衛(wèi)生局檔案管理制度
機(jī)關(guān)檔案管理制度
正寧縣衛(wèi)生局
二0一一年九月二十五日
檔案查閱、借閱制度
一、機(jī)關(guān)檔案室所保管的各類檔案需要查(借)閱時(shí)，須由查(借)閱人認(rèn)真填寫查(借)閱登記表，涉及絕密案卷，須經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)，方可查(借)閱。
二、外單位查閱本機(jī)關(guān)所存檔案者，須持組織介紹信和個(gè)人有效身份證件。
三、查檔人員必須按照指定范圍查閱檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得翻閱復(fù)制、拆卷抽頁、涂改勾畫、抄錄拍照和擅自公布檔案內(nèi)容。
四、查閱檔案一律在檔案查閱室進(jìn)行，實(shí)行管理人員監(jiān)閱。經(jīng)批準(zhǔn)抄錄的復(fù)制件，要進(jìn)行核對(duì)，注明出處，蓋章生效。
五、檔案嚴(yán)禁外借，特殊情況需要外借時(shí)，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)。
六、退還檔案時(shí)，收卷人應(yīng)當(dāng)面核對(duì)無誤后注銷，如發(fā)現(xiàn)缺頁、缺卷現(xiàn)象，應(yīng)立即追查其責(zé)任。
七、檔案查(借)閱利用完畢，管理人員應(yīng)及時(shí)填寫利用效果登記。
檔案保管工作制度
一、檔案室所存檔案必須按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)分門別類，存放有序。
二、認(rèn)真填寫各類目錄登記，做到案卷目錄、存放地點(diǎn)相統(tǒng)一，保證查找準(zhǔn)確、及時(shí)。
三、定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做到“八防”，即：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理。
四、檔案人員要認(rèn)真貫徹“防”、“治”結(jié)合的方針，用科學(xué)的技術(shù)方法保護(hù)好檔案，最大限度地延長(zhǎng)檔案使用壽命。
五、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率
檔案保密工作制度
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行本單位的保密制度，保守黨和國(guó)家的機(jī)密。
二、檔案工作人員對(duì)所管檔案，要妥善保管，不得散失和泄密，嚴(yán)禁將檔案擅自帶出檔案室。
三、保密檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批同意，并辦理相關(guān)查(借)閱登記手續(xù)后方可進(jìn)行，檔案管理人員不得擅自提供或外借。
四、保密檔案未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻印、復(fù)制、摘錄、拍照、錄像等，管理人員更不得帶回家中。
五、檔案庫房應(yīng)有安全設(shè)施，門窗嚴(yán)密牢固，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并立即采取相應(yīng)措施，確保檔案安全。
六、非工作人員嚴(yán)禁擅自進(jìn)入檔案室，工作人員不得在檔案室會(huì)客。對(duì)庫房各類查找工具應(yīng)妥善保管，放置有序。
七、對(duì)違反保密制度所造成后果的工作人員，視其情節(jié)，予以追究。
檔案工作人員崗位責(zé)任制度
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案工作方針政策，全面接受地方各級(jí)檔案行政主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)。
二、熱愛本職工作，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案的接收、管理、提供利用等各項(xiàng)工作。
三、科學(xué)管理檔案，編制檢索工具，做到編目清楚有序、保管完整無誤，為檔案的利用提供便利條件。
四、嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》，切實(shí)落實(shí)“八防”措施，確保檔案安全。
五、督促指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)科室年度立卷歸檔工作。
六、做好其他有關(guān)檔案管理方面的工作。
檔案鑒定銷毀制度
一、機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案的保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
二、檔案的鑒定工作，應(yīng)在機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。
三、銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)歸入本機(jī)關(guān)全宗卷保存
檔案接收
移交
統(tǒng)計(jì)制度
一、凡是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案，都應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)科室工作人員按照案卷質(zhì)量要求進(jìn)行規(guī)范整理，經(jīng)檔案管理人員嚴(yán)格檢驗(yàn)后，方可進(jìn)入檔案室保管。
二、案卷質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管利用。
三、文書檔案在次年六月底以前接收完畢，其它門類和載體檔案的接收，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、本機(jī)關(guān)向地方同級(jí)檔案館移交檔案的范圍和年限，按國(guó)家關(guān)于檔案館接收范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、機(jī)關(guān)檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開崗位。
六、機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進(jìn)和移出登記臺(tái)帳。
七、準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)上報(bào)專業(yè)主管部門。
檔案整理工作制度
一、機(jī)關(guān)在其活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案應(yīng)以全宗為單位進(jìn)行整理。
二、機(jī)關(guān)檔案應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
三、分類一般應(yīng)采用年度——機(jī)構(gòu)(問題)——保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問題)進(jìn)行分類。
四、案卷的排列應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。
五、按照案卷的排列順序編制卷號(hào)(件號(hào))，以固定案卷(件)的位置。同一冊(cè)案卷目錄(歸案文件目錄)內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)(件號(hào))。
六、案卷目錄(歸案文件目錄)應(yīng)區(qū)別不同保管期限分別編制，在一個(gè)全宗內(nèi)，案卷目錄
(歸案文件目錄)號(hào)不得重復(fù)。
分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
一、組織制訂本單位的檔案工作實(shí)施辦法及有關(guān)規(guī)定，把檔案工作納入部門工作計(jì)劃，及時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作,達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理。
二、考察配備具有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
三、組織本單位人員學(xué)習(xí)國(guó)家《檔案法》和《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，督促本單位工作人員注意平時(shí)文件材料的形成積累，不丟失，不損壞，保存完整。
四、督促專職檔案人員做好年終立卷歸檔工作、檢查文件材料歸檔過程。
五、檢查本單位專職檔案人員履行職責(zé)情況，保證檔案工作時(shí)間，為本部門檔案工作協(xié)調(diào)解決實(shí)際困難，提供必要條件。
檔案管理工作流程
一、立卷歸檔
1、文書檔案
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將文書檔案整理完畢——整理裝訂文書檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
2、會(huì)計(jì)檔案
會(huì)計(jì)室工作人員按照規(guī)定整理會(huì)計(jì)檔案——將整理完畢的會(huì)計(jì)檔案移交機(jī)關(guān)檔案室——雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫——由會(huì)計(jì)室工作人員將會(huì)計(jì)檔案分類上架并管理會(huì)計(jì)檔案柜的鑰匙。
3、儀器檔案
各科室購進(jìn)萬元以上的設(shè)備，由相關(guān)科室工作人員將設(shè)備的資料交機(jī)關(guān)檔案室---雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請(qǐng)——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人到機(jī)關(guān)檔案室持單位介紹信申請(qǐng)查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分工負(fù)責(zé)管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
3、查閱會(huì)議記錄
查閱人到檔案室申請(qǐng)查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——必須在檔案室查閱，不得外借，不準(zhǔn)復(fù)印。
4、查閱各類檔案(科研類、會(huì)計(jì)類、專題類等)
相關(guān)科室和課題組成員書面申請(qǐng)查閱(不能超越批準(zhǔn)查閱的范圍)——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)——檔案鑒定小組(由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)造冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)科室辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。
管理機(jī)構(gòu)主任：
副主任：
檔案管理人員：
