第1篇 入住管理作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。
二、適用范圍
適用于業(yè)主入住的管理工作。
三、職責(zé)
1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)組織安排入住工作。
2、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理安排業(yè)主入住工作。
3、服務(wù)中心管理員負(fù)責(zé)具體辦理入住手續(xù)。
4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核收各項(xiàng)入住費(fèi)用。
5、機(jī)電維修部負(fù)責(zé)收樓時(shí)發(fā)現(xiàn)的樓宇整改的跟進(jìn)和水電的開通工作。
四、名詞解釋
入住:是指業(yè)主收到書面入住同志,并辦理完相應(yīng)手續(xù)。業(yè)主收到入住通知一個(gè)月內(nèi)未辦理入住手續(xù)的,視為入住。
五、程序要點(diǎn)
1、辦理入住手續(xù)的前提條件。
⑴小區(qū)(大廈)已經(jīng)通過接管驗(yàn)收,達(dá)到入住條件。
⑵已經(jīng)通過接管驗(yàn)收,標(biāo)志是:
a)房屋無重大質(zhì)量問題;
b)工程遺留問題基本得到解決;
c)工程資料已經(jīng)齊備;
d)業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢,產(chǎn)權(quán)確認(rèn)工作已經(jīng)結(jié)束。
⑶達(dá)到入住的條件,這里指:
a)小區(qū)實(shí)現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通訊、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;
b)配套設(shè)施基本齊備,建成并能夠使用;
c)管理處有固定的辦公場所并開始辦公。
⑷物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂完畢《物業(yè)管理委托合同》。
2、入住的準(zhǔn)備工作。
⑴入住資料的準(zhǔn)備。
a)根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊(cè)》、《服務(wù)指南》、《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》。
b)《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。
c)印刷以下各類入住表格:
――《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》;
――《裝修申請(qǐng)表》;
――《住宅使用說明書》;
――《住宅質(zhì)量保證書》;
――《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
――發(fā)展商提供的《入住驗(yàn)房表》;
――《業(yè)主家庭情況登記表》;
――《入住登記表》。
⑵設(shè)計(jì)辦理入住手續(xù)流程圖。
⑶入住時(shí)的環(huán)境布置:涉及服務(wù)標(biāo)識(shí)區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。
a)區(qū)內(nèi)環(huán)境:
――入口處掛橫幅,內(nèi)容有“歡迎您喬遷***”等,插彩旗,營造熱烈的氣氛;
――插指路牌,由入口處到管理處,指路牌標(biāo)明“管理處”字樣;
――入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。
b)管理處辦公環(huán)境:
――掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感受;
――張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”,各窗口標(biāo)識(shí)清楚,一目了然;
――管理人員著裝整潔,精神飽滿;
――辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
3、辦理入住手續(xù)流程圖:
4、發(fā)出入住通知。
⑴服務(wù)中心依據(jù)管理公司和發(fā)展商聯(lián)席辦公會(huì)議議定的入住時(shí)間,會(huì)同發(fā)展商聯(lián)合向業(yè)主發(fā)出入住通知,內(nèi)容包括:
a)《關(guān)于
辦理入住手續(xù)的通知》;
b)《致廣大業(yè)主的慰問信》。
⑵業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到管理處辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,服務(wù)中心管理員應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,服務(wù)中心應(yīng)將情況向管理處經(jīng)理匯報(bào)決定是否登報(bào)催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:
a)《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》;
