員工費用報銷管理制度
為完善員工報銷制度,提高財務報表的準確性，經(jīng)財務部與人事部共同制定,cfo 審批通過,現(xiàn)對員工費用報銷做出如下規(guī)定：
類別 個人日常費用報銷 公司費用報銷 加班餐費 加班交通費 交通費 移動通訊費 差旅費 業(yè)務招待費、市場活動費、招聘費等其他公司費用 部門活動費 報銷票據(jù)日期 上月16 日至本月15 日 上月1 日至上月末 出差期間 與提交報銷日期相隔不得超過一個月 與提交報銷日期相隔不得超過一個季度 系統(tǒng)內(nèi)提交截止日期 本月15 日(含) 回京后14 日內(nèi) 每月25 日 審批后報銷單遞交財務部截止日 本月15 日后2 個工作日內(nèi) 審批后2 個工作日內(nèi) 每月27 日 每月報銷次數(shù) 1 次/人/月 按出差次數(shù)提交 隨時 報銷單提交注意事項:
1、個人日常費用和公司費用(包括勞務費，傭金等)須分開提交，以免因為個別費用問題造成相互影響,造成報銷的延遲;所有勞務費報銷，必須附該人員身份證復印件、匯入行信息(開戶行名稱、賬戶)。
2、個人日常費用報銷只包括移動通訊費、交通費、加班交通費、加班餐費,部門活動費,其限當月每人提交一次。
3、員工發(fā)生的手機費用應通過報銷系統(tǒng)中“移動通訊費”科目提交;除了無線上網(wǎng)卡和公司行政部統(tǒng)一支付的辦公室電話費外,不得使用'辦公通訊費'科目;手機費報銷額度自動顯示在“報銷限額”中。如員工超額報銷，需在“費用描述”中填寫原因。
4、加班交通費報銷限于平時工作日晚21：00 后，及周末或國家法定節(jié)假日發(fā)生，其他時間一律不予報銷。如為特殊情況，應在提交時注明原因;交通費及加班交通費，需要按原始發(fā)票逐張?zhí)峤?，不可合并計算?/p>
加班餐費標準為每人每次20 元，超過標準不予報銷。
如果一筆提交整月的加班餐費，需注明具體加班日期及用餐人數(shù)。
5、費用發(fā)票應開具公司全稱(見下附加信息**)，如未填寫發(fā)票客戶名稱或填寫錯誤的，請返回原開票處辦理補填或重開手續(xù)。另外，請根據(jù)個人或費用所屬公司,填寫相應發(fā)票客戶名稱;如發(fā)生票據(jù)丟失或提供虛假發(fā)票的，公司將不與報銷,損失由個人負擔。如果發(fā)現(xiàn)員工有意報銷虛假發(fā)票的，財務部將通知其部門總監(jiān)及vp; 6、提交外幣發(fā)票的員工， 請在費用描述中寫明原幣金額及匯率; 7、對于未按規(guī)定時間提交的個人日常費用，將減按80%報銷，且財務部不能保證在承諾時間內(nèi)付款。特殊情況需提前通知，獲得部門總監(jiān)同意后可免除扣款。例如：出差不能及時提交等特定情況。
8、員工以虛擬身份提交報銷的或收款方為公司的，必須寫明“收款人全稱”和“收款人開戶銀行的完整信息及帳號”。
9、出差報銷單不要提交餐費補助項目，只需填寫出差天數(shù)項目，出差天數(shù)計算方法：回京日期減去出京日期(日期以飛機票，車票所標計時間為準)，餐費補助會和工資一起合并發(fā)放。
10、員工差旅借款只能有一筆借款。請先到應付帳款會計處(見下附加信息*)確認是否已有個人借款，如未清理，則不予借支;除備用金外，如提交人尚有借款未還，遇個人費用報銷時將直接從前期借款中直接扣除，請在備注中注明“沖抵借款”字樣。
11、公司費用借款要按收款方分別填制和提交報銷單。
12、打印報銷單或借款單時，需要包括“審批信息”(在費用報表的靠下的位置，內(nèi)容包括報銷單所有審批人及審批時間)，并確保提交的費用報銷為“已審批”狀態(tài)(在費用主頁下顯示本張報銷單的審狀態(tài)為等待應付款管理系統(tǒng)審批)。以免造成報銷延誤;提交的“費用類型”與“費用描述”應保持一致，須按實際情況填寫;報銷單必須豎向打印，附上原始單據(jù)，交財務部報銷。費用明細不可打印英文版或者erp 自動發(fā)送的部門領導審批郵件。這樣會造成沒有員工個人信息，無法確定收款人。
13、如對報銷制度有疑問，可點擊頁面右上角“報銷制度”查詢。
報銷單裝訂注意事項：
1、裝訂順序為：費用報銷單首頁→審批附注→原始單據(jù)。其中，原始單據(jù)應逐類、逐張按照費用提交時間順序粘貼，請不要用裝訂機整撂裝訂;
2、按照提交費用報銷的單據(jù)號分別裝訂，切勿將不同編號一齊裝訂，以免造成漏報;
3、從erp 系統(tǒng)中打印出來的單據(jù)應該縱向打印，如遇特殊情況請單獨注明。
