物業(yè)行政電話(huà)管理制度工作制度
物業(yè)行政工作制度:電話(huà)管理制度
19電話(huà)管理制度
19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話(huà)的使用和管理,特制定本制度。
19.2公司及各管理處的電話(huà),主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開(kāi)展辦公業(yè)務(wù)之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話(huà)作私人用途。
19.3任何情況下,嚴(yán)禁使用撥號(hào)上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn),將給予書(shū)面警告處分。
19.4任何情況下,嚴(yán)禁接駁信息臺(tái),一旦出現(xiàn)信息費(fèi),將由使用人自行負(fù)擔(dān)此項(xiàng)費(fèi)用。
19.5員工打電話(huà),用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以節(jié)約話(huà)費(fèi)成本。
19.6各管理處的分機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一使用'8'開(kāi)頭的三位數(shù),各部門(mén)分機(jī)號(hào)碼按如下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任:801;客戶(hù)服務(wù)部:802-805,客戶(hù)服務(wù)部前臺(tái)800;人事行政部:806;財(cái)務(wù)部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號(hào)碼不能使用三位數(shù)的管理處,由公司根據(jù)實(shí)際情況另行審核批示。
19.7總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為'您好,**客戶(hù)服務(wù)中心,請(qǐng)撥分機(jī)號(hào)碼,查號(hào)請(qǐng)撥0。'、'您撥的分機(jī)正忙,請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。,或撥0由總機(jī)為您服務(wù)。'、'您撥的分機(jī)無(wú)人接聽(tīng),請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。'總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。
19.8總機(jī)接外線(xiàn)電話(huà)至分機(jī)時(shí),一般電話(huà)鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng),即掛線(xiàn)。
19.9前臺(tái)文員接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為'您好,**zz管理處',當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話(huà)時(shí),說(shuō)'請(qǐng)稍候!'如分機(jī)占線(xiàn),說(shuō)'電話(huà)占線(xiàn),請(qǐng)稍后再撥。謝謝!'接聽(tīng)內(nèi)線(xiàn)電話(huà)的用語(yǔ)為'您好,前臺(tái)!'其他內(nèi)容視情況回答,要求規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。
19.10由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話(huà)費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審核,并負(fù)責(zé)對(duì)辦公電話(huà)的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。
19.11行政人員要做好電話(huà)費(fèi)用的核準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)工作,并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話(huà)的正常合理使用。對(duì)電話(huà)費(fèi)用有疑問(wèn)的,應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門(mén)查明原因,為費(fèi)用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對(duì)電話(huà)費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào),適時(shí)向物管公司提出檢討方案。
19.12各管理處的每月電話(huà)費(fèi)用應(yīng)不超過(guò)費(fèi)用預(yù)算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書(shū)面報(bào)告予物管公司審核,否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。
19.13管理處的電話(huà)小總機(jī)應(yīng)有可打印分機(jī)電話(huà)清單及計(jì)費(fèi)的功能,若目前使用的未有該項(xiàng)功能,應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況提出整改意見(jiàn),并向公司報(bào)批加裝。
19.14消防監(jiān)控、工程報(bào)障及客戶(hù)熱線(xiàn)等直線(xiàn)電話(huà)一般只為方便外電打入和緊急情況而設(shè),業(yè)務(wù)撥打電話(huà)應(yīng)盡可能采用總機(jī)線(xiàn)路。
19.15管理處電話(huà)一律取消長(zhǎng)話(huà)功能。各管理處可根據(jù)話(huà)費(fèi)預(yù)算,統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)ip電話(huà)卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長(zhǎng)途的,必須在《長(zhǎng)話(huà)登記冊(cè)》上注明對(duì)方號(hào)碼、撥打原因,由部門(mén)主管或管理處主任簽字確認(rèn),行政助理才予以協(xié)助撥打,并記錄每次時(shí)長(zhǎng)及消費(fèi)額。若負(fù)責(zé)人不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話(huà)的,必須通過(guò)電話(huà)請(qǐng)示批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行撥打,并在三日以?xún)?nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù),逾期不補(bǔ)辦者視為私人電話(huà),電話(huà)費(fèi)由其本人全額支付。
19.16行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行,手續(xù)不全即幫他人撥打長(zhǎng)途電話(huà)者,除當(dāng)次電話(huà)費(fèi)由其全額支付外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。
19.17員工未經(jīng)同意私自撥打國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話(huà),或以公事為由掛國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話(huà)者,經(jīng)查明屬實(shí)后,除全額支付當(dāng)次電話(huà)費(fèi)用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門(mén)電話(huà)者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節(jié)給予處分,直至辭退處理。