b)《購房合同》原件和復(fù)印件各一份;
c)業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復(fù)印件各一份,小一寸彩照每人各兩張;
d)單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件各一份;
e)委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。
5、入住手續(xù)的辦理。
⑴驗(yàn)證:管理員在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查:
a)《購房合同》原件;
b)業(yè)主的身份證原件;
c)單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;
d)委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書。
⑵檢查無誤后,管理員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案。
⑶將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。
⑷交納入住費(fèi)用:服務(wù)中心指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部繳納入住費(fèi)用,財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開具收款收據(jù)。一般情況下,入住費(fèi)用包括以下項(xiàng)目:
a)煤氣開戶費(fèi):屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi);
b)有線電視初裝費(fèi):屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi);
c)水電押金:實(shí)行抄表到戶的小區(qū)不需收取,未實(shí)行抄表到戶的可適當(dāng)收取(深圳標(biāo)準(zhǔn):住宅5元/
第2篇 住戶入住管理作業(yè)規(guī)程-9
住戶入住管理作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保住戶順利辦理入住手續(xù)。
2.0適用范圍
適用于zz物業(yè)服務(wù)中心的住戶入住管理。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)入住現(xiàn)場的布置及組織,協(xié)調(diào)、落實(shí)入住手續(xù)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況,確保其順利實(shí)施。
3.2入住手續(xù)辦理人員負(fù)責(zé)接待客戶,解答客戶提問、安排業(yè)主驗(yàn)樓、辦理相關(guān)手續(xù)。
4.0流程要點(diǎn)
4.1物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)新建物業(yè)情況編制入住方案、入住流程、入住須知,落實(shí)相關(guān)簽約文件,明確現(xiàn)場崗位人員及職責(zé)、現(xiàn)場辦公地址、環(huán)境布置、業(yè)主需繳納的費(fèi)用及需購置的物品等,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.2物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)派專人與開發(fā)商聯(lián)系,落實(shí)入住計(jì)劃及工作安排、業(yè)主房號(hào)及名冊(cè)、《入伙通知書》的格式及發(fā)送辦法,是否有其他資料需要同時(shí)發(fā)送等。
4.3物業(yè)服務(wù)中心指定專人負(fù)責(zé)收集、整理、準(zhǔn)備入住的相關(guān)資料、表格和物品。
4.4辦理入住手續(xù)時(shí),依下列流程作業(yè):驗(yàn)證------- -簽約-------繳費(fèi)-----鑰匙、物品領(lǐng)用/發(fā)放------驗(yàn)樓。每道手續(xù)辦理完畢后工作人員須在《入伙手續(xù)表》對(duì)應(yīng)欄目簽字,并引導(dǎo)業(yè)主辦理后續(xù)手續(xù)。
4.4.1驗(yàn)證:核驗(yàn)開發(fā)商簽發(fā)的《入伙通知書》,并留存;核驗(yàn)業(yè)主身份證或業(yè)主委托授權(quán)書及委托人身份證原件,并留存身份證復(fù)印件及委托書原件。
4.4.2簽約:請(qǐng)業(yè)主在“簽約處”簽定相關(guān)協(xié)議,包括《消防安全責(zé)任書》、《委托銀行代收款協(xié)議書》;留存業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件各一份,業(yè)主及家庭成員一寸照片每人一張,銀行存折復(fù)印件,并請(qǐng)業(yè)主填寫《住戶情況登記表》。
4.4.3繳費(fèi):繳納的費(fèi)用包括物業(yè)管理服務(wù)及水電費(fèi)預(yù)收款、代收的煤氣開戶費(fèi)和有線電視初裝費(fèi)及其它費(fèi)用。
