置業(yè)地產(chǎn)檔案管理制度
一、立卷檔案管理制度
第一條公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《案卷類目》,《檔案類目》的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁正面的右上角,背面的左上角打印頁號(hào)。
第三條案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第四條公司檔案工作的基本原則是,集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
第五條歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
第六條全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào),然后逐卷登記,填寫案卷目錄。
第七條借閱檔案要履行借閱手續(xù),調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出的,要經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第八條檔案管理員每天對(duì)預(yù)存檔的資料進(jìn)行清理歸檔,了解歸檔制度,做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。
二、聲像檔案管理制度
第九條公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄象、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
第十條聲像檔案資料形成后,隨檔案其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔,并建立歸檔控制措施。
第十一條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。
第十二條具有專利的聲像檔案、外單位需要利用時(shí),應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》有關(guān)規(guī)定辦理。
第十三條聲像檔案的管理員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí),在收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)方面認(rèn)真負(fù)責(zé)。
