八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度
北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度
(20**年*月*日業(yè)委會(huì)會(huì)議通過)
第一條 所有檔案資料,由業(yè)主委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號(hào),妥善保管。
第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條 檔案資料主要包括:
(一)各類會(huì)議記錄、紀(jì)要;
(二)業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會(huì)產(chǎn)生、備案的材料;
(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊(cè)及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;
(六)山莊標(biāo)識(shí),有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊(cè);
(九)會(huì)議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;
(十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;
(十二)物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營(yíng)開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊(cè)等;
(十四)其它有關(guān)材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條 業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì)委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。
第八條 因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