4.4.4鑰匙、物品、資料發(fā)放:憑業(yè)主(住戶)已交納的相關(guān)入住費(fèi)用發(fā)票(收據(jù))發(fā)放鑰匙、物品及相關(guān)資料(《住宅使用說明書》、《住宅質(zhì)量保證書》、《業(yè)主手冊(cè)》、《裝修管理規(guī)定》等),并記錄在《業(yè)主入伙資料、物品移交清單》上。對(duì)有返修問題處理的房屋,和業(yè)主商議預(yù)留戶門鑰匙或預(yù)約返修時(shí)間,并記錄。
4.4.5驗(yàn)樓:物業(yè)服務(wù)中心安排專業(yè)驗(yàn)樓員陪同業(yè)主驗(yàn)房并負(fù)責(zé)抄錄水、電、氣表底數(shù),經(jīng)業(yè)主確認(rèn)并同意收樓后,雙方在《房屋驗(yàn)收交接表》上簽字,一式兩聯(lián),雙方各持一聯(lián),其中,存根聯(lián)由驗(yàn)樓員交“驗(yàn)樓處”暫存。對(duì)驗(yàn)樓時(shí)業(yè)主提出的問題,陪同驗(yàn)樓員應(yīng)耐心解答,對(duì)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題,應(yīng)在《房屋返修申報(bào)表》中詳細(xì)記錄。驗(yàn)房完畢,如果業(yè)主同意收樓,則由業(yè)主將此表在領(lǐng)取戶門鑰匙時(shí)交“收樓處”,以便預(yù)約或預(yù)留戶門鑰匙安排盡快修復(fù)存在問題;如果業(yè)主因?yàn)榇嬖诜课葙|(zhì)量問題而不同意收樓,則陪同驗(yàn)樓員應(yīng)做好解釋工作,同時(shí),將此表交“驗(yàn)樓處”,并通知辦理入住手續(xù)人員終止辦理后續(xù)手續(xù)。如果因?yàn)槠渌驑I(yè)主不同意收樓,陪同驗(yàn)樓員需詳細(xì)了解其原因,并向物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理匯報(bào)。
4.4.6房屋返修問題處理:當(dāng)天入住手續(xù)辦理完畢后,“驗(yàn)樓處”負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)當(dāng)天的《房屋返修申報(bào)表》、填寫《房屋返修處理登記表》,匯總后立即交開發(fā)商或承建商按時(shí)間順序組織返修處理,并督促、跟蹤落實(shí)。返修問題處理完畢后,物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)首先組織復(fù)查、復(fù)驗(yàn),認(rèn)為合格后方可通知業(yè)主復(fù)驗(yàn)。如在發(fā)展商承諾的期限內(nèi)(一般問題7天內(nèi)修復(fù))未處理完畢,則管理中心應(yīng)及時(shí)知會(huì)業(yè)主,并說明原因,做好解釋工作,同時(shí)督促承建商盡快處理。
5.0支持性文件
無
6.0質(zhì)量記錄
6.1《入伙通知書》――――――――――qp―05―01―f001
6.2《入伙手續(xù)表》――――――――――qp―05―01―f002
6.3《房屋驗(yàn)收交接表》――――――――qp―05―01―f003
6.4《消防安全責(zé)任書》――――――――qp―05―01―f004
6.5《委托銀行代收款協(xié)議書》―――――qp―05―01―f005
6.6《住戶情況登表》―――――――――qp―05―01―f006
6.7《業(yè)主入伙資料、物品移交清單》―――qp―05―01―f007
6.8《房屋返修申請(qǐng)表》――――――――qp―05―01―f008
6.9《房屋返修處理登記表》――――――qp―05―01―f009
第3篇 業(yè)主入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程6
業(yè)主入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。
2.0適用范圍
適用于業(yè)主入住的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1 管理處主任負(fù)責(zé)組織安排入住工作。
3.2客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)協(xié)助主任安排業(yè)主入住工作。
3.3開發(fā)商營銷中心負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主資格的審查。
3.4客戶服務(wù)中心客戶助理負(fù)責(zé)具體辦理入住手續(xù)。
3.5開發(fā)商項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程問題的整改。
3.6公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)主入住的收費(fèi)工作。
4.0定義
3.7入伙:是指業(yè)主接到交房通知書,并辦理完相應(yīng)手續(xù)。
5.0程序要點(diǎn)
5.1入住的準(zhǔn)備工作
5.1.1 入住資料的準(zhǔn)備:
a)根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《業(yè)主手冊(cè)》、《入伙流轉(zhuǎn)表》、《入伙通知書》。
b)《入伙通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。
c)督促開發(fā)商提供《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》。
d)印刷以下各類入住表格:
-《裝修申請(qǐng)表》
-《裝修人員出入證登記表》
-《房屋驗(yàn)收交接表》
-《業(yè)主資料登記表》
