準,超出權(quán)限的交由總經(jīng)理核準。
4.0程序要點
4.1費用報銷的內(nèi)容
4.1.1行政管理費用報銷的內(nèi)容:業(yè)務(wù)招待費、交通費、辦公費
備注:業(yè)務(wù)招待費須事先填寫《招待費用審批單》。
4.1.2經(jīng)營費用的報銷審核,以公司的實際經(jīng)營狀況為依據(jù)。;
4.2報銷單據(jù)的填制要求
4.2.1費用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費用發(fā)生后的3個工作日內(nèi)到財務(wù)部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據(jù)剪齊邊角,粘貼在報銷憑證粘貼單上。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實在《支出憑單》上填寫各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等,在發(fā)票背面簽上經(jīng)辦人姓名。
4.2.4采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《申請定貨單》和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申請定貨單》、《收貨單》附在報銷單據(jù)的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據(jù)。
4.3報銷單據(jù)的審核
4.3.1費用報銷由報銷人填寫,各部門負責(zé)人依權(quán)限簽字確認;
4.3.2財務(wù)部稽核、主管應(yīng)在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務(wù)主管、審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,再交由總經(jīng)理審批。
4.3.3經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或存有其他疑問,而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時,審核人應(yīng)退回報銷單據(jù)。
4.4費用的給付
4.4.1報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務(wù)部領(lǐng)取費用。
4.4.2單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現(xiàn)金支付。
4.4.3單位價格在2000以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報總經(jīng)理批準后,以現(xiàn)金支付,以支票支付的需填寫《支票領(lǐng)用審批單》,填寫領(lǐng)用人、審核人、審批人。
4.4.4費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員在借支費用中作沖減備用金處理。
4.5費用報銷單據(jù)的保管
4.5.1費用報銷單據(jù)由財務(wù)部會計按順序編制記帳憑證,月末財務(wù)部經(jīng)理審核后,由會計根據(jù)會計核算制度匯總、記賬、編制相關(guān)財務(wù)分析報表。
4.5.2所有報銷的費用單據(jù),由財務(wù)部加密長期保存。
5.0 記錄文件與控制表格
5.1《招待費用審批單》
5.2《支出憑單》
5.3《支票領(lǐng)用審批單》
5.4《收貨單》
5.5《申請定貨單》
6.0 支持文件
第12篇 某物業(yè)公司合同管理制度
合同管理是物業(yè)管理企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。各級管理人員及其他有關(guān)人員,都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信譽'為核心的合同管理工作。
1.目的:為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風(fēng)險,有效維護公司的合法權(quán)益,根據(jù)《合同法》及其它有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際情況,制訂本制度。
2.適用范圍:公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、約定、等合同類文書均適用本制度。補充協(xié)議、補充約定、合同附件等原合同的補充類文書是原合同的必要組成部分,從屬于原合同,同樣適用本制度。
3.職責(zé)
3.1董事長負責(zé)標的3萬以上合同的審批簽署;
3.2公司總經(jīng)理受董事長委托負責(zé)標的3萬以下合同的審批簽署;
3.3公司總經(jīng)辦負責(zé)公司各類合同的管理工作,具體職責(zé)是:
3.3.1負責(zé)在有需要情況下介入各類合同的談判工作。
3.3.2負責(zé)制定銷售、采購合同統(tǒng)一文本;
3.3.3負責(zé)對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理;
3.3.4負責(zé)各職能部門/項目提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.3.5負責(zé)合同糾紛的處理;
3.3.6負責(zé)合同的檔案日常管理;
3.3.7負責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。
3.4 職能部門/項目負責(zé)各類相關(guān)業(yè)務(wù)的合同談判。
4.合同的簽訂
4.1所有合同必須由公司簽訂,任何職能部門、項目、分公司等不得擅自簽訂合同。
4.2簽訂合同前須審查的資料:
4.2.1必須審查對方當(dāng)事人的主體資格,如營業(yè)執(zhí)照、法人機構(gòu)代碼證、身份證明文件等。
4.2.2資信能力、履約能力,如資產(chǎn)證明、信譽紀錄、企業(yè)規(guī)模和狀況、相關(guān)的資質(zhì)證明等。
4.3合同的審批
公司簽訂的合同,必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
4.3.1具體權(quán)限如下:
4.3.1.1一般情況下合同由董事長授權(quán)總經(jīng)理審批。
4.3.1.2 標的超過3萬元的由董事長審批。
4.3.1.3標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會審批。
4.3.2合同原則上由經(jīng)辦部門/項目負責(zé)人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)相關(guān)職責(zé)部門、品質(zhì)督導(dǎo)部、總辦、總經(jīng)理(董事長)審閱后按合同審批權(quán)限簽署。
合同審查的要點是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
4.3.2.2合同的嚴密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
4.3.2.3合同的可行性。包括:當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
4.3.3根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同還應(yīng)當(dāng)視情況是否呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
4.4不得與沒有獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同,也不得簽訂與法人履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
4.5公司出具授權(quán)委托書委托員工簽訂合同的,該員工為公司委托人。公司委托人,可以在公司授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽約。公司委托人必須對本企業(yè)公司負責(zé)。若公司委托人超出委托權(quán)限簽約,造成公司損失的,公司將按照有關(guān)本制度有關(guān)規(guī)定處理。
4.6簽訂合同必須貫徹'平等互利、協(xié)商一致、等價有償'的原則和'價廉物美、擇優(yōu)簽約'的原則。任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依本制度有關(guān)規(guī)定嚴懲。
4.7合同的形式:除即時結(jié)算付清款項的合同外,一律采用書面合同,并必須采用統(tǒng)一合同文本。
4.8合同的內(nèi)容應(yīng)符合以下要求:
