應急救援電子檔案管理制度
一、為了加強公司電子文件歸檔管理,保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,更好地為公司發(fā)展服務,根據《中華人民共和國檔案法》等有關文件規(guī)定,結合本公司實際,特作如下規(guī)定:
二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責
1、電子文件是公司開設的一種獨立的檔案門類和載體,它和其他檔案一樣,應加強領導。電子文件從形式到歸檔的管理過程中,由各科室專人負責。
2、電子文件應按制度嚴格要求,妥善管理,確保其不散失、不損毀、不失真,從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。
3、電子文件實行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務部門兼容的計算機系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應忠于職守,熟練地掌握計算機系統(tǒng)地使用技能,組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具,積極主動提供服務,充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。
三、電子文件地歸檔與保管
1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。
2、各部門根據歸檔要求,在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進行物理歸檔,把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。
3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,以便于查找。
4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
5、電子檔案,每兩年要機讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
6、隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案進行同步更新復制、復制或補救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存一年。
7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備、溫度控制在14℃-16℃。
四、電子文件的提供和利用
1、封存的電子檔案外借時,要使用復制體,聯(lián)網利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
2、銷毀電子檔案,需經本單位主管、分管領導批準,方能銷毀。
