小區(qū)質(zhì)量保修階段工程和設(shè)備管理監(jiān)控規(guī)程制度
小區(qū)質(zhì)量保修階段工程和設(shè)備管理監(jiān)控規(guī)程
1.0目的
為入伙后房屋、設(shè)備設(shè)施進入免費保修階段提供操作指引,以便及時處理客戶報修和確保各類設(shè)備設(shè)施正常安全運行。
2.0范圍
適用于房地產(chǎn)開發(fā)公司和其下屬的物業(yè)管理公司(以下稱地產(chǎn)、物業(yè))。
3.0職責
3.1物業(yè)公司負責編制、發(fā)布和修訂本工作規(guī)程。
3.2地產(chǎn)公司工程部負責對入伙及保修階段工程質(zhì)量問題的處理。
3.3地產(chǎn)工程部負責監(jiān)督、督促各施工單位工程質(zhì)量問題的處理工作。
3.4地產(chǎn)對保修期內(nèi)的房屋和設(shè)備質(zhì)量問題承擔管理責任。
3.5物業(yè)公司負責在保修階段對設(shè)備設(shè)施進行日常管理和巡查。
4.0方法和過程控制
4.1工程質(zhì)量問題處理方法
4.1.1地產(chǎn)在入伙前,需結(jié)合具體情況確定工程質(zhì)量返修的管理辦法。目前工程質(zhì)
量返修問題的處理主要有兩種方式:a、由地產(chǎn)直接負責跟進處理;b、地產(chǎn)委托物業(yè)代理跟進服務。
4.1.1.1由地產(chǎn)直接負責跟進處理
1)物業(yè)任一部門接到客戶反映的工程質(zhì)量問題時,須予以記錄,并反饋至地產(chǎn)相關(guān)部門;
2)地產(chǎn)相關(guān)部門通知施工方并會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等,并將處理信息反饋給物業(yè),以便協(xié)助處理和跟進;
3)地產(chǎn)工程部每月需統(tǒng)計并填報《工程質(zhì)量保修記錄表》,并報地產(chǎn)總公司;
4)在處理過程中,積極與客戶進行溝通,防止問題的升級。
4.1.1.2地產(chǎn)委托物業(yè)代理跟進服務
1)地產(chǎn)與物業(yè)在入伙前簽訂工程返修委托代理合同或施工方、地產(chǎn)、物業(yè)簽定三方協(xié)議,明確工作方法及相關(guān)責任;
2)為物業(yè)便于管理,地產(chǎn)并將施工方的保證金轉(zhuǎn)至物業(yè)直接管理。物業(yè)內(nèi)部須制訂保證金的扣罰審批流程,并將扣罰標準通知施工方;
3)物業(yè)負責受理業(yè)主報修、聯(lián)系施工方會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等工作,物業(yè)服務中心指定工程維修助理負責處理工程質(zhì)量問題,
4)服務中心接到工程質(zhì)量問題時,須進行記錄,并開具《房屋返修工作記錄單》,交工程維修助理負責處理。
5)工程維修助理聯(lián)系業(yè)主進行現(xiàn)場查看,并將查看結(jié)果記錄在《房屋返修工作記錄單》上。如查看結(jié)果為業(yè)主誤報或業(yè)主自身原因造成,無須維修或業(yè)主自行解決的,工程維修助理將《房屋返修工作記錄單》進行存檔。
6)確認為工程質(zhì)量問題,工程維修助理通知施工單位負責人安排返修,施工單位負責人制定返修方案填寫在《房屋返修工作記錄單》上,并簽名確認。
7)如保修單位不履行責任,或多次返修不成功的,由物業(yè)制定返修方案,安排返修,并填寫扣款通知單交返修單位確認。
8)如為小修項目(五金配件、門窗配件等),返修完畢后,工程維修助理需對業(yè)主進行回訪,并將回訪結(jié)果的填寫在《房屋報修登記表》的備注欄。如較大維修,工程維修助理需與業(yè)主商定維修時間,與施工隊進行現(xiàn)場交底,并與施工隊負責人在《房屋維修任務書》上簽名確認。工程維修助理安排施工隊進場維修。維修完畢后,工程維修助理隨即進行初驗,合格后會同業(yè)主、施工隊負責人進行驗收,并請業(yè)主在《房屋返修工作記錄單》上簽名確認。
9)工程維修助理每月需匯總填報《工程質(zhì)量保修記錄表》報地產(chǎn)工程部。
10)工程維修助理將返修資料歸檔。
4.1.2對于業(yè)主反映的普遍公共設(shè)施配套等問題,由物業(yè)提交專題報告報地產(chǎn),由地產(chǎn)負責處理。
4.2設(shè)備保修期內(nèi)的管理工作
4.2.1地產(chǎn)與物業(yè)按照《新建物業(yè)接管驗收指引》,辦理驗收手續(xù),對部分在《物業(yè)管理委托合同》中未明確的設(shè)備設(shè)施免費維保的管理工作可一并交接給物業(yè),同時對供應商保證金的扣罰流程共同進行確定。
4.2.2為在接管初期設(shè)備設(shè)施免費維保期內(nèi)對施工或安裝單位的維保工作進行有效監(jiān)控,地產(chǎn)應確保移交時,提供設(shè)備設(shè)施采購及安裝的合同復印件、維保作業(yè)計劃、維保期限及內(nèi)容和其它服務承諾的復印件,設(shè)備設(shè)施供應商及安裝單位的聯(lián)系人、電話、地址等資料。
4.2.3物業(yè)應制定各類設(shè)備的保養(yǎng)作業(yè)指導書,包含對保修期內(nèi)的設(shè)備設(shè)施的維修、保修監(jiān)督工作,并嚴格按照作業(yè)指導書進行操作,填寫相關(guān)質(zhì)量記錄。
4.2.4保修期內(nèi)是由安裝單位/供應商進行日常保養(yǎng)維修的,服務中心應按照維保方提供保養(yǎng)計劃,將維修方每次到現(xiàn)場進行保養(yǎng)的情況記錄在《服務供方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表》上,并將日常出現(xiàn)的故障和服務不及時等情況在記錄表中記錄。
4.2.5電梯保修期結(jié)束后如物業(yè)公司仍須分包給社會專業(yè)公司維保的,物業(yè)公司應在電梯保修到期前二個月,著手準備供方的評估工作,確定有資格的合格供方。
4.2.6對于保修期內(nèi)的各類設(shè)備,在出現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)故障和問題時,服務中心應及時通知安裝單位處理,如影響到業(yè)主使用的,應同時做好防范措施。服務中心將故障及處理情況進行詳細記錄在《保修期內(nèi)設(shè)備故障處理記錄表》,報送物業(yè)公司和地產(chǎn)公司相關(guān)部門。
5.0支持性文件
qp-15-02工程質(zhì)量和設(shè)備保修協(xié)議書
6.0質(zhì)量記錄
qp-15-01-f001保修期內(nèi)設(shè)備故障處理記錄表
qp-15-01-f002服務供方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表
qp-15-01-f003工程質(zhì)量保修記錄表
qp-05-01-f008房屋返修申報表
qp-05-01-f009房屋返修處理登記表