4.8.1當(dāng)事人的情況:記載清楚合同當(dāng)事人的名稱(個人的要寫姓名和身份證號)、地址、聯(lián)系方式,合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。
4.8.2合同標的:合同標的應(yīng)具有唯一性、準確性,買賣合同應(yīng)詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容;服務(wù)合同應(yīng)約定詳細的服務(wù)內(nèi)容及要求;對合同標的無法以文字描述的應(yīng)將說明材料如圖紙等作為合同的附件。
4.8.3數(shù)量:合同應(yīng)采用國家標準的計量單位,約定標的物數(shù)量,無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
4.8.4質(zhì)量:有國家標準,部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的,應(yīng)約定所采用標準的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。
4.8.5價款或報酬:價款或者報酬應(yīng)在合同中明確,采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確;價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。
4.8.6履行期限、地點和方式
履行期限應(yīng)具體明確定,無法約定具體時間的,應(yīng)在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級;
買賣合同在合同中應(yīng)約定交付的手續(xù),即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
4.8.7合同的擔(dān)保
合同中對方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對方當(dāng)事人提供擔(dān)保的,應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù)。
4.8.8合同的解釋
合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。
4.8.9保密條款
對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。
4.8.10違約責(zé)任
根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定,注意合同的公平性。
4.8.11合同糾紛解決的約定:為了方便公司控制訴訟成本,合同糾紛統(tǒng)一約定由公司所在地的法院、仲裁委員會處理。
4.9 簽訂合同的工作程序:
4.9.1簽訂合同前,經(jīng)辦人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.2條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進行審查,并復(fù)印對方當(dāng)事人所有的相關(guān)資料如法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書等留存。
4.9.2銷售、采購合同,由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款,附合同會簽表報審批,由總經(jīng)公編寫合同編號并加蓋合同專用章,必要時,由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對合同進行合法性審查。
4.10
.3除銷售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責(zé)任人員會同相關(guān)部門與對方當(dāng)事人進行商談,擬好合同條款,附合同會簽表報批,審批程序按照本制度4.3規(guī)定執(zhí)行,合同審批通過后再經(jīng)公司簽章生效。
4.10.4若合同要經(jīng)過政府有關(guān)部門登記才生效的,或者法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準登記手續(xù)的合同,合同成立后由總經(jīng)辦依法及時辦理。
4.10.5合同正式簽訂后,合同文本及有關(guān)材料復(fù)印件除經(jīng)辦人自行保管外,應(yīng)當(dāng)隨合同及相關(guān)資料的原件和會審表交存公司總經(jīng)辦備案。
5.合同的履行
5.1公司及所屬分公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù),并隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其義務(wù)。合同的經(jīng)辦員工應(yīng)當(dāng)負責(zé)公司依約履行合同,因工作疏忽導(dǎo)致公司違約的,公司將按照本制度有關(guān)規(guī)定追究經(jīng)辦人的責(zé)任。
5.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)必須做好對方確認工作。
其中,履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。
履行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票,不允許以現(xiàn)金形式支付。
5.3在履行合同過程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的,應(yīng)立即中止履行,同時及時書面上報總經(jīng)辦處理,并報總經(jīng)理。
5.3.1經(jīng)營狀況嚴重惡化;
5.3.2轉(zhuǎn)移財產(chǎn),抽逃資金,以逃避債務(wù);
5.3.3喪失商業(yè)信譽;
5.3.4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形;
5.4債權(quán)債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認;
5.4.1在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中,經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳,確認雙方債權(quán)債務(wù);
5.4.2在對方當(dāng)事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時,應(yīng)及時對帳,確認合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。
6.合同糾紛的處理
6.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時,應(yīng)首先根據(jù)法律和公司規(guī)定,按照實事求是的原則,由經(jīng)辦人、有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問,與對方當(dāng)事人平等協(xié)商解決;經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責(zé)到底。
6.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理,并擬定處理意見,報總經(jīng)理決定。
對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的,應(yīng)立即報告總經(jīng)辦和總經(jīng)理。
6.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當(dāng)事人起訴的,相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報總經(jīng)辦。
6.4處理合同糾紛的原則:
6.4.1堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩,法律沒規(guī)定的,以國家政策或合同條款為準。
6.4.2以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權(quán)益,又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
6.4.3因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛,應(yīng)堅持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益,主動承擔(dān)責(zé)任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)實事求是,分清主次,合情合理解決。