-設(shè)計(jì)辦理入住手續(xù)流程圖
5.1.2業(yè)主入住流程
開發(fā)商向業(yè)主發(fā)出《交房通知書》
1.核實(shí)業(yè)主身份、《入伙流轉(zhuǎn)表》、身份證、購房合同、委托證明等。
2.物管工作人員陪同業(yè)主驗(yàn)房。
3.抄水、電、氣三表底數(shù)。
驗(yàn)房結(jié)果1、有意見 /對(duì)特殊2、一般意見/1.對(duì)一般意見進(jìn)入整改程序,由物管公司跟進(jìn)并反饋。2.繼續(xù)辦理接房手續(xù)。
無意見/
繳費(fèi):1.業(yè)主繳清購房余款、購房契稅。
2.業(yè)主完清繳費(fèi)手續(xù)后開發(fā)商財(cái)務(wù)人員在《入伙流轉(zhuǎn)表》上蓋章。
3.建議業(yè)主預(yù)存二個(gè)月全額物管費(fèi),管理處財(cái)務(wù)人員在《入伙流轉(zhuǎn)表》上蓋章后辦理入伙手續(xù)。
辦理入伙手續(xù):1. 業(yè)主交回《業(yè)主資料登記表》、《業(yè)主服務(wù)需求調(diào)查表》
2. 業(yè)主簽《精神文明建設(shè)公約》、《業(yè)主臨時(shí)公約》
3. 發(fā)放資料
1.業(yè)主按照《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》領(lǐng)取鑰匙、資料及各類物品。
2.祝賀業(yè)主喬遷之喜。
3.業(yè)主資料歸檔。
5.1.3入住時(shí)的環(huán)境布置:
a)區(qū)內(nèi)環(huán)境:
-入口處掛橫幅,內(nèi)容有'歡迎您喬遷×××'等,插彩旗,營造熱烈的氣氛;插指路牌,由入口處到管理處,指路牌標(biāo)明'管理處'字樣。
-入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。
b)管理處辦公環(huán)境:
-掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感受。
-張貼醒目的'辦理入住手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一條龍服務(wù)',各窗口標(biāo)識(shí)清楚,一目了然。
-管理人員著裝整潔,精神飽滿。
-辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
5.2發(fā)出入住通知
5.2.1營銷中心依據(jù)議定的入住時(shí)間,向業(yè)主發(fā)出入住通知,內(nèi)容包括;
a)《入伙通知書》
b)《入伙流轉(zhuǎn)表》
c)《入住手續(xù)繳費(fèi)明細(xì)表》
5.2.2業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到管理處辦理入住手續(xù)。如果在最后規(guī)定期限內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,開發(fā)商營銷中心應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù),業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:
a)《入伙通知書》、《入伙流轉(zhuǎn)表》。
b)《購房合同》原件和復(fù)印件各一份。
c)業(yè)主的身份證原件及復(fù)印件各一份。
d)單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及其復(fù)印件各一份和公司公章。
e)委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書、業(yè)主身份證復(fù)印件及被委托人身份證和身份證復(fù)印件各一份。
f)所有已交款項(xiàng)的收據(jù),按揭房需備齊按揭手續(xù)和證明。
5.3入住手續(xù)的辦理
5.3.1入住資格驗(yàn)證:
1、開發(fā)商營銷中心在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查:
a)《購房合同》原件。
b)業(yè)主的身份證原件。
c)單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本。
d)委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書。
e)以上問題核實(shí)后營銷中心負(fù)責(zé)人在《入伙流轉(zhuǎn)表》簽字確認(rèn)。
2、開發(fā)商財(cái)務(wù)部對(duì)業(yè)主所購房相關(guān)應(yīng)繳款是否完清進(jìn)行驗(yàn)證,并在在《入伙流轉(zhuǎn)表》上簽字蓋章。
5.3.2業(yè)主憑以上兩項(xiàng)辦完的《入伙流轉(zhuǎn)表》到管理處辦理接房手續(xù)。
5.3.3客戶服務(wù)中心核實(shí)《入伙流轉(zhuǎn)表》,審查業(yè)主相關(guān)證件。
5.3.4繳費(fèi):客戶助理指引業(yè)主到收銀處交納相關(guān)費(fèi)用,收銀員根據(jù)收款項(xiàng)目開具收款收據(jù)。一般情況下,建議業(yè)主預(yù)存2個(gè)月全額物業(yè)管理費(fèi)。
5.3.5業(yè)主繳清費(fèi)用后收銀員《入伙流轉(zhuǎn)表》上簽字。
5.3.6驗(yàn)房收樓
