物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理制度5
物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理制度(五)
公司所有辦公設(shè)備是因辦公所需而配置,屬公司財產(chǎn),任何人員不得損毀或因私使用,為減少浪費,控制成本,使用辦公設(shè)備需遵守以下制度:
一、電話
1.電話主要用于工作聯(lián)絡(luò)及接待處理為主報修或投訴,非必要時,員工不得在上班時間撥打私人電話或利用公司電話進行私人業(yè)務聯(lián)絡(luò)。
2.非必要是,員工不得隨意掛撥私人長途電話,確實需要者應按公用電話標準實行收費。
3.公司員工接撥電話應使用普通話,首先報公司簡稱(**物業(yè)/**管理處),語氣禮貌溫和,用語乘法明了,不得用電話進行無為的聊天。
4.接聽電話,如受話人不在管理處,接話人應禮貌地將電話轉(zhuǎn)拉其部門同事接待或為受話人留下留言。
5.接到業(yè)主/客戶報修(投訴)電話時,接話人應隨時將報修(投訴)內(nèi)容、業(yè)主住所、姓名、聯(lián)系方式進行登記,并禮貌地告知業(yè)主。公司/管理處將盡快聯(lián)系(安排)維修或進行投訴處理,再將報修(投訴)內(nèi)容告知公司/管理處相關(guān)部門處理。
二、傳真機
1.為確保公司傳真機暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內(nèi)及長途電話。
2.所有傳真文件、報表均由各行政辦公室批準后由專人統(tǒng)一傳送。
三、電腦、復印機
文件打印,需有項目主管、管理處/站主任、經(jīng)理簽字認可。
打印、復印時,須認真做好登記工作,并進行成本核算。
公司機密文件,原則上不予復印,如有特殊需要,須經(jīng)分管經(jīng)理審批,方可復印,用后復印件需歸還公司。
嚴格控制復印數(shù)量,非必要材料不予復印、打印,各項目、部門復印文件資料,必須經(jīng)項目負責人,管理處/站主任簽字同意,復印數(shù)量較多的材料必須有公司領(lǐng)導審批。
有償復印登記時注明收費金額,由客戶確認簽字,并定期與客戶進行結(jié)算。
打印機、復印機由專人保管,定期維修和保養(yǎng),無關(guān)人員未經(jīng)許可不得操作。
嚴禁在電腦上進行游戲、聽音樂或處理私事。
打字室、復印室內(nèi)嚴禁煙火,切實保證用電安全和設(shè)備使用安全。
當設(shè)備發(fā)生故障時,應請技術(shù)人員修理,其他人員不得擅自鼓弄,以免加重故障。
