小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)

管理處的服務過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務場地管理,也是面對業(yè)主各類服務關系。管理處的工作質量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

1.管理處的主要業(yè)主管理任務:

管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業(yè)主檔案及服務內容,才可能更好的服務業(yè)主。

2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

協(xié)調與業(yè)主之間的關系,加強橫向溝通;

做好與業(yè)主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復;

3.業(yè)主檔案管理

業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

業(yè)主檔案包括以下的資料:

收集業(yè)主單位資料

業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金

業(yè)主裝修工程文件

業(yè)主遷入時填具之資料

業(yè)主資料補充

業(yè)主聯(lián)絡資料

緊急事故聯(lián)絡人的資料

管理人員在日常職務常與業(yè)主人事變遷資料

業(yè)主與管理處往來文件

業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄

業(yè)主請修記錄

業(yè)主投訴記錄

10)業(yè)主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)