a)管理處工程人員陪同業(yè)主進(jìn)行驗(yàn)房,房屋經(jīng)驗(yàn)收合格的,應(yīng)請(qǐng)業(yè)主在《房屋驗(yàn)收表》中簽字確認(rèn)(智能水電表不進(jìn)行底度抄錄工作)。
b)驗(yàn)房中,如有工程質(zhì)量問題,工程部陪同人員應(yīng)將問題記錄于《房屋驗(yàn)收表》中,并立即復(fù)印《房屋驗(yàn)收表》通知開發(fā)商項(xiàng)目部進(jìn)行整改,如屬物業(yè)管理公司范圍內(nèi)的問題應(yīng)由物業(yè)工程部給予解決,并將整改結(jié)果反饋客戶服務(wù)中心。
c)整改完畢后,由客戶助理通知業(yè)主二次驗(yàn)收。二次驗(yàn)收不合格的,重新執(zhí)行5.3.3(b)程序,由工程部主管進(jìn)行跟進(jìn),限期盡快解決。
5.3.7驗(yàn)房后業(yè)主簽《精神文明公約》、《入伙流轉(zhuǎn)表》。
5.3.8發(fā)放《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》、《業(yè)主手冊(cè)》并請(qǐng)業(yè)主仔細(xì)閱讀資料。
5.3.9發(fā)放鑰匙:
a)業(yè)主收樓后,客戶助理在將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),留下一把大門鑰匙在管理處以供維修時(shí)用,發(fā)放《裝修許可證》時(shí)一并交還。
b)業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時(shí),管理員應(yīng)在《物品簽收記錄表》內(nèi)注明交付鑰匙數(shù)量及是否有留用,并填寫《物品簽收記錄表》。
5.4建立業(yè)主檔案,資料存檔。
5.4.1客戶助理將:《業(yè)主資料登記表》、《業(yè)主服務(wù)需求調(diào)查表》、《房屋驗(yàn)收交接表》、《入伙流轉(zhuǎn)表》、《物品簽收記錄表》、裝修資料等裝入業(yè)主檔案。業(yè)主檔案管理的具體辦法詳見《業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
5.4.2將客戶資料錄入物管軟件。
5.5 本規(guī)程作為相關(guān)人員績效考評(píng)的依據(jù)之一。
6.0 記錄
6.1《入伙流轉(zhuǎn)表》
6.2《房屋驗(yàn)收交接表》
6.3《物品簽收記錄表》
7.0相關(guān)支持文件
7.1《裝修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
7.2《鑰匙管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第4篇 業(yè)主交房入住管理作業(yè)規(guī)程－10
業(yè)主交房入住管理作業(yè)規(guī)程10
1、目的
規(guī)范業(yè)主交房入住管理工作,確保業(yè)主順利交房入住。
2、適用范圍
適用于業(yè)主交房入住的管理工作。
3、 職責(zé)
3.1主任助理負(fù)責(zé)組織安排交房入住工作。
3.2管理員負(fù)責(zé)協(xié)助助理安排業(yè)主交房入住工作。
3.3客服中心接待員負(fù)責(zé)具體辦理交房入住手續(xù)。
3.4管理員及工程維修隊(duì)負(fù)責(zé)帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)房及遺漏工程的跟進(jìn)處理工作。
3.5收銀員負(fù)責(zé)業(yè)主交房入住的收費(fèi)工作。
4、 程序要點(diǎn)
4.1交房入住的準(zhǔn)備工作
4.1.1交房入住資料的準(zhǔn)備:
a .根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《住戶手冊(cè)》、《業(yè)主公約》、《收房通知書》、《房屋使用說明書及房屋質(zhì)量保證書》《裝修審批表》《裝修管理規(guī)定》、《業(yè)主接房手續(xù)辦理說明》《業(yè)主裝修辦理程序說明》《戶型圖》、《智能系統(tǒng)使用說明》等。
b.《收房通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理收房手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡單扼要的接房及裝修流程等。
c.印刷以下各類入住表格:
- 《住房驗(yàn)收交樓表》
- 《業(yè)主家庭情況登記表》
- 《鑰匙托管承諾書》
- 《業(yè)主簽領(lǐng)物品登記表》
- 《業(yè)主領(lǐng)用鑰匙記錄表》
4.1.2設(shè)計(jì)辦理收房手續(xù)流程圖。
4.1.3交房入住時(shí)的環(huán)境布置,涉及服務(wù)標(biāo)識(shí)區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。
a.區(qū)內(nèi)環(huán)境:
-入口處掛橫幅,內(nèi)容有'歡迎×苑×座業(yè)主喜遷新居'等,插彩旗,營造熱烈的氣氛;插指路牌,由入口到管理處,指路牌標(biāo)明'交房處'字樣;
-入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。
b.辦公環(huán)境
-擺放花籃、盆景、小彩帶等,給人以隆重、喜慶的感受;
-張貼醒目的'辦理收房手續(xù)流程圖',辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到'一條龍服務(wù)',各窗口標(biāo)識(shí)清晰、一目了然。
