x物業(yè)公司工程部物品管理制度
物業(yè)公司工程部物品管理制度
前 言
為確保物業(yè)管理公司對(duì)設(shè)備進(jìn)行正常的維修保養(yǎng),給業(yè)主/租戶提供良好的工程服務(wù),物業(yè)管理處需采購、儲(chǔ)存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統(tǒng)稱為物品),特制定物品的申購、采購、入庫、儲(chǔ)存、出庫、借用、歸還、使用及報(bào)廢程序。
1 物品申購制度
物品申購制度是為了確保以最少的物品儲(chǔ)備來滿足物業(yè)維修保養(yǎng)和工程服務(wù)的需要,盡可能地壓縮庫存防止積壓,提高資金和倉庫的利用率。
1.1 根據(jù)庫存情況和日常維修的消耗記錄,設(shè)立常用消耗物品庫存量,一般以一個(gè)季度的消耗量的二倍庫存。
1.2 各班組所需的物品,均須按年分季做出計(jì)劃,經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后,知會(huì)財(cái)務(wù)部,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
1.3 物業(yè)公司可設(shè)立維修零用金,金額為人民幣1000元,主要用于工程維修和日常維修所需物品的采購,需動(dòng)用維修零用金采購物品,必須提前二周上報(bào)公司,待公司批準(zhǔn)后,費(fèi)用在1000元之內(nèi),可從零用金內(nèi)支取,1000元 以上的由公司統(tǒng)一開具支票或轉(zhuǎn)帳。
1.4 若遇設(shè)備/系統(tǒng)故障急修需要采購物品,費(fèi)用在人民幣200元之內(nèi),可先支取零用金后再上報(bào)公司。
2 物品采購制度
物品采購制度是為了在保證質(zhì)量的前提下,采購價(jià)廉物美實(shí)用的物品。
2.1 日常采購額度超過200元,每年內(nèi)第一次采購需找三家供貨商比價(jià),同樣的品牌的物品,選擇價(jià)格較低,信譽(yù)較好的供貨商采購,跨年度采購必須重新比價(jià)。
2.2 在緊急情況和得到物業(yè)公司經(jīng)理同意下,可臨時(shí)豁免。
2.3 若是業(yè)主指定或安排的采購,需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書面指令,并保存歸檔 備查。
2.4 凡購進(jìn)物料、工具等,尤其是定制品,應(yīng)先取樣品,征得使用人同意后, 才可進(jìn)行采購或定制。
3 物品入庫制度
物品入庫制度是為了確保采購物品的質(zhì)量,辦理完備的入庫手續(xù)。
3.1 入庫時(shí)需登記的內(nèi)容為:日期、時(shí)間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫本上,并要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。
3.2 入庫時(shí)需開箱/合查驗(yàn)物品的質(zhì)量,若倉庫管理員無法把握時(shí),可請(qǐng)使用人協(xié)助,并對(duì)查驗(yàn)的物品簽字認(rèn)可。
3.3 倉庫管理員需將驗(yàn)收入庫的物品分別堆放、編號(hào)。
3.4 所有設(shè)備可不進(jìn)入倉庫,
但入庫、出庫的手續(xù)而參照物品的同樣辦理。
3.5 采購的設(shè)備開箱后若有技術(shù)數(shù)據(jù)和隨機(jī)文件,需交工程檔案管理人員統(tǒng)一歸檔,安裝和使用人員需閱用這些數(shù)據(jù),可辦理借閱手續(xù)。
4 倉儲(chǔ)管理制度
倉儲(chǔ)管理制度是為了確保倉庫儲(chǔ)存物品的質(zhì)量。
4.1 物品在倉庫內(nèi)儲(chǔ)存,應(yīng)按不同種類分別堆放,并設(shè)置品種代碼與之對(duì)應(yīng),設(shè)立“物品的進(jìn)、出、存貨卡',物品要先進(jìn)先出,定期翻堆,當(dāng)提貨時(shí)可快捷的提出。
4.2 要節(jié)約倉容,合理使用倉容,對(duì)干貨、溫貨、輕重、危險(xiǎn)品需區(qū)分,重載物品與輕拋物品不要混堆,有揮發(fā)性物品與吸潮物品不要混堆。
4.3 倉庫管理員要留意倉房的溫濕情況,注意防火安全,確保所有物資的安全存放。
4.4 倉庫管理員對(duì)倉儲(chǔ)的物品應(yīng)經(jīng)常檢查,對(duì)滯存在倉庫時(shí)間較長的物品要主動(dòng)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映滯存情況,對(duì)倉儲(chǔ)中發(fā)現(xiàn)霉變、破損或超保管期的物品 應(yīng)及時(shí)提出處理意見。
5 倉庫管理制度
倉庫管理制度是為了確保倉庫儲(chǔ)存物品的安全。
5.1 倉庫系物品保管重地,除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外 ,任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)入倉庫。
5.2 因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉庫的人員,在進(jìn)入倉庫時(shí),必須辦理入倉登記手續(xù),記錄進(jìn)入倉庫的時(shí)間、人員、事由及離開時(shí)間等,進(jìn)倉要有倉庫管理員或工程部經(jīng)理/主管陪同,不得獨(dú)自進(jìn)入,凡進(jìn)倉人員工作完畢,出倉時(shí)應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)倉庫管理員檢查。
5.3 一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉庫。
5.4 倉庫周圍、辦公地點(diǎn)不得會(huì)客,其它部門的職工不得圍聚閑聊。
5.5 倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物品需采取相應(yīng)的措施,符合消防規(guī)范。倉庫內(nèi)不得 存放私人物品。
6 工具借用制度
工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時(shí)間分可分為臨時(shí)借用和長期領(lǐng)用,長期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。
6.1 臨時(shí)借用工具,由使用人填寫臨時(shí)借用工具表,經(jīng)批準(zhǔn)后,向倉庫管理員申請(qǐng)領(lǐng)取,并在員工工具借用登記本上登記。在交還時(shí)倉庫管理員亦要在該表上寫明交還時(shí)間并簽收,簽收時(shí)應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損,若發(fā)現(xiàn)問題立即記錄并向主管反映。
