小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)

管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對(duì)業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。

1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

接聽業(yè)主工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

3.業(yè)主檔案管理

業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

業(yè)主檔案包括以下的資料:

收集業(yè)主單位資料

業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

業(yè)主裝修工程文件

業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

業(yè)主資料補(bǔ)充

業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

業(yè)主與管理處往來文件

業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

業(yè)主請(qǐng)修記錄

業(yè)主投訴記錄

10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)