翰院管理處制度和檔案管理
翰嶺院管理處制度和檔案管理
(一)管理規(guī)章制度
規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實務運行中既是物業(yè)管理的保障,又是實施物業(yè)管理的準則,一個企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行上來評判。
我公司在長期物業(yè)管理實踐中,制訂了一系列的規(guī)章制度,形成了一套涵蓋物業(yè)管理運行和行政各要素的制度體系,為全面開展翰嶺院物業(yè)管理工作,實現我們的顧問管理目標,我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業(yè)有關人員根據我公司制度體系,結合翰嶺院的實際,制訂翰嶺院管理制度和管理體系。
其內容主要有以下諸方面(但不限以下內容)組成。
1、公眾制度
(1)翰嶺院業(yè)主管理委員會章程
(2)翰嶺院業(yè)主公約
(3)翰嶺院居民精神文明公約
(4)裝修管理規(guī)定
(5)用水管理規(guī)定
(6)用電管理規(guī)定
(7)煤氣使用管理規(guī)定
(8)出租房管理規(guī)定
(9)環(huán)境管理規(guī)定
(10)治安管理規(guī)定
(11)防火防風管理規(guī)定
(12)商鋪管理規(guī)定
(13)業(yè)主(住戶)停車管理規(guī)定
(14)摩托車、自行車管理規(guī)定
2、崗位職責
(1)管理處經理崗位職責
(2)財務會計崗位職責
(3)財務出納崗位職責
(4)綜合服務客服主管崗位職責
(5)綜合服務環(huán)境主管崗位職責
(6)綜合服務行政主管崗位職責
(7)工程主管崗位職責
(8)保安隊長崗位職責巡邏崗
(9)治安管理員崗位職責
(10)車場管理員崗位職責
(11)監(jiān)控室保安員崗位職責
(12)設備運行管理員崗位職責
(13)維修管理員崗位職責
(14)后勤管理員崗位職責
(15)檔案管理員崗位職責
(16)行政人事管理員崗位職責
(17)保潔管理員崗位職責
(18)綠化管理員崗位職責
(19)客戶服務管理員崗位職責
備注:各崗位人員可根據具體情況設置,可一人兼職數崗。
3、管理運作制度
(1)員工行為規(guī)范
(2)物業(yè)交付程序
(3)物業(yè)交用程序
(4)供電管理程序
(5)供水管理程序
(6)裝修控制程序
(7)收費運作程序
(8)便民服務工作程序
(9)綠化管理程序
(10)道路管理程序
(11)清潔衛(wèi)生管理程序
(12)治安管理程序
(13)停車管理程序
(14)值班管理程序
(15)消防管理程序
(16)公用設施改造及維護維修工作程序
(17)社區(qū)文化管理程序
(18)業(yè)主違例事件處理程序
(19)訪問客戶工作程序
(20)財務核算程序
(21)業(yè)主請求處理程序
(22)出租房屋控制程序
(23)商鋪管理程序
4、公司考核管理制度及標準
(1)員工月度考核辦法
(2)員工年終考核辦法
(3)公司其它各項規(guī)章制度
(一)物業(yè)資料管理
科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。翰嶺院作為高層住宅項目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、信息化的科學管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié),對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理,達到提高物業(yè)管理水平、更好地服務業(yè)戶的目的。
1.物業(yè)資料管理流程:
2.檔案資料的分類檢索
(1)開發(fā)建設單位移交檔案資料
1) 產權資料
a.項目批準文件
b.用地批準文件
c.建筑執(zhí)照
d.拆遷安置資料
2) 技術資料
a.翰嶺院規(guī)劃圖
b.建筑施工圖
c.竣工圖
a. 總平面圖
b. 單體建筑、結構、設備竣工圖
c. 消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同
f.開、竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n.新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水試壓報告
3) 物業(yè)資料
a.翰嶺院基本資料
b.翰嶺院分項資料
c.商業(yè)配套資料
d.娛樂設施資料
(2)管理處自建檔案資料
1) 業(yè)戶資料
a. 業(yè)戶基本情況
b. 產權證書復印件
c. 各項簽約文件
2) 日常管理資料
a. 環(huán)境管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 垃圾清運記錄
c. 消殺記錄
d. 噪音檢測記錄
b. 保安管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 交接班記錄
c. 值班記錄
d. 物資搬
運放行記錄
e. 緊急事件處理記錄
f. 車輛進出記錄
g. 夜間查崗記錄
c.車輛檔案
a. 車輛詳細資料
b. 車位使用協(xié)議
d.裝修管理資料檔案
e. 維修服務檔案
a. 維修委托單
b. 維修服務回訪記錄
f 收費管理檔案
a. 管理費收支公布表
b. 管理處與外單位簽訂的各類合同
c. 其它
g.設備管理檔案
a. 公用設施保養(yǎng)維修記錄
b. 機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄
c. 設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d. 設備設施巡視檢查記錄
e. 設備臺帳
h. 業(yè)戶意見調查、統(tǒng)計記錄
i. 業(yè)戶訪問記錄
j. 業(yè)戶投訴及處理記錄
k. 員工管理檔案
a. 員工個人詳細資料
b. 員工培訓考核記錄
c. 員工業(yè)績考核記錄
d. 員工內務管理檢查記錄
l.培訓檔案
a. 培訓計劃及實施記錄
b. 培訓考核及跟查記錄
c. 軍事訓練及消防演習記錄
m. 行政文件
a. 政府部門文件
b. 公司規(guī)章制度、通知、通報等文件
c. 公司榮譽資料
n. 其它
3、檔案、資料使用流程:
4、檔案資料收、發(fā)管理程序
(1)公司重要資料(如開發(fā)建設單位提供的資料)接收必須經過管理處主任或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
5、翰嶺院檔案資料管理要求
(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電子檔案儲存,便于查找和利用。
(3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期按相關管理流程清除過期失效文件。
(4)原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關內容,以保證查閱者及時找到有效的文件。
(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。
(6)檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,統(tǒng)一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。
(7)檔案保管必須有專人負責,以達到文檔管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