6.2 個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備,由使用人提出申請(qǐng),經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)用,并辦理領(lǐng)用手續(xù),領(lǐng)用后個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管,離開公司時(shí)交還,倉庫管理人需作簽收記錄。
6.3 公共領(lǐng)用工具由主管/領(lǐng)班申請(qǐng),經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后,到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù),領(lǐng)用后由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管。
6.4 工具調(diào)換原則上以舊換新,發(fā)生丟失和毀損,由保管者寫明原因,向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不屬人力不可 抗拒的丟失和毀損,由責(zé)任人按該工具現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)格賠償;屬長期使用正常磨損或損壞,金額在500元以由工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理報(bào)廢手續(xù),超過500元需物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
6.5 工具一律不得帶出物業(yè),特殊情況經(jīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,辦理正式手續(xù)后方可借出。
7 物品領(lǐng)用制度
物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。
7.1 工作人員到倉庫領(lǐng)料之前,先要填妥一份物品領(lǐng)料單,注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等,經(jīng)工程部經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)取。
7.2 物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新,但在實(shí)施過程中可先領(lǐng)后交,若發(fā)生多領(lǐng) ,應(yīng)主動(dòng)歸還。
7.3 若項(xiàng)目中確需新增的物品,被盜或遺失的物品,需在領(lǐng)料單上注明,經(jīng)工 程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后備案。
8 物品報(bào)廢制度
物品報(bào)廢制度是為了明確物品報(bào)廢程序。
8.1 工程部對(duì)所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外,還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。
8.2 工作人員以舊換新的舊料,如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理,對(duì)有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站,所得款 項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳。
8.3 申請(qǐng)?jiān)O(shè)備報(bào)廢,經(jīng)工程經(jīng)理/主管同意后,填寫“固定資產(chǎn)報(bào)
廢鑒定書',經(jīng)財(cái)務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理同意后方可報(bào)廢,若設(shè)備價(jià)值超過人民幣5000元,還 需報(bào)業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)審核后方可報(bào)廢。
8.4 設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一:
8.4.1 經(jīng)預(yù)測(cè),繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求,并且大 修需要費(fèi)用相對(duì)更新設(shè)備較多的;
8.4.2 嚴(yán)重影響安全,又無法改造,繼續(xù)使用可能引起事故的;
8.4.3 嚴(yán)重污染環(huán)境,危害人體健康,進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的;
8.4.4 其它需淘汰或更換的設(shè)備;
8.4.5 對(duì)倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品,倉庫管理員應(yīng)按年度報(bào)工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢,價(jià)值超過500元,需報(bào)經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn),有關(guān)人員應(yīng)吸取教訓(xùn),在以后的采購中加以避免。
9 物品盤點(diǎn)制度
物品盤點(diǎn)制度是為了確保倉庫內(nèi)儲(chǔ)存的物品與賬面物品余額相符,并為采購提供依據(jù)。
9.1 為及時(shí)反映庫存物品的數(shù)量配合編制采購計(jì)劃,節(jié)約使用資金,倉庫管理員應(yīng)每月編制“倉庫物品申請(qǐng)表'送交工程部領(lǐng)導(dǎo),每季盤點(diǎn)一次,校核實(shí)物和倉庫存貨記錄卡的余額數(shù)量是否相符。
9.2 倉庫管理員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫存,發(fā)現(xiàn)升溢或損缺,應(yīng)尋找原因,并寫出盤盈、盤虧報(bào)告,若差額嚴(yán)重,倉庫管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
9.3 倉庫管理員應(yīng)制訂最高儲(chǔ)備品和最低儲(chǔ)備量的定額,數(shù)量上不能把握的需請(qǐng)有關(guān)
人員協(xié)助。根據(jù)庫存情況及時(shí)向工程部領(lǐng)導(dǎo)提出申購計(jì)劃,避免物 資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。