6.4.4合同糾紛的提出,加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
6.5凡由總辦處理的合同糾紛,所有相關(guān)職能部門及項目必須主動提供下列證據(jù)材料:
6.5.1合同的文本(包括變更、補充、解除合同的協(xié)議),以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等;
6.5.2送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;
6.5.3貨款的承付、托收憑證,有關(guān)財務(wù)帳目;
6.5.4產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
6.5.5有關(guān)方違約的證據(jù)材料;
6.5.6其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
6.6對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、上級主管機關(guān)的處理意見、仲裁書、判決書、裁定書、調(diào)解書等,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí),各職能部門/項目應(yīng)由專人負責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。
6.7對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的,承辦人應(yīng)及時向主管負責(zé)人匯報。
6.8對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。申請執(zhí)行統(tǒng)一由總經(jīng)辦處理。在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關(guān)部門應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯,并把有關(guān)情況及時報告總經(jīng)辦。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
6.9合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)職能部門/項目,并將有關(guān)資料匯總歸檔以備考。
7.合同的變更、解除
7.1 公司的合同變更、解除,按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準登記等手續(xù)的,應(yīng)依法及時辦理。
7.2變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行,經(jīng)雙方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的變更、解除的有關(guān)規(guī)定:
7.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效,必須繼續(xù)履行。公司收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以單方解除合同,經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時向公司合同的審批程序原審批人員報告情況。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);
7.3.2.3對方遲延履行主要債務(wù),經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行;
7.3.2.4對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的;
7.3.2.5法律規(guī)定的其他情形。
7.4變更或解除合同的,應(yīng)當(dāng)采用書面形式(包括書信、電報)。
8.合同檔案的日常管理
8.1本公司實行二級合同管理,公司總經(jīng)理辦公室全面負責(zé)公司的合同原件管理,相關(guān)職能部門/項目留存合同的復(fù)印件?？偨?jīng)理辦公室會同有關(guān)職能部門/項目認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下:
8.1.2.1建立合同檔案;
8.1.2.2建立合同管理臺帳;
8.1.2.3填寫'合同情況月報表'。
8.2公司的公章專人管理,公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理,公司所有合同、授權(quán)委托書均由總辦統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名,并記錄領(lǐng)取情況,業(yè)務(wù)人員不得隨身攜帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出外,特殊情況由總經(jīng)理批準的除外。
合同專用章、蓋章的空白合同、授
權(quán)委托書、已簽訂的合同有遺失的,應(yīng)及時向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)報案,并登報聲明。
8.3合同有關(guān)的送貨回單,增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料,職能部門/項目應(yīng)自行保管好;重要資料應(yīng)將原件交總經(jīng)辦隨合同保管。
8.4合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經(jīng)總經(jīng)辦和有關(guān)部門確認后方可辦理有關(guān)手續(xù)。
合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的,總經(jīng)辦應(yīng)在情況發(fā)生當(dāng)日二周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。
9.考核與獎懲
9.1公司、所屬各項目全體職員應(yīng)當(dāng)嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益?？偨?jīng)辦負責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
9.2對在合同簽訂、::履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施,使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經(jīng)濟損失的,予以獎勵。
9.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責(zé)任人員追償損失:
9.3.1未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同;
9.3.2擅自為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權(quán)委托書;
9.3.3應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同;
9.3.4工作疏忽導(dǎo)致公司違約造成損失的。
9.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:
9.4.1因工作過失致使公司被詐騙;
9.4.2公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認;
9.4.3遺失重要證據(jù);
9.4.4發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕,事發(fā)后沒有立即報告公司的按隱瞞不報處理;
9.4.5合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告;
9.4.6其他違反公司相關(guān)制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構(gòu)成犯罪的,將依法移交司法機關(guān)處理。
9. 6 以上未明晰獎罰的行為均通過年度績效考核體現(xiàn)。
10、附則
10.1 本制度由廣州**物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負責(zé)解釋。
10.2 本制度由總經(jīng)理批準后生效,自頒布之日起執(zhí)行