-管理人員著裝整潔,精神飽滿;
-辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
4.2辦理交房入住手續(xù)流程圖(略)。
4.3發(fā)出收房通知書
4.3.1客服中心依據(jù)管理處確定的交房入住時(shí)間,提前十天左右向業(yè)主發(fā)出交房入住通知,內(nèi)容包括:
a 《收房通知書》
b.《祝賀信》
c.《收房辦理手續(xù)流程圖》
d.《收房收費(fèi)一覽表》
e.其它。
4.3.2業(yè)主收到交房入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料
到管理處辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期限到來后3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理交房入住手續(xù)的,管理員應(yīng)再次發(fā)函或致電通知其前來辦理收房手續(xù);超過規(guī)定期限仍未辦理收房手續(xù)的,應(yīng)向管理處主任匯報(bào)決定是否登報(bào)催辦。業(yè)主辦理交房入住手續(xù)須帶以下資料及證件:
a.《收房通知書》;注:《收房通知書》上必須有銷售部簽字蓋章確認(rèn)已結(jié)清費(fèi)用可辦理收房的手續(xù)。
b. 業(yè)主身份證原件及復(fù)印件,如聯(lián)合購房者需所有業(yè)主均帶齊身份證原件(如業(yè)主為未成年人,請(qǐng)帶戶口薄);
c.《商品房買賣合同》或《個(gè)人購房借款合同》原件;
d.《預(yù)購商品房抵押貸款合同》及辦理該合同之有關(guān)單據(jù);
e. 營業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件(為公司購房);
f. 如業(yè)主不能親自辦理手續(xù)的,受托人除持上述資料外,須持本人身份證原件、業(yè)主身份證原件、合法業(yè)主委托書原件辦理接房手續(xù)。
4.4交房入住手續(xù)的辦理
4.4.1驗(yàn)證:接待員在業(yè)主前來辦理交房入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)上述證件進(jìn)行檢查;
4.4.2檢查無誤后,將《購房合同》等原件返還業(yè)主,將相關(guān)復(fù)印件及業(yè)主委托書、復(fù)印件等存入業(yè)主檔案;
4.4.3 交納相關(guān)費(fèi)用,一般情況下,需交納的費(fèi)用包括以下項(xiàng)目:
a. 管理費(fèi):以交房之日起計(jì)算;
b. 其它費(fèi)用。
4.4.5簽署相關(guān)文件
a.《住房驗(yàn)收交接表》;
b.《業(yè)主公約》;
c.《業(yè)主簽領(lǐng)物品登記表》;
d. 其它。
4.4.6簽領(lǐng)資料
a.《住戶手冊(cè)》、《服務(wù)指南》、《設(shè)施設(shè)備使用說明書》;
b. 戶型圖、小區(qū)總平面圖;
c.《房屋使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》;
d. 其它。
4.4.7驗(yàn)房
a. 工程維修人員在業(yè)主辦理完交房入住費(fèi)用后與片區(qū)管理員一起帶業(yè)主驗(yàn)收房屋,并請(qǐng)業(yè)主將房屋存在的問題及驗(yàn)收情況填入《住房驗(yàn)收交接表》中;
b. 房屋驗(yàn)收合格后請(qǐng)業(yè)主在《住房驗(yàn)收交接表》中簽字確認(rèn);
c. 驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的工程遺留問題,業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的,工程部應(yīng)聯(lián)系安排施工單位按照業(yè)主的合理限期進(jìn)行整改,并將整改情況及時(shí)告知客服中心:
- 若在限期內(nèi)未能整改完畢的,管理員應(yīng)將具體情況反饋給業(yè)主,并告知具體驗(yàn)收時(shí)間;
- 整改完畢后,由客服中心通知業(yè)主進(jìn)行二次驗(yàn)收,二次驗(yàn)收不合格的,由管理員進(jìn)行督促跟進(jìn),限期盡快解決。
4.4.8發(fā)放鑰匙
a. 業(yè)主收樓無問題或要求在搬入后再行維修的,客服中心應(yīng)將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主;
b. 業(yè)主房屋有遺漏工程需要處理的,客服前臺(tái)接待員在將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),留下一把入戶門鑰匙在管理處以供維修時(shí)用,同時(shí)請(qǐng)業(yè)主簽署《鑰匙托管承諾書》;
c. 將信報(bào)箱鑰匙在交房時(shí)一并發(fā)給業(yè)主。
4.5 開
通水電。
工程維修人員在驗(yàn)房時(shí)一并讀取水表底數(shù)記錄在《住房驗(yàn)收交接表》中。
如業(yè)主需要開通的,即刻為其開通。
4.6 業(yè)主檔案管理的具體辦法詳見《業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程》。
5、記錄
5.1《業(yè)主家庭情況登記表》
5.2《房屋驗(yàn)收交接表》
5.3《鑰匙托管承諾書》
5.4《業(yè)主簽領(lǐng)登記表》
